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一、檔案管理基礎工作的作用
檔案管理的基礎工作一般包括檔案資料的整理、分類、鑒定、保管、登記、注銷等工作，工作內容比較單一，但工作量非常大。檔案管理的基礎工作大多由人工完成，在進行檔案資料整理和分類等過程中會由于疏忽或其他因素的影響，造成檔案資料信息記錄不完整，甚至是檔案丟失，給檔案管理機構帶來不利的影響。因此，檔案管理機構和檔案管理工作人員必須重視檔案管理基礎工作，充分認識檔案管理基礎工作的重要性和作用。
1.促進檔案管理的規范化。
檔案管理基礎工作可以使檔案管理更加的規范化，檔案管理基礎工作主要是對檔案資料進行分類、整理、保管等一系列操作，認真、準確的完成檔案基礎工作可以簡化后續工作，加快提取有效的信息的速度和質量，提高工作效率，此外，還可以明確檔案資料的分類和編號，方便進行檔案資料查找，使檔案資料管理工作更加的規范。
2.提高檔案資料的準確性。
檔案管理基礎工作是后續檔案管理工作的基礎和依據，提高檔案管理基礎工作的準確性會對后續工作的進行有很好的幫助。特別是隨著計算機網絡技術的普及，檔案管理信息化建設已經成為必然的趨勢，因此，檔案資料信息的編輯、匯總、分類等工作準確性就變的更加重要。
3.加快檔案管理的現代化進程。
當代社會，檔案管理工作現代化建設已經成為必然。檔案管理基礎工作與可檔案管理現代化建設是相輔相成的關系，在計算機網絡強大的引擎和運算能力的幫助下，檔案資料的檢索和調取速度可以得到極大的提高。而檔案管理基礎工作的準確性和規范性，也減小了檔案管理現代化建設的工作量，保障了資料錄入的準確性。
二、檔案管理基礎工作中常見的問題
檔案資料的數量龐大，在進行整理和分類時，檔案管理工作人員的工作強度非常大，往往忽視了對檔案資料的檢查，在加上檔案管理機構對于檔案管理基礎工作不重視，就使檔案管理工作經常出現一些問題。
1.檔案管理基礎工作不受重視。
檔案管理基礎工作是對檔案資料進行整理、分類、鑒定、保管、登記、注銷等工作，檔案管理的基礎工作往往工作強度很大，而且工作內容單一，容易使檔案管理工作人員產生枯燥乏味的感覺，從而引起對工作的抵觸或者是應付了事。此外，許多檔案管理機構對檔案管理基礎工作的重要性認識不到位，日常工作制度也不完善，使得檔案管理工作混亂，檔案資料損壞或者是丟失問題頻發，嚴重影響了檔案管理工作的正常進行，給后續整理工作造成影響。
2.檔案的分類不合理。
檔案資料分類不合理也是檔案管理基礎工作中常出現的問題。由于檔案資料數量龐大，檔案管理機構管理不到位，使檔案資料分類不合理，甚至是混亂。尤其是有一些檔案管理機構沒有規范的分類標準，在進行檔案分類時往往是盲目的按時間分類，忽視了檔案資料的內容，給檔案資料的查找帶來很大的困難，增加了檔案管理人員的工作強度。
3.檔案的編號不準確。
檔案編號就像是檔案資料的身份證件一樣，每份檔案都是獨一無二的，但是在檔案管理工作中常常會出現一個編號多份檔案或者是一份檔案多個編號的問題，嚴重的影響了檔案資料的查找和歸檔工作。
4.缺少高素質的檔案管理人員。
許多檔案管理機構不重視人才的培養，造成高素質檔案管理人員嚴重短缺，許多資歷深的工作人員還是按照傳統的檔案管理模式工作，無法理解和應用信息化的檔案管理方法，對數字化檔案管理體系不了解，在一定程度上限制了檔案管理工作的發展。
三、加強檔案管理基礎工作的方法
檔案管理基礎工作對于整個檔案管理工作是非常重要的，因此，檔案管理機構必須采取科學有效的措施來加強檔案管理基礎工作，確保檔案資料的收集、整理、鑒定、著錄、保管等各個環節的準確性和規范性，保障檔案管理工作的正常進行。
1.提高工作人員對檔案管理基礎工作的認識。
在檔案管理工作中由于檔案管理機構的不重視或者是檔案資料基礎工作工作強度太大，檔案管理工作人員往往忽視了檔案管理基礎工作，工作狀態散漫，檔案資料管理不規范，影響了檔案管理工作的正常進行，因此，檔案管理機構必須要加強對工作人員的教育和培訓，要讓每一個工作人員認識到檔案管理基礎工作的重要性，在工作中規范自己的行為，保證檔案資料的準確和規范。
2.加強檔案管理的標準，使其更正規化系統化。
檔案管理工作主要是對檔案進行分類、整理等一系列的工作過程，在對龐大的檔案資料進行整理時，往往會由于管理不到位而產生錯誤，影響了檔案管理的后續工作。此外，由于檔案管理機構的管理模式和規章制度各不相同，沒有統一的管理標準，在進行檔案資料的傳遞和共享時，會產生許多的問題。因此，必須要加強檔案管理的正規化、系統化建設。國家和各級政府要統一檔案管理制度，建立行業標準，各檔案管理機構要加強本單位的正規化建設，完善自身的管理體系，加強檔案管理工作人員的教育工作，提高檔案管理工作人員的自覺性，在工作中嚴格遵守規章制度。
3.強化檔案管理信息系統。
信息技術的快速發展使得它在檔案管理系統中發揮著重要的作用，檔案信息大多已經變成數字信息化。但信息管理系統還不夠健全，在很大程度上影響了檔案信息檢索的準確性。若想實現信息化的管理模式就要完善信息管理系統。首先在信息管理上要優化分類，將檔案信息分類填寫細致，在設置關鍵詞時要準確，提高檢索效率。其次在信息分類中要避免使用符號或意義不明的詞匯，控制題名的長度。在設置檢索信息時要優先一些新的檔案信息，分清主次。同時丟失的檔案也要標明，方便查閱。強化信息管理系統的主要目的還是要提高檔案檢索的速度和準確率。既然在檔案管理工作中融入信息處理系統那就要不斷地進行更新，保持與現代技術的同步性，實現檔案管理工作的現代化。
4.提高檔案管理的安全性。
確保檔案管理和檔案資料的安全性也是檔案管理基礎工作必不可少的一部分。檔案資料的數量龐大，在進行管理時會非常的困難，一些檔案管理工作人員會疏忽對檔案資料的檢查，無法及時的發現檔案資料損壞或者是丟失，因此，檔案管理工作人員必須重視檔案管理的安全性建設，要定期的對檔案資料進行檢查和整理，一旦發現檔案資料損壞和丟失要及時采取補救措施，對于有條件的管理機構，要在檔案室安裝監控系統，確保檔案資料的安全。
四、結語
檔案管理基礎工作是一切檔案管理工作的依據，基礎工作的準確與否直接影響著后續工作的進行，因此，檔案管理工作人員必須認識到檔案管理基礎工作的重要性，在工作中認真負責，確保檔案資料的準確性和完整性，從而實現檔案管理工作的可持續發展。
作者：王麗麗 單位：秦皇島市新型農村合作醫療管理中心
