前言：尋找寫作靈感？中文期刊網用心挑選的高校檔案管理創新研究(4篇)，希望能為您的閱讀和創作帶來靈感，歡迎大家閱讀并分享。
1實行檔案管理服務創新的必要性
1.1檔案管理的創新服務是經濟全球化的客觀要求
隨著社會經濟的發展，全球都已經進入了經濟時代，而我國順著潮流的發展也努力朝信息化發展，但是在發展的同時也有嚴峻的挑戰，這主要表現在信息量的急速擴增。而檔案管理工作作為為社會提供服務的工作，也面臨著這個嚴峻的考驗，所以，只有加快檔案管理信息化的發展，才能解決這一類問題，從而可以發揮其自動化程度高、傳輸信息快。
1.2具有創新意識有利于檔案事業的可持續發展
檔案事業的可持續發展除了創新之外還需要社會功能的改善，同時也要經濟社會的同步發展，而這些都需要我們站在社會的角度，把握住事業發展的方向。
1.3開展在線服務的創新
在信息化的今天，對于傳統的檔案利用方式必然發生改變，因為社會的信息化對于人們的學習、工作、生活都產生了一定的影響，所以對于其他方面的管理也必然產生影響，這種影響使得人民對于信息的時效性會比較重視，而互聯網的快速發展就會使人們想要通過網絡得到更多的信息，所以傳統的以紙質文字為基礎的檔案管理模式也逐漸被信息化科技化的管理模式所代替，而這也是時展所必須經歷的結果。
2高校檔案管理現狀
由于經濟的發展，社會對于人才的需求量也在逐漸增加，而高校作為為社會輸入人才的院校，其教學也越來越受到重視。正是由于高校受到前所未有的關注，其數量也在迅速增加，相對的高校的學生與教職工也在成倍地增長，這些對于高校的檔案管理工作都起到了一定的促進作用。高校檔案除了具有傳統檔案的一些特點之外，還具備其高校本身所具有的專業性的特色。對于普通高校而言，高校檔案管理隸屬于學校的一個服務性質科室，是沒有決策的能力的，所以高校檔案管理的主要職責是配合學校工作，其他一些決策的事件還需其他部門決策。針對目前高校檔案管理的現狀，我們將其缺點分為三個方面：（1）資源不足和浪費現象，這一方面主要是由于過于追求全面性而忽略應用性，而這種情況會導致整個檔案管理工作處于被動的局面，從而對溝通也起到一定的阻礙作用，這些雖然看不起眼，但實際上對檔案文獻等都造成了極大的浪費；（2）高校檔案管理評價體系相對松散，其嚴謹程度有待提高，并且通過對管理水平的評價就能夠判定檔案管理工作質量。而且高校檔案管理人員都是一些年資比較深的老干部，其專業素養還有待提高。
3高校檔案管理的存在問題分析
3.1高校檔案管理理念比較落后，檔案呈現方式和管理方式相對單一
目前高校檔案管理依然保持著傳統的“以藏為主，重藏輕用”理念，而且對于高校檔案管理學校領導并不是十分重視，其管理人才也缺乏專業知識。還有就是在信息化的今天，高校檔案管理的硬件設施仍然比較少，這樣就使高校檔案管理工作擁有較大的提升空間?，F在的高校管理主要分為三類，分別包括紙質檔案、聲像檔案和電子檔案這三類，而電子檔案雖然也在高校檔案管理的計劃中，但是由于屬于發展階段，所以還停留在口號階段，并沒有進行實際的操作。所以對于高校的檔案管理，目前主要是依靠手工進行操作管理的，這種情況就會使得工作效率比較低，而隨著檔案資料的增多，手工管理也越來越無法滿足大量文件的查閱與管理。
3.2檔案歸檔規范性有待提升
隨著辦公自動化的日益普及，電子化、信息化成為檔案信息發展的趨勢，因而電子文件將是歸檔工作的重要組成，然而，由于計算機技術并未很好地運用于檔案管理工作之中，因此，電子文件歸檔管理無法充分發揮出其先進的技術優勢，仍然采用手工模式進行資料檢索、調閱檔案，以及使用紙化閱檔方式，致使檔案歸檔能力較弱。相對而言，高校使用計算機技術較為普及，信息資源流通較快，通常采用方便快捷的網絡接收、發送文件，但是由于沒有統一規范的管理制度，多數電子文件未能及時形成檔案，未做系統化處理，造成資源白白流失。與紙質文檔相比，電子文檔的收集和歸檔范圍比較廣泛，在管理上二者有著本質的區別。由于技術方面的原因，統一管理電子文檔難度較大，加之標準亟待完善，因此在實踐中產生許多問題。
3.3檔案信息化水平有待提高
多數高校檔案信息化水平較低，亟待改革創新檔案工作，以提升管理水平。高校檔案管理信息化水平低的現象，主要表現在以下幾方面：首先，檔案管理系統未建立和完善，手工操作仍然是日常檔案管理工作的主要模式；其次，網絡平臺未建立，信息化水平較低，開發利用檔案的渠道不順暢；第三，采用“雙軌制”的管理模式，不僅工作量大，而且未能充分發揮出所引進的檔案管理系統的優勢，延緩了信息化的發展。發展和實現檔案的信息化，必須改革和創新管理模式，以適應新形勢的需要。
3.4檔案管理人才結構相對單一
當前，在高校檔案管理工作方面，急需引進計算機、檔案研究等專業的人才，以此來適應信息化檔案管理的發展要求。然而，實際上高校從事檔案管理工作的人員，無論是在專業知識方面、科技化技術方面還是在科研創造方面都遠遠不夠，同時又因為檔案人事制度的改革，造成檔案人員頻繁調動，甚至一些非專業技術人員擔任檔案管理工作，從而難以適應新形勢下的檔案管理工作的要求。高校的檔案管理人員，一部分人對于檔案管理工作并不熱衷，不但缺乏專業技能，對業務不熟悉，而且對工作敷衍了事，缺少收集檔案信息的意識，整理檔案材料不夠及時，對檔案管理水平的提升造成很大影響。
4加強高校檔案管理創新體系建設
4.1思想觀念意識上的創新
在不一樣范疇想要完成立異都需求率先在思想觀念上立異，在思想上完成了徹底的轉變才能夠真實地完成立異，檔案管理工作同樣是如此，要想推動檔案管理的立異首要就應該做好思想觀念上的立異。要想在思想觀念認識上完成立異，從事有關檔案管理工作的人員就要戰勝原有的消極思想情緒，活躍地研討檔案管理工作存在的疑問及現狀，盡力用新的觀念來處理工作中的疑問。首先要將檔案管理工作的質量放在第一位，有關的從業人員要活躍地提高本身的專業本質和技術，在檔案真實接納之前細心的查看工作，同時在承受以后要仔細且謹慎做好立卷、鑒定等等管理工作，此外，上級監督部門也要對檔案工作進行定時地查看和驗收，切切實實地執行好檔案的管理使命。最終，要建立檔案管理工作的時效觀念。有必要更新管理者的觀念，才能以超前的認識、超前的節奏、超前的效勞來準確及時地為使用者供給信息和檔案。
4.2在管理模式上開展創新型實踐
從高校行政部門的設置以及職能來看，檔案管理部門只是統一管理之下的一個科室，其工作人員素質參差不齊，隨著現代化教學的深入發展，這些問題的弊端逐漸顯現，已嚴重影響到學校檔案管理工作的正常運轉。因此，不少高校已經意識到問題所在，在隨后的學校機構改革過程中，已將檔案管理部門明確為學校的直屬部門，從其他部門之中剝離出來，使得高校檔案管理部門有了更多的自主決策的權利，讓其具有了更為寬松的發展空間。檔案管理部門的主體地位一經確立，而后應進一步研究和探索檔案管理的發展方向和未來趨勢。高校應從自身實際出發，根據檔案管理的幾大主要要素，以破釜沉舟的勇氣，下定決心將創新檔案管理模式作為一項基礎工程來抓。與此工作有關的人員，也應于日常工作中積累經驗，注重學習，一旦時機來臨，實現由量到質的飛躍。唯有這樣，才能探索出高校檔案管理工作的新模式。
4.3實現高校檔案管理服務模式的創新
高校檔案管理工作要想實現創新就需要改變傳統的管理手段，隨著社會發展、高校招生、學生就業形勢的不斷變化，高校的教育與管理工作對于檔案的需求也會越來越大，涉及范圍也會越來越廣，所以高校檔案的服務水平就要有所提高，院校方面需要加大檔案工作的服務力度，不斷利用信息化技術開創檔案服務新方式，由被動的服務轉變為主動服務，實現服務方式的高效率、多元化與社會化。“90后”CEO余佳文所創建的“超級課程表”就是一個很好的典型案例，為同學們了解相互動向提供了一個良好的服務平臺，高校檔案管理的服務模式也可以全面借鑒“超級課程表”而進行創新，如用人單位或學校通過特定的APP對學生的檔案信息進行全面搜索與了解，避免了一系列調用與審核等繁瑣流程，既省時又省力。
5總結
總而言之，在高校中，檔案管理工作有著重要的地位，要想實現高校全面服務，充分利用高校檔案價值，就必須做好相關的檔案管理工作。所以針對檔案管理人員也要嚴格地要求，通過培養其科學嚴謹的工作態度，結合檔案管理創新思維，再加上不斷創新的檔案服務思路、管理模式、管理手段來提升檔案管理工作的效率，為高校管理工作發展做出最大貢獻。
作者：郭未艾 單位：菏澤學院辦公室
第二篇：高?；鶎訖n案管理工作淺析
一、對檔案進行目標化管理，建立完善的檔案管理制度
（一）加強制度建設
要建立健全的檔案利用規章制度，包括外借制度、復制制度、閱覽制度等，并制定詳細的方案、以確保檔案不丟失、不失密、不泄密、不破損。對不同層次的利用人員要根據實際情況確定不同的利用范圍，規定不同的審批手續。利用檔案要有詳細的借閱登記記錄程序，并指定詳細的丟失、泄密、破損賠償方案，以便責任到人、責任到事，并在實踐中不斷總結經驗和教訓、使檔案的利用制度不斷充實和完善。
（二）加強檔案管理人員隊伍建設
高校檔案管理人員是高校檔案利用制度的直接責任人，是檔案利用制度的直接執行者，對檔案安全負有不可推卸的責任。所以提高基層檔案管理人員的素質就變得極其重要。第一，要有較高的政治素質，要有全心全意為人民服務的精神和較高的政治覺悟，要熱愛檔案事業和檔案管理工作。第二，要有較強的業務素質和較高的專業知識，熟悉檔案法律法規，熟悉所保管的檔案內容及其重要性。第三，要有較高的文化素質，能在日常的檔案管理工作中分析存在的問題，及時總結工作的經驗和教訓，從中找出檔案管理工作的規律。第四，要有明銳的的觀察能力，根據利用者的具體情況，做好利用者的工作，使其遵守檔案管理規定，能及時地發現問題、解決問題。
（三）建立完善的監督措施
要善于觀察，根據不同利用者的不同目的和需求，揣摩其思想動機或利用檔案的心思，加強重點監控。通過安裝攝像監視器，對于為獲取憑證而來查閱檔案的利用者，要防止其涂改或者偷撕檔案；對于在查閱檔案時，在紙上劃線或者沾口水之類的利用者要及時提醒，以保持檔案的整潔、干凈。做好利用監督，要勤宣傳檔案利用的制度和規定，多與利用者交談，掌握其利用的目的和動機，要用眼睛觀察利用者的動態，及時分析利用者的情況和利用檔案的效果，落實好利用等級制度，及時檢查利用者的案卷，在利用者離開之前，仔細翻閱被利用過的文件和案宗，發現問題及時處理，及時在利用登記薄上備注說明。對于損毀檔案的違法行為，要立即報告有關領導，及時檢查處理，及時挽回損失。
（四）加強檔案制度建設，保持與檔案工作進程同步發展
隨著檔案信息化進程的加快，各高校應該加強檔案制度的建設。根據檔案工作快速發展的特點，采取一系列措施，逐步完善、更新學校檔案的管理方法和程序。如重新修訂檔案規章制度，制定特色檔案管理制度，將各種規章制度匯集成冊，做到有法可依、有法必依，以保證檔案材料的系統性、科學性。同時，對檔案人員進行系統的培訓，使檔案管理人員能順利地適應新的檔案管理制度，使對檔案進行實時監控成為可能。
二、重視第一手資料的收集，確保第一手資料的完整性、真實性
（一）認真做好收集工作
為了確保第一手資料的完整性、真實性，各個部門要認真做好第一手資料的收集工作。部門負責人要認真制定檔案收集的規章制度，積極與其他部門協調一致，起草規定統一的檔案格式。同時，還需要老師的積極配合，既要收集整理紙質文檔，又要建立健全的電子文檔庫，及時檢查督促老師上交紙質文檔與電子文檔，驗收時要認真檢查每個負責人的簽字情況，整理時要細心認真，分類要科學準確。根據文件類別、編號，要貼上標簽，把電子文檔科學歸類儲存，便于查找。
（二）對檔案內容及格式嚴格把關
基層檔案管理者，是高校各種第一手檔案資料的收集者，所以收集第一手檔案時一定要做好檔案文件的把關工作。比如，檔案原始文件的文本格式、檔案的原始記錄、原始文件以及各級部門負責人的親筆簽字、負責部門的簽章等，都要仔細檢查，嚴格驗收，確保第一手資料的標準化、規范化、完善化。基層工作者作為第一手資料的收集者，要對所收集資料的內容有一定的了解，對相關資料的內容所涉及的專業知識有一定的了解，這樣才能科學、合理地對文件進行歸類整理?；鶎訖n案管理者要對所收集的第一手材料的數量要清楚，要確保教學文件指定人將第一手資料保質保量地交到基層檔案管理者的手中。這就要求教學管理人員制定與文件資料相關的檔案數量統計表，交接手續表，要求每個教學文件的驗收都要有相關責任人的親筆簽名等、力求確保教學文件、教學資料的真實性、原始性、完整性。
（三）檔案管理要善于創新，分類要合理，信息要全面
檔案整理不是簡單的收集資料，更重要的是要科學化、合理化，要善于創新，不斷改進。要將大量的第一手資料合理地規劃整理不是一件簡單的事，基層管理者要合理規劃。如試卷檔案：每個試卷袋都要寫清楚學期、課程名稱、專業、年級、班級、試卷份數，以及代課教師姓名等相關信息，試卷袋里的每份試卷都要按學生的學號排序。為了更精確地了解試卷信息，試卷袋里還要按學號排序的成績登記表、平時成績來源表、試卷分析、及標準答案等，這樣就使檔案內容豐富、翔實。為了便于查閱，檔案袋應該更加美觀、實用，方便快速查找。如試卷袋封皮上每一個信息，都要寫清楚，試卷袋的下方，也要將最簡單的信息條貼上標簽，標明課程名稱，教師姓名，以及年級、專業、班級、學期等，以便于打開陳列柜，就能一眼看到要找的試卷袋，這樣就大大提高了工作效率。陳列試卷的檔案柜，也要按學期、年級、專業，逐一分類，貼上標簽并編號，使其既美觀，又便于查找。
（四）對珍貴的，重要的第一手資料要重點保存、加強監督
教學科研檔案、試題庫、畢業設計檔案等要重點保存，加強監督。對試題庫保存，既要有紙質檔案，又要有電子文檔，而且要有嚴格的審批制度以及保密制度，確保試題庫安全，保證考試的公正。每門課的試卷內容在考試前只有任課老師知情，其他老師一律沒有知情權。試卷檔案管理者一定要將試卷單獨保管，以免泄密。對老師交來的試卷電子文檔要按系部、專業、課程性質、教師分類，這樣做便于查詢。試卷的電子文檔一定要進行加密保管，不能存放在電腦硬盤上，要放在移動硬盤上，以防止黑客進入電腦，竊取試卷信息，造成試卷泄密。成績檔案作為記錄學生成績的最原始資料，收集時一定要各種手續齊全，格式、文本要求統一，而且必須要有任課老師、各系部主任以及主管領導的親筆簽名，以確保成績檔案的真實性。成績檔案的保存必須按學期、年級、專業、班級進行分類保管，并加上封皮，寫清每份成績單的詳細信息，并編上號，這樣做既美觀，又以便于查詢。如果任課老師改動成績單，就必須有其本人的親筆簽名，以確保成績的準確無誤。成績檔案是高?；鶎訖n案管理工作的重中之重，不僅要保存好紙質檔案，更要保存好電子文檔。要使學生能隨時查到自己的成績，這就要借助信息化網絡，建立高校教務管理平臺，將學生成績輸入網絡系統，使學生能隨時查到自己的成績。
（五）做好檔案開放前的基礎工作，為開放檔案做好準備
1.開放檔案首先對檔案進行系統化整理，提高開放檔案的質量，使其分類科學，組卷合理，編目清楚、便于查詢。2.建立健全檔案號。為適應開放后檢索與管理的要求，要建立完善的檔案信息查詢檢索系統，使查詢者能以最快的速度查到所需資料。3.編制檢索工具。如標題、目錄、作者、來源等，實現檢索途徑的多元化。
三、要做到紙質文件與電子文件并存
（一）電子文件的鑒定與歸檔
隨著信息化時代的到來，電子文件的作用越來越重要。電子文件的鑒定與歸檔在現今檔案管理中是必不可少的一部分。只有認真地對電子文檔進行鑒定，才能合理地對其進行歸檔。區分文件的價值是電子文件鑒定歸檔的核心部分，在高校檔案管理中，只有對學生、教師教學、人事、科研有利用或者參考價值的電子文檔，才有必要保存下來，用處不大，或者經常不用的電子文檔，可以刪除。
（二）電子文件的區別真偽
區別真偽對電子文件的鑒定和歸檔起著舉足輕重的作用。真實的電子文件應該是電子文件的原件，起著憑證的作用。為了保持電子文檔的原始性，需要歸檔的電子文件還應該區分出原件與復制件，制作文件的單位一定要將電子文件的原件歸檔，以維護電子文件的原始性，保持電子文檔的依據性和憑證性?；鶎訖n案管理者應當將電子文件的隱形標示與電子文件一起歸檔，并作為電子文件原始性、憑證性和依據性的基礎，以維護電子文檔的權威性。電子文件的復制件，應注明原發單位和復制人，避免與原件混淆。在電子文檔的歸檔過程中，還應該對文件的完整性進行鑒定，包括電子文件法律依據的完整性、法律手續的完整性、文件辦理過程的完整性和內容的完整性等。
（三）電子文檔鑒定后的工作
首先，要根據文件歸檔時間順序編制文件順序號。其次，要確定文件的保管期限，并打印出文件移交目錄，為辦理文件的移交手續提供方便。電子文件的歸檔方式有兩種，一種是移動硬盤，一種是計算機硬盤。硬盤要分類編號并編輯詳細目錄，邏輯要清楚，分類要合理，查閱時要一目了然。電子文件在移交前應該通知檔案接收部門做好接收工作，然后由文件管理部門向檔案部門通過網絡傳送歸檔文件，并將文件管理權限移交到檔案部門，同時打印出文件目錄以備交接查存，重要文件應該復制到移動硬盤備存。交接雙方在辦理交接手續時，要本著認真負責的原則，按照規定在交接目錄上簽字。
四、提高案卷質量，推進檔案工作規范化、標準化、信息化、現代化
隨著信息化時代的到來，檔案工作的規范化、標準化越來越重要。在搞好硬件建設的同時，提高卷宗質量，做好文書的處理工作，是實現檔案工作的重要基礎。文書和檔案看似相互獨立，工作任務性質卻各不相同，實際上兩者是在文檔工作流程中密切相關的工作環節。文書是檔案的來源，檔案是文書的歸宿。文書處理工作能做到規范化、標準化，檔案工作的規范化，標準化就能抓住要害了。
（一）原始文件的制定是推進高校檔案工作規范化、標準化的基礎性前提
檔案是由各種原始文件轉化而來的，所以原始文件是否規范化、標準化將直接影響檔案的質量。因此，我們在整理檔案時必須注意檔案的標準化、規范化問題。檔案材料的紙張質量、幅面尺寸規格、排版形式都要統一，要符合國家的有關規定。同時檢查檔案材料是否履行了簽字手續，是否符合審批權限，文件標題、主送單位和抄送單位是否準確，落款是否與公文一致，有無日期等。
（二）高度的責任心是推進檔案工作規范化、標準化的關鍵環節
檔案工作實現規范化、標準化的最大問題是相近材料的重復與整理檔案的無序。所以，為了實現檔案保管利用價值的最大化、案卷完整化以及檢索利用便捷化的目標，檔案管理人員必須有高度的責任心，強烈的主人翁意識，嚴格認真地收集整理檔案，注意檔案文件的格式、編號、簽字、公章等細節上的工作，才能做到檔案工作的規范化、標準化。實際工作中，歸檔的文件要以本單位形成的文件為主，根據高校檔案管理的規定，將各種材料科學合理地分類，準確把握立卷歸檔的時效性，完成現行文件階段任務的，有參考價值和利用價值的，才能立卷或歸檔。未定稿的文件、重份的文件、無查考利用價值的事務性、臨時性的文件等不予立案或者歸檔。檔案管理人員要認真甄選歸檔材料，以免造成檔案的混亂和無序。立卷歸檔要明確重點，合理分類，在整理歸檔時，要根據文檔的內容、形式和作用區分文件和資料之間的差別，認真分析，仔細篩選，以減少檔案管理中的信息重復和材料重復，提高檔案利用的效率和效果。在歸檔時，一定要嚴格把關，防止不該歸檔的文件混入，更要注意應該歸檔的文件缺失。特別是在立卷中，要把具有內在關聯的文件材料組在一個卷內，保持同一卷宗文件的關聯性、完整性，使立卷歸檔后的文件，既完整又不龐雜，從而提高檔案的利用價值，為檔案的規范化、標準化管理奠定堅實的工作基礎。
（三）提高案卷質量是推進檔案工作規范化、標準化的可靠保證
大量的實踐工作證明，案卷材料的收集是檔案工作中最重要的一環，檔案的完整與否直接影響和決定著檔案的價值，收集檔案的方法和檔案的裝訂是否美觀、整潔、規整，是影響和決定檔案是否規范化、標準化的實操性因素。因此，在推進檔案規范化、標準化的進程中，我們一定要做好檔案的收集工作，研究切實可行的歸檔方法，做好檔案標準化管理中的分類和檢索工作，解決好檔案的裝訂質量問題，提高檔案的規范化管理。
作者：劉艷娟 單位：寧夏大學機械工程學院
第三篇：高校車輛檔案管理現狀及策略
一、新形勢下做好高校車輛檔案管理的意義分析
當前形勢下，高校公車的車輛數目已經遠遠不止簡單的幾輛，車輛檔案管理不當很容易造成車輛資源的浪費，在駕駛員檔案管理；車輛的維修費用、洗車費用、養路費、燃料費用等檔案信息中弄虛作假；車輛使用中磨損嚴重并造成重大交通事故等等。建立完善的高校車輛檔案管理，不但可以對車輛的使用進行合理的管理，而且對車輛的使用情況進行跟蹤記錄，這對于單位車輛責任到人，費用清晰，避免責任混亂、費用虛假等一系列相應問題的解決。管理人員通過車輛檔案信息及時了解每一輛車的情況，提高車輛的使用效率，減少費用支出，實現高校車輛檔案管理的優化與改良。
二、新形勢下高校車輛檔案管理現狀
1.高校公車數量不斷增加，管理難度加大
出于各方面的需要，加上日益發達的交通設施建設使得高校的公車數量不斷增多，已經不僅僅局限于幾輛，而隨著公車數量的增多，管理的難度與壓力也不斷加大，在管理上既要對每輛車的信息有充分的備檔了解保證其正常開展學校各項工作，滿足師生需求，另一方面要嚴格杜絕“八項規定”的情況發生，實現車輛資源的合理配置與優化，保證所有車輛得到最大限度的使用。而一旦車輛出現問題必須第一時間明確責任，進行事故的處理，所以高校車輛檔案管理難度不斷加大。
2.缺乏明確檔案管理標準，追蹤定位偏慢
面對高校不斷增加的車輛數目，積極做好每輛車的信息跟蹤與記錄十分必要。但是當前高校的車輛檔案管理情況來看，我國高校的車輛檔案管理發展偏慢，在事故處理上帶有一定的滯后性，很難在車輛事故或問題發生之前做好防范，在問題發生后處理事故的速度與責任人的追蹤都難以滿足車輛管理需要。
3.車輛資源難以合理分配，車輛利用率低
目前高校的車輛管理上存在明顯的資源分配不均不合理的情況，因為缺乏完善的檔案系統，難以對高校現有的車輛資源進行分配與優化，切實保證每輛車的利用率。這就導致我國高校雖然車輛數量比較多，但是真正能得到充分利用的卻較少，我國高校的車輛整體利用率不高。
4.車輛檔案缺乏制約與處罰，違法亂紀現象嚴重
違法亂紀現象是公車使用中的常見問題，對于高校來說也不例外。我國高校車輛檔案管理缺乏明確的獎懲制約，導致公車私用現象嚴重。除此之外，還有車輛維護費的虛報、車輛磨損嚴重、車輛責任混亂等一系列現象，嚴重影響了高校車輛的正常管理與使用。
三、新形勢下高校車輛檔案管理的應對措施
1.減少不必要的公車，降低檔案管理難度
對于高校車輛檔案管理來說，降低不必要的公車，可以一定程度上降低檔案管理的難度。對于有限的公車來說，管理起來比較方便，也比較明確，對于車輛的檔案管理也更加細致，涉及到車輛的檔案管理、車輛的具體維修磨損管理、車輛的養護管理、車輛駕駛員管理等等，檔案管理越細致，那么公車使用就更加充分，管理更加清晰明確，管理難度大大降低。
2.制定明確的檔案管理標準，即時定位與追蹤
當前我國高校應該針對車輛檔案管理缺乏標準的現狀建立并完善明確的管理規范與標準，做到有規章制度可依可循。我國高校車輛檔案管理要具體規范到駕駛人、車費報銷、車輛磨損等細小環節的要求與規范，對于任何一環出現問題都可以找到對應的解決措施與評判標準，使得以前比較模糊的管理標準更加細化與具體，可以實現高校車輛的即時定位與追蹤。
3.借助檔案實現資源合理配置，提高利用率
我國高校車輛普遍利用率不高，因此如何借助高校車輛檔案管理實現車輛資源的合理配置，實現最優化的選擇與分配是提高利用率的關鍵所在。要想實現車輛資源的優化配置必須具有全局意識，從整體上進行把握分析，對于目前高校的車輛使用與擁有情況有明確清晰的了解，對于存在的問題都有詳細嚴格的檔案記錄，在此基礎上定期對現有車輛進行審核，將審核結果放入到完善的檔案管理中，只有這樣才能從源頭上提高當前我國高校的車輛利用率，降低不必要的開支。
4.制定明確的獎懲制度，嚴厲打擊違法亂紀
我國高校車輛的檔案管理應配合建立完善的車輛管理與使用獎懲制度，嚴格監督每輛車的使用，對于車輛保養與使用得當的責任人進行獎勵，對于利用公車從事違法亂紀的責任人進行嚴厲處罰，保證賞罰分明，調動高校車輛責任人的責任意識與職責意識，積極主動地做好高校車輛的管理與維護，在此環節中要嚴厲打擊嚴重的違法亂紀現象，特別是嚴重的公車私用、車費虛假報銷等，必要時候追究其法律責任。賞罰分明的獎懲制度對于高校車輛檔案管理來說必不可少，兩者相輔相成，共同做好高校車輛的管理工作。
四、結束語
必須承認的是車輛檔案的管理已成為日常事務中的一項重要的工作。為了更好規范高校的車輛檔案管理，更好的服務于廣大師生的情況下，了解當前車輛檔案管理的現狀，對車輛的運營、維修、事故、違章等一系列的問題提出相應的對策具有現實意義。
作者：武建新 單位：東營職業學院
第四篇：信息時代高校檔案管理安全風險
1高校檔案管理安全風險因素
1.1管理制度風險
就目前而言，國內高校在檔案管理方面仍然沒有建立一套完善的法律法規，缺少針對信息化檔案管理中的信息安全問題的法律法規，相關問題只能參考相關計算機法規。這一局面的出現使得高校檔案管理安全事故頻發，一些不法分子通過各種手段對高校信息資源進行竊取與破壞。沒有相應的法律法規約束，這種不法行為將更加猖獗，這對高校信息資源的安全而言是一項重大的威脅。
1.2外來風險
信息化時代，高校檔案管理多以計算機網絡技術作為基礎，而應用這一技術將面臨兩大方面的難題。一方面，信息資源在計算機中的安全存儲，計算機聯網以及信息傳輸過程中不可避免地會遇到計算機病毒；計算機病毒不僅會破壞信息資源的安全性與完整性，并且一些不法分子會通過病毒來入侵檔案管理系統，進行竊取或破壞高校檔案信息。另一方面，檔案信息的安全訪問，信息檔案在檔案管理系統中一般會進行聯網管理，信息資源在網絡環境下可能出現內部以及外部的非法訪問，系統雖設定一定的訪問權限，但都存在一定的漏洞，給檔案資源的安全性造成威脅。
1.3物理安全風險
所謂的物理安全，通常指的是與信息資源相關的設備或者系統不受到物理侵害。在信息時代高校檔案管理的物理安全風險是指受到不可控因素（如地震、火災）或者人為操作失誤引起的，信息資源存儲或者傳輸等過程中受到侵入或截獲等外界因素的破壞。
1.4管理風險
如有不法分子刻意探獲某高校信息檔案，高校自身設置的防火墻措施將土崩瓦解，相應的防護技術并不足以適應現代化信息安全防護的需求，致使高校檔案管理中風險因素飆增。造成這一局面出現的重要原因在于高校對于檔案安全管理的不重視，檔案管理不嚴格，相關工作人員在工作中無意識泄露系統賬號、口令等信息，這些漏洞都是信息被竊取或破壞的突破口，給高校檔案管理造成不可估量的危害。
1.5信息安全評估風險
導致高校信息安全評估風險出現的原因主要有三個方面：其一，缺乏足夠的重視，對于引進與培養安全評估技術人員關注程度偏低。其二，相關評估流程不完善，缺少一套完善的評估體系對評估流程以及標準進行定性、定量分析。其三，信息安全評估工作較為落后，跟不上檔案管理漏洞形式及內容的變化。
2高校檔案管理安全的重要性
2.1基礎工作要求
信息時代的高校檔案管理工作發生了重大的變化，主要體現信息媒介以及相關存儲管理工作內容，檔案利用方式也由以往的書籍查閱轉向計算機智能檢索，并可便利地通過網絡平臺實現資源的查詢、調用。這種方式除了給檔案資源的管理帶來方便，同時以計算機、網絡等工具的信息管理方式也給信息安全造成了威脅，比如高?？蒲袃热?、教職工信息等安全受到侵犯，將影響學校的正常運營。這就要求高校檔案管理工作的基礎內容除了日常的檔案保存與利用，更要注重檔案管理的安全，保證高校檔案資源的完整性、保密性以及價值性。
2.2應對客觀威脅需要
檔案信息在管理過程中不可避免地會承擔一定的風險因素，如病毒、火災、計算機系統問題等一些外在因素的影響。因此，有必要在風險發生之前，做好預防與應急策略，這亦是檔案管理安全的重要部分。
2.3確保檔案保管和利用的安全
高校檔案管理工作的重要內容就是檔案信息的保管與利用，信息檔案保管是資源利用的基礎條件，信息資源的利用是檔案保管的最終目的。而二者的前提條件是必須要保證檔案資源的安全，缺乏有效的檔案安全保護，檔案信息的完整性、價值性等方面就談不上保障。因此，信息安全是高校檔案資源保管與利用的重要紐帶，是檔案管理工作的重中之重。
3加強高校檔案管理安全性措施
3.1建立高校檔案信息安全規章制度
從目前的法律章程來看，并沒有一套完整的保障高校檔案安全的章程，僅有部分大學建立了專門的檔案管理辦法，且沒有專門的安全管理規范。由此可見，建立相應的檔案管理制度是非常必要的。具體實施辦法可以參照2002年國家檔案局的安全建設綱要，并結合高校自身的檔案管理要求，出臺適合高校自身的規章制度，以保障檔案信息系統的安全。
3.2做好檔案管理基礎工作
高校檔案管理可以從以下5個方面著手進行：第一，設備安全。在購置硬件設備上，最好不要選用同一個廠家，防止信息的泄露。第二，設置子網，進行物理隔斷。目的是為了保障檔案信息在網絡上傳播的安全性，同時還要定期進行安全掃描，形成日志，確保網絡的安全。第三，控制上網的信息范圍。高校檔案涉及很多內容，有的是個人資料，也有寄存的資料，都屬于集體財產，需要考慮到隱私性問題，因此在調用檔案前要征得所有者的同意。第四，劃分安全級別。不同級別的用戶所具有的權限不同，所能瀏覽的檔案等級也不同。第五，建立應急響應機制，如果數據庫資料被入侵，或是服務器出現故障，能夠及時報備，以便管理人員快速做出反應。
3.3加強檔案管理隊伍的建設與管理
具體進行管理和操作的對象是人，能否真正保障資料安全的重要因素也是人，只有加強隊伍建設，才能讓資料得到有力保障。其次，要明確崗位職責，管理人員各司其職，不能越級管理，這樣才不會發生人為泄露資料的可能。最后，還要加強對檔案管理人員的培訓管理，適當為相關從業人員提供一些進修、學習的機會，尤其是計算機網絡技術的學習，為檔案信息管理提供技術保障。總之，高校管理部門應該從人才選拔、制度管理、政策、待遇等多個方面著手，綜合采取多種措施，提升高校檔案管理隊伍的職業水平，充分調動起管理人員的積極性，提高管理人員的保密意識，從而保證檔案安全。
4結語
檔案管理安全風險已經成為了信息時代的重要內容之一，伴隨著計算機網絡技術的不斷發展，安全風險因素種類的增多，這一問題的重要性將更加凸顯。應重視檔案管理安全，并采取綜合的改善措施，切實提升高校檔案管理的安全水平，確保檔案信息資源的安全。
作者：姜曉波 單位：吉林建筑大學城建學院
