前言：尋找寫作靈感？中文期刊網用心挑選的高校檔案管理論文探析(10篇)，希望能為您的閱讀和創作帶來靈感，歡迎大家閱讀并分享。
1.高校檔案信息化管理的必要性
如今我們已經迎來了計算機網絡時代，而大數據概念不斷被引入到各個行業中去，信息化也成為了當今社會的一個大的發展趨勢。而檔案工作時高校日常管理工作中非常重要的一部分，所以信息化建設也成為其發展的一大趨勢，高校要想順應時代的發展，就應該加快其檔案信息化管理的步伐。高校又作為一個傳播文化和傳承文明的一個文化性的事業單位，一般都有其自身特定的文化理念以及文化積淀，這些對于學校的發揮也是非常重要的。而高校的檔案部門作為手機、保管還有研究校園歷史的部門，在對于學校的文化積累上都有著很重要的作用。近些年來，高校的體制不斷發生改革，對外的社交活動也不斷增加，檔案的門類也越來越多，比如在每個新學期的開始都會有大量的新生檔案，還有教師的職稱檔案以及職員的信用檔案等，檔案的內容和數量都不斷增加。而另一方面，辦公手段也隨著時代的進步不斷進步，自動化的程度得到了很大的提高。過去檔案的載體類型一般都是單一的紙質檔案，但是隨著檔案的種類不斷增加以及門類不斷的豐富，檔案的類型也逐漸發展成圖片、磁盤、音像、移動硬盤等多種載體，載體的容量也不斷增加，所以高校的檔案信息化管理對于高校的管理工作有序進行是十分有必要的。
2.推進高校檔案信息化建設中遇到的困難
2.1傳統的服務方式很難轉變
對于檔案的管理工作來說，其工作環境一般都是比較封閉的，所以受傳統觀念的影響至今其工作的思想觀念還是比較陳舊，工作人員的工作方式也都比較呆板，應變能力普遍不強，行業內的競爭力也不高。另外檔案的信息化管理工作的對象是看不見的顧客，并且主要是靠背靠背的服務模式，在服務方式上又被要求公開、透明且要全方位的，以上這些都需要相關的工作人員更新其服務理念，在工作中不斷拓展其服務領域并提升其服務質量。而檔案信息化對于檔案人員的思想觀念和專業的工作技能都有比較高的要求，對于一些較為特殊的檔案資料管理工作還對其工作人員的寫作水平和綜合素質提出了很高的要求，所以這就要求相關的工作人員具備熟練的計算機技能和一定的獲取判斷運用信息的能力，在檔案業務知識方面也要有所了解，向即會管理檔案又會對計算機進行操作管理的方向去努力。
2.2工作任務繁重，工作難以展開
在檔案的信息化管理的建設過程中，首先是要對現存的資料來進行一定的數據化處理工作，這就需要通過一定的技術手段來進行掃描，然后將照片、音像、文書還有書籍等轉換成電子的文件。另外還可以通過對文檔進行處理的軟件來對數據庫進行規范整理，以便于之后的管理工作中來對檔案資料進行檢索利用。另外需要給客戶提供一定的上網平臺來進行遠程的服務工作，還需要采取數據備份以及數據加密或是設置防火墻等工作來防止網絡黑客的攻擊或是由于工作人員的操作失誤對一些數據進行的誤刪或是事修改，來防止檔案信息的丟失和泄漏，確保高效的檔案信息的安全。另外隨著電子信息技術的不斷完善，電子系統也不斷地升級和轉型，來保證其信息系統的可用狀態。在檔案信息化的系統建設完成之前，還應該實行紙質檔案和電子檔案一起儲存起來，如果按照傳統的老式管理保存方法，對于檔案的管理工作就既要對紙質的檔案進行管理又要對電子版的檔案進行管理，這樣就大大增加了工作人員的工作量。所以，要實現檔案的信息化管理就需要建成數字檔案的工作運行體制，然而在高校單位的財政收入沒有一個大的突破的情況下，復制技術也沒有很大幅度的提高的情況下，檔案的信息化建設還是需要一定的時間的。
3.當前高校檔案信息化建設的應對策略
3.1加強檔案信息化基礎設施的建設
要想將檔案信息化建設納入到高校的總體規劃中去，就應該加強檔案信息化建設的基礎設施建設，然而在推動整個的管理工作進程中，應該提高高校單位檔案室里的計算機網絡技術水平，讓每個檔案室都充分發揮其儲存信息的功能，然后加強校園內部局域網的建設，從而方便高校內部的學生以及教師查閱檔案等信息資源。另外還應該將檔案的網絡進而辦公的網絡連接起來，并且在校園的內部網絡上來安置檔案的網絡管理系統，來實現各個單位通過校園的局部網絡就能對校園的檔案進行遠程的管理，實現檔案管理工作的數字化。
3.2加強檔案信息管理工作中的組織領導
在目前的許多高校中，其信息的管理工作大多都呈現出一個分離的狀態，不僅僅是對于傳統道德檔案管理部門來說，對于新的信息化管理部門來說也是一樣，檔案和信息部門產生了分離，公關和外聯部門也產生了分離，而種種的分離狀態也自然就造成了管理過程中的障礙。所以，這就需要高效的相關部門建立統一的信息化管理體制，來整合各個部門之間的信息管理工作，按照信息化建設的整體要求來做好其傳播和管理的工作。
4.結語
檔案信息化建設是一項投入大、積累長、見效晚的工作，所以需要校方不斷加大信息化建設人力、物力的投入，充分發揮其主觀能動性，引起領導重視和支持。
作者：張明英 單位：百色學院藝術系
第二篇：高校學生檔案管理具體對策探究
一、加強學生檔案管理的意義
高校學生檔案是大學生在校期間學習、生活等方面的綜合表現和取得成績的整體體現，它記錄著學生的學習、生活、政治、思想道德、綜合素質、專長、社會實踐等各個層面,這既真實地反應了學生的實際情況，也給社會各界錄用理想中的人才提供了重要的參考依據。因此，搞好規范的、科學的、合理的學生檔案工作，無疑具有重大的現實意義和指導作用。第一，加強高校學生檔案工作在一定程度上反映了學校的管理水平。學生檔案是學生工作的存在形式和主要內容之一,是考核學生管理水平的重要指標。學生檔案管理是一個長期的、系統的工作，連接著新生入學之前、入學以后以及畢業之后的整個過程,學校學生工作可以緊緊圍繞這個過程對充分了解學生，制定出具有針對性的培養計劃和工作計劃。從這個層面來看，學生檔案及檔案管理既能指導學校的管理工作和教學工作，也能在一定程度上反映學校學生工作的管理水平。第二，加強高校學生檔案管理工作能夠服務學生發展的需要。學生檔案主要由學籍表、新生登記表和學生成績冊等組成,主要包括學生的學習成績、班主任評語、獎懲記錄、德育發展狀況等內容，充分反映著學生的思想素質、能力、性格和學習情況,這既可以為用人單位選拔人才、了解學生的基本素質狀況以及學生的能力和特征提供一定的依據，也為人事部門能夠通過檔案了解其在學校期間的情況,提供了原始的信息。與此同時，學生檔案從諸多方面客觀地反映出一個學校培養學生的能力和水平。學生可以通過檔案記錄來調動自身的積極性,了解自己的各方面表現，揚長避短。第三，加強高校學生檔案管理工作有利于高校發展的需要。學生檔案工作是高校檔案工作中的核心內容,對學校發展有一定的指導意義。高校能夠根據學生檔案發現學校管理和教學中存在的部分問題,從而推動學校管理質量和教育教學改革。因此,規范和建設高校學生檔案管理能提高學校培養水平和人才質量服務水平。
二、高校學生檔案管理的具體內容
高校學生檔案主要有終身檔案和臨時檔案兩種形式，二者是兩個不同階段的檔案，但二者共同構成了學生在校的檔案內容。其中，前者是指由學生原先學校及招辦所提供的學生在入學前的各項基本信息。而后者則是是指由學生進入高校以后所在學校期間的各項情況的資料。就檔案的具體內容而言，主要包括了學生的政治思想（政治表現、入黨材料等）、學習成績（專業課、基礎課、公共課、實驗報告和社會實踐等）、身體狀況（健康狀況、個性特征等）、心理素質（個性傾向、心理健康、職業取向、個人和社會價值觀等）、技能水平等。與此同時，隨著社會的發展和需要，大學生的個人信用情況也應該在檔案中有所反映，從而真正發揮檔案的憑證功能。除此之外，隨著社會對人才的要求日益提高，這使得高校學生管理的內容還將不斷的增加。
三、目前高校學生檔案管理中存在的主要問題
近年來，高校學生檔案工作取得了許多成就，在很大程度上推動了高校教育教學改革，提高了學校檔案管理的水平，為今后該領域的發展積累了大量的經驗和成果。然而，隨著學校人數增加、管理形勢和復雜變化，使得高校學生檔案管理工作存在著一些不容忽視的問題，這些問題或多或少地影響著高校改革和發展。
1.學生檔案管理的意識呈淡薄的趨勢發展。
意識是行動的前提，也是做好各項工作的前提和基礎。目前,一些高校學生檔案工作者對學生的檔案管理意識不夠重視，對學生檔案在學校發展中所起的作用和指導性的意義認識不夠深入，致使學生檔案資料不全、不齊、不真和不實等情況發生。尤其是對畢業生檔案的管理意識更加薄弱,這主要是由于社會的就業觀念和就業方式發生了巨大變化所造成的。例如，企業和公司不具有檔案人事權,于是出現了許多學生畢業后不要檔案的現象。這不僅給給學校帶來了人力和物力負擔,但同時也無形地削弱了檔案管理工作者檔案管理的意識。
2.學生檔案管理機制不夠健全，相關檔案管理的律法規缺乏。
高校學生檔案管理具有材料量大、存放時間短、流動快、投寄單位多等許多特點，這就要求高校在這方面有一個完整的管理機制作為保障。然而,多年來高校在這方面還沒有形成一整套合乎檔案管理工作的有效運行機制和管理機制。其后果出現了許多問題，如歸檔材料缺乏統一協調、檔案填寫不夠規范、檔案移交手續不規范、檔案材料不全面和不完整、學生對個人材料的取向不夠明確、檔案利用率低和檔案轉寄不規范等。這些問題嚴重影響了學生檔案工作作用的發揮。同時，學生檔案具有連續性和周期性,要保證學生檔案的完整性,必須做好相關的法規建設。然而長期以來，盡管國家對高校的學生管理作了許多明確的規定,但卻缺少學生檔案管理的法律保障體系，這就導致學生檔案管理中出現的問題，沒有具體的發展作為依據。因此，國家應盡快出臺一些相關的學生檔案管理條例，只有建章建制、依法治檔,才能使學生檔案管理工作更加規范和合理。
3.學生檔案管理隊伍相對薄弱。
檔案管理需要一支專業的人才隊伍作為前提和人力保障，這是高校搞好學生檔案管理的重要條件。然而，近幾年的學生檔案管理的師資隊伍中缺乏專業性的人員，在從事學生檔案管理的現有人員中，更多的是兼職老師。而且這些兼職教師在管理過程中缺少外出學習、培訓和交流的機會，就造成對檔案管理知識比較匱乏。這樣薄弱的師資隊伍和專業知識的匱乏，無疑不利于高校學生檔案管理的需要和發展。
4.網絡招生對高校學生檔案管理所帶來的利弊。
隨著科技時代的帶來，高校招生實現了網絡投檔和招生模式，這大大提高了高校招生工作效率，但同時也給高校學生檔案管理帶來了新的問題和挑戰。首先，招生人員只需在網上閱檔錄取,往往會忽視學生紙質檔案如何調入的問題。其次，實行網絡招生之后,新生自帶檔案的現象日益普遍,容易引發檔案被拆封、甚至撰改等現象的發生，這就使得學生檔案內容真實性大大降低。再次，有的省市高校逐漸用一張光盤記錄該省市所有新生的檔案,學校的檔案管理人員要將光盤中每一個學生的材料打印成紙質檔案,再逐個裝入學生的個人檔案袋,這無疑增加了管理人員的工作量和工作難度。
四、加強高校學生檔案管理的具體對策
1.增強學生檔案管理的意識，樹立科學的檔案管理理念。
首先，高校領導要起到帶頭作用，要重視學生檔案管理工作，制定學校學生檔案管理的相關規章制度和責任制度，并長期給予足夠的重視和關注。同時，學校分管領導要定期檢查學生檔案管理工作，配備具有一定水平的管理人員進行有關的工作，認真落實檔案管理所需的人員、經費等問題。其次，學校檔案管理者要樹立正確的管理理念,增強廣大師生的立檔意識。在實踐過程中，既要樹立以人為本的管理理念，也要具備科學的和先進的管理思想和理念，只有這樣才能使高校學生檔案管理工作保持健康穩定的發展。
2.建立和完善學生檔案管理的相關規章制度。
嚴格的完善的規章制度是規范高校學生檔案管理的前提和保障。如果沒有必要的規章制度，甚至是法律制度作為保障措施，那么學生的檔案從新生建檔、歸檔到轉遞過程中必然造成工作的出錯和混亂現象。只有有章可循的制度,才能使學生檔案管理逐步走向制度化的軌道。因此，作為高校首先要建立健全檔案接收、管理、收集、歸檔等系統制度,建立一套完善的檔案管理制度。在規章制度中要明確檔案主管部門、工作人員的職責范圍,做到分工明確,各盡其責,確保檔案材料的齊全和完整、真實和安全等。
3.加強高校學生檔案管理師資隊伍建設。
師資隊伍是檔案管理的人力資源保障，高效的、專業化的檔案管理隊伍是學生檔案管理高質量的重要前提和有力保障。針對近幾年，高校在這方面的薄弱情況，高校必須建立一支高素質的管理隊伍，才能適應現代化高校學生檔案管理的需要。對此，學校要通過多種渠道和多種方式，采用培訓、外出學習和進修學習等手段，努力提高現有檔案管理人員的管理水平和業務能力。同時，在現有人才隊伍基礎上，引進管理專業畢業的新教師和專業人士，既要做到管理的專業化，也要使學生檔案管理有專人負責，逐漸改變以往靠兼職的教師來管理學生檔案的舊方法和舊模式。
4.加強學生檔案整理力度和工作手段。
首先，學生檔案材料的收集、整理務必要統一標準，書寫要規范、詳實，不得使用圓珠筆、鉛筆、甚至紅色的筆進行材料的書寫，字跡要清楚、不得出現錯別字。其次，更新檔案管理工作手段。新時代背景下，技術更新、觀念更新勢必會要求檔案管理的手段也應該及時得到更新和多樣。這為電子檔案的形成和推廣奠定了基礎。因此,高校檔案管理應該加快推進以網絡技術為核心的現代化工程的建設，加快研發適合高校學生檔案數據錄用、查詢、修改的管理軟件,使學校和用人單位能夠簡捷和方便地查詢畢業生的相關信息。
五、總結
除此之外，加強高校學生檔案管理工作，還應該完善高考網絡招生機制，規范高考考生電子檔案的信息和內容，規范新生檔案交接,防止學生自帶檔案引發的系列問題。同時，選擇適當的檔案保管方式，保證學生檔案的穩定性和安全性。
作者：鄧秀瓊 邵紅梅 張寒露 單位：成都航空職業技術學院
第三篇：高校人事檔案管理探討
一、數字化背景下加強高校人事檔案管理工作的重要性
近年來，高校人事檔案管理工作對高校各部門的影響越來越大。人事檔案是高校管理工作的重要部分，是人才選拔的重要途徑之一。隨著我國高校人事檔案管理數字化趨勢的發展，加強人事檔案管理工作變得愈發重要，其重要性主要體現在以下三個方面：
（一）是社會主義市場經濟建設的客觀需要。
高校人事檔案作為人才資源的重要來源，是高層管理進行決策的重要依據，也是體現該校人才儲備的直接表現。為了順應時展，提高管理效率，對高校人事檔案進行數字化管理，通過科學合理的方法整理信息，實現人事檔案管理對高校管理的最大作用，促進我國社會主義市場經濟建設的發展。
（二）是人事檔案工作的發展規律。
要做好人事檔案工作，必要達到兩個基本要求，既要快速準確的提供資料，又要保證存放的安全和長久。從根本目的上講，人事檔案管理就是為了日后方便使用，促進整個高校管理工作的順利進行。要提高人事檔案管理工作的效率，就必須跟隨科學技術發展的腳步，實現高校人事檔案數字化管理，推動人事檔案管理工作的發展。
（三）是我國社會主義現代化建設事業的重要組成部分。
從內容上看，高校人事檔案的管理是我國社會主義現代化建設事業的重要組成部分。高校的發展與社會發展息息相關，提高高校的人事檔案管理可以為社會發展提供良好的信息資源，實現人事檔案真正的社會價值。
二、高校人事檔案管理的不足之處
（一）對人事檔案的重視程度不夠。
受到傳統人事檔案管理的影響，高校人事檔案主要包括的是政治背景和家庭狀況以及社會經歷等方面的內容。然而隨著當今社會的發展，人們普遍對人事檔案的作用沒有引起重視，甚至出現為了更好的工作放棄檔案的現象。
（二）人檔不統一。
人檔合一的歷史狀態已經被改變，現在各高校都出現大量人檔分離與一人多檔的現象。其中，人檔分離包括三種不同的情況，多重身份的人員、被扣檔的或主動棄檔的跳槽人和檔案遺留在原單位而跳槽的人員。而一人多檔的情況原因頗多，就不一一列舉。總之，人檔分離和一人多檔的現象都是人事檔案管理不足的體現。
（三）材料收集不全。
相關部門在進行人事檔案管理時，經常出現材料收集不全，數據不夠準確，或者整理不夠規范的情況，其中，包括將不完善的手續的材料存檔，對檔案里的資料不經過核實和鑒定，導致檔案的真實性受到影響。
（四）存在管理盲區。
高校的人事檔案管理也存在盲區，例如有些單位對招聘人員的檔案進行私自存檔，嚴重違反了法律規定，對檔案管理帶來了很多困擾和麻煩。除此之外，也有單位對檔案資料進行擅自修改，或偽造檔案，這些行為都違反了相關法律的規定，屬于目前人事檔案管理的盲區。
三、加強高校人事檔案管理的措施
基于數字化背景下的高校人事檔案管理，必須做到以下四個方面的加強措施，才能真正實現人事檔案管理數字化。
（一）營造管理信息化氛圍。
要加強高校人事檔案管理，首先就要營造管理信息化氛圍，重視高校人事檔案信息化建設，通過部門領導和管理者制定合理的信息化管理方案，為人事檔案管理數字化提供良好的基礎。
（二）提高人事檔案服務效率。
為了適應新形勢的發展，關于人事檔案管理的制度也在不斷改善，這就需要管理人員制定適合當前形勢的人事檔案管理制度，從而規范人事檔案管理。針對管理者，必須不斷改善整體的管理方法，要求每一個管理者都具有熟練的檔案材料的收集、研究、鑒別、分類、編排、歸檔、保護等環節的技術，并且還要掌握自動化、信息化、網絡化的知識和技能。
（三）做好檔案管理前端控制。
為了處理好人生檔案管理過程中出現的問題，管理人員需要做好檔案管理前端控制。所謂檔案管理前端控制，就是為了保證檔案內所有材料的真實性、權威性、完整性、長期可讀性的有效舉措，也是提高管理效能的重要手段之一。具體做法包括：①轉變傳統管理的觀念，根據材料形成的客觀規律，對材料出現的問題進行核實，并采取有效措施解決；②整理好關于晉升、考核、出國進修和訪問、離任審計等相關資料的更新和變動，增強管理人員的前端控制意識，保證人事檔案的材料質量。
（四）人事檔案的數字化。
數字化背景下的高校人事檔案管理，要求管理人員將人事檔案中的材料信息從傳統的文字記錄轉換為通過計算機存儲，并形成存檔人員個人信息數據庫。在進行人事檔案的數字化過程中，需要同時考慮檔案的安全和保密兩個方面。如今經濟發展正在向數字化時代趨勢轉變，充分運用計算機，可以有效促進高校人事檔案管理的效率。
四、結束語
綜上所述，高校人事檔案數字化是為了減少管理的人力資源成本，提高管理效率，促進人事檔案管理的現代化發展。文章通過闡述高校人事檔案管理出現的問題，針對數字化背景為其總結出了新的管理方式和改進措施，對我國的高校人事檔案管理具有促進意義。
作者：王?單 位：周口師范學院
第四篇：信息時代高校人事檔案管理研究
一、研究信息時代高校人事檔案管理的意義
檔案是社會發展到一定程度而產生的，是對某項內容的特定記錄。隨著社會的不斷發展，檔案的重要性越發體現出來。對每個人來說，檔案記錄了整個人成長階段的鑒定與評定，是對每個人公正客觀的記錄。因此，對高校檔案的管理是非常嚴格的，而且具有一定的管理原則。在檔案管理中要實現規范化、標準化以及流程化。這些不但可以提高檔案管理的質量，也可以提高對社會服務的水平。對高校的檔案管理來說，必須要根據時展的要求，與時俱進，遵循檔案管理的原則，不斷更新高校人事檔案管理的方法。
二、檔案管理分類的原則
（一）科學性
對高校檔案的管理分類，首先一定要遵循科學性的原則，必須按照一定的類別進行分類。例如一些人員工作經歷要按照時間的順序，每類都要做仔細的分類；而一些政治類的就需要采取其他的分類方式。也就是說，每種分類都必須要有一定的標準，只有這樣，在查閱的時候才會更加的有效率，而且也便于保存。
（二）整體性
對檔案的管理分類還要遵循整體性原則，也就是要從整體上對資料進行分門別類。例如，在研究個人的資料時，就需要把有關個人的一切資料進行整理和查閱。這個時候就需要所保存的資料是按照整體性原則進行分類的。因為在查閱個人檔案時，需要對個人的所有資料進行全方位地研究，所以必須要按照整體性原則進行分門別類，提高管理的整體性和使用的高效性。
（三）便利性
對檔案的管理分類還要遵循便利性原則，其實這個原則是把分類的科學性原則和整體性原則包含在一起的。因為對于便利性原則，它包括管理的便利性，同時也包括查閱的便利性。所以便利性原則是文書與檔案管理的一個基本性原則。所以在今天的檔案資料管理過程中，也同樣要遵循便利性的原則，來進一步促進檔案的管理和運用。
（四）必須遵循分類的邏輯規則在檔案進行分類的時候,必須按照一個嚴格統一
的標準進行分類，不能存在按多種標準分類的情況。分類的幾個子項目之間不能相互排斥。也就是說主目錄和子目錄之間必須要統一。而對一些本身就存在不確定性的文件來說，必須要經過討論和標注之后才能進行分門別類。除此之外，對一些沒有詳細條目的文件，必須要進行一定的分析確認，才能夠進一步進行分類。所以在進行文書和檔案的管理時，必須要注意分類方法問題，保證管理工作的高效率進行。
三、信息時代高校人事檔案管理的問題
（一）資料保護意識差
對多數有管理檔案權利的學校部門，通過研究可以發現其管理方法存在著一些問題。比如，一些管理人員缺乏對檔案管理的保存意識，而且缺乏一定的專業知識，這對檔案保護來說是非常不利的。因為檔案管理是絕密的，而且只有掌握了一定的基礎知識，才能對文書與檔案的內容進行理解，這樣就可以更好地提高檔案服務質量，促進檔案管理的規范化、標準化。所以必須要引進先進的管理人才，促進檔案的良好管理。
（二）檔案管理過程中信息技術應用欠缺
在文書檔案的管理過程中，除了缺乏相應的專業人員，還缺乏對信息技術相關的應用。如今互聯網極具便利，幾乎各行各業都離不開互聯網的使用。但是如果在文書與檔案的管理過程中僅僅依靠人力勞動是遠遠不夠的。因為，如果還是通過傳統的紙質人事資料的方式，就會大大降低查閱的速度和效率，而且這也非常不利于對個人檔案的保護。所以在檔案管理過程中加大信息技術的應用是非常有必要的，這樣才會更好地促進高校個人檔案的管理工作。
（三）檔案管理的保密措施不嚴密
對一些檔案資料來說，最大的問題就是保密技術。如果沒有高超的保密技術，檔案的管理就會出現很大的問題，比如丟失或是泄露。而且這也是檔案管理過程中一個重大的問題。管理者所要做的就是要采用一些保密措施進一步保護這些檔案免受損壞或丟失。
四、提高信息時代高校人事檔案管理水平的建議
（一）高校人事檔案信息管理系統的性能要求
對高校人事檔案信息管理來說，必須要提高信息管理系統的性能。簡單來說，就是要對檔案管理系統進行定期的維護，并且不斷地更新，這樣才可以保證管理系統的準確性。在信息時代，信息管理技術在目前高校檔案管理中起著非常重要的作用，所以要想進一步提高高校人事檔案信息管理系統的性能，才能更好地提升高校人事檔案的管理效率。
（二）提升高校人事檔案信息化管理隊伍的素質
在高校人事檔案信息管理過程中，必須要引進專業的管理隊伍來提高檔案管理的效率。隨著信息時代的到來，高校人事檔案管理必須要引進一些熟悉電子檔案管理設備的專業人才，進一步提高高校人事檔案的管理水平。除此之外，還要對高校內相關的檔案管理人員進行定期培訓，提升其檔案管理水平，為高校的管理隊伍注入新的活力。
五、總結
通過對本文的研究可以很清楚的看出，檔案管理是非常嚴格的，而且具有一定的管理原則。在檔案管理中要實現規范化、標準化和流程化，不斷提高檔案管理質量，促進高校檔案管理工作的發展與提高。
作者：劉海燕 單位：張家口學院
第五篇：高校實驗室檔案管理問題分析與研究
一、引言
實驗室檔案是在實驗室進行儀器采購、設備論證和實驗教學等活動中直接形成的、具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等形式的歷史記錄，可以真實地、客觀地總結和反映實驗室各項工作的執行狀況和完成情況。實驗室檔案，記錄著大量儀器信息、設備詳單、使用狀態和實驗教學情況等，是評價實驗室運行狀態的重要依據，是衡量實驗室管理優劣的重要標準，是完善實驗教學師資隊伍的重要支撐，是實驗室建設的重要保障，是學科建設的重要支柱。做好實驗室檔案管理工作，可以推動實驗教學和科研工作的順利進行，有助于提高實驗室儀器設備的利用率，有利于實驗室儀器設備優化配置，有益于為學生實踐創新能力的培養提供優質服務，為實驗室持續發展提供經驗借鑒和歷史依據。無論采用何種方法、何種途徑來提高高校實驗室檔案的管理水平，其中，不可回避的是對存在的問題進行充分的認識和必要的分析，進而提出解決問題的措施和方法。發現問題并解決問題是高校實驗室檔案建設的驅動力和健康運轉的增強劑。
二、存在的問題
1.檔案意識比較薄弱
實驗室建設過程中，領導的工作重點主要放在儀器采購、實驗室規劃、實驗教學等方面，檔案管理工作很難擺上議事日程。領導對檔案管理意識的淡薄，導致了實驗室檔案管理人員配置得不到重視，基礎設施得不到建設，檔案收集困難，歸檔不夠及時，分類不夠科學，檔案利用率低下，檔案工作的開展受到嚴重的阻礙。實驗室的檔案管理員一般為兼職工作，學校對兼職檔案管理員的檔案宣傳和培訓工作力度不足，導致了檔案意識普遍比較薄弱。而且，兼職檔案管理員同時肩負著實驗設備的采購、實驗室規劃和實驗教學等工作，對檔案管理工作重視不夠。
2.檔案管理員的業務素質有待提高
勝任高校實驗室檔案管理工作，除了需要從業人員具有良好的職業道德、合理的知識結構和基本的檔案知識等業務素質之外，還要求其具有一定的英語水平，掌握一定的計算機技能。一些進口的儀器設備，操作說明書為英文，為了能夠妥善處理這些外文資料，就要求檔案管理員掌握一定的外語知識，至少能夠讀懂說明書或者認證文件。與高校信息化建設相對應，實驗室檔案資料除了紙質版外，大多為電子文檔，這就要求檔案管理員具有較強的辦公軟件應用能力和扎實的網絡應用知識，能夠熟練地處理多媒體資料，掌握信息管理技術，提高信息服務能力。
3.檔案保存分散
一般的實驗室都是由多個實驗室分室組成，每個實驗室分室都會形成各自的檔案，這些原始資料由實驗室分室的專職負責人管理，僅僅有較少部分資料會提交給檔案室。從儀器設備的論證、立項、標書制作、合同簽署到最終的驗收工作，各個階段負責人可能存在變動，導致了工作的協調性不到位，資料收集困難，從實驗教學大綱的制定、實驗指導書的修訂到實驗教學指導等過程，可能存在較長的過程，導致了資料比較零散，資料收集的完整性欠缺。
4.檔案信息服務方式單一
目前實驗室檔案的服務類型，一般為查詢、復印和借閱等，基本沒有檔案編研這一項，缺乏對后續檔案交接的意識。實驗室雖然保存有大量的電子版信息資源，但是沒有進一步地開發利用，沒有納入網絡版的數據庫。檔案信息資源沒有形成一個科學、完整和系統的體系，與較為成熟的圖書館檔案信息資源相比，差距較大。
5.缺乏良好的檔案管理制度
實驗室檔案涉及的資料多，數量大，例如，儀器使用操作說明、材料采購清單、固定資產明細等。這些種類繁多的資料迫切要求實驗室建立適應的檔案管理制度，來保證實驗室資料的完整性。由于檔案管理制度的缺失，導致了檔案資料缺乏真實性、原始性和完整性，檔案的分類、編目、內容和格式缺乏統一性和規范性，使得檔案信息的通用性和共享性達不到一般檔案管理的要求，數據的規范性、一致性和準確性難以得到保證。
6.專項資金投入不足
實現實驗室檔案信息化管理，需要的硬件主要有WEB服務器、數據庫服務器、備份管理文件服務器、高速掃描儀、縮微膠片掃描儀等，需要的軟件有音頻、視頻等處理系統。對檔案進行的開發利用、科學的歸檔和數據集成等工作，均需要一定的資金支持。
三、解決問題的措施
1.增強崗位責任感
實驗室檔案是實驗室建設、管理和運行過程中直接產生的文件，是確鑿的原始材料和歷史記錄，客觀地記錄了實驗室發展的過程，具有無可置辯的證據作用；以信息原載體的形式，凝聚了實驗室建設過程中的經驗教訓、勞動成果，可以為今后處理類似事情和解決類似問題提供借鑒，為實驗室總體規劃和發展方向做出科學的預測。實驗室檔案的憑證價值和參考價值對推動教學改革具有重要的輔助作用，對提高教學質量具有重要的影響，對學科建設具有不可或缺的地位，是衡量實驗教學業績和管理水平的重要指標。明確了檔案的重大作用和重要價值，檔案管理員應該認識到崗位的神圣職守和光榮職責，從而促進自身職業道德的培養，以為實驗室發展建設服務為核心，恪盡職守，堅定信念，愛崗敬業，遵守規章制度，嚴守機密，開拓創新，博學弘德。
2.提高職業素養
檔案管理員的職業素質和工作能力對檔案管理工作具有直接的影響，因此，檔案管理員應該提高對檔案工作的認識水平和職業技能。實驗室檔案涉及實驗室發展規劃、學科建設、儀器采購、實驗教學等各個環節，對檔案工作人員的知識結構和基本能力有較高的要求。檔案管理員應該具備的知識結構有，專業的檔案理論知識、相關學科理論知識、文史知識、法律知識和現代科技知識；應該具備的基本能力有，文字表達能力、信息開發能力、溝通協調能力、駕馭現代科技設備能力、開拓創新能力和綜合分析能力等。提高檔案管理員的職業素質是順應實驗室發展規劃的客觀要求，也是檔案學發展的內在要求。健全知識結構、提高職業技能，是一個長期過程。為了能夠建立扎實的檔案知識結構，提高基本的檔案管理能力，檔案管理員應該堅持“以學促用，以學立行、以學固本、以學凝神”的精神，切實遵守學以致用的原則，加強業務學習，練就運用自如之功。
3.做好收集工作
實驗室檔案的收集范圍是由其性質和任務決定的，既要著眼原始資料的保存，又要為實驗室長期的發展服務，因此檔案資料的收集原則應以價值原則、專業原則、分級管理原則和綜合性原則為指導，實行檔案資料無償建檔制、相關業務主體的主送制和檔案室的補送制等接受制度，嚴把檔案收集的質量關，制定切實有效的收集方案，做好檔案的驗收工作，辦理檔案交接手續。實驗室檔案應以排他性、同一性為原則，做好檔案分類方案，創建類目體系。
4.健全管理制度
制度建設是基礎性工作，是長期性的過程，需要相互借鑒，與實驗室實際情況相適應，建立實驗室檔案管理制度，需要對已有的制度根據形勢的發展來修訂，根據實驗室發展而新增或健全。檔案管理制度需要涵蓋歸檔制度、借閱制度、保密制度、統計制度、分類編號制度等。做好檔案管理制度，使檔案管理員在工作中有章可循，有據可依，也使檔案使用者遵照程序，有效率地解決與檔案相關的問題，從而促進檔案工作走向規范化、有序化、優質化、科學化和系統化。在良好的規章制度的指導下，實驗室檔案的收集與整理等工作，列入檔案管理員的工作職責范圍內，責任明確，權限清晰，從而保障實驗室檔案運轉機制的完善。
5.加強現代化建設
利用計算機技術管理檔案，實現檔案管理規范化，是提高工作效率的重要手段，可以高效、準確和方便地滿足檔案管理的需求。隨著電子文件的增多，檔案管理工作走向科學管理化、智能化，已成必然趨勢。因此，除了保存原有的紙質版文件外，還應將紙質版文件轉化為電子版，創造和改善檔案的保護條件，提高信息采集、傳輸和服務效率，擴大信息量、擴展服務范圍。
6.進行開發利用
實驗室檔案的開發利用，既體現了檔案的使用價值，又反過來推動檔案工作的完善化。通過實驗室檔案使用對象的反饋意見，結合檔案管理員在工作中的工作經驗，做好實驗室檔案的查閱服務、借出服務、復印供應、咨詢服務、信息交流和數字化網絡服務。建立科學適用的文件歸檔、保存和應用的管理系統，提升檔案管理水平。
7.改善基礎設施
實驗室應該設置專門的檔案管理室，劃撥專項的資金用于檔案室硬件的配置和軟件的購置與開發，為檔案管理員提供必要培訓、學習的資金支持，為實驗室檔案工作提供可靠的物質保障。
四、結束語
高校實驗室檔案是開展人才培養和科學研究的重要記錄，又是實驗室工作人員勞動的紀實和智慧的結晶，具有一定的經濟意義、憑證作用和參考價值。針對高校實驗室存在的問題進行了較為全面的總結和分析，就存在的問題給出了相應的處理方法和對策。實驗室檔案工作的完善需要提高管理意識、做好收集工作、健全規章制度、加強現代化建設和改善基礎設施。這是一個長期的過程，需要不斷地總結，日積月累地探索，從而發揮實驗室檔案在高校實驗室建設、學科發展中的重要作用，為教學改革、科研工作做出積極的貢獻。
作者：米瑞利 殷曉三 單位：中原工學院經濟管理學院
第六篇：高校教學檔案管理體系相關思考
1高校教學檔案管理體系的現狀
（1）尚未完善的教學檔案管理制度。
隨著社會的不斷發展，對各大高校教學檔案提出了更多的要求。建設信息化教學檔案管理體系，對檔案管理人員的知識結構和專業素質提出了更高的要求。未實現信息化教學檔案管理體系制約著檔案管理工作的發展，促使教學檔案管理工作的問題進一步加深。
（2）教學檔案的利用效率低。
教學檔案能夠提供學校所需要的信息，所以創新和轉變教學檔案管理方法能夠保證充分發揮出教學檔案管理工作的作用。許多高校仍舊延續著傳統的查閱教學檔案的方式，原始的查閱方式不僅導致檔案管理人員的工作效率下降，而且增加了檔案管理人員的工作量[1]。由于學校仍未使用教學檔案管理系統軟件，因此教學檔案管理無法利用信息化的便利實現檔案資源共享。
2完善高校教學檔案管理體系的策略
2.1完善教學檔案管理體系的規章制度
高校的教學檔案管理方式在社會發展的影響下不斷的轉變和完善，促使教學檔案管理方法更加具有科學性。隨著高校的不斷擴招，越來越多的學校為了提高教學檔案管理效率，紛紛建立起二級教學檔案管理。建立二級教學檔案管理不僅明確了教學檔案管理人員的職責，而且有利于完善教學檔案管理體系，優化利用教學檔案資源。建立數字化教學檔案對教學檔案管理制度和規范提出了更高的要求，需要教學檔案管理工作在進行的過程中有據可依，完善教學檔案管理工作的各個環節。在建設數字化教學檔案的過程中要保證教學檔案信息的真實性和安全性，保證教學檔案中的信息不會泄露出去。
2.2明確教學檔案的歸檔范圍
教學檔案管理工作較為復雜，其復雜性與教學工作的特點有著密切的聯系，與其他類型的檔案相比，教學檔案更加專業、多樣和系統。教學管理和教學活動是一個相互影響、相互作用的過程，影響著學校未來的發展方向。教學檔案記錄的內容較為廣泛和瑣碎，如上級下發的相關文件、教學基本以及學校年度總結等；教學檔案還記錄了學院的專業建設情況、各科的考試情況、教學評估結果等，這些都體現了教學檔案管理的復雜性。
2.3增強教學檔案的管理意識
人們是否意識到教學檔案管理的價值和性質、是否意識到教學檔案管理工作的必要性，這些都屬于檔案意識。教學檔案管理工作與教學運行中的管理工作相比存在著差異，在一定程度上，教學檔案管理工作比教學運行中的管理工作更為重要，但是現在許多高校的領導認為教學檔案管理較為簡單，導致教學檔案管理工作始終得不到重視。所以要增強學校領導甚至學校工作人員對教學檔案管理的認識，充分的了解教學檔案管理工作對學校未來發展的必要性才能保證教學檔案的價值充分的發揮出來。教學檔案管理工作與教學工作有著密不可分的聯系，在重視教學檔案管理工作也可以說是對教學工作的重視。
2.4推進教學檔案數字化進程
隨著我國科學技術水平的不斷提高，將教學檔案中的信息進行數字化存儲，不僅實現了檔案信息的共享，而且提高了檔案信息的利用效率。建立數字化的教學檔案，豐富了檔案信息的承載方式，增加了信息的儲藏空間，方便了用戶對教學檔案信息的查閱。教學檔案數字化實現了資源共享，摒棄了傳統的查閱方式，方便了教學檔案的存儲，提高了教學檔案管理工作人員的工作效率，降低了教學檔案管理人員的工作量，真正的實現了教學檔案的價值。
2.5提高教學檔案管理人員的素質
在社會發展、科技進步這個大背景下，除了要求教學檔案管理人員增強檔案管理意識，還要要求教學檔案管理人員不斷完善自身的知識結構，提高自身的工作能力。教學檔案管理人員需要將最具有價值的信息存放到教學檔案中，不僅需要教學檔案管理人員日常工作中積累的工作經驗，還需要教學檔案管理人員的檔案知識水平和判斷能力。學校要增強對教學檔案管理人員專業素質的培養，激發教學檔案管理人員的工作熱情，提高教學檔案管理人員的創造性。教學檔案管理人員要將全部的精力投入到工作中，將學到的理論知識轉化為實踐能力，提高教學檔案的使用價值。
3結束語
教學檔案管理是學校工作中不可忽略的任務之一，教學檔案的管理關系著學校工作能否順利開展。隨著時代的不斷發展，高校更加重視教學檔案管理體系的建設，對教學檔案管理信息化水平提出了更高的要求。高校要不斷完善有關教學檔案管理的規章制度，保證教學檔案管理工作有章可循。推進教學檔案數字化進程，提高教學檔案的使用效率，充分發揮出教學檔案的作用。教學檔案管理人員要不斷的提高自身的工作能力，更新知識結構，為教學檔案管理數字化的實現提供保障。
作者：李軍 單位：吉林省經濟管理干部學院
第七篇：信息時代高校檔案管理研究
一、我國高校檔案管理目前的現狀
（一）高校不重視高校檔案管理
雖然高校檔案有著重要的意義和作用，但是相較于科研成果的立項，教學計劃的安排等重大項目，高校的領導往往表現出不重視高校檔案的建設。這就致使高校的各種檔案在工作完成以后，被束之高閣。同時隨著我國自出創業政策推動、就業方式的多元化致使學生和老師往往意識不到學籍檔案的重要性。學生對學籍檔案的重要意義得不到全面了解，不知道在我國特殊國情體制的大環境下，學籍檔案轉化為個人檔案過程。給將來的工作和生活造成了巨大的麻煩，致使自己合法權益得不到法律的保護和維護。究其原因往往是高校不重視檔案教育所造成的。
（二）高校檔案的管理方式落后，仍然是傳統的管理方式
高校檔案目前多是一種傳統方式的存儲管理，并沒有發揮檔案的信息提取，信息共享，數據挖掘的作用。這種嚴重滯后的檔案管理方式，嚴重制約著高校教學科研進度的發展和檔案價值的利用程度。同時也使得高校的檔案管理人員容易產生消極代工的心理，失去對工作的積極性，而這又進一步的加劇檔案管理工作的發展，造成了一種惡性循環。再次傳統檔案的保存方式不利于檔案有效的面對自然社會災害，在火災地震等自然災害面前，檔案的安全性顯得無比脆弱。這一切都與我國當前的經濟社會提出的可持續協調發展是不適應的。
（三）高校檔案管理信息化建設是系統性工程，需要投入大量的人力物力
高校檔案的信息化是一個系統性復雜工程，需要前期的大量詳細的規劃，巨大的人員和資金投入。這就導致了一些本來教學和科研經費緊張的高校望而卻步。當然也存在一些學校投入了巨資進行檔案管理系統的建設，但是由于人員素質的不高，管理系統得不到妥善的管理和持續性利用。都是目前高校檔案管理的問題。
二、改進高校檔案管理的建議
（一）將高校的檔案管理水平作為高校事業水平的重要評價內容
做任何事情，只有在思想上重視才能將事情做好。這個道理同樣適合高校的檔案管理工作，只要我國高校都能都重視起檔案工作，愿意花費一定的精力和努力在檔案工作中，那么高校的檔案工作一定會有長足的進步。鑒于這樣的情況，如果將高校的檔案管理水平納入高校事業水平的考核、評價體系，在制度上給予充分的保障，同時加強與國家檔案部門合作與交流，通過專業的手段來指導檔案管理的水平的提高，那么高校的檔案管理水平散發出新的活力。
（二）加強信息化建設，促進檔案的電子化、數字化進程
紙質的檔案是由于歷史原因造成，紙質材料由于其自身的特點在其保存，管理，磨損，修復方面都有著先天性的不足。檔案的信息化，對于檔案的保存，修復，容錯，以及檔案信息提取都是及其方便的。加強高校檔案信息化建設，應該首先制定相應的管理體制，制定檔案信息化的工作流程，軟硬件的運行平臺管理制度，檔案安全保密制度，真正做到有章可循，有章必依；其次加強軟硬件建設，電子化、數字化，就是借用光電信號對檔案進行保存，管理，加強對檔案管理系統的硬件運行平臺和軟件系統環境的可靠性、安全性、可用性的評估；再次加強在檔案管理方面的資金投入，依托高校強勁的學科能力，保證檔案管理工作的持續性，依托現在非常流行的云計算技術對數據進行備份保存于私有云端，避免了自然災害對數據的損害。
（三）加強人員素質配置，提高高校檔案的信息化進程
檔案的信息化進程處于一個非常重要的轉型時期，很大程度上造成了新老檔案人員的專業素質不同，新人往往對信息技術掌握比較熟練，而對檔案管理本身的知識了解不如老同志，所以必須對所有的檔案人員加強培訓，使得專業知識和信息管理方面的知識都能得到較大程度的完善。培養和吸收一批既能熟練運用信息技術，同時又熱愛檔案事業的專門人才加入到高校的檔案管理信息化進程。
三、小結
高校檔案信息化有著重要的意義，根據目前存在得問題，加大對檔案管理的資金、人員、制度上的投入，保障高校檔案的數字化信息化進程，讓其在信息時代散發出新的活力，為我國高校事業做出更大得貢獻。
作者：高楠 單位：赤峰學院院辦
第八篇：高校教學檔案管理探析
一、大數據的概念及特點
（一）大數據的概念
大數據是指在可承受的時間內，難以利用常規軟件工具進行采集、捕捉以及管理和處理與利用的各類數據的集合。從技術層面來看，大數據同云計算技術具有較為緊密的聯系，對于大數據而言，其必然難以利用單臺計算機進行數據處理，故需要采用以云計算為依托的分布式架構進行分布式處理，進而從海量的數據中獲得有效的數據信息，并對其加以利用。
（二）大數據的特點
大數據具有以下幾方面的特點：（1）Volume，即數據體量大，數據體量從TB級一直分布到PB級；（2）Variety，即數據種類多，無論是網絡日志，或是網絡視頻、圖片與地理位置等均包含在大數據內；（3）Valocity，即高速，大數據技術對數據的處理速度極快，能夠從各類數據中快速獲得具有價值或滿足需求的相關數據；（4）Value，即高價值，通過對挖掘的數據進行合理分析和利用，能夠幫助使用者獲得較高的價值回報。在了解大數據“4V”特點的基礎上，下面則主要對大數據背景下，高校教學檔案管理模式的變化做出了系統分析。
二、大數據背景下高校教學檔案管理模式的變化
（一）教學檔案管理的量變到質變
高校教學檔案擁有檔案的一般屬性，即原始記錄，由于原始記錄具有全面性以及真實性等特點，故又使其具有其他任何文字材料難以取代的憑證及參考作用。一方面，通過對大量的教學檔案進行整理和分析，能夠從中發現符合學生發展的真實需求；另一方面，通過進一步挖掘檔案中的潛在信息，又可以從中判斷出符合國家政策的高校未來的發展方向。因此，在大數據時代，對于高校檔案管理工作者而言，其無需像傳統檔案管理工作一樣熱衷于尋找檔案數據的相關關系，而應將注意力更多的集中在各個檔案數據的相關關系方面，便導致了教學檔案管理的量變到質變[3]。此外，作為檔案數據的存儲部門，高校檔案室的職能也必將發生質的變化，其不單單是用作存儲數據，更多的是需要對數據進行分析，進而將數據結果進行匯編，為高校關于教學計劃和方針的制定提供依據。
（二）教學檔案管理技術層面的更新
大數據背景下，電子載體與數字傳播方式的興起使得數據的承載和處理方式也不斷向著信息化的方向發展。同時，電子文件的極速增長也使得高校教學檔案的傳統載體形態不斷向數字形態過渡，即從紙質檔案不斷向電子檔案過渡。因此，加強對數字檔案室的構建已成為高校在大數據背景下檔案管理的主要工作。高校檔案管理室一方面需要按照數字化的需求對館藏的傳統檔案載體進行數字化變革，另一方面，還需根據檔案電子化的相關要求，將生成的電子文件導入計算機的數據庫當中，從而為計算機更好地存儲教學檔案的各類信息提供便利。此外，對于高校而言，在數字檔案室的建設過程中還應意識到檔案數字資源在未來將會以爆炸式的方式增長。因此，現階段基于磁性與光學介質的檔案備份將會產生較大的局限性，故其還應同當地的高新技術企業進行有效溝通和結合，進而引進檔案云備份技術，通過將異質備份過渡到云備份，進而有效節省高校檔案管理的資金和人力資源，提高教學檔案的管理效率。
（三）教學檔案管理模式的變革
大數據時代的來臨無疑對高校教學檔案管理的范圍與管理的期限提出了更為嚴峻的挑戰。在大數據背景下，數據的價值要遠高出存儲數據所用介質的價值，在此形勢下，高校傳統的歸檔范圍難以繼續滿足檔案管理全面性的要求，但大數據卻能夠為高校提供極為龐大的檔案存儲空間，而檔案數據也不會受到歸檔范圍和期限的限制。在學生檔案管理方面，高校檔案室可利用大數據的Valume（數據量大）的特點，將學生在校期間的學習與生活情況并入到歸檔范圍當中，從而為學校了解學生的身心發展提供依據。此外，為了進一步滿足高校，乃至社會對學生、教師和學校本身檔案信息的相關需求，大數據背景下，高校檔案保管的期限也必將變得更為模糊，檔案管理人員也無需花費大量的時間和精力研究某分材料的價值和其短期、長期與永久存儲的必要性，而只需將相關檔案存儲到檔案管理的云備份中即可。在對大數據背景下高校教學檔案管理的發展方向和相關要求進行闡述和分析的基礎上，下面則主要對大數據背景下高校加強教學檔案管理的相關措施展開剖析。
三、大數據背景下加強高校教學檔案管理的措施
（一）加強高校教學檔案管理的規范化與標準化
推進高校教學檔案管理的規范化，一方面能夠為開展數字化的教學檔案信息的管理提供良好保障，另一方面，也能夠為高校教學檔案的網絡化管理提供較大的便利。對我國高校院系的檔案管理工作進行分析可知，該項工作的起步較晚，且尚不具備較為系統的管理制度與工作準則，加之大部分高校并未配備專門的檔案管理設備，使得其自身的檔案管理工作難以取得突破性的進展，同時，也難以滿足對學生信息化管理的要求。因此，未來，高校需要在全面了解和認識大數據技術和時代背景的基礎上，制定出切實可行的校園檔案管理的工作準則，并加強與檔案信息化管理相關設備的引進力度，為提高教學檔案的效率奠定良好的基礎。此外，在文檔信息的載體方面，在高校教學科研和服務管理工作中將會產生大量的以紙質為主要載體的傳統檔案，檔案管理工作人員需要在確保此類原始記錄真實性的前提下，通過將元數據等相關標準及要求與之結合，從而促進檔案著錄標引工作的數字化和標準化。還需說明的是，在相關電子文件形成之前，還需其進行前端控制，并在電子文檔的整個生命周期中對其進行前程管理，通過制定統一的標準，使得高校教學電子文件能夠全部進入電子文件管理系統，為高校管理者提供相關決策支持，促進高校的全面發展。
（二）樹立“人才興檔”的思想
高校教學檔案工作能否順利有效的開展，在很大程度上取決于高校教學檔案的工作者和管理人員，因此，對于高校而言，有必要也必須加強對教學檔案管理隊伍的建設，通過引進和培養具有豐富檔案專業知識和現代管理技術的檔案管理人才，使其為提高教學檔案管理水平做出貢獻。檔案人才的培養和建設應從以下幾方面著手：首先，高校領導者和檔案管理者應樹立良好的管理意識和先進的服務理念，通過不斷提高自身的思想政治素質和檔案管理的專業化水平，使檔案管理工作得到進一步發展和完善。其次，加強對教學檔案人才的專業知識的培養，包括網絡信息管理技術和數據挖掘技術，并輔之以先進的服務理論和時間，全面推進數字檔案的網絡化管理與服務，從整體上提高教學檔案的管理效率。最后，對于檔案管理人才而言，其還需知曉所在高校行政管理部門和院系教學檔案的構成情況以及檔案的存儲和流轉情況，進而借助校內網絡將相關教學檔案信息資源傳遞給各院系教育工作者和高效的領導層，以更加全面的檔案信息為其提供決策支持，促進高校的自身發展和教學水平的提高。
（三）全面提高高校教學檔案信息資源的建設
數字教學檔案是高校檔案信息資源得以開發和利用的前提。對高校日常教學管理工作中所形成的教學檔案進行分析可知，其是以紙質為主要載體的，而要將其進行數字化處理，需要借助圖像文字掃描、數字識別和處理等多項技術。因此，未來高校需要加強相關技術的引進和應用，通過建立試卷庫、學生檔案庫、本科文庫、碩博文庫等高質量且富有特色的檔案數據庫，不斷強化教學檔案服務，為進一步提高高校教學檔案管理水平提供技術方面的支持。此外，學校還可與部分高新技術企業進行合作，通過向企業輸送人才，再利用經企業培養后的檔案管理人才建設數字化的高校教學檔案信息資源，進而全面提高高校教學檔案資源的利用效率。
四、結束語
本文以大數據時代為背景，通過對大數據的概念和相關特點進行分析，在結合大數據時代對高校教學檔案提出的相關要求的基礎上，分別從加強高校教學檔案管理的規范化與標準化、樹立“人才興檔”的思想和全面提高高校教學檔案信資源的建設等方面出發，為大數據背景下加強高校教學檔案管理的方法提出了合理的意見和建議?？梢姡磥砑訌姶髷祿尘跋赂咝＝虒W檔案管理方法的研究和應用力度，對于提高高校檔案管理水平和促進其健康、全面發展具有重要的現實意義。
作者：傅笑然 單位：山東財經大學
第九篇：人才培養視角下的高校學生檔案管理
一、高校學生檔案管理在人才培養中的重要作用
在我國，人事檔案向來是組織人事部門用來考察、了解及使用干部的關鍵性材料。在應聘過程中，用人單位在對畢業生進行考試和面試之前，多通過畢業生的檔案了解相關內容。因此，高校學生檔案管理在人才培養中有非常重要的作用。
(一)學前檔案是高校人才培養的堅實基礎
高校大學生的學前檔案反映了他們入學前接受教育的情況以及社會經歷的詳細材料，大致包括學生的個性、心理品質、精神狀態、個人特長和社會表現等基本內容。這些材料經過高等教育招生考試審查認定后，被高校作為學生的初始檔案材料，是確定高校人才培養起點和基點的重要依據。
(二)在校檔案是高校人才培養的生動寫照
高校學生檔案管理作為高校常規管理工作的一個組成部分，以原始資料的形式記錄了大學生在校期間接受教育的情況及其各種具體表現，最終形成了高校學生檔案。同時，學生檔案為高校人才培養、教學研究和學生管理工作提供了充分的資料信息。
(三)畢業檔案是高校人才走向社會的有力保障
高校大學畢業生檔案也是人事檔案一個重要的組成部分，承載著重要的信息。當大學畢業生走出校門、走向社會時，檔案便是最原始、最真實且最系統的人才“說明書”，對大學生的就職起到了非常重要的作用。即便高校大學畢業生在工作一段時間以后，也許他們的自身條件和人才素養已經發生了巨大變化，但是畢業生檔案仍在諸多方面發揮著不可替代的影響，依然是用人單位對人才組織選拔和考核的重要依據。因此，基于高校學生檔案對人才培養特別是對促進畢業生就業以及人才合理利用的重要作用，我們應該高度重視高校學生檔案的管理工作，把它放在一個非常重要的位置。
二、高校學生檔案管理存在的問題
雖然目前高校學生檔案管理對人才培養有著諸多的積極作用，但也存在著一些問題和不足。只有認真對待這些問題并加以改進，才能讓高校學生檔案更好地發揮作用，進而更好地為高校人才培養工作提供優質的服務。
(一)學前檔案資料不完善造成高校人才培養基礎不牢固
大學生的學前檔案是高校進行人才培養的基礎。因此，每年在新生入學后，高校學生檔案的工作人員都要對學生的學前檔案進行整理、建檔及歸檔。在工作過程中就會出現一些妨礙高校人才培養順利進行的問題。部分學生的材料不完整，甚至缺少中學材料;有的檔案材料是用圓珠筆填寫的，字跡模糊不清，給高校大學生的學前檔案的歸檔工作帶來了極大的困難。另外，由于某種原因，學生平時一些應該歸檔的材料，有時也不能得到及時歸檔，如學生登記表、學生鑒定表等。檔案材料歸檔的延誤，在一定程度上使學生檔案材料既不全面又不規范。因此，一些學生檔案不能系統地反映出學生的實際狀況，影響了高校人才培養堅實基礎的奠定。
(二)學生檔案中主客觀評價內容的失衡妨礙了學生的全面發展
人才培養是高校的一項根本任務，而人才培養質量在高校發展中的地位也越來越重要。同時，作為大學生必不可少的自我介紹材料，如果檔案不能如實、全面地反映他們的在校信息，它將失去原本存在的價值。但是，在現實的高校學生檔案中卻存在著主觀評價內容過多、客觀評價內容過少的現象。如老師的評語和學校的學年獎勵是大學畢業生檔案中最常見的材料，而能夠全面深刻反映他們整體素質的客觀材料卻很少見。因此，客觀材料的不足不能全面反映大學畢業生的真實情況，使用人單位很難直觀地了解大學畢業生在校期間綜合素質的動態發展過程。顯然，這種情況不利于高校學生管理工作的順利展開，也不利于人才的全面發展。
(三)學生檔案管理隊伍力量薄弱導致利用率不高
高校檔案管理的師資隊伍力量相對比較薄弱，導致學生檔案的利用率不高。從目前情況來看，高校學生檔案的管理隊伍依然存在一些亟待完善的地方，如工作人員的文化素質和專業水平較低。還有不少檔案工作人員是由其他專業改行過來的，專業適應性差，不能滿足高校學生檔案事業發展的需要。因此，切實提高學生檔案工作人員的專業素質顯得非常重要。另外，高校學生檔案一般都是塵封在檔案館內，大多是在大學生畢業時才由檔案工作者加班加點、突擊整理完成。為了完成轉遞任務，往一堆存放幾年的檔案中添加些材料，隨即又被轉走，這無疑是對高校學生檔案價值的浪費。如能時刻關注學生的日常動態，及時完善其檔案內容，不僅能有效提高檔案的服務水平，而且能改善學生管理的現狀，更有利于新時期的高校人才培養。
(四)畢業檔案接收部門的工作疏忽不利于高校人才培養的順利進行
近年來，在高校學生檔案管理的工作實踐中存在一個問題:高校大學畢業生的檔案在被用人單位接收以后，由于一些部門的工作疏忽，使學生檔案的回執不能及時返回學校，在一定程度上增加了高校學生檔案管理工作的難度。比如，在查找一些丟失檔案的下落時，不但要消耗大量的時間和精力，而且嚴重影響了高校學生檔案管理的規范化和制度化，也對高校人才培養產生了不利影響。學生檔案對畢業生就業及后期的職業影響是高校人才培養的重要依據，如能得到用人單位的及時反饋，將能推動高校人才培養的順利進行。
三、人才培養視角下高校學生檔案管理創新的有效途徑
針對學生檔案管理存在的一些問題，結合新時期高校人才培養提出的新要求，高校應積極探討解決方式，創新學生檔案的管理形式，從而發揮其高效的服務功能，為高校人才培養提供堅實的保障。
(一)完善高校學生檔案的建檔工作，為人才培養奠定堅實的基礎
依據《檔案法》制定符合高校實際情況的學生檔案管理辦法，堅持“三統一”原則，即統一建檔內容、統一建檔標準、統一規范管理。同時，改進材料積累方法，確保材料齊全，這是高校人才培養的堅實基礎。月統計法可用來建立學生檔案，每學期都合計學生的綜合素質。這項工作可由輔導員老師完成，學生參與活動的情況應定期統計，獲獎材料等也應及時記錄，逐步建立起完善的電子檔案。到每學期末加以小計，并收取所有材料，建立起實物檔案。到學生臨近畢業時，認真核對電子檔案與實物檔案，確定無誤后將所有材料入檔。另外，學生干部也可作為輔導員以外的補充力量，如果他們的力量得以發揮，材料的收集與整理工作將會更加快捷高效。
(二)健全學生檔案信息資料，為高校人才培養提供有效的保障
現有高校的學生檔案材料一般有中學生畢業登記表、高考資料、獎懲材料、黨團組織材料、學生鑒定表等。雖然這些材料能較好地反映每個學生的整體形象，但隨著競爭越來越激烈，人們對信息資料的需求和依賴程度越來越大，新形勢下人們對檔案信息資料開發和利用也有了更高的要求。為了更全面、更具體、更準確地反映每個學生的面貌特征及發展規律，我們應收集一些主要的、典型的信息資料，豐富學生的檔案內容。一些反映學生實踐能力的材料，如畢業設計實習的鑒定材料、勤工儉學材料;反映學生生活方面的材料，如社會服務、在校生婚育證明等能全面真實反映學生實際情況的材料，都可納入學生檔案，從而豐富學生檔案的內容。只有在學生檔案中原有的學籍等材料的基礎上建立起綜合素質檔案，學生的個性和實力才能得以充分顯現，學生的就業競爭力才能得以提高，高校的人才培養才能得到有效保障。
(三)加快學生檔案管理電子信息化進程，是人才培養的迫切要求
高校學生檔案的管理工作如果只停留在整理和保存階段顯然是不夠的。新時期的高校人才培養迫切要求學生檔案能夠充分挖掘檔案中其他有價值的信息，盡可能地從中找出具有規律性和結論性的材料，以有效提高檔案材料的利用率。在遵循客觀規律的基礎上，檔案管理人員還應學會將新技術和新設備等現代技術應用到實際工作中。這有助于學生檔案的科學化分類歸檔，也有利于檔案管理現代化的實現。根據每個學生在校期間的不同特點，將其規范化的檔案材料分別錄入電腦存貯。如此，檔案查詢工作將變得簡單便捷。不論是高校還是用人單位，都可對學生的個人信息進行及時準確的考核。另外，無紙化辦公縮減了繁重的工序，也節省了大量的人力和物力，也將使高校學生檔案管理工作更加準確高效?？焖偃妗蚀_系統的學生檔案服務，不僅是檔案規范化和科學化管理的體現，更是檔案信息深度開發和利用的迫切需要。
(四)改善高校學生檔案的傳遞工作，規范人才培養的程序
在高校學生檔案的傳遞工作中，要把握好進出兩大關口。新生檔案的接收工作需要學校及其他相關部門的積極配合。如招生就業指導中心在錄取新生時，以書面形式告知學生檔案傳遞應該采取何種方式、檔案寄送的詳細地址和部門等。另外，一定要重點強調檔案的傳遞方式。在畢業生檔案的傳遞中，可以采取多種傳遞方式。按照國家機要文件的管理要求，機密文件必須用機要文件渠道來傳遞，可在現實生活中機要傳遞卻無法滿足所有學生的派遣需要。因此，針對沒有機要接收關系的單位，可以采取專人直接送遞和物流派送等多種傳輸方式。另外，學生改派后的信息，相關部門要及時傳遞給檔案館，以免檔案館依然按原派遣單位錯誤寄送學生檔案，切實減少給學生造成的不必要損失。這不單是高校學生檔案工作的要求，也是新時期人才培養規范化的需要。
四、總結
總之，積極完善高校學生檔案管理制度，及時改進工作方式，既是高校人才培養的需要，也是社會經濟發展的需要。它不僅有利于高校的自身建設，也有助于畢業生的順利就業。高校學生檔案工作者要不斷提高檔案管理水平，為培養高素質人才、促進大學生就業、提高高校管理水平做出應有的貢獻。
作者：席杰 單位：河南大學
第十篇：信息化環境高校檔案管理探究
1信息化環境下高校檔案管理的作用和意義
高校檔案信息化管理具有兩方面作用。一個是時展的必然潮流，二是當前互聯網信息化發展的要求。同時，隨著社會經濟的發展，教育方面改革的不斷深入，高校檔案管理在不斷革新的基礎上，需要實現信息化管理。
1.1高校檔案信息化具有易保管、易開發、易使用的作用
在電子信息化普遍應用之前，高校檔案采取傳統的管理方式，這種管理方式主要是人工作業，檢索局限性高，效率低。特別是在整理、查找、翻閱電子類型的檔案時，往往要耗費大量的時間和人力。在翻閱的過程中，甚至會造成數據的流失。因此，實行高校檔案信息化管理非常必要。高校檔案信息化管理能快速對數據進行儲存、傳輸、檢索及共享，相比傳統的手工作業更加省時省力，且方便使用、操作。另外，高校檔案實現信息化管理之后，可以擁有更加充足的時間進行科研，為學校贏得了更廣闊的發展空間。眾所周知，檔案信息庫的作用主要就是給使用者提供服務。信息化檔案的建立，給學校的教師和學生提供了更加便利的服務。如果建立高校檔案僅僅是完成一項工作，那么檔案的建立也就失去了它原本的作用，成了一件擺設。因此，在建設高校檔案信息化時，應以給使用者提供價值的大小作為重要參考依據。另外，高校檔案信息化應緊跟社會、時展的步伐，只有不斷推陳出新、與時俱進，實現規范化管理模式，才能為高校工作者、學生、老師提供最切合實際的服務。
1.2高校檔案信息化是高校改革的必由之路
高校檔案是將學校中有價值的資源進行儲存、保管，方便人們使用。當前，互聯網信息已經進駐到各行各業中，因此在高校改革的同時，信息化檔案管理也成為了一種必然走向。檔案的建立就是要發揮最大的使用價值。高校實現信息化檔案管理之后，不僅提高了使用效率，更彰顯了它的價值。檔案只有在頻繁使用的情況下，才會顯示出更大的價值。在信息化時代的影響下，高校推出了數字化校園建設的理念，在該理念的指導下，高校檔案管理必須要實現信息化管理。高校檔案信息化要走向正規發展的道路，首先要建立完善的網絡體系，充分利用系統平臺的功能對檔案進行分類、篩選和處理。其次，除了建立網絡化系統外，最重要的工作就是聚集更多的信息資源。網絡只是傳播的工具，如果沒有信息資源，也會成為無源之水，沒有辦法利用。因此，加快高校檔案信息化管理能夠借助網絡的力量，最大化的實現檔案資源的價值。
1.3高校檔案信息化加強了與社會信息的交流與融合
科學技術能夠推動生產力的迅速發展。當今，在世界經濟一體化的影響下，信息時代已經來臨。特別是在文化信息與科技信息的推動下，促進了社會的進步和發展。眾所周知，高校是科技、文化、人才的盛產地，在高校檔案信息化的影響下，也必然會加大各種信息資源的流通、傳播以及使用。在該形勢下，高校發展將會與社會發展接軌，最終實現雙贏。
2高校檔案信息化面臨的障礙和困難
在高校檔案信息化潮流的推動下，各大高校紛紛進行檔案信息化改革。一方面，高校檔案信息化取得了一定成績，但由于高校檔案信息化發展還不成熟，所以當前高校檔案信息化管理仍然面臨著一系列的問題。
2.1傳統檔案管理理念存在滯后性
當前，即便檔案信息化已經成為一種新的理念，但是在傳統檔案管理重收藏，輕使用思想的影響下，阻礙了高校檔案信息化管理的進程。社會經濟發展的同時促進了信息的發展，同樣信息的發展也推動了社會經濟的發展。因此，實現信息化管理是推動社會經濟發展的必然道路。在當前社會經濟高速發展的時代，一定要拋棄將檔案束之高閣的傳統思想，進一步擴大信息流通的渠道，利用信息技術更好地為人類、為社會服務。
2.2基礎設施缺乏，建設費用不足
在高校檔案信息化管理推進的過程當中，盡管很多部門、單位領導給予了相當的重視，但是因為項目資金不足，導致檔案信息管理設備陳舊、落后，降低了管理效果。因此，當前高校檔案信息化管理同樣面臨著資金不足的問題，要建立健全基礎設施，不斷提高信息化管理的程度，還必須在資金方面下功夫。
2.3從事檔案管理方面的人員素質不高
在高校檔案管理中，從業人員普遍素質比較低。主要有這幾個方面的原因。第一，檔案管理培養機制有待完善，這方面的人才也比較缺乏，精通管理技術方面的人才更是鳳毛麟角。第二，高校檔案管理人員沒有經過正規的檔案管理學習，很多高校人事制度不明確，錄用親戚、家屬從事相關方面的工作，這些人大部分是手工操作，對現代化信息管理知之甚少。第三，高校領導認為檔案信息管理不重要，缺乏思想意識上的重視。因此，根據上述問題，要實現高校檔案信息管理正規化，必須對相關人員進行業務培訓，提高業務能力和素質。
2.4檔案信息管理沒有統一的標準
在建設高校檔案信息管理的同時，必須將網絡系統標準、高校和地方的數據庫，以及相關使用方面的標準落實到位。當前，高校檔案信息沒有統一的標準，導致信息不完整或失真，使信息資源在利用時出現負面影響。因此，建立高校檔案信息標準化迫在眉睫。當然，除了建立相關標準之外，也要加強法律、政策、法規方面的保護，最終保障高校檔案信息化的真實、完整、有效。
2.5檔案信息化資源分散，保障體系不健全
在信息大爆炸的時代，需要將大量，能夠發揮價值的電子資源進行收集并且有效保存。但是，高校檔案管理與整個高校自動化的分離模式，使得積壓的電子資源得不到及時整理，導致電子資源分散，加大了信息化檔案工作的任務。另外，數字化檔案的實現，為信息的管理、應用提供了更加便捷的服務。最后，檔案信息化管理缺乏完善、健全的保障體系，導致一部分信息在使用的過程中，出現泄漏的現象，對高校造成安全風險，嚴重的還可能導致巨大經濟損失。因此，針對這種情況，要不斷加強高校檔案管理的保護措施，保證高校檔案信息化管理的安全運行。
3提高高校檔案信息化管理的有效辦法和措施
3.1加大資金投入，健全基礎設施
高校檔案信息化管理要走向正規，必須加強基礎設施的建設，這是必不可少的硬件保證。因此，教育部門要不斷加大對高校檔案數字化管理資金的投入力度，為高校引進更加先進的管理設備，實現高校檔案管理基礎設施的完善。另外，高校應建立局域網自動管理模式，方便館中工作人員對檔案進行編目、整理。除此之外，到館內查詢資源的人員可以通過局域網自動聯機、檢索的方式，快捷的使用信息資源。最后，有條件的情況下，可以在館內實現無線網覆蓋，讓所有來管內的人員都能得到方便、快捷的服務。
3.2加強檔案信息化管理意識，培養檔案管理人才
一方面要加強高校領導層面對檔案信息化管理的重視程度，只有上級堅定檔案管理信息化道路，才能最大化地推動檔案信息化管理的運行。根據檔案管理方面的知識，認真制定相關制度，并把數字化檔案建設納入學校的日常工作中。要實現這個目標，必須認識到信息化時展的趨勢，信息傳播的意義，使用的價值，并且拋棄傳統檔案重視收藏的落后思想。再次，要建立一支業務素質高的檔案管理隊伍，對館內現任職的人員實行定期檔案管理方面的培訓，提高他們的綜合能力。另外，外聘專業的檔案管理人員，將其吸收到檔案管理團隊中。提高檔案關系信息化建設，要從人才培養上抓起。
3.3實行規范化檔案信息標準與制度
規范化標準是高校檔案信息化運行的重要保障。如果檔案標準不統一，就會導致檔案不完整、不準確，給高校檔案的管理帶來很大的障礙和困難。在推進高校檔案管理信息化進程中，國家有關部門出臺了相關管理規范和標準，以供高校參考。同時，在執行規范、標準的同時，各高校應立足實際，逐步提高高校檔案信息化建設的質量和效果。
3.4采取必要的安全性保障手段
為了防止檔案信息泄露造成的損失，高校應該采取必要的網絡系統防護措施來保證檔案信息的安全性。除此之外，建立正規的訪問制度，對非法訪問的用戶實施屏蔽功能，做好每一個環節的防護工作。
4結語
在信息時代影響下，高校要實現自身發展，必須要走檔案信息化道路。檔案信息化不僅方便了檔案的傳播、使用、儲存，更為高校爭取到了更多時間進行科研活動，從而不斷推動高校發展。當前，檔案信息化管理雖然取得了一定成績，但是也面臨著各種各樣的問題，在此基礎上，本文提出了推進高校檔案管理信息化的方法和措施，希望為高校圖書館建設提供參考。
作者：陳小梅 單位：嶺南師范學院基礎教育學
