前言：尋找寫作靈感？中文期刊網用心挑選的高校學生檔案管理論文2篇，希望能為您的閱讀和創作帶來靈感，歡迎大家閱讀并分享。
第一篇
一、關于我國傳統的高校檔案管理概述
（一）來自南京大學的調查
本世紀初，南京大學曾經做了一次關于國內高校檔案館上網情況的調查。在調查中，南京大學將全國各個地區共分成了七大部分，并且統計出了每個地區高校在線檔案館數量所占的比重。調查中發現，在每一個地區的高校的網上檔案館中，不論是非功能性類目還是功能性類目都具備“本館信息”和“機構設置”的基本查詢服務選項。相比之下關于信息服務的項目、校史信息瀏覽、檔案館規劃等就顯得不是那么完善，甚至有很大的欠缺。這就表明了我國傳統的高校檔案管理工作對于學術資源方面的研究還不夠到位。
（二）河南省的高校檔案管理工作
河南省的本科院?？偣彩侨凰?。其中建立有網上檔案館的高校僅僅有八所，數量僅占總數的百分之二十五左右。在檔案館網上類目的設置方面，僅有的八所學校中，數量也不是很喜人。一級類目的設置上，各高校質量參差不齊。甚至有些高校的網上檔案館中出現過空設類目的現象，常常呈現出“類目正在建設中”的字樣甚至根本打不開類目。網站的宣傳力度也十分低下，造成網站的訪問量寥寥無幾的尷尬狀況。
二、我國傳統高校檔案管理工作存在的缺陷
（一）高校對檔案管理工作普遍重視不夠
在我國的傳統高校檔案管理工作中，高校的領導普遍對這個部門和工作重視不夠，無法及時認識到檔案管理的重要性。經常把檔案管理部門排除在重要的會議之外，由此導致學校對檔案管理部門的投入不夠、經費不足，對檔案管理工作支持力度不夠。國內甚至某些高校的檔案管理部門不符合國家標準，缺陷十分多。
（二）高校檔案管理從業人員素質有待提升
部分高校的檔案管理工作人員不僅沒有專業的管理技能，工作態度更是十分惡劣，不愿意長期在電腦面前整理資料，甚至整理的資料馬馬虎虎、模棱兩可，耽誤了許多學生的重要資料的傳送。除此之外，高校檔案管理工作人員的選擇和任務分配也存在問題，工作分配不合理、人員招聘不合格等現象層出不窮。
（三）檔案信息服務過于單一
高校檔案管理是由多種類目的檔案構成的有機整體，每一個類型的檔案都有自身的獨特功能，其服務的主要對象一般是校內的教師學生等，有一些也擁有服務社會的功能，但是目前的高校檔案管理機構為教師學生的服務少之又少，更不用說為社會提供的服務如何。
（四）管理工作信息化程度低
現階段，雖然大部分的高校檔案管理工作都引用了計算機作為工作平臺，但是盡管如此，對信息技術的運用依舊停留在初級階段，完全沒有達到信息化的標準要求，主要表現在缺乏必要的信息資料綜合處理能力上。系統功能的單一化和處理思路的不清晰使得計算出標準數據的概率十分低，高校檔案管理工作舉步維艱。同時又由于部分高校對檔案管理工作的重視不夠、投入不夠，導致該工作的信息化程度低下，服務效率低下。
（五）信息的共享步履維艱
由于各個高校對自己的內部信息都持有一種保護的心態，這就造成了高校之間信息共享橋梁的難以搭建，各高校的信息共享最大范圍也就維持在本校的校園之內。即使許多高校已經意識到了檔案管理工作中實現信息資源共享的重要性，但是由于本校體制等的種種限制，也無法打破學校自身設立的框架，快速實現信息資源的共享。
（六）高校的檔案整理工作方式落后，大多以手工為主
一般來說，高校的學生招生量是比較大的，因此，檔案整理工作必定不容易，在整理量十分多的情況下，許多高校依舊停留在手工整理的級別上，并且主要用體積重量都較小的紙張來保存管理信息。這就導致了檔案整理工作效率低下的現狀，出錯頻率也很高。
三、信息資源共享模式在檔案整理工作中的重要性
信息資源共享模式的建立是國家信息化建設的必然要求，也是高校檔案整理工作的發展趨勢。隨著信息化的發展，信息共享成為越來越重要的詞匯之一，實現高效檔案整理的信息共享將會極大地提升高校的工作效率，在國家大力建設信息化資源的背景下，只有順應國家的發展要求，才能夠更好地發揮高校的現代化教育作用，走在信息化發展時代的前沿。信息資源共享模式的建立是民眾知情權和社會公共信息發展的需要。高校作為高等教育的重要部分，其所擁有的檔案管理信息能夠極大地反映出現階段高等教育的大體情況，這對于社會公眾的知情權來說是十分重要的。隨著社會開放性的不斷加大，早期的高校檔案管理館只為少數教師和學生服務，現在已經發展成為為整個社會公眾服務的重要機構。
四、建立信息資源共享模式的對策
（一）加強思想層面的教育，抓住上層設計部分
事實證明，高校檔案管理中信息資源共享模式的建立是一個系統性的工程，隨著信息技術的發展，這一大工程的建立在技術層面上已經不存在大問題。主要問題就在于各個高校之間的聯系。由于各個高校都是自治狀態，一旦將多個高校聯系在一起，那么規劃、管理、領導等就成了最重要的問題。因此要加強自上而下的上層設計，因為只有自上而下才能避免自治的現象，形成統一有效的科學管理。
（二）加大力度支持檔案管理工作
部分高校對檔案管理工作的不重視導致了檔案管理工作缺少經費的問題，因此，必須號召廣大高校加大對檔案管理工作的經費支持和投入?！陡叩葘W校檔案管理辦法》也明確指出，高校要為檔案管理工作設立適當的專項資金，以滿足本校檔案管理工作的基本需求。加大對檔案管理工作的資金投入，是促進該項工作順利發展的重要保證，更是加快檔案信息化建設的重要途徑。
（三）著重提升高校檔案管理工作的人員素質
高校檔案管理工作人員的素質關系到工作的質量，直接影響著檔案資料的開發深度。就現階段的情況來看，多數高校的檔案管理工作人員缺乏專業的管理技術和資料整理能力。為此，學校必須對工作人員進行定期培訓，不僅要增強他們的職業技能，更要提升他們的工作覺悟，加深對檔案管理工作重要性的認識。加大力度引進優秀的外來檔案管理人才，從根本上提高檔案管理工作的質量和水平。
（四）建立健全高校檔案管理信息共享服務體系
這一體系的建立主要是為了保證高校的檔案管理信息不僅僅向教師和學生開放，更加大范圍地向社會公眾開放，并為其服務。檔案信息服務體系主要由檔案的保管、整理和查詢三個部分構成，用流暢的工作流程來促進高校檔案管理工作的開展，保證信息共享服務更加人性化、更具開放性。
五、總結
綜上所述，高校檔案管理中的信息資源共享模式的建立已經成為時展不可扭轉的大趨勢，如何根據實際情況，規劃管理各大高校，緊張有序地開展信息資源共享模式的建立工作是現階段國內各大高校的當務之急。其中建立健全高校檔案管理信息共享服務體系是整個過程的重中之重，也是決定高校檔案管理工作能否順利開展的重要保證。
作者：易蓮 單位：長江職業學院 湖北技能型人才培養研究中心
第二篇
一、高校檔案管理中存在的問題
（一）檔案收集不全、門類單一
其一，大部份高校的檔案收集偏重文書（紅頭文件）的保存歸檔，而會計、基建、人事、宣傳等方面的文件材料由于管理者的觀念問題，有些仍舊處在是否應收集在綜合檔案室里的問題，另外，在日常工作中還會形成許多沒有紅頭的文件材料，如單位的重要影像資料、會議記錄、領導的重要報告（講話稿）、典型材料、各種統計報表、重要會議（如黨委中心擴大學習會議、上級單位來訪檢查）的計劃、請示、批復、通知、名稱、議程及辦理情況等全部記錄都沒收集歸檔，造成檔案整理不規范，造成檔案收集的不穩定性。其二，忽視了科研、學刊等檔案的收集歸檔。其三，以特殊載體為材料（重大活動及報告的錄像帶、錄音帶、光盤、照片等）檔案往往因其存儲量大、內容較廣、人員對其管理疏漏，導致未對這些特殊檔案進行擇重篩選，且無重要文字說明（時間、地點、人物、反映事件、攝影者等）重要信息。此外，據了解核實，某些機要部門雖然按照上級單位來文要求，在規定時間（加蓋公章）回復了文件或數據上報，但并未留下同樣加蓋本校公章上報文件或數據的原件或復印件附在上級來文后面存檔。在上級單位來文中，有些文件材料屬于重要檔案需要歸檔，可是往往在這些文件的后面看不到當時處理或上報文件、數據的文件材料，致使材料不完整。
（二）檔案意識不足、檔案利用效果低
高校檔案的重要作用不僅是為教職人員和學生提供“檔案服務”，更重要的是開發利用高校檔案資源，在提升高校辦學層次的同時，開發、拓展學校歷史資源，挖掘其蘊含的隱形資源價值。在我國高校中，各高職院校已經逐步開始對檔案管理進行現代化電子檢索，有可持續且良好的發展環境，其中，領導的重視和經費是保障高校檔案管理正常和有利發展的必要條件。現在，逐漸形成了高校參與到國家質量管理體系，在此體系中，領導重視、全員參與非常重要，領導的意識決定著高校檔案管理發展的空間與環境。另一方面，對檔案建設所需經費投入甚少，檔案辦公室、檔案庫房和閱覽室三合為一，檔案庫房設備簡陋、檔案柜跟不上未來3—5年檔案數量的發展，特別是現在檔案數量和門類的不斷增加，簡單的電腦文檔查詢已遠遠不能滿足未來檔案服務的發展，提供檔案管理軟件、增加人手輸入、加大學校檔案網絡的運行環境，這些是未來高校檔案工作服務及發展的根本途徑。學校可以結合自身檔案工作的實際，購買適合學校檔案工作的檔案管理軟件，使檔案信息資源充分得到利用，從而促進高校檔案工作的使用率，提升檔案服務質量。
（三）規章制度、執行力度不強
目前，各高校都建立制訂了完善的檔案管理制度，并要求每一名檔案管理員都要遵守相應的規章制度，但很多制度卻從未真正執行過，實則虛已，造成兼職檔案工作人員工作態度消極，檔案工作完成被動牽強，缺乏工作熱情，沒有足夠的耐心和責任心，使得檔案管理工作止步不前。（五）檔案文化宣傳滯后、創新能力不足高校檔案工作的宗旨是以“檔案服務”為核心，在現有條件下的檔案工作環境中，努力提高檔案服務工作，基本工作往往以“查詢提供檔案”為主，然而，這種形式的檔案服務提供，已經遠遠落后于現在檔案工作的創新服務，檔案管理工作只能局限在檔案庫房里，得不到更廣泛的宣傳。
二、高校檔案管理的對策研究
（一）檔案管理人員應配給到位
各高校應從學校長遠發展的角度出發、通盤考慮，選擇一定比例的能長期工作、德勤俱佳的專職檔案工作人員和兼職檔案工作人員，以提高檔案工作人員的工作素質。
（二）重要檔案應歸盡歸
會計、基建、人事、宣傳等檔案在學校檔案中舉足輕重，是必不可少的，應該引起領導、檔案管理者及所有人員的重視，必須收集整理歸檔。其中，針對上級單位來文中屬于重要數據或材料需要歸檔的檔案，可以采取從公章用印的時候解決，凡是需要加蓋本校印章的紅頭文件，必須向學校印章管理者至少移交一式二份的紅頭文件（一份存檔，一份上報）。隨著高校教學科研能力的不斷加強，科研創新項目也將成為高校教學能力舉足輕重的指標，各級科研項目不但體現了教學能力的提高，同時也突出了高校發展中的教學歷程。特殊載體為材料（重大活動及報告的錄像帶、錄音帶、光盤、照片等）檔案材料對今后的工作查考有著重要作用，特別是對開展學校大事記、專題史志、重要人物傳記、重要事件回顧、學校標志性成果發展史、學校某一重要歷史時期記錄等各類專史有著不可取代的價值，各高校應結合自身工作的實際，制定適合本單位的收集范圍和歸檔辦法，使能反映各高校整體工作面貌的所有檔案都能夠得到及時準確地歸檔保管。
（三）進一步加強高校檔案的建設與開發
檔案的建設首先需要得到重視，其次全員的參與，是全校教職人員共同努力，積累后的匯集成果，形成的學校檔案資源價值。積極建設現代化電子檢索，提供良好正常發展的條件，才是檔案工作得以順利開展的必須條件。
（四）健全相應的制度體系
各高校要加強規章制度的執行力，對檔案管理人員有獎有懲，檔案管理會議的著重點不僅要突出在提高檔案管理的業務上，也要提高檔案管理人員對檔案工作的熱情，才能讓檔案工作有章可循，有條不紊地進行。
（五）加強檔案文化宣傳工作
高校應從多元視角出發，打造檔案文化效益。檔案宣傳工作不僅要針對教師和檔案工作人員，更可以從學生著手，從介紹學校的歷史沿革到院系專業設置的發展，結合檔案文化的特征，挖掘高校檔案里的故事，并將這樣檔案以原始、真實、客觀、智慧的形式進行提煉和升華，要以專業化、系列化和多元化的方式不斷注入新的檔案文化元素，以加強創新現代高校不斷增長的檔案文化需求。
作者：劉丹 單位：長江職業學院湖北技能型人才培養研究中心
