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中鐵大橋局集團有限公司（簡稱中鐵大橋局）通過完善設施、隊伍建設、規范管理，提升人事檔案管理數字化、專業化、標準化水平，筑牢檔案管理風險防控屏障，為新時代國企人事檔案管理工作提供了有益的經驗。
一、完善設施，提升管檔數字化水平
中鐵大橋局針對大數據時代檔案管理工作的新特點，以集團管理信息系統建設為契機，完善檔案管理軟硬件設施，推動企業人事檔案管理數字化升級。
1. 搭建管檔數字化平臺
對接中國中鐵“三層級”管理模式，運用大數據、人工智能等先進信息技術，搭建檔案管理數字化平臺，優化設計權限管理、檔案查詢、檔案維護、檔案傳遞等主要模塊，建立檔案資料電子查詢索引，實現系統內人事檔案信息的快速查詢，助力集團人力資源的統一調度和高效利用。
2. 改善管檔硬件設施
對傳統檔案庫實施信息化改造升級，以智能化密集架替代傳統檔案柜 ；按照檔案庫房、檔案閱覽室、管檔人員辦公室“三室分離”的要求，新建占地面積 160 平方米的集團總部數字化檔案庫，并按照人事檔案數字化管理流程，對數字化檔案庫進行功能分區，劃分檔案材料鑒別區、整理區、閱覽區、數字化工作區等專區。同時，指導集團所屬 17個管檔單位同步建設數字化檔案室，全面提升全系統檔案管理工作質量和效率。
二、隊伍建設，提升管檔專業化水平
1. 注重隊伍建設
中鐵大橋局注重將政治過硬、能力過硬、素質過硬的青年員工選拔到檔案管理工作崗位。目前，集團人事檔案管理工作團隊共有32人，其中，35 歲以下人員占比 43% ；研究生學歷人員 5 人，占比 16% ；本科學歷人員 25 人，占比 78% ；?？茖W歷人員 2 人，占比 6%。近年來，多名優秀管檔人員得到提拔重用，檔案管理人才已成為集團各層級管理崗位的重要人才來源。
2. 加強業務培訓
中鐵大橋局定期組織檔案管理業務培訓，持續提升管檔人員的業務知識水平 ；通過業務競賽、以干代訓等方式，提高管檔人員對相關制度、標準規范及操作流程的熟練度，培養兼具專業知識與信息化能力的檔案管理人才。
三、規范管理，提升管檔標準化水平
中鐵大橋局將人事檔案管理融入企業人力資源管理工作全過程，從做細、做實各項基礎工作入手，建立起統一規范的制度、清單、臺賬、模板。
1. 規范管理行為
集團通過修訂《人力資源開發與管理文件及流程匯編》，優化相關管理制度和流程 128 多項，建立統一的檔案管理操作流程并編制流程說明書，明確各流程的適用范圍、操作步驟、責任部門、流程步驟描述、輸出文檔報送模板以及紀實材料、人事檔案、文書材料存檔路徑，為人力資源管理各項基礎工作提供了有力的制度支撐和操作指引。同時，對干部提拔、人才引進等關鍵環節，堅持“凡提必審、凡進必審、凡轉必審”原則，把牢人事檔案審核關。
2. 加強制度建設
中鐵大橋局以中共中央辦公廳2018 年修訂的《干部人事檔案工作條例》為遵循，及時對人事檔案制度進行修訂完善，出臺《中鐵大橋局集團干部人事檔案日常管理制度》《干部人事檔案管理崗位職責》《干部人事檔案分類歸屬及歸檔要求》《干部人事檔案工作流程及風險防范要求》《檔案消毒滅菌管理制度》《檔案數字化工作流程》《人事檔案查（借）閱管理流程》7 項制度，推動人事檔案管理工作科學化、制度化、規范化。
3. 建立清單/臺賬
中鐵大橋局推行人事檔案日常管理清單制度，做到及時、準確收集人事檔案材料，在此基礎上形成《接收檔案初審報告》《新增人事檔案材料歸檔清單》《借閱審批表》《查閱（復制）人事檔案審批表》《檔案傳遞通知單》《檔案傳遞回執》《人事檔案目錄及專審信息對比清單》7項管理清單 ；建立《人事檔案接收臺賬》《人事檔案外借臺賬》《人事檔案轉遞臺賬》《人事檔案查閱臺賬》《人事檔案材料銷毀臺賬》《在冊員工檔案管理名冊》《離職員工檔案管理名冊》《未滿五年死亡人員檔案管理名冊》《退休人員社會化檔案移交管理名冊》9 項工作臺賬 ；制作人事檔案專項審核工作專用的 5 類《干部任免審批表》、9 類《干部任免審批表》《干部履歷表》及《人事檔案缺少材料說明》等 4 項重點材料填寫模板。上述各類清單、臺賬、模板環環緊扣并形成閉環，將檔案日常管理工作落實落細，有效提升了管檔標準化、精細化水平。
四、四個環節，筑牢風險防控屏障
針對“存疑檔案”入庫、檔案信息泄露等人事檔案管理風險，中鐵大橋局圍繞人事檔案管理工作中的“建、管、用、監”四個環節，筑牢風險防控屏障。
1. 建立“負面清單”
制訂《干部人事檔案工作流程及風險防范措施》，全面系統梳理人事檔案管理工作流程，對各個工作環節逐一進行風險點檢、識別和分析評估，明確各類風險點并建立風險防控“負面清單”。
2. 完善防范措施
針對人事檔案管理過程中安全風險發生頻率較高的重點環節，依據風險管控“負面清單”，系統優化檔案轉入、檔案轉出、檔案利用、檔案傳遞、檔案數字化 5 個操作步驟，完善檔案材料收集鑒別、核對檢查、分類排序、裝訂編目、紙質和數字檔案歸檔、保管、查借閱、傳遞、入庫等 16 個關鍵風險點的防范措施，并加強檔案管理風險預測、預警工作。
3. 加強訪問控制
中鐵大橋局堅持紙質檔案和電子檔案“雙檔并行”管理制度，嚴格控制人事檔案數字化系統訪問權限。在檔案數字化管理系統中實行“三員獨立”的身份管理，即檔案主管、系統管理員和檔案管理員不能為同一人，擁有各自的獨立賬號并分別履行相應職責，如系統管理員擁有權限管理、登錄信息管理、系統版本維護、檔案室機構維護等權限，檔案管理員擁有檔案維護、新建檔案、檔案查借閱、檔案材料綜合分析、員工技術檔案和人員信息設置等權限，從而實現對各個環節的安全閉合管控。
4.“清單化”與數字化管理無縫銜接
人事檔案數字化管理系統功能在囊括實體檔案管理模塊基礎上進一步完善，如在“檔案維護”模塊中新增“檔案補充”功能，檔案管理員在進行新增材料操作時，須嚴格遵守“清單化”管理流程，無縫對接數字化管理信息系統，從而保障人事檔案的安全性、真實性。
作者：呂靜 單位：中鐵大橋局集團有限公司