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摘要:在大數據的時代背景下，需要高校進一步的強化人才培養工作，提高人才培養水平和質量，研究生方面招生規模正在逐漸增加，目前需要針對研究生檔案進行科學有效的管理，本文主要是關于研究生檔案工作問題以及相關策略的研究，以供相關專業人士進行參考和借鑒。
如今，高校在教學水平、辦學理念以及辦學水平層面都有了質的發展和飛躍，研究生培養規模正在逐漸擴大，更加需要當前強化研究生檔案資料管理工作，要求相關人士端正工作態度，進一步提高檔案管理質量和管理水平。研究生檔案不僅僅是研究生在學校期間記錄載體，而且是畢業之后參加各類考試的重要依據。檔案管理工作開展的過程當中，研究生檔案資料管理是不可忽視的一部分。通過對于研究生檔案資料管理能夠充分展現出學校管理情況。針對國內的研究生檔案管理實際情況進行分析，需要相關人士采取合理措施進行改良和優化。
一、研究生檔案作用概述
首先，研究生檔案是學生實現發展和就業的根本性依據，同時，檔案中也記錄著研究生學術成果、學術思想，記載著研究生各方面的情況，用人單位只要查看檔案就可以選擇相關人才。其次，研究生檔案也是保障高校教學質量得到提升的關鍵性材料。研究生檔案對于學生在讀研期間學術、品行、規范以及科研等方面進行了記載，充分體現出了高校的人才培養的全部過程，導師們通過觀看研究生檔案材料，導師就可以充分了解到研究生的特點，可以有利于導師采取科學有效教學方式，促使導師工作思路進行調整和優化，幫助研究生確定主攻方向以及明確課題，讓研究生個體優勢得到充分地發揮，有利于研究生學術水平得到進一步的提高，同時，可以讓研究生在學術研究方面有所突破和拓展。最后，研究生檔案資料是學生獲得學位證書以及學歷的相關憑據，需要保障檔案管理的高效性和準確性，要客觀以及原始的記錄研究生的學校情況和各種表現，其中包括研究生的學業成績、德智體美、開題報告、社會實踐、論文答辯、轉學復學、獎勵處分情況，因此，可以對于符合條件研究生頒發學位證書以及畢業證。進而規范研究生辦學工作，提高辦學水平。
二、高校研究生檔案管理工作過程之中存在的主要問題
(一)重視程度不夠以及缺乏專業管理人員
大部分的高校對于研究生檔案管理工作缺乏深刻認知，依然存在著很多高校缺乏專門檔案辦公室，同時，沒有專門檔案人員任命和編制，特別是二級學院通常都是教務秘書所兼任，但是教務秘書本身的工作量比較大，難以實現專業化以及系統化的檔案資料管理。另外，從工作人員角度進行分析，大部分的檔案工作人員認為只要不丟失、不遺漏檔案就等于出色完成工作，這樣觀念相對較為片面，無法切實地提高資料管理水平和管理質量。
(二)研究生歸檔信息內容單一
研究生檔案資料是研究生踏上工作崗位同時也是參與各項考試的重要憑證和依據，這就需要對于歸檔材料名單進行科學合理的明確，但是大部分地高校缺乏對于這方面工作的高度重視。首先，目前依然存在著很多的高校工作開展的過程當中大同小異，歸檔材料方面，主要包括了個人培養計劃、招生錄取材料、實踐報告書、中期篩選考核表、答辯材料以及學位論文開題報告等。其次，材料的趨同性相對較為嚴重，未能充分展現學生個性化和獨特性。如今，研究生培養過程中更加需要注重學術性和專業性，更加要通過檔案資料充分展現學生個性化和獨特性。
(三)管理模式和手段相對落后
檔案管理手段和管理模式相對較為陳舊和落后，由于檔案管理人員受到傳統思想負面影響，所以未能夠充分地利用好互聯網實現檔案信息化管理，還是采取傳統人工管理的方式，比如，青島大學，研究生學位檔案管理工作是由學校綜合統籌管理，通過人工結合卷內目錄對于檔案進行整理和收集工作。隨著當前各大學校研究生招生規模不斷地擴大，檔案管理工作開展的過程當中依然采取純人工方式特別容易出現問題，導致檔案歸檔不全或者是檔案資料錯誤。另外，還有很多檔案材料記錄之中缺乏日期、沒有編號或者是沒有結合規定用黑色簽字筆填寫表格。
三、高校研究生檔案管理工作的幾點思考
(一)專人專職進行檔案管理
對于目前高校來講，需要高度重視檔案管理工作。要求從檔案管理層面建立合理及科學的規章準則和工作流程，這樣才能夠進一步強化檔案管理工作人員的職能，與此同時，還需要建立檔案管理系統，保證做到專人專職，在檔案管理過程中盡可能避免出現一人身兼數職的情況。除此之外，還需要對于崗位職責加以明確，大范圍普及檔案知識，防止工作人員出現較大失誤，保障檔案的完善性。這樣為研究生求職工作提供良好保障。
(二)利用檔案信息管理系統
對于研究生檔案進行管理的過程當中，需要合理及科學的利用信息化系統。在大數據時代背景下，對研究生檔案如果依然采取陳舊的管理模式難以滿足現實需求，所以這就需要高校提高檔案管理信息化水平，要求在檔案管理過程中進一步強化數字化建設，目前雙一流高校之中管理信息化已經得到了一定程度的落實，值得其他高校加以借鑒。另外，檔案管理工作開展過程中，還需要進一步增加經費投入對于檔案管理系統進行改良和優化，這是目前高校不可忽視的重要任務之一。首先，要求集中力量加強研究生檔案管理工作人員計算機培訓工作，要求充分利用檔案信息管理平臺，切實保障工作人員可以嚴格按照規范進行操作，要求工作人員結合有關數據進行規范化數據統計分析，這樣不僅僅可以有效促使工作人員的工作量得到大幅減少，而且也可以減少人為失誤問題，切實的保障數據材料的真實性、科學性和合理性。其次，研究生檔案資料管理過程中，為了提高檔案管理水平和管理質量，需要加強電子信息平臺的構建，切實保障各大高校之間資源以及數據信息實現良好的共享，讓檔案的潛在作用得到充分地發揮，這樣才能夠為研究生畢業就業提供更多的機會和信息。
(三)加強檔案管理人員專業培訓
在檔案管理過程中，需要檔案管理人員提高自身的專業素養，同時要增強服務意識。高校需要進一步強化思想政治教育工作，這樣才能促使檔案管理工作人員事業心得到提高和增強。研究生檔案管理工作本身就具有較強系統性和專業性，這就需要相關研究生檔案資料管理人員能夠具備良好專業能力和專業素養。對于高校來講，需要進一步展開人員檔案管理技術培訓和知識培訓工作，進而提高工作人員專業能力和綜合素養，另外，在研究生畢業時期需要高校指派檔案管理骨干前往二級院校開展業務指導工作，要切實保障畢業生人事檔案歸檔完整。
四、結語
綜上所述，需要高校進一步強化研究生檔案資料管理工作，提升檔案管理質量和水平，要求相關檔案管理人員可以認清形勢，針對目前存在的問題，需要采取有效的措施加以解決。
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作者:譚洋洋 單位:天津體育學院
