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摘要：檔案是醫院重要的資料文獻，記錄著醫院的發展歷程，全面做好醫院辦公室檔案管理工作，必須結合時展特征，創新檔案管理模式，努力加強檔案管理信息化建設。本文將簡單分析當前醫院辦公室檔案管理特點，系統論述辦公室檔案管理問題，并綜合探討醫院辦公室檔案管理應用方案。
關鍵詞：醫院；辦公室檔案管理；特點；應用方案
近年來，我國醫療衛生事業取得了巨大發展，醫院服務職能得到了進一步優化，與此同時，辦公室檔案管理效率也在不斷提升，管理模式開始轉型為信息化與科學化。然而，不可忽視的是，當前醫院辦公室檔案管理工作中尚且存在三大問題，分別是檔案信息化管理意識不足，檔案信息化建設亟待加強，檔案信息化管理工作缺乏專業人才等[1]，對此，必須全面完善檔案信息化與科學化建設管理機制，加強辦公室檔案信息化建設資金技術投入，培養檔案專業管理人才。
1醫院辦公室檔案管理特點
1.1檔案管理內容豐富
目前，醫院辦公室檔案主要分為以下幾種，分別是行政檔案、人事檔案、業務指導檔案、科研教學檔案、財務檔案等[2]，涉及了醫院管理的方方面面。其中，行政檔案又細分為上級來文、院內文件、規章制度、獎懲處罰等。業務指導檔案包括了醫院發展的各個方面，?？平ㄔO、醫院管理等，這種檔案不僅體現了醫院服務水平和醫生的醫術、醫德，而且反映了醫院的醫風。人事檔案主要是記錄醫生的晉升和聘任狀況，這種檔案數量與醫院的規模有直接的聯系，一般大型醫院人事檔案都在二至三千份[3]。由此可見，醫院辦公室檔案內容非常豐富。
1.2檔案管理工作關系著醫療文化建設
從整體結構來分析，醫院辦公室檔案和本院醫療文化建設的關系主要體現在三個方面：一是做好檔案管理工作有助于加強醫療文化建設，完善醫療文化內容。當代醫院應同步開展檔案管理工作、思想教育工作和文化建設工作，以此宣傳優秀文化理念，傳承優良作風，培養內部工作人員的責任意識與職業價值觀，塑造他們的醫療文化精神，不斷加強本院文化建設，使醫療文化內容更為充實、完善和豐富[4]；二是促進醫療文化創新，明確醫療文化建設工作的發展方向。目前，在醫療文化建設中發揮辦公室檔案管理工作的宣傳作用，積極滲透先輩的作風與優秀文化理念，有助于推動醫療文化創新，使本院文化建設的發展方向更為精準；三是提高全體工作人員的文化素養，為醫療文化建設培養高素質主力軍[5]。醫院在開展辦公室檔案管理工作和醫療文化建設的同時，會對內部工作人員進行職業道德教育和文化方面的教育，從而全面提高他們的文化素養和職業素養，將全體工作人員培養成高素質醫療服務團隊。
1.3檔案管理步入信息化
在信息時代，傳統檔案管理模式已經無法適應醫院辦公室檔案管理信息化與科學化建設需求，為順應時展特征，優化醫院服務結構體系，必須全面改善檔案管理技術，使檔案管理工作步入信息化[6]。
2醫院辦公室檔案管理現存問題
2.1檔案信息化管理意識不足
從整體視角來看，部分醫院檔案管理部門對辦公室檔案管理工作依然缺乏正確認知，沒有意識到加強辦公室檔案信息化建設的重要意義，檔案管理模式無法與信息時代的發展特征相適應[7]。受此影響，大多數工作人員也對辦公室檔案信息化建設工作缺乏應有的了解，不會運用信息技術對辦公室檔案資源進行科學管理，進而導致檔案管理效率較為低下。
2.2檔案信息化建設亟待加強
醫院檔案管理部門如果沒有充分認識到辦公室檔案管理工作的重要性，就不會在這項工作上投入足夠的技術、資金，進而導致辦公室檔案信息化建設急需加強。據調查了解，部分中小型醫院會因為資金、技術等方面的限制，沒有購置先進的計算機軟硬件設備，陳舊的設施難以滿足檔案信息化管理的標準要求，無法充分發揮辦公室檔案管理工作的價值作用[8]。
2.3檔案信息化管理工作缺乏專業人才
順應信息時代的發展需求，加快醫院辦公室檔案信息化與科學化建設的進程，僅僅依靠軟硬件設施是難以支撐的，還需要配備大量專業的復合型人才。然而就目前具體的情況來看，部分醫院沒有對此工作引起高度的重視，且在對崗位和人員進行安排的時候沒有進行全面的分析，工作人員的專業素質普遍較低[9]。在開展辦公室檔案管理工作的過程中，仍以傳統的紙質檔案為主，且在研究專業信息方面的能力也不高，沒有充分發揮出檔案管理軟件的功能，僅僅滿足于信息的簡單記錄與存儲，工作質量很難得到有效提升。除此之外，檔案管理人員對辦公室檔案信息化管理缺乏全面性了解，在日常工作中，檔案信息化操作技能與信息素養存在一定的欠缺，難免因為操作不當而導致檔案信息流失。
3醫院辦公室檔案管理應用方案
3.1提升檔案信息化建設管理地位
全面做好醫院辦公室檔案管理工作，使該項工作與信息時展特征相適應，這就需要醫院檔案管理部門高度關注辦公室檔案信息化管理工作，建立健全相應的管理機制，對工作人員的檔案管理意識進行全面強化，此外，還需要重視激勵機制的構建，以此調動檔案管理人員的工作積極性，使其全身心地投身于工作中[10]。與此同時，檔案管理部門既要努力實現辦公室檔案管理工作和既有信息化建設資源的有機融合，同時還要研究檔案管理體制改革的發展趨勢，確保相關的制度能夠推動檔案信息化與科學化建設的順利開展，避免出現檔案被隨意篡改的現象，為檔案數據的真實性與完整性提供有效的保證。
3.2加大技術資金投入力度
在信息時代背景下，加強醫院辦公室檔案管理信息化建設，提高檔案管理效率，須根據《全國檔案系統信息化建設實施綱要的具體規定與要求》，加大辦公室檔案管理信息化建設的資金投入，結合信息化與科學化建設的具體要求，對配套的軟硬件設備進行及時更新，為辦公室檔案信息化管理與科學化建設工作的開展奠定好物質基礎。需要注意的是，真實性與完整性是檔案的兩個關鍵性指標，要對信息設備進行充分地應用，構建系統的檔案管理信息系統，詳細記錄各種信息資料，在保證檔案準確、真實、全面的基礎上，促進其實用性的不斷提升，使檔案信息的查閱更加方便快捷，而辦公室檔案信息化管理平臺的建立與完善都需要充足的技術資金支撐[11]。
3.3提高檔案管理人員的專業素養
加強醫院辦公室檔案管理信息化建設，全面優化檔案管理應用檔案，必須注重培養一支高素質的專業人才隊伍，使其能夠提升信息技術的綜合應用能力。此外，還要重視檔案管理工作人員專業素養的提升，使其能夠符合辦公室檔案管理崗位的具體要求。其次，要對在崗人員進行系統的教育培訓，要引導所有工作人員熟練掌握信息軟件操作技術，并在實際工作中科學調配檔案資料[12]。與此同時，醫院檔案管理部門應充分借助信息技術對檔案信息化管理與科學化建設工作進行定期考核，避免部分檔案管理人員在實際工作中出現失誤與差錯，進一步推進檔案工作信息化與科學化。另一方面，醫院檔案管理部門應結合檔案信息化管理目標，對檔案管理人員的信息操作技能與職業素養考核工作制定可行的獎懲制度，這樣有助于激發檔案管理人員的工作潛能，規范他們的工作行為，確保他們恪守職業道德準則。
4結束語
綜上所述，全面做好醫院辦公室檔案管理工作，使該項工作與信息時展特征相適應，必須著重優化檔案管理應用方案，高度關注檔案信息化管理工作的重要地位，建立健全相應的管理機制，不斷提高工作人員的檔案管理意識；要想更好地促進檔案管理工作的大力落實，保障各管理部門之間的高效配合，相關的管理人員首先需要不斷地完善辦公室檔案管理制度，明確實現工作中的相關要求，真正地意識到檔案管理工作的作用和價值，通過建立完善的檔案管理制度來保障該工作的有效性和科學性。與此同時，醫院檔案管理部門要努力實現檔案管理工作和既有信息化建設資源的有機融合，推動檔案信息化建設的順利開展。加強檔案管理，健全規范化、標準化、程序化檔案管理工作機制，妥善、完整地保存各類重要文件、資料，反映醫院歷年經營和管理工作。其次是醫院檔案管理部門應注重對檔案管理信息化建設的資金投入，努力培養高素質檔案管理人員。
作者:葉盛淇 單位:南陽市中心醫院
