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摘要:開展檔案管理網絡化是為了更好地發掘、利用檔案資源，提升整體的管理服務水平，以此來滿足現代化辦公需求，讓檔案的價值得到最大限度體現。但由于人們的管理意識和創新意識薄弱、管理的方法和手段相對滯后、管理隊伍整體素質和能力有待提高等主客觀方面的因素導致在檔案管理網絡化過程中存在很多不足之處。如何改變現狀，推動檔案管理的網絡化已成為黨校管理工作中重要的研究課題。論述檔案管理網絡化，并分析開展網絡化管理的必要性、存在的問題以及對應的優化舉措，作為新時期黨校檔案管理網絡化工作的參考。
關鍵詞:檔案管理網絡化;必要性分析;存在問題;優化策略
引言
在計算機技術廣泛應用的環境下，檔案資源管理工作可以更好地保證資源的完整性和真實性，并以其便捷性不斷延伸用戶的發展空間，拓展其發展方向。而黨校作為培養和教育優秀黨員的主要陣地和場所，在這樣的大背景下更需要強化檔案管理的信息化建設。黨校蘊含的檔案資源十分豐富且復雜，通過網絡化管理可以極大地提高管理工作的質量和效率，讓檔案資源物盡其用，同時也有助于及時、有效、快捷、全面地進行檔案資料的存儲、查詢和共享，逐步轉變原有的工作狀態，使管理手段及信息環境得到改善。這也是與傳統人工操作最明顯的區別。相對而言，任何事物的轉變都需要長期的探索和發展，因此在信息時代、網絡時代檔案管理工作的模式仍然受到傳統工作模式的影響，不僅體現在管理隊伍中的大多數人對新事物的接受和應用程度上，也體現在對檔案管理工作重視程度上，不僅影響廣大用戶需求的滿意程度，也不利于資源的快速、準確檢索。
一、檔案管理網絡化的概念
1．檔案管理網絡化的含義
檔案網絡化管理是指通過計算機網絡，將檔案信息資料數字化、智能化，并通過黨校內部特定的網絡系統予以收集、組織、傳遞、、檢索及提供利用，從而最大限度地實現檔案資源共享。包括:檔案信息收集的網絡化、檔案信息組織的網絡化、檔案信息網絡傳遞、檔案信息網上、檔案信息網絡檢索、檔案信息網絡利用。在黨校內部各個部門之間可以通過內部局域網確保檔案信息的真實性、一致性和完整性，同時黨校與檔案館之間也可以通過網絡平臺實現檔案信息的共享。
2．網絡化管理的優勢和特征
首先，它所適用的載體打破了傳統的、單一的文字、紙張等限制，向著多樣化轉變。辦公自動化狀態下，檔案資料的形式載體也不再是單純的文字、圖片，而是運用了多媒體功能將聲音、影像、視頻、文字融合在一起，這些工作的完成需要依托于計算機。其次，檔案信息的收集具有網絡化特點。黨校檔案收集和整理難度較大，管理人員在收集時要針對資料的重要程度而進行相應的分類，但很多時候受到人為因素的影響，收集工作不可避免地會出現一些問題，由此就會影響館藏檔案的價值，而通過多媒體和網絡來收集電子檔案，就可以確保檔案的準確率。再者，檔案管理網絡化具有服務性的特點。對于用戶來講，網絡檢索系統可以讓有需求的用戶隨時隨地查詢到自己所需要的信息資料，從而節約了時間，提高了檔案管理的工作效率，將被動的工作模式變成了主動的服務模式，面對的用戶群體也隨之逐漸擴大。
二、黨校檔案管理網絡化的必要性
1．現代辦公室工作的需要
目前黨校各辦公室工作基本實現了自動化辦公。不僅引進并配置了大量的計算機及其他自動化辦公設備，也根據實際的工作需求創建了不同的網絡平臺，實現了工作信息的及時交流和共享。因此檔案管理工作也需要順應形勢的發展而不斷地創新工作模式、提高工作效率，實現現代化辦公。通過先進設備的使用，能快速、準確、全面地收集各種信息，并將文字數字化，存儲在計算機中。但由于每個部門的工作特點和工作內容不同，同一臺計算機不能同時適用多種辦公軟件，從而降低了設備的利用率。但網絡化不同，它可以以備份的形式傳輸給與該計算機相連接的任何網絡平臺或者網絡設備，從而及時地向各部門及用戶提供服務。
2．檔案信息化建設的要求
在信息化環境下黨校檔案管理工作也融入了信息化、網絡化元素，新模式下的檔案管理工作基本實現了電子化的數據處理方式，而計算機技術也被廣泛地運用在工作中。從資源信息的收集、登記、整理、備注、存檔等到后期的利用和審閱，都通過計算機的使用，讓工作具有了高效性和快捷性，從而提高了工作效率和管理水平。而傳統的管理工作僅僅以紙質的形式進行管理，難免會出現信息遺漏、書寫錯誤、遺失等問題。在信息化時代，工作的載體形成了傳統紙質與計算機相結合的新型平臺，在信息的采集、加工、利用過程中都采用聲像、音頻、網絡傳輸等更加便利的方式，極大地縮短了工作時間，減少了工作環節，進而提高了工作效率。也能夠及時學習、掌握、反饋各種資源信息，實現信息資源的共享。
三、黨校檔案管理網絡化存在的問題
1．管理理念滯后
對于大多數人來講，檔案管理工作就是對資料進行收集、整理、分類和存檔，技術要求不高，因此從思想上就沒有意識到其重要性，沒有相應的工作制度、職工培訓制度，使得工作的開展缺乏正確的引導和約束。而各個工作部門之間都是相互獨立的，沒有緊密聯系和溝通，導致網絡化發展缺失了有力的環境和氛圍。檔案管理工作的地位和作用被弱化、邊緣化，使得管理隊伍無法產生創新意識和動力。
2．管理手段滯后
首先，雖然引進了大量的現代化辦公設備，但利用率卻很低，大多數還是沿用著傳統的人工操作管理方式，工作效率還不高，檔案堆積嚴重。其次，網絡化管理除了必要的硬件設施之外，還需要相對應的軟件作為存儲載體。一般軟件都是指定的、固定的，甚至有些還與檔案管理的真實工作情況不相符，因此無法完成資料的存檔。另外，在管理過程中同一計算機使用的軟件不是同一種類，彼此之間的兼容會受到極大的限制，使檔案資料由數字到文字的轉化無法實現。比如經常出現亂碼、打不開等情況。
3．管理隊伍素質不高
很多資深的管理人員對新事物、新技術的學習、接受和使用程度并不高，更喜歡按照自己的習慣工作，而青年群體思想前衛，樂于挖掘、鉆研新技術，對信息技術的依賴大，因此會出現意見不統一、凝聚力差等一些問題，造成管理工作失衡，檔案管理網絡化建設無法正常運行。另外，在管理隊伍中很少有計算機技術、信息技術方面的專業人才，一旦網絡化管理出現了技術性問題，就無法及時、有效地解決和處理。
四、黨校檔案管理網絡化的對策
1．正確理解網絡化內涵
思想是行動的先導，只有樹立正確的思想觀念，才會指引行為向著正確的方向發展。因此，黨校檔案管理網絡化要實現思想的轉變，營造良好的環境。首先管理人員要清楚地認識目前的形勢以及在工作中出現的新情況、新問題，將管理活動與其他活動有效地融合，形成一個開放性的環境。其次要從資金上給予足夠的支持，確保管理工作的正常運轉及培訓經費的到位。再次要組成領導小組，在全面分析黨校及管理工作的實際情況之后制定有針對性、可操作的規章制度，確保每個管理人員都要明確自己的責任、規范自己的行為。最后要配置專業的檔案管理人員，同時引進部分兼職管理員，形成由專、兼職檔案人員共同參與的、雙向的管理網絡，實現檔案的集中管理與開發利用。
2．積極創新工作形式
要合理利用網絡平臺，建立信息開放服務中心，實現信息資源的安全共享。不僅要以各類媒體終端為載體，創造全方位的服務工作，也要及時監管網絡環境的健康，避免不利信息的傳播和信息的被盜外流，加大信息資源的安全保障。另外，可以根據用戶需求、自身發展需求自行研發或向社會團體、研究院等購買相對應的軟件，構建用戶多元、界面優質及功能完善的管理系統，以此滿足信息化建設的需求，并定期對使用中的各種軟硬件設施進行維護、更新和升級，以此增加檔案系統的安全性和系統保障。這樣既有利于用戶快捷地查詢所需信息，也有利于遠程掌控和服務。
3．提高管理隊伍的綜合素養
實現網絡化管理，最主要的是管理人員的知識和技術水平。因此，要加大對管理人員的教育和培訓，定期開展檔案管理、信息技術、網絡技術、計算機技術等專項培訓，提高管理人員的專業素質，以適應現代化辦公的需求。網絡具有開放性特點，極易受到網絡黑客、病毒的影響和侵蝕，使檔案資料受損、被篡改，影響檔案的真實性、完整性和有效性。因此，要引進一些專業的信息技術人才，應對網絡各種問題，確保網絡的安全性。比如可以選擇計算機、信息技術等專業畢業生到檔案管理崗位中，并在上崗前進行檔案管理知識培訓，或者對在職的管理人員進行計算機、信息技術方面的培訓，以此提高檔案管理隊伍的綜合素質。
五、結束語
檔案管理網絡化是時展的必然趨勢，是新時期黨校檔案管理工作的發展方向，也是檔案信息化建設進程中的必經階段。黨校要根據自身的實際情況，運用新思維、新方法改變傳統的管理模式，為網絡化發展創造良好的環境與平臺，從而促進檔案管理的進一步發展，讓檔案的價值得以最大的發揮。
參考文獻:
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［3］姚莉．關于做好黨校檔案管理網絡化工作的思考［J］．人力資源，2013(1):15．
作者:喬陽 單位:黑龍江生態工程職業學院
