前言：尋找寫作靈感？中文期刊網用心挑選的高校檔案管理模式變革與發展，希望能為您的閱讀和創作帶來靈感，歡迎大家閱讀并分享。
摘要：本文以檔案管理中的“收、管、用”這三個主要環節為切入點，對檔案管理模式的變革加以分析和闡述，同時從構建“大檔案”體制、拓展“大數據”資源、建設“大技術”平臺、貫穿“大服務”理念四個方面提出高校檔案管理模式的發展方向。
關鍵詞：大數據；高校；檔案管理；模式變革
1引言
大數據作為一個物質名詞概念，具有數據規模大、數據類型多、價值密度低和流轉速度快等特征。大數據這一概念的提出，最重要的意義還在于通過對龐大的含有意義的信息數據進行專業化處理，實現信息數據的增值。大數據與傳統意義上數據的終極價值都在于分析與應用，創造新價值。[1]高校檔案管理工作的主要客體是產生于教學、科研、學生管理等大量的檔案信息，這些檔案信息構成了學校的“資源中心”。引入大數據概念，促進檔案管理模式提質升級，是新時代檔案管理工作的必然要求。
2高校檔案管理模式的現狀
在傳統模式下，檔案管理的收集環節主要是被動地接收檔案資源，保管環節也是以保管傳統實體檔案為主，在利用環節則表現為共性的“重藏輕用”問題。
2.1檔案資源的接收以被動接收為主。檔案資源體系建設的第一步就是進行檔案資源的接收。目前，高校各檔案形成單位根據歸檔范圍和歸檔期限等要求，對需要歸檔的材料進行收集、分類、整理，然后將歸檔材料的案卷級、文件級目錄錄入檔案管理系統，同時上傳相關材料的電子版。上述各環節完成后將歸檔材料移交至學校檔案部門進行保管。所以，對于檔案部門來說就是“交什么就保管什么，交多少就保管多少”。長期以來，檔案部門就是這樣進行著檔案資源的被動接收。高校檔案工作者已經認識到這種被動接收的局限性，已經在“走出去”主動開展一些檔案的征集和收集，但效果并不理想。這種現象的出現，究其原因還是檔案部門工作人員主動性思維有欠缺，只有變“被動”為“主動”的數據化思維，才能應對大數據帶來的檔案工作新問題。
2.2檔案資源的保管以實體檔案為主。長期以來，高校檔案資源的保管都是以傳統實體檔案為主要保管對象，包括紙質檔案、實物檔案、聲像檔案等，其中又以紙質檔案占比最多。近年來，在建設數字檔案館的目標指引下，本著“存量數字化，增量電子化”的原則，各高校都在大力推進檔案數字化建設。即使如此，檔案的數字化資源占比仍較低，主要原因在于高校檔案管理部門整體投入有限，檔案的數字化加工工作相對滯后，數字檔案資源也相對匱乏。
2.3檔案資源的利用仍然是“重藏輕用”。檔案管理的價值是對檔案資源信息進行開發再利用，即“藏以致用”。目前，檔案實體信息和數字信息的有效整合和深度挖掘還相對缺乏。高校檔案機構作為學校信息存儲的“資源中心”“信息高地”，檔案實體信息和數字信息的數量都在逐年大幅攀升，卻缺乏對這些信息的有效整合和深度挖掘，這使得許多檔案資源長期處于休眠狀態，一些有價值的珍貴檔案不能發揮其應有的作用。高校檔案管理機構“重藏輕用”的傳統觀念是導致檔案資源開發利用不足的首要原因；檔案工作人員自身能力的欠缺和軟件硬件設施配備的滯后也在一定程度上影響了檔案的開發再利用。
3大數據背景下高校檔案管理模式的變革
高校檔案的主要特點是來源多、數量大、價值密度低、數據形成快。這些特點與大數據的基本特征相契合。因此，在大數據背景下高校檔案管理模式必將發生一場大的變革。
3.1檔案資源的接收將更多采用“主動獲取”。利用計算機手段直接從學校各網站、各管理系統獲取有效的檔案數據信息，將成為今后檔案資源的主要接收方式并逐步實現由“被動接收”向“主動獲取”的轉變。應用信息抓取技術實現網絡直接歸檔，不僅要將檔案管理系統與學校各職能管理系統相對接，同時還要對信息進行及時分辨，以獲取有價值的數據信息，自動歸檔至檔案管理系統。在歸檔過程中，需要制定相應的數字資源歸檔標準，使電子文件、音頻、視頻等數據信息能夠規范地進入檔案信息數據庫，為將來檔案資源的有效整合奠定基礎。
3.2檔案資源的構成將逐步實現“數字化覆蓋”。運用大數據思維，推進高校建設“數字檔案館”。高校檔案館引入大數據管理方式，擴大檔案數據信息資源總量，力爭實現館藏檔案資源的“數字化覆蓋”。在推進“存量數字化”的同時，做好與學校各管理系統間的對接，推進“增量電子化”，豐富檔案信息數據庫總量，為大數據技術應用打下數據基礎。
3.3檔案資源的開發利用將轉向“藏用并重”。大數據時代，檔案職業應轉向知識和信息的科學管理、優質提供和快捷傳播。[2]利用大數據技術，確立“藏用并重”的新思維，對現有的檔案信息資源進行深度整合、深入挖掘，通過對各類信息關聯性的研究，揭示隱藏在其背后的內在規律，從而預測事物發展，為科學決策提供有力的信息保障。
4大數據背景下高校檔案管理模式的發展
在大數據背景下，高校檔案管理模式應向構建“大檔案”體制、拓展“大數據”資源、建立“大技術”平臺、貫穿“大服務”理念四個方面轉變，以適應大數據環境，做好新形勢下的檔案管理工作。
4.1構建“大檔案”體制。“大檔案”這一概念最早是由孫嘉焯在其文章《試論“大檔案”》中提出的。“大檔案”不僅是一個技術性的名詞概念，更是一種新的檔案觀、方法論。[3]將“大檔案”的理念引入高校檔案管理，構建“大檔案”管理體制，符合高校檔案事業的發展趨勢。確立“大檔案”管理理念。通過多種形式的宣傳，營造“大檔案”管理的氛圍，形成“大檔案”聯動格局，讓師生認識自己是檔案材料的形成者。完善“大檔案”網絡體系。已建成的檔案管理網絡體系要不斷予以完善，及時開展檔案法規宣講、業務培訓和進行監督指導。在“統一領導、分級管理”的原則下，檔案管理機構與各部門之間要密切協作、相互配合、各司其職，確保檔案資料和信息數據及時、完整、準確地接收保管。對接“大數據”管理模式。建立適應大數據特征的檔案管理平臺，構建開放式高校檔案管理格局，走出“信息孤島”窘境，高效地完成檔案管理的各項任務。
4.2拓展“大數據”資源。大數據研究專家舍恩伯格指出，在大數據時代，人們處理的數據從樣本數據變成全部數據。對此，拓展信息數據的收集途徑，豐富大數據資源十分重要。第一，加強實體檔案資源建設。實體檔案是館藏檔案的主要部分，也是檔案數據資源的一個主要來源。做好現有實體資源接收工作的同時，還要拓展檔案征集渠道，擴大實體檔案資源總量。第二，加快“存量數字化”建設。實現館藏檔案的數字化是基礎工作，對此，全國“十三五”檔案發展規劃中已對各級檔案機構提出了明確的要求，高校檔案館需要加大投入，快速推進。第三，做好“增量電子化”建設。高校的辦公系統建設、教學管理系統、科研管理系統等均逐步接入智慧校園管理平臺，為檔案管理網絡系統實時、自動歸檔架起了便捷橋梁。高校檔案館應通過網絡技術手段將檔案管理系統與智慧校園管理平臺相對接，高效完成增量數據的館藏建設工作。
4.3建設“大技術”平臺。與智慧校園管理平臺相適應，高校檔案館應建立“大技術”平臺。通過“大技術”平臺，將不同種類、格式和來源的數據進行有機集成，實現檔案數據資源的規范化整合、存儲和共享利用。高校檔案管理機構對已開放的檔案數字資源信息，應通過互聯網建立信息共享平臺，為學校和社會提供利用；對不宜對外公開的檔案數字化信息，也應在校園網、局域網內部提供利用，及時服務于學校的教學、科研、黨政管理等各項工作。
4.4貫穿“大服務”理念。大數據時代檔案服務發展的方向是社會化、多元化、開放性和先進性，以用戶的個性化需求為導向，強調網絡化、智慧型的服務。[4]將“大服務”理念貫穿于高校檔案工作中，方能使沉睡的數據變成活躍的信息。首先，個性推送服務理念。高校檔案管理機構通過大數據技術手段，挖掘師生以及各職能部門、教學單位最需要的檔案服務需求，提供精準的、點對點的檔案利用服務。其次，價值增值服務理念。通過大數據技術手段對檔案信息進行深入的價值挖掘。通過檔案信息自動分析，為學校發展發揮智庫作用。例如，利用學校各年度的基層報表、人事報表、科研報表等數據，建立與學校規模、師資建設、科研產出等關聯模型，預測發展趨勢，為學校規劃發展提供決策依據。最后，拓展服務方式理念。大數據時代強調網絡化、智慧型服務。高校檔案機構可以充分利用移動互聯網技術，建立微信公眾號服務平臺，展示館藏資源，傳播校園文化，開展在線服務。綜上所述，大數據時代為高校檔案管理模式帶來了新機遇。高校檔案工作者要緊跟時展，轉變觀念，更新知識，順勢而為，運用大數據思維豐富檔案信息資源，挖掘檔案資源價值，滿足高校日益提升的個性化需求，讓智慧檔案館早日成為現實。
參考文獻：
[1]李彥,王雪君.法制視角下檔案大數據研究[J].資源信息與工程,2018(1):204-206.
[2]曹建忠.大數據背景下檔案職業的突圍與拓展[J].檔案天地,2018(9):31-34.
[3]李彥,王雪君.大數據背景下高校“大檔案”管理體制構建研究[J].浙江檔案,2018(7):17-19.
[4]周美蘭.大數據時代高校檔案資源體系建設的思考[J].山西檔案,2015(1):68-71.
作者:王穎 單位:山東藝術學院辦公室
