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摘要：當今的科技技術都在迅猛發展，特別是科技的發展使得目前的辦公越來越電子化。各大高校也是如此，檔案管理的電子化也順應著潮流有著一定的發展，雖然小范圍內的電子檔案管理已有起步，但是由于設備、軟件等的不足，高校電子檔案管理發展仍然是十分的局限，檔案電子化程度較低，難以大面積推廣普及。
關鍵詞：電子檔案;檔案管理;發展;影響因素
引言
科技在進一步地發展，由于傳統的檔案管理有許多的不足，包括：難以保存、難以查詢、占用空間、管理步驟繁瑣等，所以在辦公電子化的現在，檔案管理電子化越來越成為發展趨勢，通過對其相關影響因素的分析可以幫助推進電子檔案管理。
一、電子檔案管理的現狀
目前大多數的高校都開始涉及到電子化的檔案管理，特別是隨著目前文件的電子化趨勢，檔案管理的電子化也順理成章，但是由于種種不足的存在，高校電子化的檔案管理發展正在減緩，電子化檔案管理的推廣受到阻滯，主要是涉及到傳統的觀念固定化，一般來說大家還是習慣于打印出相關文件的進行保存管理，本質上認為紙質的檔案更為可靠。電子檔案管理需要較為專業的大型的電子計算機，需要大量的儲存空間進行文檔的儲存。但是，目前軟件的發展還不夠成熟，相關的檔案管理軟件難以進行多方位的對接，不利于系統的對接，難以將文檔統一管理。由于這種種的原因，電子檔案的管理發展十分不成熟，特別是現在的時候經費有限，在檔案管理方面的經費總是不足的。加上平時檔案管理涉及的人員眾多難以找到負責的部門，而電子化的檔案管理的優勢在這樣的狀況下顯現不明顯，其發展進一步受到阻滯，電子檔案管理難以大面積推廣實施。
二、電子檔案管理與傳統檔案管理的比較
（一）電子檔案
電子檔案管理的優勢主要是節省大量的空間、便于保存查詢以及文檔備份。檔案電子化可以將大量的資料進行壓縮，儲存在網絡中或者是硬盤里，節省了傳統的儲存空間。電子化的檔案不會受到傳統的物理因素的破壞，可以長時間地進行保存。由于檔案電子化，檔案進行備份就顯得十分地方便，不需要復印手抄等步驟就能夠進行備份，檔案管理的步驟越發簡潔。電子化的檔案管理在系統中的查詢也很方便，只要線上申請就可以進一步地查閱，所以電子檔案的管理擁有極大的優勢。唯一受到質疑的就是電子化的檔案一旦受到外來的攻擊，資料便可以簡單地被竊取。
（二）傳統檔案
傳統的檔案管理需要紙質的文件，也需要大量的文件袋，使用大量的資源，需要大量的儲存空間，一旦受潮、有蛀蟲，文件將有不可逆的損傷，難以修復。例如，我們常常在從新聞里看到的消息，某人因某事需要查詢檔案，但是，一場大火已經使所以的資料付之一炬，難以查詢。這樣的事故在電子化的檔案管理中就可以避免。在傳統的檔案查詢的時候需要進行申請，部分非公開的資料需要得到相關的紙質證明才能夠查閱，這就一定程度上降低了工作效率。同時，檔案管理人員需要不斷地進行整理，對于已經保存好的檔案需要定期整理、查看。新保存、收納的檔案要歸類編號，統一管理。管理工作量也相對較大。
三、電子檔案管理發展的影響因素
（一）相關硬件設備
為了保證電子化的檔案的儲存，精密的硬件設備在電子檔案的儲存管理中是十分重要的，特別是大量的數據，需要較大的空間進行儲存，儲存設備是相當重要的，另外比較好的硬件設備可以保證在操作的時候不容易出現問題，保證文檔傳輸的順利。同時，需要有備份的硬件，對已有檔案進行備份保存，一旦硬件出現損壞可以迅速替換，不阻礙正常的檔案收存保管和調閱，保證工作順利進行。
（二）對接軟件的研發遲滯
軟件是文檔管理電子化的最關鍵的地方，特別是要與各種辦公軟件系統進行對接。成熟的系統對于檔案的管理是事半功倍的，但是目前為止除了個別的辦公軟件應用比較廣泛外，其余的軟件過于龐雜，為了使這些文件能夠與文檔管理的軟件對接，就需要在軟件的開發上投入巨大的力量，使得各式的軟件就能夠進行文檔傳輸，對相關的文檔進行編號保存?；蛘呖梢愿鶕嚓P的邏輯設立文件樹，便于查詢。如果軟件真的能夠開發成功便能夠廣泛的應用。高校中的大量的人員也同時有對應的大量的資料，加上各類事物繁雜紛亂，文檔眾多，應用軟件管理起來方便許多。在查詢文檔資料的時候，軟件可以進行權限等級的設置，由上傳者進行設置，這樣便可以在權限范圍內進行文檔的調閱，最重要的是調閱檔案可以記錄調閱人員相關時間，有無復印等進行操作跟蹤，保證檔案的安全萬無一失。各種電子化檔案管理軟件所需要具備的功能完整適配對接是比較龐大的工作量，相關軟件的研究人員較少，軟件的研發程度低，已研發的功能不足，造成沒有適合的軟件進行應用。
（三）傳統觀念的改變
一般來說，大家認為檔案管理還是紙質的比較保險，特別是在信息化的當下，網絡危險也仍然存在，且威脅較大。所以對于電子文檔的保密也是比較重要的。加上大家一貫以來養成的習慣，檔案管理就是需要文件的紙質版，分類編號保存，調閱的時候進行申請，申請完成后方可調閱，或許還要在監控下進行，就算是普通的文件也需要記錄，工作十分繁瑣。在長久的保存中，還需要對紙質的文檔進行保養，防止蛀蟲危害文檔，造成不可逆損傷。
（四）專業人員的缺乏
檔案管理方面需要有人不斷地對檔案管理科技技術進行學習，學習最新的軟件系統，最好是有能力進一步開發更便捷的軟件系統。但是目前從事相關工作的幾乎都是中老年人，他們的思想上還停留在紙質化檔案保存時代。但是目前很多高校都有檔案管理專業，只是人數比較少。再加上本身可能畢業后從事相關行業的人就更加少了。在高校的檔案管理中專業的檔案管理人才少之又少，一方面專業的人才本身就很少，另一方面高校在檔案管理方面的資金投入比較少，很少有專門的招募檔案管理人才的，對于檔案管理的發展缺乏足夠的重視，不會專門為檔案管理花費精力。
（五）資金投入比較少
檔案管理方面在高校的資金規劃中很少考慮到，很多設備的更新換代都不及時，再加上檔案管理人員缺乏，不夠專業，難以跟上時代的發展，經?？赡艹霈F技術、管理方法的斷層。由于資金的投入有限，所以在人員的雇傭上也沒有特別的注意點。在檔案管理方面，高校的投入基本就只有基本管理人員的工資?？偟膩碚f。在檔案管理方面的資金投入確實是相對比較匱乏的，資金投入少。
四、電子檔案管理的未來趨勢
電子檔案管理的未來是十分可觀的，將會為高校的工作帶來極大的便利。未來或許只要簡單地在電腦的系統上的操作中輸入幾步簡單的步驟就能夠進行檔案的上傳，可以自主選擇通過關鍵詞、日期等簡單的內容進行保存，也可以經過人為的設定，建立起文檔樹，將各類文檔進行保存，甚至可以看出事件發生相關的進展。對于已經存有的紙質可以通過掃描錄入電子文檔系統進行保存管理，規范一直以來的所有文檔，便于文檔的統一管理，文檔的調閱可以通過網絡的在線申請，申請的請求可以發送到主要負責人的工作電腦上，經批準后可以直接同意或否決，然后相關的文件便可以根據設置給予申請人一定的權限，永久或者短期。整個過程的操作會是簡單的。效率大幅度提高。
五、結語
高校電子檔案管理發展目前正在瓶頸階段，需要我們不斷地進行探索。根據影響高校的電子檔案發展的相關因素，我們可以根據相關的因素進行改進，從而推動電子檔案管理發展。相信未來高校的電子檔案管理一定會走向規?；幓?。
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作者:陳晶晶 單位:濱州職業學院
