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摘要：電子檔案能為用戶的使用與查找提供便捷，向傳統的管理理念與方法發起了挑戰。但在電子檔案優越性不斷突顯的同時，也暴露出一定的問題，引起了檔案管理工作者的深思。本文中在闡述電子檔案內涵的基礎上，對高校檔案管理中運用電子檔案的利與弊展開分析，最后對電子檔案在高校檔案管理中的運用提出一些合理的建議。
關鍵詞：高校檔案；電子檔案；利弊分析
信息時代的熱潮撲面而來，數字化校園建設工作也有條不紊地開展著。高校在日常的教學管理過程中，形成了大量電子文件，這些文件成為寶貴的教學資源、檔案資源，具有較高的利用價值，這些電子文件以磁盤、光盤等化學磁性材料作為存儲載體，被稱為電子檔案。一般而言，電子檔案主要包括電子報表、電子文件、電子信息等多種形式。電子檔案源自日常教學、管理、科研等活動，這些電子文件內容豐富、形式靈活，不僅能體現出當前學校的教育與科研水平，也能為教學創新與改革提供有力支撐。本文將對高校檔案管理中電子檔案應用的利弊分析及建議展開探討。
一、高校檔案管理中應用電子檔案“利”分析
高校檔案管理是一項系統而煩瑣的工作。檔案資料通常包羅萬象，涉及學校育人活動的方方面面。例如，人事管理、科研工作、學生管理、財務結算等均囊括在檔案資料當中。在信息化時代，紙質檔案管理在管理效率層面的不足逐步凸現出來，而電子檔案管理的優越性愈發凸現。具體表現如下。
（一）實現檔案資料的高效、快捷、準確的歸檔
隨著自動化辦公與管理已經成為發展的主流趨勢，高校在日常教育教學、科研活動、學生管理過程中形成了大量電子文件，成為記錄校內各個部門的真實活動的“有效記憶”，其信息內容具有較高的保存與利用價值。電子檔案管理具有高效、快捷的特征，這種特征體現在多個方面。一是，只需要在檢索欄準確輸入關鍵詞，短短的一兩秒鐘之內，用戶就能找到自己需要的電子文件；二是，在網絡傳輸技術的支撐下，電子文件的利用率得以提升；三是，電子文件實現了多種類型信息的集成化，除了最起碼的文字以外，還包括音頻、視頻、圖片等內容，能使人更加準確、全面地了解問題?？傊?，與紙質文件相比，電子文件獨具優勢，高校檔案管理也應該緊緊跟隨時展步伐，向著標準化、數字化、系統化的方向發展，完整無損地保存這些電子文件。為了達到這一目的，檔案管理部門要將電子文件進行匯總，按統一的格式與目錄進行整理，將其上傳至檔案室，但一定要保持電子文件的真實性，不得直接從網上下載，分門別類地整理好之后存入光盤。
（二）減少檔案工作人員的精力消耗
檔案管理人員在對這些電子文件進行管理的過程中，每接收到一份文件，就應該適時對其進行分類，不僅要標注主題詞，還要標明文件號、檔案號、分類號。后期用戶要查找或使用這些文件，只需要提供主題詞、檔案號等信息，就能快速找出相應的文件，能幫助檔案管理人員卸下沉重的工作負擔，降低其勞動強度，使他們能將更多的精力用于提高管理質量上。
（三）促進檔案管理工作人員整體素質
伴隨著辦公自動化的普及，在日常教科研管理過程中，生成了許多電子文件，能為后續工作的開展提供素材與依據，能否保管好這些電子文件，成為檔案管理工作的重點所在。電子文件與紙質文件屬性不同，管理模式與方法也截然不同，這就向檔案管理人員提出了全新的要求，既要牢固掌握檔案管理知識，也要適時更新自己的知識體系，不斷吸收新的信息技術成果，如，計算機軟件的使用技術、設備維護技術等。同時，檔案管理是一門綜合性學科，卻也屬于邊緣學科，涵蓋面廣、涉及內容多。在電子檔案應用中形成了對檔案管理工作人員素質的新要求，即要求檔案工作人員具備良好的職業修養，高度的責任心，較強的服務意識，較高的信息素養和信息服務能力，努力為各個部門工作的順利開展提供服務，切實提高檔案管理水平。
二、高校檔案管理中應用電子檔案“弊”分析
在高校檔案管理中運用電子檔案的優越性顯而易見。但是，在實際運用過程中，也凸顯出一些不足。具體體現在如下三個方面。
（一）無法對電子檔案的原始性進行準確確定
辦公自動化的發展，對學校教育與管理工作產生了革命性影響，各種原始資料、過程性資料都是以電子化的形式存在，文件內容更加豐富、靈活，雖然沒有正本與副本的差異，但上傳到辦公數據平臺之后，檔案管理人員、各個部門的工作人員都可以查找與使用這些信息，提高了資源利用率。在使用過程中，用戶可以圍繞自己的工作需要，在系統平臺中重新對文件進行分類，難以確定電子檔案的原始性。
（二）電子檔案的完整性容易受物理因素影響
電子文件的完整性體現在兩個方面，一是要確保每一份文件中的數據無缺損，二是各種存在一定聯系的文件數量的齊全。然而，電子文件是以磁性物質為載體進行存儲的，這種存儲介質向環境提出了較高要求，如，溫度、濕度、避光、避磁場等，一旦控制不好這些條件，其保存壽命就會縮短。
（三）電子檔案存儲介質存在損壞風險
電子檔案的存儲是以數字的形式存在的，但各個部門在日常運營過程中所運用的軟件不同，所形成的電子檔案格式也存在著一定的差異，對電子檔案進行管理，一定要為用戶使用提供方便，這就需要運用軟硬件平臺進行內容還原，轉換成用戶可以直接閱讀的格式，但由于多臺電子計算機、不同的應用軟件并不兼容，信息轉換存在著較大困難，如果無法正常打開文件或不能顯示，電子檔案就失去了可讀性。
三、電子檔案在高校檔案管理中的運用建議
在對高校檔案管理中運用電子檔案的利弊展開分析基礎上，現對將電子檔案運用于高校檔案管理提出一些建議。具體如下。
（一）建立規范的操作流程，杜絕操作層面的風險
高校檔案工作人員在進行電子檔案歸檔、整理以及管理工作過程中，必須嚴格按照規范的操作流程進行。因此，高校應開展檔案工作人員崗前培訓，強化職業道德教育，確保其電子檔案管理操作流程的規范性，避免粗線文件損壞或文件丟失等問題。同時，也可以有效地防止因人為原因造成的檔案遺失或檔案遺漏等問題。
（二）完善高校網絡環境建設，確保電子檔案管理工作環境的安全性
首先，高校應從硬件和軟件層面對電子檔案管理系統予以升級，確保其安全性。同時，應當定期對電子檔案文件整合和多重備份，避免出現因軟硬件損壞而造成的檔案信息的丟失。此外，應當完善電子檔案管理的安全保障體系建設，包括數字認證、病毒防范等各個方面均應增加權限限制，防止出現人為惡意竊取檔案資料。
（三）注重電子檔案管理與傳統檔案管理的緊密結合
高校一方面應當加強提升高校的電子檔案管理技術，發揮電子檔案管理在管理效率，檔案利用等方面的重要作用。另一方面，應當注重電子檔案管理與傳統檔案管理的緊密結合，實現雙重保障，確保高校檔案管理工作的健康有序進行。
四、結語
電子檔案是信息化高速發展的必然產物，以微縮膠片、光盤等為載體對高校各個部門工作過程中產生的資料進行儲存，存儲密度大、占用空間小，給日后其他用戶的使用帶來了方便，使傳統檔案管理工作中的不足得到了有效彌補，減少了檔案管理人員的體力勞動，提高了管理效率。種種優勢使電子檔案成為高校檔案管理當中無法回避的問題，因此理應加強對電子檔案的研究。
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作者:王云 單位:鄭州輕工業大學
