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為全面貫徹新時代中國特色社會主義思想和黨的精神，加強黨的全面領導，2018年中共中央辦公廳印發《干部人事檔案工作條例》（以下簡稱《條例》）。《條例》第六條明確，該條例適用于事業單位管理人員和專業技術人員的人事檔案管理。嚴格審核擬聘人員的人事檔案，做好新聘人員的檔案建立、整理，是完成干部人事檔案管理的重要基礎。《條例》總結吸收黨的十八大以來從嚴管理干部人事檔案工作的新經驗新成果，也為事業單位新聘人員的人事檔案管理工作帶來了新要求。
一、新時代事業單位新聘人員人事檔案管理工作現狀
2014年《事業單位人事管理條例》公布，明確面向社會公開招聘是事業單位新聘用工作人員的主要方式，事業單位公開招聘工作人員按照七大程序進行。其中，人事檔案審核是考察環節中的重要一環。2018年印發的《條例》中第三十五條，“組織人事部門應當堅持‘凡提必審’、‘凡進必審’，干部管理權限發生變化的‘凡轉必審’，在干部動議、考察、任職前公示、錄用、聘用、遴選、選調、交流、人才引進、軍隊轉業（復員）安置、檔案轉遞、接收等環節，嚴格按照有關政策和標準，及時做好干部人事檔案審核工作”。進一步明確“凡進必審”，明確干部錄用、聘用及人才引進應及時做好干部人事檔案審核工作，突出了全面從嚴要求。
二、新聘人員人事檔案管理中存在的問題
1.聘用前存在簡化程序的現象。近年來，事業單位公開招聘全面展開，新聘人員基本都通過公開招聘的七大程序。也有部分單位、部分崗位存在簡化程序的現象，把直接考察視作通過全部流程，為通過考察的人員直接辦理聘用手續。在走全公開招聘七大程序的單位中，也存在簡化考察程序，特別是人事檔案審核程序，甚至有直接省略掉人事檔案審核這一環節。檔案轉遞方式不規范，也是近年來比較突出的一種現象，主要有四類原因：一是機要交通耗時長；二是用人單位公開招聘流程緊；三是用人單位檔案管理制度不嚴或檔案管理員業務能力不強；四是擬聘人員人事檔案管理機構管理混亂。這些原因都容易造成轉遞單位和接收單位不嚴格履行轉遞手續，通過非機要交通或非專人送取的方式轉遞人事檔案。簡化程序這類問題容易給后續的崗位管理特別是干部人事檔案管理帶來很大的隱患。
2.聘用后存在管理不規范的現象。事業單位與新聘人員訂立聘用合同，辦理完聘用手續后，應及時辦好新聘人員檔案的建立、接收，檔案材料的整理和檔案入庫。如用人單位檔案管理制度不嚴，或是檔案管理員業務能力不強，容易出現未及時聯系新聘人員或來檔單位補充缺失材料、檔案材料整理歸檔不規范等現象。檔案管理不規范這類問題會給后續的崗位異動、工資異動、職稱晉升帶來一系列不利影響，使得新聘人員錯過補充材料的最佳時間，給檔案管理員增加工作量。
三、新時代事業單位新聘人員人事檔案管理的新任務
《條例》中第二十一條，“干部人事檔案日常管理主要包括檔案建立、接收、保管、轉遞、信息化、統計和保密，檔案材料的收集、鑒別、整理和歸檔等”。結合以上提到的事業單位新聘人員人事檔案管理中存在的主要問題，從公開招聘程序看，新聘人員人事檔案管理可以按照三個時間段分別把握任務重點。
1.聘用前。聘用前對于擬聘人員的人事檔案，任務重點在于檔案的審核。檔案審核通過查閱或者借閱的方式來完成，應根據實際工作需要來確定。人事檔案一般不予外借，確因工作需要借閱的，轉遞單位和接收單位均應嚴格履行轉遞手續。對于聘用單位，借閱手續涉及檔案的接收，應向轉遞單位出具公函，列明擬聘人員身份信息、轉遞事由、轉遞時間要求和轉遞方式要求等，并蓋公章。對于轉遞單位，轉遞人事檔案應通過機要交通或者安排專人送取，并確定歸還時限，在收到歸還的人事檔案時應認真核對檔案材料。對于擬聘人員，應明確個人人事檔案的轉遞流向。查閱或借閱審批手續完成后，應在規定時限內完成檔案的審核，完成借閱的人事檔案應在規定時限內歸還。對于擬聘人員的人事檔案審核，主要是對已經獲得的信息進行確認和證實，必要時對尚未完全弄清楚的重要問題進行深入追蹤。概括來說應圍繞政治審查、材料完備性與真實性核查、資格復審三方面進行。政治審查，即政治取向、道德素質審查，審查檔案是政治審查的重要方式之一。通過對檔案的審查，要了解擬聘人員的現實表現及歷史情況，社會關系是否清楚，排除擬聘人員存在相應地區事業單位公開招聘辦法規定不得報名的情形。材料完備性與真實性核查，即對照公開招聘報名材料核查，重點核查擬聘人員的出生日期、學歷學位有關材料的完備性與真實性。根據招聘規定的其他條件，可能還需要核查參加工作時間、政治面貌（或入黨時間）、工作經歷、專業技術職務（職稱）材料等。在做材料真實性核查時，應注意材料形成部門是否符合規定、材料記載是否一致、邏輯是否存疑。資格復審，即根據檔案核查出來的數據和信息，按照有關政策規定和招聘公告確定的招聘條件對擬聘人員的資格做復審。人事檔案審核應結合回溯倒查法、相互印證法、合理質疑法、動機分析法等方式，對于疑點問題，深入查核、綜合研判。凡發現政治審核有問題或檔案材料顯示不符合聘用條件，甚至材料或信息涉嫌造假的，應立即核查。未核準前，一律暫緩考察或者聘用程序。對于未通過檔案審核的人員，應不予辦理聘用手續，并及時將已借閱檔案歸還至相應的人事檔案工作機構；對于通過檔案審核的人員，應盡早辦理公開招聘聘用手續并建立新聘人員的人事檔案。
2.聘用時。聘用時對于新聘人員的人事檔案，任務重點在于檔案的建立與檔案材料的整理和歸檔。根據《條例》中分級負責、集中管理的原則，凡是新聘人員應根據相應的管理權限按照有關規定予以建檔。建檔后應及時完成檔案材料的整理和歸檔。凡轉遞前已整理且符合相關標準和要求的人事檔案，不再重新整理。未整理或不符合相關標準和要求的人事檔案應按照新的規定整理?！稐l例》僅在第三章中對檔案的內容和分類作了原則規定，但同時在總結全國干部人事檔案專項審核工作經驗基礎上，增加了干部人事檔案內容建設的總要求。對干部人事檔案內容建設提出總要求，突出政治性，體現時代性，既是人事檔案管理的工作要求，也是人事檔案管理的工作目標，更是判斷檔案材料收集范圍的根本出發點和立足點。實際工作中，新聘人員的人事檔案容易出現以下幾類問題：一是學歷學位材料不齊全；二是工作經歷材料不齊全；三是黨、團類材料不齊全。學歷學位材料方面，不同學歷學位材料要求不同：大學本（專）科學歷須有高考報名表、高校學生登記表、高校學生學習成績表、高校畢業生登記表，本科學歷一般還有授予學士學位的材料；碩士研究生學歷須有報考攻讀碩士學位研究生登記表、碩士研究生學習成績表、碩士畢業研究生登記表、授予碩士學位決定；博士研究生學歷須有專家推薦書兩份、報考攻讀博士學位研究生登記表、博士研究生學習成績表、博士畢業研究生登記表、授予博士學位決定；在國（境）外取得學歷學位的，須有國家學歷學位認證機構出具的相關認證材料（2000年以后取得的，教育部已明確由教育部留學服務中心出具）。工作經歷材料方面，問題突出且容易對后續職稱晉升、崗位異動、工資異動、社會保險轉接和審核等工作有影響的，主要有年度考核、專業技術職務（職稱）、工資待遇審批、參加社會保險、聘用、辭職、畢業生就業報到證、派遣證、《轉正定級審批表》等材料。黨、團類材料方面，因黨員檔案一般由各支部保管，黨務工作者多為兼職人員，不熟悉黨員檔案管理業務，即使目前多數單位已配備專職黨務工作者，大多也都沒有經過專業檔案管理方面培訓，容易出現黨員檔案記錄不規范、材料歸檔不及時的現象。黨類材料主要有《中國共產黨入黨志愿書》、入黨申請書、政治審查材料、轉正申請書和培養教育考察材料（2014年5月前主要看前兩項）。團類材料主要有入團志愿書，它是最先記載干部出生日期的重要材料之一。對于缺失材料,人事檔案管理員應主動通知新聘人員聯系來檔單位（原就讀學校、原工作單位、公共就業和人才服務機構或者本人戶籍所在地的社會保障服務機構），通過合規的方式及時追回缺失材料。
3.聘用后。聘用后對于聘用人員的人事檔案，任務重點在于：一是檔案保管、信息化、統計和保密；二是檔案材料的收集、鑒別、整理和歸檔等；三是檔案的利用。其中檔案信息化、檔案材料的收集應予以重視，并可開展一些有建設性的工作。檔案信息化方面，新聘人員群體是一個較好的切入點，目前，大多單位人事檔案基本還處于傳統的手工操作管理狀態，有條件的單位可主動探索由新聘人員群體逐步擴大至單位全體人員的檔案信息化和信息資源開發。根據國家檔案局的消息，2019年，新修訂的《檔案法》將在年內出臺，其中新增加的一個專章即信息化建設。在開展地方層面的有關工作時要依據國家層面的要求進行，新修訂的《檔案法》將明確新形式的電子文件如何歸檔，電子檔案的真實性、完整性、可用性、安全性如何保證。檔案材料的收集方面，要借助入職教育、崗前培訓的機會,向新聘人員強調檔案材料的嚴肅性,引導他們重視檔案材料的填寫、關注檔案材料的形成和歸檔。其中，履歷、自傳、年度考核、專業技術職務（職稱）、黨類、任職等材料是入職后形成的重要材料，新聘人員個人應高度重視，人事檔案管理員應當按照相關標準和要求，及時收集材料，鑒別材料內容是否真實、一致，檢查材料填寫是否規范、手續是否完備。另外，不容忽視的是，事業單位人事檔案管理員也應認真學習，準確把握事業單位的人事管理政策及法規精神，不斷提高工作水平。
四、結語
針對擬聘人員的人事檔案審核是辦理聘用手續前確保人才質量的最后環節；嚴格做好新聘人員的檔案管理工作，才能從源頭上把好“入口”關；新聘人員人事檔案將是事業單位考察人才、任用人才的重要依據。因此，做好新聘人員的人事檔案管理工作，確保檔案的真實、完整、規范和安全，才能實現建設高素質事業單位工作人員隊伍的目標。
作者:袁玲 單位:湖南城建職業技術學院