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摘要:公司(機械公司)要獲得良好的效益有兩個途徑，一個是開源，另一個是節流，兩者都要兼顧，故在采購環節也要控制存貨的成本，采用這種方法有時還會直接取得較好的效果，因為采購環節中節約的成本可能會直接進入利潤當中。而對于存貨的數量管控有時也可以節約成本、增加利潤。主要研究了采購環節存貨成本與數量管控存在的問題、引起的原因、可能導致的危害及解決方案和措施等，這些對企業(機械企業)也具有一定借鑒作用與意義。
關鍵詞:機械企業;采購;成本;數量;管理;控制
采購環節存貨成本的內部控制存在的主要問題:一是單價過高問題，二是數量不合理問題。采購原材料存貨成本是機械等產成品成本的重要組成部分，要控制機械等產成品的中成本，機械原材料、刀具、工裝夾具、量具、設備等成本控制是重要一環，不同供貨商或不同地域、不同廠家或供應商的原材料、刀具、工裝夾具、量具、設備等報價、質量等會有一定的差異，運輸費用、差旅總費用等也不一樣，這就要企業精打細算、貨比多家，既要滿足企業質量、供貨穩定性和供貨時間等要求，也要減少采購原材料、刀具、工裝夾具、量具、設備等成本。采購環節可能存在的問題(包括成本內部控制問題)是內部控制與管理可能存在不規范、粗放及弱化等問題，也存在制度不合理、不健全、不科學，執行不嚴格、不科學等問題，還存在流程不規范等問題，以及不相容崗位未分離等情況。采購環節中原材料、刀具、工裝夾具、量具、設備等除了單價虛高外，還可能存在由于過失、過時的經驗或不正確的信息干擾等導致的大量采購及大量加工生產，導致采購數量不合理、存貨劇增等情況;或者由于過失、過時的經驗或不正確的信息干擾等導致的采購數量、凈重不足及加工的成品不足，產品不能滿足市場需求，從而導致喪失部分市場的結果。
2采購環節成本與數量管控存在問題的主要原因及危害
采購原材料、刀具、工裝夾具、量具、設備等成本較高的主要原因及危害:存在沒有計算原材料、刀具、工裝夾具、量具、設備等的綜合成本，如沒有仔細計算供貨商原材料在各地及各家間存在的差異等，或者沒有仔細計算運輸、差旅、人力、損耗等綜合成本，或者沒有有效監督采購環節存貨成本、質量內部控制的制度，或者沒有正確制定及良好執行內部控制制度。另外，還有歷史上遺留下來的習慣問題，有的時候不良的習慣思維會對管理產生較大的負面影響，當然好的習慣也會對管理產生良性促進作用，故對習慣要加于區分，要揚長避短、取其精華、棄其糟粕，比如有的企業從成立以來或者主管領導上任以來就習慣了這種采購模式，而隨著企業的發展變化(發展壯大或者弱化)以及隨著其他內部變化，與外部營銷、市場等各種外部環境的發展變化，企業沒有及時的對內部控制、管理進行必要的相應改進、優化、提高與創新。有的機械公司也有部分主觀上不夠重視、忽視或者輕視的原因，以及內部控制與管理進入“盲區”的原因，其危害是造成采購成本沒有降下來，以及造成采購原料、刀具、工裝夾具、量具、設備等質量不高，從而進一步造成產品成本較高及質量不高，進而造成產品在市場上競爭力不強:一是質量不高，故產品上不了檔次，則銷售價格不高，二是產品生產成本高，這兩個原因造成產品利潤率及總利潤不高，這樣影響企業的生命力、發展后勁及發展水平等。采購環節中存貨成本內部控制問題里還可能存在數量不合理問題，采購的數量不合理的原因與危害如下:可能是由于市場部門對市場過于樂觀;或者有效銷售訂單與實際可控的訂單不足(且實際賣出成品的貨款到賬遲緩)，造成存貨數量相對過多;也可能有的采購等相關人員為圖省事、盲目樂觀、偷懶，且管理人員受不正確的市場信息蠱惑;以及管理人員憑以前過期信息辦事，或采購管理人員、采購人員憑主觀臆斷、憑過時的經驗辦事等，而大量采購造成存貨大量積壓，包括原材料大量庫存，及生產出的大量成品積壓等問題，造成資金大量占用，而造成資金鏈緊張，且存貨還面臨有形及無形磨損或損耗或毀損等各種風險的存在，特別對于企業企業還存在腐蝕、生銹、火災、盜竊等各種風險，這些情況也將造成存貨成本增加，且導致企業生存、發展壓力劇增等情況。采購數量不合理現象有時還存在采購數量過少情況，其原因與采購數量過多相似，其影響或危害主要是成品(機械產品)投入市場不足、供應緊張，資金周轉較慢，盈利不足，利潤總額較少。
3改進采購成本與數量管控的措施
3．1加強比較措施，加強競標、評標措施
對于采購原料、刀具、工裝夾具、量具、設備等單價過高問題的應對措施:一是加強比較措施，要求采購部門與采購人員在采購時一定要貨比多家，在滿足原料質量要求的同時，一定要價格最優，采購部門要與質量部門通力合作，質量部門保質量合格(當然不同檔次產品，質量要求不同)，采購部門保價格最優。還要制定相關措施、制度對采購部門人員及采購部門領導加于績效考核，采購員由采購部門領導考核，采購部門領導由公司分管領導或其他公司級領導考核，要層層考核，一級管理一級，一級考核一級，層層抓落實，考核分月度考核及年度考核，考核后對于表現突出人員有獎有罰，賞罰分明，獎罰要有制度根據，賞罰包括物質與精神兩方面。另外，還要加強采購流程的制定，及加強采購單簽批制度。對于采購原料單價過高問題的第二項應對措施為:對于要大批大量采購的物資，要加強競標、評標措施，具體采用哪種措施應根據實際情況，再召開相關部門、人員聯席會議討論、研究分析后，由公司級管理層決定，決定數量、預算、時間等關鍵問題，并由責成相關部門制定質量、技術指標等。
3．2加強訂單管理與市場評估
采購的數量與采購資金總額密切相關(及與采購總成本密切相關)，采購數量又與銷售訂單(飼料成品銷售定單)密切相關，市場營銷(銷售)部門的各位員工要加強對訂單(銷售定單)的真實性、有效性加于確定、核實，訂單一般要付一定的預付款或保證金，對于取消訂單的預付貨款或保證金(或定金)應全部或部分沒收，這點要在銷售合同中體現，對于法律、法規另有規定的按法律法規辦。對于機械行業的客戶(成品采購客戶)，如果條件具備，如采購量較大的客戶，應該實地考察及其它各種考察(包括在政府有關部門及網絡和行業組織、協會等地方查詢、考察)，如查看其基礎設施、設備等，及評估訂貨方付款能力等，及查看信用記錄等。還要加強對市場進行細致、合理的調查、分析、預估、評估，因為機械企業除了有訂單外，可能還會有一些現貨交易，所以要對市場進行科學、合理的評估。如果有賒銷，還要評估買方償還能力、負債、信用等情況。
3．3加強采購環節制度建設
為保證采購原料、刀具、工裝夾具、量具、設備等成本等各項相關指標的內部控制應加強采購的審批流程、手續等，且限期提交采購申請與采購審批等措施。采購部門應該根據市場營銷、倉儲保管、生產、技術、管理等相關部門提交的相關存貨數量報告或質量要求、質量報告等材料制定合理的采購計劃和實施計劃，相關各部門并應在各自提交的材料上“簽字畫押”，各自為各自的責任負責，如果出現較大錯誤，簽字人員或部門僅對本人或本部門責任負責，如市場營銷部門對訂單及本部門市場的預估負責，如果市場出現本企業在市場銷售中及在本企業規定的期限內存貨較大積存或較嚴重短缺，達到一定數額或比例的，市場營銷部門或領導應該承擔一定的責任，而在一定期限內對市場判定較準確的(通過在企業規章制度設定最大數額超額量或最大超額比率線確定，對市場的判斷可以采用線上線下結合、網絡與實體結合方法及通過大數據分析等手段判斷)，且完成企業領導交辦一定期限內的銷售任務或銷售有較大增長的要給予獎勵，此條件是為了防止銷售部門為了不發生預估過高，從而造成存貨過多，然后被處罰而采取的故意降低預估銷售業績指標，而防止其采取在銷售時間期限內完成本期任務后怠工或誤工或消極休假等行為，此違規行為簡單的說是采取降低銷售預估量，而在銷售實際中也減少銷售數量，以達到銷售預估量與實際銷售量的基本一致或基本匹配，對于這個問題的解決還要加強對銷售部門的管理與監察，出臺相關問題的解決措施，如建立舉報屬實有獎等措施，對舉報人員加強獎勵且對舉報人姓名等各項信息保密，以保護舉報人等措施，特別是保護銷售部門內部人員的舉報行為。如果這項獎懲措施遭遇較大阻力，且在公司損失不大的情況下，也可以采取只獎不罰的措施替代，即工作做得好，則有獎;做得很一般或有一定失誤則不獎，獎勵包括物質與精神兩方面。市場部門提出大量采購申請前還必須征詢倉儲保管等部門，問詢倉儲保管等部門、人員同類材料還有多少庫存，然后還應以正式文件或其他可保留核查、可追溯的證據形式征詢庫存數量與質量、保質期等內容，還應該讓倉儲庫存等部門、人員(包括其領導和經手人)及問詢人員都簽字確認(要一式多份，相關部門均要留底，免得今后扯皮)，便于今后如果發生材料采購較大量庫存積壓時區分是哪個部門、人員的責任，便于追責。其他的技術、管理等各其他部門局僅對其技術、管理等出現偏差的責任負責，比如技術及管理等部門對造成的成本、質量及損耗等負責。制定的獎懲制度中也應該適當根據業績有獎、有罰(如果制度實施阻力過大，公司損失不大，也可以實行只獎不罰)。對于加強采購成本控制的措施還有，比如加強對供應商目錄的管理，把經過篩選較好信譽、企業信得過的供應商列入目錄作為企業采購的優先選項，對有的信譽差、質量不好、企業信不過的供應商列入黑名單;也可以采取加強檢查、監察、監督的方法對采購進行監控、檢查，比如企業老板、企業老總、總監、經理等各級、各位領導對采購的材料(甚至包括管理、生產、技術等各部門)進行隨時、不定期的監督、檢查、抽查，檢查、抽查的方式，也可以采用網絡(如對網絡采購平臺公布的原料報價與相類似成品報價等)、電話、微信及當面問詢及調查等，低層級的領導應該更加經常調查、監督、檢查。當某層級的領導發現問題時要向上一級領導匯報(匯報后此領導可以可以根據實際情況免受處罰，至少降低處罰)，并對直接責任人及相關人員進行批評教育，還要加于懲戒，對于發現確實忠誠、可靠、敬業人員要加于褒獎。懲戒及褒獎人員的方法是采取物質與精神“兩手抓”的方法。為防止監督、檢查不及時和保證監督、檢查的高效、有力，企業應加強對相關采購等行為報表的報送，并要求相關領導確認及“簽字畫押”(此為加強對相關領導的約束及便于追責等)，及要求報表真實、全面，便于檢查、監督，以及要求財務、審計等部門提供對應、相關的重要采購數據與信息(便于考察采購部門或采購人員是否提供了全部采購數據及信息，及考察是否只是提供了部分真實數據、信息，而隱瞞了其它較重要的不真實、作弊信息與數據)，及加強審計等工作，并使報表真實、可靠，并應使各報表數據相互印證，此為便于檢查監督。采購時還應該結合訂單(包括線上線下飼料成品銷售訂單，最好收部分定金或保證金，且接訂單前要考慮資金能否可靠回籠問題)情況、通過大數據進行市場分析及實時、實地進行的市場分析，以及結合庫存情況進行申請，并提交申請報告，并要求相關管理人員按流程對申請進行認真審批。且對于審批的簽字要根據價值量、數量等不同情況區分等級，然后根據等級向不同層次領導申請審批簽字，而對于大批量采購審批則需要經過部門領導及企業級領導審批。
4結語
機械企業做好采購環節對存貨成本與數量的管控，能有效節約成本、增加利潤，企業管理人員應重視其管控方法，及時解決存在的問題，加強制度建設，從而提升企業效益。
參考文獻:
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［3］付瑤．BF公司存貨內部控制問題研究［D］．遼寧:遼寧大學，2014.
作者:陳興茂 董小霞 單位:江西電力職業技術學院 江西青年職業學院
