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采購管理是指對采購業務流程進行策劃、實施、監控和改進的全要素管理。采購管理在科研事業單位內部管理中占據舉足輕重的地位，其管理水平高低在一定程度上體現了本單位整體運營管理水平，并呈現出資金來源分散、采購方式多樣和采購對象復雜的特點。
1.資金來源分散
科研事業單位的資金來源大致可分為：（1）國家財政預算撥款（包括基本建設費撥款、科研費撥款）、（2）地方財政專項撥款、（3）自籌資金，不同資金來源的采購活動在經費支出、會計核算和日常管理上有不同的規則要求。
2.采購方式多樣
根據采購管理的資金渠道、金額和具體情形的不同，采購方式可分為：（1）招標采購（包括公開招標、邀請招標）、（2）競爭性磋商、（3）競爭性談判、（4）詢價比價采購、（5）直接采購、（6）單一來源采購。
3.采購對象復雜
科研事業單位的采購對象與其營業活動息息相關，根據功能定位，采購對象一般包括：（1）工程項目出包（包括基建項目、科研項目）、（2）設備（包括通用類設備、科研專用設備）、（3）物資（包括通用類一般物資、科研類專用物資）、（4）服務（包括試驗、加工、咨詢、運營保障等各類服務）。
二、體系構建的主要原則
1.流程合規
在采購管理體系構建過程中，流程合規是首要前提。采購管理是一項關鍵敏感業務，其業務流程的策劃和實施都需要長期接受內外部的審計監督，尤其是供應商選擇環節和價格條款談判環節，更要充分保證流程的規范性。
2.效率提升
在流程合規的前提下，應重點突出效率原則。效率原則體現在采購需求的準確性、預算編制的科學性和流程執行的時效性：采購需求是整個采購流程的輸入，首先應確保采購需求的準確和完整，并據此編制采購預算；預算編制應突出目標績效理念，即在滿足采購目標的前提下實現最優化的預算配置，并嚴格按預算執行采購流程；流程執行要注重時間效率，各個環節要緊密連接，避免過程中出現脫節現象。
3.成本控制
在流程合規和效率提升以外，還必須加強采購成本的控制。通過細分采購品類、優化庫存管理、創新采購模式等多措并舉降低采購成本：細分采購品類，針對不同的采購對象品類研究確定不同的采購方式；優化庫存管理，提高存貨周轉率和資產使用率，提高采購物資的產出效益；創新采購模式，通過集中批量采購、開發替代供應商、調整物流模式等多方式降低采購成本。
三、體系構建的主要內容
1.采購流程梳理
根據采購活動的具體工作內容，可將采購管理流程大致分為六個階段，即：（1）制定采購戰略－>（2）編制計劃和預算－>（3）開發和選擇供應商－>（4）簽訂合同和履約－>（5）驗收和付款－>（6）項目后評價。其中，采購戰略是采購業務的頂層規劃，采購戰略的制定應綜合考慮本單位整體發展戰略和外部行業市場態勢，并建立相應的咨詢、評審機制；計劃和預算是采購戰略細化到操作層面的具體體現，計劃和預算應相互匹配，是采購活動的總抓手；開發和選擇供應商是采購活動的關鍵核心環節，不同采購方式下對供應商的選擇方式有所不同，應建立供應商開發、選擇、合作、反饋的工作機制，如此可有效促進采購效率的提升；合同簽訂和履約過程中，應重點關注雙方權責的確認、合同節點的考核、合同變更的控制等具體管理要求；驗收和付款時，應嚴格按照合同要求核對交付物的數量或質量等，做好表單記錄，加強內部控制；后評價活動應總結采購項目實施的經驗教訓，反饋后續管理建議，以此形成整個業務流程的閉環。
2.權責分工界定
在對采購流程進行梳理后，要將各個流程的工作落實到各部門，建立業務流程與組織機構的對應關系。例如，采購戰略的制定應由采購管理部門負責，單位規劃部門、市場部門配合完成，其中，采購管理部門具有總控戰略制定的權力，包括查閱單位歷年發展沿革資料、單位收集到的歷年市場信息等，但需要承擔因戰略制定不當導致相應后果的主要責任；規劃部門具有戰略制定的建議權，對與單位總發展戰略不匹配的內容具有一票否決權，同時承擔相應的把關責任；市場部門具有戰略制定的建議權，對與外部行業態勢發展不匹配的內容具有一票否決權，同時承擔相應的把關責任。
3.流程固化與信息系統開發
在流程分解和權責分工明確后，單位應建立相應的制度文件體系、制定業務活動表單，通過表單承載業務活動執行和審批權責、固化業務流程和職責，并在表單試運行一段時間后研究信息化工具的應用，通過表單信息化提高業務執行效率。在進行信息系統開發流程中，應特別注意業務流、信息流、價值流的一致性，采購部門、信息化部門、財務部門要加強溝通協調，確保信息系統滿足各方需求、系統運轉切實有效。
4.運行監控與持續改進
采購業務流程持續運轉期間，應通過相應的管理工具對流程運行情況進行監控、診斷，發現運行問題，提出改進建議。常見的管理工具包括KPI、全面預算、專項審計、內部控制評價等，其中，KPI主要側重于對流程產出效率的評價；全面預算主要側重于對采購資金使用有效性（包括成本控制）的評價；專項審計主要側重于對流程合規性的評價；內部控制評價的范圍相對全面，從整體到局部都能提供改進建議。
四、結束語
采購管理是科研事業單位的一項重要管理工作，過程規范、效率提升、成本控制是采購活動應遵循的主要原則。本文從采購管理體系構建的視角出發，探索研究了采購活動全流程、全要素的管理要求，為科研事業單位采購管理提供了有益的參考，值得各相關方反復研討和深入推進。
作者:宋懷達 單位:中國商用飛機有限責任公司上海飛機設計研究院
