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摘要：隨著社會經濟的迅速發展，鐵路工程建設速度不斷加快，為人們的交通出行提供了極大的便利。本文應用工程項目采購管理的相關理論，對鐵路工程實施過程中的采購環節進行分析，并從批量經濟訂購，采購人員優化，采購制度更新，采購供應商管理等諸多方面提供建議，希望幫助我國鐵路公司提高鐵路建設過程中相關工程材料的采購效率，降低采購成本，確保項目需求的同時，為社會帶來更多福利。
關鍵詞：鐵路建設；采購管理；批量訂購；供應商；信息管理
一、研究背景
隨著社會經濟的不斷發展，對于鐵路建設的需求逐漸旺盛，建設技術也日益成熟，鐵路工程項目在很多學校已經成為了獨立的學科。在進行鐵路建設的過程中，項目的采購環節會對于施工建設環節有決定性的影響，也會帶來建設成本、建設周期以及建設質量的波動，項目采購部門在整個鐵路建設項目中起到了很大的作用，幾乎貫穿了鐵路建設的整個流程。對于鐵路工程項目而言，由于鐵路施工需要諸多的材料，因此采購管理也具有很高的質量以及數量要求，面對品種多樣化，品牌廣泛化的大型采購需求，如果鐵路工程項目的采購管理工作不夠規范，會產生嚴重的負面后果。對鐵路工程項目的采購環節進行具體、深入的研究，不論對于鐵路的建設，還是對于物資采購的相關研究，都具有很大的意義。第一，通過對鐵路工程項目的采購環節進行深入的剖析，能夠幫助鐵路部門控制物資采購的數量、頻率以及品牌，降低采購成本開支。第二，通過對鐵路項目的采購現狀進行分析，了解采購過程中常見的問題，并提供相關的改進意見。第三，通過科學、合理的采購分工合作，提高采購項目的科學性，減少和項目方、施工方以及供應商的糾紛?；谝陨媳尘?，對鐵路建設項目進行采購管理分析具有雙重現實以及理論意義。
二、工程項目采購理論基礎
(一)工程項目采購定義
工程項目管理是管理科學的一大分支，在項目開展過程中，面對資源有限的內外部條件，采用專業的知識技能以及工具方法來完成管理的目標。在本文的研究中，也是從工程項目管理的角度進行分析，總結鐵路項目建設中的物資采購管理問題。在工程項目中實施采購活動是指，為了保證項目施工能夠順利開展，結合實際條件，從供應商手中通過一定交換行為獲得原材料或者服務。在進行工程項目采購的過程中，主要分為以下四大步驟。第一，做出項目生產的可行性報告；第二，做好項目的再設計工作，并通過招標活動選擇后期的供應商承包商；第三，將項目分包后，分別與供應商就采購材料的數量、品牌進行商定；第四，完成項目以及采購活動，提供實時記錄報告。
(二)采購的分類
在進行鐵路工程項目的過程中，可以從以下方式進行采購的分類。第一是按照采購商品的具體內容進行分類，包括貨物采購，即采購設備、鋼筋水泥等物資；土建工程采購，包括分包活動；咨詢服務工程采購，即向經驗豐富的專家購買智力勞動成果。第二是按照采購價格進行分類，包括招標采購與非招標采購。其中，招標采購是指按照項目方最開始的要求與標準的程序提出采購條件，在招標系統以及平臺中采購信息，并邀請所有達標的企業參與投標競爭，擇優選擇供應商，并與之簽訂合同協議，整個招標的過程應該是公正透明的；而非招標采購則是采用議價采購，直接采購等方法，與招標采購對立。
(三)采購流程分析
在進行鐵路工程項目采購過程中，主要包括五個環節。第一，確定與供應商簽訂合同的類型，當鐵路項目方與供應商通過招標或者非招標的模式達成采購合作時，雙方需要就即將簽訂的合同類型進行進一步的商議討論，不同類型的合同對于采購過程中的風險分配不同，對于鐵路建設方而言，應該在合同中更加關注項目實施風險以及后期材料設備的可維護性，而對于供應商而言，則更加關注成本價格問題。第二，編制科學的采購計劃，組織參與到鐵路項目建設中的所有采購人員對采購文檔進行編纂與矯正，指導后期采購工作。第三，開展采購詢價工作，為了保證鐵路部門能夠更好的控制資源，降低建設總成本，可以通過招標或者詢價的方式獲得市場普遍的價格信息。第四，選擇合作供應商，在鐵路項目中，往往要求參與競爭的供應商在3-6個之間，雙方可以通過合同談判或者綜合評價法確定是否需要展開合作。第五，簽訂采購合同以及進行合同管理工作，為了約束鐵路部門與供應商履約，合同管理是重要的環節，對于承包商而言，需要給予其一定的權限，確保合作方能夠高效開展工作，合作完成后，也要進行公正的驗收，做好合同的歸檔。
三、我國鐵路工程項目采購管理現狀及問題分析
在我國的鐵路建設工作中，主要采用設計-招標-建造工程項目的流程展開采購管理，這種模式在中國運行多年，并廣泛運用在各個省份地區。這種采購管理模式比較成熟，參與項目的各方都對項目程序比較了解，能夠在運營建設中進行靈活的調整，有利于控制項目風險。
(一)鐵路工程采購管理現狀
1.采購原則
對于任何地區的鐵路工程建設采購，都需要遵守相關的采購原則，秉承公開、公正的信念。第一，鐵路工程項目組要制定合理、完善的采購制度，并根據實際情況制定預算范圍，嚴格按照采購預算執行后期工作。第二，未包含在合同中的甲供物資，必須按照招標的規定實施統一招標采購，通過集中購買的方式壓縮成本。第三，甲供物資的采購設備往往要低于批準的概算價格，若物資價格過高，采購部門應該上報物資管理人員，對原因進行分析，上報鐵道工程項目建設中心進行核定。第四，對供應商的材料物資進行資質的審核與監督，確保所有物資都具有中國或者鐵道部門的生產許可，有關部門的質量認證報告。第五，在確認供應商的時候，做到綜合考慮業績、質量、價格以及售后服務。
2.供應商選擇標準
作為鐵路工程項目材料供應商，需要對其資格、經營范圍，財務狀況，生產質量控制能力進行全方位的分析，并制定嚴格的供應商選擇標準。從企業自身資格來看，供應商必須依法登記，具有法人資格，注冊資金規模達到最低標準。并從財務狀況來看，供應商應該審計狀況良好，能夠積極履約。從質量狀況來看，供應商要具有國標質量認證證書，投標的產品由專業機構進行鑒定，在最近3年內沒有出過重大質量問題。同時，鐵路部門以及施工方也要對供應商進行嚴格考核，保證其產品與合同一致，售后服務狀態良好，并且在過去的投標過程中能夠積極兌現承諾。
3.采購監督現狀
在進行物資采購時，需要對供應商以及相關的采購人員進行監督。一方面，鐵路工程項目物資部門嚴格按照法律制度以及招標要求，對供應商的投標產品進行控制，一旦發現供應商存在不良的違約行為，立馬停止與該供應商的合作。另一方面，鐵路局也要對供應商以及采購人員的不良行為進行審核，如果與實際情況不相符合，可以要求項目部遞交更加詳細的資料或者二次審核。我國鐵路局對于采購不良行為的公布期約為3個月，較大不良行為的公布期約為6個月，重大不良行為則會公示1-2年。
(二)鐵路工程項目采購問題分析
1.供應商管理不夠嚴謹
在鐵路工程項目采購過程中，存在甲供物資采購，甲控物資采購以及自購物資三種模式，在進行招標時獨自管理，造成了一定的資源浪費以及供應商的競標重合問題，為后期管理供應商帶來了較大的難度。同時，雖然在進行鐵路工程項目之前進行了采購的可行性分析，但是這種采購流程帶有很強烈的計劃經濟思想，缺乏市場有效經濟機制的約束以及管理，集團總部、項目經理以及項目部下的采購部門均具有采購材料的權限，當某一種材料的需求量較大時，會有很多的供應商前來競標，從而導致供應商的選擇出現分歧。此外，盡管制定了嚴格的競標企業管理、資質審核流程，但是鐵路部門對于供應商的資質審核仍然不夠完善，由于很多供應商與鐵路部門或其下屬單位存在長期的合作關系，在簽訂長期的合作協議后，鐵路部門會放松對于供應商的管理，即使供應商的材料資質認證吊銷，鐵路部門也不一定能夠及時了解到相關情況。除此之外，很多地區頻繁發生采購人員與供應商為了利益更換某些材料物件的問題，這為鐵路相關基礎設施的建設帶來了很大的安全隱患。
2.采購管理標準化程度較低
在鐵路工程項目的物資采購過程中，盡管鐵路部門設立了嚴格的物資材料采購細則，但是對于具體的項目，仍然需要根據自己的實際需求進行物資材料品牌、材料型號以及材料數量的選擇。在這一過程中，不同的項目組可能在相同的設備采購上提出不同的采購標準，甚至出現某些項目組與關系較好的供應商達成了多物資的合作協議，拒絕采用其他項目組證實使用良好的物資材料，導致采購的金額以及后期的維護成本不盡相同。在這種情況下，鐵路工程項目的采購模式呈現出低標準化的特點。不僅不利于各個鐵路項目組公平合作，也不利于鐵路局進行統籌管理以及資金發放。
3.采購費用過高
對于很多鐵路工程項目而言，存在采購成本過高，采購流程冗余的問題，為鐵路項目帶來了額外的成本支出。在鐵路項目的采購成本管理過程中，往往存在管理體制不夠完善的問題。例如，對于某鐵路基礎軌道建設項目而言，采購成本管理記錄中，僅僅包含了原材料的采購費用以及人工費用，在成本管理中，也僅僅從降低原材料拿貨成本，削減不必要的采購人員入手節約采購開支。但并未根據鐵路項目的實際施工流程、建設表現以及產品特征進行采購成本的細分類處理。采購成本管理體制過于陳舊也體現在企業的采購管理環節較為薄弱上，沒有形成良好的采購成本管理制度，缺乏明文規定的約束。除此之外，許多鐵路建設項目由于高素質人才以及專業技術能力的限制，管理層領導人員對于鐵路物資采購成本管理問題的重視程度較低，甚至缺乏必要的采購成本管理意識，在成本資金的劃分，調度以及存貨的盤點方面胡亂決策，人為隨意調整資金使用比例，導致整體采購成本管理效率較低。此外，許多鐵路項目的項目領導人員并未學習過相關的采購成本知識，即使意識到采購成本對于該項目建設的重要影響，仍然無法從根本上解決該問題。
4.采購信息系統落后
我們在鐵路工程項目建設中進行了調研，發現采購部門等相關工作人員往往采用傳呼機進行溝通，信息交流的成本以及時效性都受到了影響。在進行信息網絡建設中，不同地區的鐵路工程項目建設也呈現出不同的情景。資金充足，社會經濟發達的項目組往往信息設備的投資較大，而落后、偏遠地區的項目組則會減小信息建設的投資，導致整體物資材料、采購信息管理不夠穩定。同時，由于信息系統在建設初期沒有進行合理的規劃，導致后期有需求時難以進行進一步的改進與創新。這些問題逐漸限制了采購管理人員的正常工作。例如，在某些鐵路工程項目組，沒有建立完善的供應商管理系統，采購人員在與供應商進行商務溝通時，無法使用模塊化的供應商管理軟件進行材料數量的核實、型號的變更等操作，仍然需要使用郵件的形式進行交流。這導致采購人員與供應商之間的交流效率降低，信息的保密性也受到了威脅，無法及時將采購的數量以及金額輸入到系統中，需要后期人工進行統計與整理，需要花費額外的時間與精力。
5.缺乏高質量采購人才
和日本、美國等發達國家相比，我國的工程采購管理專業出現較晚，在很多項目管理建設中并沒有建立完善的、成熟的規劃管理制度，許多大型鐵路工程項目隨著建設的不斷推進，在人員培訓、專業技能等方面逐漸顯現出一些問題[1]。目前，在鐵路工程項目部門從事采購管理工作的工作人員中，很少有員工畢業于物流采購以及相關的專業，對于采購管理的知識了解十分少，局限于自己的工作，這導致在遇到重要問題時難以提出有見解性的解決方案。很多鐵路項目在建設時的采購材料不足、采購材料型號不匹配等問題發現較晚、改進較慢。歸根結底，還是因為鐵路項目部門缺少專業程度高的工程采購管理人才。主要原因包括：在很多鐵路工程項目中，采購人員往往是工作多年的老員工，對于新知識、新材料的認識不夠深刻，導致很多經驗豐富的老員工與現代化的工程采購管理脫節。第二，鐵路工程項目中對于采購、物流、倉儲等環節員工的工作崗位的分配不夠科學，沒有全面的評估每個人的具體情況作出最合適的匹配。
四、我國鐵路工程項目采購管理對策建議
(一)實施嚴格的供應商管理方案
在鐵路工程項目的建設過程中，除了建立合理的采購計劃進行物資采購，采購的渠道選擇以及供應商的選擇也十分重要。在鐵路工程項目建設中，供應商之間的競爭非常激烈，在多個供應商參與的競標活動中，項目負責人應該在物資的規格以及性能上提供更多的選擇，從而以更加優惠的價格獲得相對完善的管理服務[2]。例如，鐵路項目組可以通過按照重要性排序的原則進行供應商的篩選，通過綜合評分的方式對重要性進行排序；若項目競標的供應商數量較少，則可以通過國際鐵路項目競標平臺物資采購消息，吸引國內外不同供應商共同參與競標，并結合公正、完善的分析評價，確定供應商選擇方案。在整個供應商的管理過程中，要做到公平公正，嚴格嚴肅的原則，對供應商的物資材料進行專業的鑒定以及審核，一旦某個供應商的材料出現了問題，立馬終止與該供應商的合作，若問題影響范圍較大，難以控制，則應該在后期合作中也要優先選擇其他供應商。最后，項目組也可以設立供應商監督小組，以第三方工作人員的視角進行裁判與評估。
(二)制定統一鐵路零部件采購標準
為鐵路工程項目的常用零件物資采購建立統一的采購規格以及采購標準是提高項目建設公平公正性的重要舉措[3]。一方面，項目組應該對于采購環節給予充分的重視，結合之前的鐵路建設項目采購標準，為今后的采購活動提供范例，并限定采購的成本價格以及物資規格，保證采購人員的采購行為在要求之內，降低采購過程中可能出現的道德問題。另一方面，鐵路建設項目組也應該靈活根據市場上不同的供應商材料備選方案調整自己的采購要求，物資材料的選擇并不是一成不變的，而是隨著項目性質、工程大小的不同而不同。因此，提供固定、但靈活可控的采購標準才能幫助采購人員選擇最合適的物資。
(三)降低采購總成本開支
針對鐵路工程項目中采購總成本偏高的問題，可以采用EOQ批量訂購法進行采購訂單量的優化。我們選擇某型號螺絲釘進行計算。除了該型號的螺絲釘產品外，很多其他需求量與季節變動關聯較弱的物資也可以根據EOQ模型計算最優的訂購數與訂購量。
(四)優化采購信息管理系統
鐵路工程項目組應該重視采購系統的建設，項目組的部門之間實現數據的共享，幫助采購管理人員提高物資采購以及供應商管理的效率[4]。一方面，施工隊對物資進行盤點的結果應該及時反饋給采購部門，通過內部信息系統進行直接的傳遞，讓采購部門提前做好采購的計劃，避免耽誤后期的正常施工操作。另一方面，采購部門的貨物訂單數據要與財務部門實施共享，幫助財務部門第一時間了解貨物的資金占用情況，方便進行后續的財務規劃管理。建立內部信息管理系統，并向供應商開放一定的權限，通過采購管理系統進行供應商的采購訂單管理、電子發票申請、物資售后管理等操作。同時，信息系統中也應該增加倉庫負荷分析，采購量分析等基本的定量分析功能，幫助工程項目采購管理人員更好的進行物資的預算管理與采購操作。
(五)引入高質量采購人才
隨著鐵路工程項目難度的增加，涉及地區、國家數量的增長，對于鐵路工程項目組而言，只有不斷引入高素質的工程項目管理、工程采購專業人才，提高采購管理團隊人才聘用薪水，才能提高應聘人員專業水平[5]。作為采購管理人員不僅需要具備基本的作業生產能力，也要有相應的商務工作技能以及經濟管理能力。一方面，鐵路項目組應該增加對采購工作人員的培訓教育，邀請工程采購行業優秀的專業以及員工進行知識以及案例的講解分析，并要求員工打卡參與，提高在職員工的實際技能水平。另一方面，鐵路工程項目組也應該積極與周邊的高校合作，共同開展采購、供應商管理、物流倉儲等相關的研究，并邀請高校工程管理、采購管理專業大學生前來進行實習體驗，挽留有技術能力的學生。從而提高鐵路工程項目組采購部門的整體運作水平。
五、結語
在鐵路工程項目建設過程中，原材料以及設備的采購十分重要。本文對工程項目采購原理進行了分析，提出目前在鐵路工程項目的施工中存在供應商管理不夠嚴格、缺乏標準化的采購制度、采購總成本整體偏高、缺少高素質高專業能力的采購人員以及采購信息系統不夠完善等問題，結合相關文獻分析以及現場調研，提出鐵路工程項目管理部門應該通過嚴格管理零部件供應商，制定統一的鐵路零件采購標準，通過EOQ經濟批量法降低采購總成本，不斷優化現有的采購信息系統以及引進高質量采購人才來提高采購管理質量。
參考文獻：
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作者:婁旭 單位:中國鐵路物資北京有限公司
