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摘要：分析了鐵路采購管理工作的現狀和難點，提出了采購管理信息系統開發的思路、總體框架、功能模塊構架和系統業務流程，并提出了建議。
關鍵詞：鐵路采購;管理信息系統;研究
1鐵路采購管理信息系統建設的必要性
隨著鐵路快速發展和裝備大規模投入使用，采購工作在日益受到企業經營管理和監督管理部門重視的同時也被社會廣泛關注。采購管理是以市場交易行為來滿足鐵路運輸生產和基本建設的物資需要，是保障企業持續經營的重要環節。采購管理工作具有涉及面廣、管理對象復雜、信息量大的特點，同時也是廉政建設重點領域，對分權管理、程序控制、信息公開有著極高的要求。國內外大型企業極為重視采購管理信息化建設，通過采用成熟套裝軟件或自行開發的采購管理信息系統，控制采購成本，保障采購質量，提高生產率和企業核心競爭力。建設鐵路采購管理信息系統，實現采購全過程信息化管理，提高工作質量和效率，提升采購管理水平，促進管理決策和過程監督，顯得極為迫切。自鐵路總公司成立以來，總公司物資管理部就在鐵路物資信息化建設方面做了大量工作，研發并推廣運用鐵路物資管理信息系統、物資采購商務平臺和招商平臺。但是，鐵路物資管理信息系統基于鐵路內網系統，其主要功能偏向收發存、物資調撥、材料核算、統計分析等；物資采購商務平臺、招商平臺是基于互聯網系統，其主要功能偏向采購信息公告、網上競價和供應商信息管理等。上述系統均缺少采購管理功能，尚未形成物資管理的全面覆蓋和閉環管理。采購信息管理系統涵蓋從采購項目申報與受理、采購預案編制、采購方案審核、采購前準備、開評標過程、采購結果形成，以及執行和跟蹤、統計分析等全業務管理。通過信息技術手段實現采購過程流程化、標準化管理，有利于采購工作組織和實施，提高采購效率和質量；有利于促進采購過程透明化，加強管理和監督；有利于采購數據的歸集和運用，更好地為管理決策服務。綜上所述，鐵路采購管理信息系統是鐵路物資信息化的重要內容，作為現在使用的鐵路物資管理信息系統和物資采購商務平臺及招商平臺的補充，組織建設鐵路物資采購管理信息系統，實現物資管理全面覆蓋和閉環管理十分必要、非常迫切。
2現狀和難點
從當前全路情況看，大多數鐵路局采購工作組織和管理均在系統外實施，依靠Office等辦公軟件或者借助一些簡單的信息系統來協助完成各項工作，工作界面多、重復勞動多、信息資源共享難，嚴重制約了采購效率和質量。目前僅武漢、西安、成都等少數鐵路局先行探索自主開發了采購管理信息系統，而其他路局大多有動意但未付諸實施?？傮w來看，采購管理信息化在全路尚處在探索階段，全路對采購信息化管理的需求能達成共識，但如何實現采購管理信息化尚未形成共識。主要難點如下：一是隨著鐵路公司制改革的不斷深入，全路物資管理模式還在不斷創新和優化，組織結構、管理要求和流程控制處于較為頻繁的調整期，采購操作層面經常發生變化；二是鐵路總公司、鐵路局、基層站段各級采購業務處理方式、處理過程存在一定差異，同時鐵路局之間、站段之間也存在較大差異；三是雖然少數路局自主開發了采購管理信息系統，但系統個性化較強、功能缺乏彈性，改造難度大、耗時長，其他路局很難簡單移植，不具備廣泛推廣的可行性；四是采購管理信息系統必須與全路推行的鐵路物資管理信息系統、物資采購商務平臺、招商平臺實現數據交互。而現實情況是各系統分散、分塊開發，數據接口難，無法形成高效的、統一的物資信息化管理。
3目標和原則
總體目標：實現鐵路總公司、所屬企業及其基層單位對貨物、工程、服務的購買和銷售行為的信息化管理。重點解決的核心問題：一是流程可靈活配置，在一定范圍內兼容流程差異，滿足不同管理需求和管理變化；二是既要實現采購全過程信息化管理，也要與現有系統互聯互通，實現管理完整性、數據一致性。
3.1建設目標
3.1.1實現全過程管理。系統包括申報與受理過程、集體決策過程、標前準備、開評標、采購結果、檔案管理和執行跟蹤、數據統計及分析，即實現采購流程的全過程管理。3.1.2實現縱向貫通、橫向協同。通過鐵路總公司、鐵路局、站段采購管理聯網運行，實現集約化采購管理模式下的縱向業務貫通、管理貫通；通過與物資管理信息系統、物資采購商務平臺和招商平臺之間數據共享實現橫向業務協同。3.1.3實現靈活配置。系統采購流程可以根據單位的實際采購進行自行配置，同一單位可以建立不同的采購流程，以最大程度滿足不同單位對采購流程的需求。
3.2建設原則
3.2.1具有通用性。能適應鐵路總公司、各路局及其基層單位在采購管理上的需求。3.2.2具有易用性。能通過簡單的配置形成具體單位在采購輔助管理工具，用戶的操作簡單明了。3.2.3具有一致性。能形成統一的概念范疇，統一的文檔體系，統一的業務處理方法，減少或降低差異性對開發、維護、升級的影響。3.2.4具有開放性和擴展性。能與鐵路物資管理信息系統、物資采購商務平臺、招商平臺及其他管理系統實現數據共享和交換；能較為方便地對功能進行升級和擴充。
4基本思路
4.1實現業務標準化
4.1.1流程標準化。由于差異性客觀存在，無法在大的業務過程層面實現流程的標準化。所以系統應以環節模塊的標準化為目標，即在每個環節模塊的功能是確定的，環節的處理方法是不可選擇的或者極少選擇的。4.1.2文檔標準化。系統在一定程度上可以視為以項目為單元的文件編制與管理的系統。要提高文檔編制效率需要兩個基本處理方法：一是文檔的標準化；二是自動寫入字段型的數據。4.1.3文檔內容模板化。文檔標準化需將文檔內容的模版化，模板可替換內容有標識約定。4.1.4文檔可更新。為適應文檔的變化，標準文檔應有版本號和版本的啟用和禁用時間（或標識）。
4.2實現可配置管理
由于各鐵路局管理模式不一、組織機構不同，采購管理流程多樣化。為此可以抽離出大部分鐵路局采購管理流程的共同性，在業務中將各個采購環節進行模塊化，引入配置管理思路，降低流程中環節之間的耦合性，提高業務流程的適用性。可配置管理是實現廣泛運用的關鍵，包括自定義采購流程、采購流程配置、審批流程配置。4.2.1自定義采購流程。是指采購主體根據自身的實際，命名采購流程中的各個過程和環節（過程為環節的容器），確定各環節審批點、備份點等屬性設置。4.2.2采購流程配置。是指將自定義的采購流程與系統提供的顯示頁面及數據處理功能聯系起來的操作過程，可采用列表配置和圖示化配置兩種形式。4.2.3審批流程配置。是指對自定義的采購流程中設計的審批點設置審批的流程，可采用列表配置和圖示化配置兩種形式。
4.3“兩級部署、三級應用”的總體構架
滿足全路范圍內使用，在鐵路總公司和所屬企業兩級部署，總公司、所屬企業（鐵路局包括業務處、采購所）、所屬企業基層單位（包括基層站段、局管建設公司）三級應用。實現鐵路總公司、所屬企業數據共享，業務縱向貫通，實現與現有相關管理信息系統互聯互通，采用B/S模式實現三級聯網應用。
4.4系統功能模塊構架
4.4.1配置管理。包括自定義采購流程、采購流程配置、審批流程配置。4.4.2項目管理。包括項目主頁、項目行為、項目管理、包件管理、明細管理、投標管理、評（定）標管理、討論管理、執行跟蹤、投訴管理、檔案管理等。4.4.3會議管理。包括會議主頁、會議行為、會議編輯、會議室安排、會議費用、評委會安排、評委抽選、評委分工。4.4.4對象管理。包括對象流程、文檔編輯、人員編輯、提交審核、對象審核、異常處理、項目討論、流程跳轉等。4.4.5綜合查詢。包括明細查詢、進度查詢、審核查詢、流標查詢、完成情況、法規文件、統計臺賬、歷史資料等。4.4.6系統維護。包括單位管理、人員管理、供應商管理、評標標準管理、模板管理、通用字典維護、評標表格設置、模板設置和法律法規文件等。主要功能構架如圖2所示。
4.5系統業務流程
按照標準化、程序化要求，對現有采購工作流程進行分析、整合、再造，形成統一的、標準的、規范的全業務管理流程。加強過程控制，在采購項目計劃申報、項目預案、采購方案、采購文件、采購結果審批等關鍵環節可設置多級審核。實現關鍵環節的內部控制，把好廉政關口。系統業務流程如圖3所示。
4.6系統適應性需求
采購管理信息系統是物資管理信息化的一部分，必須與現有各物資管理信息化軟件、常用辦公應用軟件的接口和兼容。充分考慮與現有鐵路物資管理信息系統、物資采購商務平臺、招商平臺等信息系統的數據接口。充分考慮應用軟件兼容性。系統應該能夠與Office軟件完全兼容，能夠完成各類Excel表格的輸入輸出功能，并通過技術手段實現采購中各種Word文檔的編輯與自動生成功能，方便輸出與打印。數據轉換內容見圖4。
5有關建議
5.1盡快組織研發，建設鐵路采購管理信息系統
從當前情況看，各鐵路局迫切需要實現采購信息化管理，研發并推廣采購管理信息系統是當務之急。建議鐵路總公司統一組織開發“鐵路采購管理信息系統”，實現鐵路總公司、所屬單位及其基層單位采購全過程信息化管理，實現與現有物資系統有效連接，通過系統研發和整合，形成物資信息化閉環管理。
5.2制定總體規劃，構建鐵路物資一體化管理信息化平臺
建議鐵路總公司組織研究制定鐵路物資信息化建設總體規劃，納入鐵路總公司大數據平臺建設和鐵路ERP建設規劃。以實現物資管理完整性、數據一致性、系統協同性為目標，同步制定相應實施方案和推進計劃，分步實施推進，不斷“完善、擴展、整合”各物資信息系統功能，構建與鐵路“大物資”管理要求相適應的全覆蓋、全鏈條、一體化閉環管理的鐵路物資信息化管理平臺。
5.3統一規范開發，打造標準、高效的鐵路物資管理信息化平臺
建議鐵路總公司牽頭，組建高水平的團隊，統一組織研發，規范程序設計，打造信息化平臺。組建以現有系統的研發單位為主，鐵路物資領域復合型人才全程參與的研發團隊。在保持團隊質量和穩定基礎上，以總體建設規劃為指導，以標準化建設和管理為基礎，以系統完整性、一致性、協同性為目標，打破現有各系統的技術壁壘，統一研發、規范設計，減少系統接口，打造統一、規范、高效的物資管理信息平臺，提升物資工作整體運行水平，促進鐵路物資管理再上新臺階。
作者:高俊斌 單位:中國鐵路武漢局集團有限公司物資管理處
