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摘要：在推動兩級管理體制改革的過程中，如何提升二級學院辦公室工作效率已成為二級學院行政管理工作的重要研究課題。該文在闡述二級學院行政標準化建設必要性的基礎上，對當前二級學院行政管理模式現狀進行分析，提出將標準化、流程化概念引入二級學院行政管理工作，最后從提升二級學院行政效率，為二級學院師生提供便捷的服務以及改善人事變動對行政管理工作的影響等層面揭示了促進高校二級學院行政標準化和流程化建設的積極意義。
關鍵詞：高校；二級學院；行政管理；標準化建設
近年來，黨和國家高度重視推進“放管服”改革。在“放管服”改革背景下，推進行政管理標準化建設已然成為大勢所趨?！吨袊逃F代化2035》中明確提出，應高度重視“提高學校自主管理能力，完善學校治理結構”。因此，二級學院是普通高等學校的二級教學單位[1]，也是我國高等教育辦學體制出現的一種新的辦學形式。近年來，國內不少高校二級學院發展取得了較大的成就，形成了具有高效率的教學質量。在新形勢下，二級學院行政管理工作是二級學院改革與發展必須高度重視的一項重要工作。因此，高校二級學院應當順勢而為，立足當前行政模式的實際情況，將標準化、流程化的理念融入高校行政管理工作，切實有效地促進高校二級學院行政辦公室效率提升。
1“十四五”規劃下推進學院行政標準化和流程化建設的必要性
2021年3月11日，十三屆全國人大四次會議表決通過了《中華人民共和國國民經濟和社會發展第十四個五年規劃和2035年遠景目標綱要》（簡稱“十四五”規劃）。同時，“十四五”規劃中也明確提出：“推進高等教育分類管理和高等學校綜合改革，構建更加多元的高等教育體系。”“十四五”規劃下，推進高校行政管理標準化已成為高等教育分類管理和高等學校綜合改革的應有之義。其必要性集中體現在：第一，加強學院行政標準化建設是提升二級學院行政效率的客觀要求。通過將標準化建設理念融入學院行政管理，實現對二級學院辦公室工作各環節的科學化管理。同時，通過標準化、流程化的學院行政部門運行，可以確保各個環節之間的有效協調，確保行政管理工作的正常開展，繼而提升學院辦公室整體的行政效率。例如，通過提升行政效率可以保障學院教育管理、科研管理、學生管理、后勤保障等一系列工作，嚴格遵循流程開展，確保各項工作取得應有的實效。第二，加強學院行政標準化建設是促進二級學院改革與發展的必然要求。新形勢下，推進二級學院管理體系改革是提升其核心競爭力的重要途徑[2]。通過提升行政標準化建設水平，可以實現對學院內部資源的合理利用，確保學院行政管理、教育科研等各項目標有序完成[3]。同時，依托標準化、流程化的行政管理工作模式，可以實現各項工作的高效運轉，提升行政管理工作的效率和質量，進一步提升學院的辦學水平和辦學效益。
2現階段高校二級學院行政模式現狀分析
隨著高校改革與發展進程的不斷推進，高校對二級學院管理工作給予高度重視。目前，從二級學院辦公室行政人員的實際工作情況來看，依然存在一些問題，影響到二級學院整體行政效率的提升。這些問題集中體現在：第一，行政人員工作思維固化，行政管理工作缺乏靈活性。在二級學院辦公室行政工作中，行政人員受傳統工作思維影響，認為辦公室行政工作只需要負責好上傳下達、上報資料等工作即可。這是一種形式主義的作風。受這種作風的影響，行政人員將工作目標定于完成上級交辦的任務，墨守成規，僅僅停留在做完而非做好的層面。久而久之會使行政人員形成固化的工作思維，造成工作中普遍存在缺乏積極性、探索性和創新性等問題，不僅降低了行政人員的工作能力、工作效率和工作質量，更影響二級學院行政管理工作的有效開展，影響二級學院教育教學、人才培養等各項工作的開展。第二，二級學院行政工作繁雜，引發行政人員的職業倦怠。辦公室是各項管理工作的重要橋梁和樞紐[4]。辦公室工作內容通常較為繁雜，涉及多個部門的溝通與協調。目前，學院辦公室部分行政人員由于長期面對繁雜瑣碎的行政事務，在心理上出現了對該職業的倦怠情緒，使得行政人員工作效率降低，工作不夠上進，出現心理壓力過大甚至抑郁等情況。對二級學院而言，在行政工作中，如果不能夠采取有效的激勵措施或心理干預措施等，勢必會造成行政人員職業倦怠問題的日趨嚴重，最終影響學院整體行政效率的提升?？傊?，現行的行政模式在標準化、流程化等方面存在不足，造成二級學院行政管理工作通常由相關管理人員依照慣例或經驗開展工作，造成學院辦公室行政人員工作思維固化，工作過程缺乏靈活性，影響到行政管理工作整體效率和質量的提升。
3行政標準化視角下高校二級學院行政管理工作優化建議
二級學院行政標準化是指通過在高校二級學院中實施標準化建設工程，使得二級學院行政管理工作實現目標清晰、職責明確、賞罰分明，充分發揮行政部門的作用，服務二級學院廣大師生需求，為實現二級學院教育、科研、學生管理、教師管理等各項工作的穩步有序開展提供清晰的流程劃分和服務指南。在行政標準化建設視角下，高校應對二級學院行政管理工作予以優化。例如，行政標準化的內容應涉及制度建設、監督機制建設、績效考核與激勵機制建設等方面。具體如下：第一，建立完善的二級學院行政管理制度，明確行政目標及行政人員職責。對任何組織而言，健全的制度是各項工作開展的重要依據，有利于促進工作中形成良好的行為規范。在促進二級學院標準化建設的過程中，高校應充分結合二級學院的特征及實際情況，科學地確定二級學院行政人員應遵循的行為標準、管理工作流程和操作指南，形成完善的行政管理制度。剔除行政管理制度中不合時宜的環節，將標準化、流程化、精細化等理念融入行政管理制度，結合不同工作環節的工作內容差異，制定出對應的管理規范。同時，應增設面對面交接制度、工作清單交接制度以及工作銜接期等。第二，注重提升行政人員的責任意識和服務意識。其中，責任意識強調的是在落實行政管理制度過程中必須始終遵循科學合理、公平公正的原則[5]。而服務意識則強調了以人為本的服務理念，將行政管理制度優化完善與二級學院服務師生、服務學校發展的定位相結合，發揮學院辦公室的樞紐作用。第三，建立行之有效的監督機制，確保行政管理各項工作高質量地完成。同時，監督機制作用的充分發揮，可以實現各環節之間的有效協作、相互促進和相互制約。此外，通過建立有效的考核激勵機制，也可以充分調動起行政人員的積極性，促進二級學院行政效率的提升。例如，通過引入嚴格的評分標準對行政人員日常工作進行準確的考核，并通過采取對應的獎懲機制，促進行政人員依據相關制度履行其應有的職責，促進行政工作效率的提升。第四，建立基于信息技術的二級學院行政標準化工作流程。二級學院應充分利用校園信息網絡提供的優質信息平臺與行政管理工作緊密結合，一方面可以提升行政人員的工作效率和質量，另一方面可以發揮信息技術的優勢實現對行政管理工作模式的重構，促進行政管理標準化、流程化的實現。例如，通過對行政管理工作進行梳理，將信息技術滲透到各環節，可以使得行政工作更具標準化和規范性。同時，依托現代信息技術在信息傳播和溝通交流領域的優勢，可以有效地呈現行政管理工作的標準化建設成果。
4高校二級學院行政標準化建設的積極意義
高校二級學院通過推進行政標準化建設在實踐層面可取得的積極成效集中體現在：第一，通過實行行政標準化，實現教育管理、科研管理、學生管理、后勤保障等各項工作嚴格按照工作流程和操作指南開展。在服務理念和責任意識的指導下，以服務師生為工作目標，為其提供便捷的服務，確保行政工作開展取得令人滿意的效果。第二，通過實行行政標準化，有效地解決行政管理工作中存在的低效率問題。行政效率的高低是衡量行政管理活動優劣的綜合指標。通過行政標準化建設，實現分工明晰與團結協作有效結合，并依靠簡潔高效、規范合理的標準化制度和運行模式，實現行政效率的有效提升。第三，通過實行行政標準化，使得行政管理工作更規范，即工作過程清晰明了、任務分配界限分明、機制運轉有序高效。規范性的實施體現了行政管理工作效率優先、服務為本、靶向設置的特質。第四，通過實行行政標準化，將面對面交接制度、工作清單交接制度以及工作銜接期等合理地引入學院辦公室人事管理工作，從而有效地解決因人事變動而導致的交接不全面問題。
5結語
總之，高校二級學院必須結合行政管理工作實際情況，積極推進行政管理工作標準化、流程化建設，促進二級學院行政效率的不斷提升，為二級學院廣大師生提供更加便捷的服務，為促進新形勢下二級學院健康發展營造出良好的行政環境，助力二級學院的高質量發展。
作者：戴薇 單位：中國地質大學（武漢）
