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摘要：高校檔案管理工作，對高校的正常運行以及人才的規整等具有非常重要的意義，而高校檔案工作的規范化和標準化管理，是保證高效檔案管理工作的重要內容.為此，我國高校在進行檔案管理工作時，需要采取更加嚴格的要求.在本文中，作者對當前我國高校檔案工作管理中存在的問題進行了分析，同時對于高校檔案工作的規范化和標準化管理意義進行了研究，并提出了幾點改善當前高校檔案工作管理問題的措施.
關鍵詞：規范化；標準化；高校檔案
在二十一世紀，信息和知識成為世界發展的主流，經濟和科技的推動使得我國的高校教育工作和檔案管理工作不斷改革，以適應當前飛速發展的世界形勢.隨著現代化技術的發展，我國的高校檔案管理工作也在逐漸向著電子化和自動化的方向前進，這對我國高校的檔案管理工作來說既是機遇，也是挑戰.為了能夠促進高校檔案管理工作的開展，我國高校需要結合自身的實際情況制定對應的檔案管理標準，完善管理制度，促進高校檔案管理工作質量.
1高校檔案工作規范化和標準化管理的重要意義分析
在當前，我國的大多數高校都建立了檔案館，其對學校內的宿舍以及各種設備等進行存檔管理，而在人才配備方面，高校除了選取檔案學科人才之外，同時還包含了歷史和信息等多方面的人才，這些人才的招聘能夠對檔案管理工作中的一些特殊情況進行重點解決.但對于當前我國高校的檔案信息管理等工作，其還處于簡單的基礎性階段，這些高校的檔案管理工作水平無法滿足高校的快速發展，已經成為制約高校發展的主要問題之一.對于高校檔案工作，其采取科學化的管理措施，首先需要加強對檔案以及檔案信息等的規范化和標準化管理，這也是開展高品質檔案工作的前提，為此，首先需要對高校檔案工作的重要性進行明確的認知，檔案館的建立是為了對檔案進行更加標準化和規范化的管理，這是開展高校檔案管理的基礎，為此，高校需要購進先進的檔案管理設備，提高高校檔案管理工作的硬件水平.對于高校檔案的管理體系建設，其能夠實現高校檔案工作的明確化和制度化，從而使得高校檔案在進行各項業務工作時更加規范，保證高效檔案館能夠發揮其應有的功能.
2高校檔案管理工作現狀分析
檔案管理工作規范化和標準化已經成為高校檔案管理工作中最為重要的內容，對于當前我國高校的檔案管理人員，盡管檔案管理工作規范化和標準化取得了一定的成就，使得我國的檔案管理工作質量得到了一定的提升，但在高校檔案管理工作規范化和標準化管理中，其仍然存在著一些問題需要解決，這些問題對當前我國高校的檔案工作發展具有非常重要的意義.第一，意識不足，對于高校檔案規范化和標準化工作管理，大部分的檔案管理人員對其并沒有一個明確的認識，很多院校僅僅認為檔案工作是為了服務于高校發展，而對于檔案管理本身的效率等則重視程度不足，此外，還有一些高校甚至認為檔案工作的規范化和標準化管理沒有實質意義，這種情況使得高校的檔案管理質量難以得到有效的提高.第二，人員整體素質較低，高校的檔案管理工作，其對管理人員的專業化素質要求相對較高，但由于高校檔案工作規范化和標準化管理難以實現，加上高校對檔案管理工作的重視程度不足，很難吸引高素質的檔案管理人員，這是當前高校檔案管理工作中需要重點解決的問題之一.對于檔案工作管理，由于專業術語較多，甚至一個術語在不同環境下有不同的含義，專業人員的不足使得檔案管理工作較為混亂.第三，監察缺失，高校檔案工作規范化和標準化管理，很多高校都是由非專業人員進行管理，這使得日常工作中出現的一些問題很難被發現，隨著問題的累積，使得高校檔案工作管理難度越來越大.為此，單純地依靠制度和條例并不能實現高校檔案工作的規范化和標準化管理.
3高校檔案工作規范化和標準化管理措施
3.1目標化管理，建立完善的檔案管理制度
第一，伴隨著我國檔案信息化進程的加快，我國的各個高校也需要盡快建立完善的檔案管理制度，通過采取一系列有效的措施對檔案管理方法和程序進行完善，像檔案修訂制度以及特色檔案管理制度等，將這些檔案制度進行匯總，從而做到檔案管理有法可依.還需要借助于當前的借閱登記程序對檔案的借閱和調用進行記錄，防止檔案存儲過程中出現丟失等情況，并對檔案的管理進行明確的責任劃分，然后通過實踐對檔案使用制度進行不斷的完善.第二，加強檔案管理隊伍建設，對于高校的檔案管理人員，其對檔案的管理效果具有直接的影響，為此，高校需要對檔案管理人員進行素質培養，一方面是對其政治素質進行提高，檔案管理人員需要良好的服務素質，在工作的過程中充滿熱情.另外，其還需要具備較強的業務素質和專業知識，對檔案的管理內容以及使用規定等有明確的了解，提高檔案管理效果.最后則是具有較高的文化素質，在日常的檔案管理工作中，能夠對其中存在的問題進行總結分析，然后從中總結經驗教訓，不斷提高檔案管理規范化和標準化.
3.2重視第一手資料的收集和整理
為了保證檔案資料的完整性和真實性，需要對高校檔案資料的第一手資料進行確認.對于檔案的部門負責人員，其需要對檔案的收集規章制度進行制定和完善，同時協調多個部門對檔案的格式進行制定，然后將制定的檔案格式發送到相關人員，在進行檔案收集的過程中，需要采用紙質文檔進行第一手資料的收集，然后建立完善的電子文庫檔，對于文檔的收集，其需要進行嚴格的檢查，保證所有文檔的準確性和真實性.同時對于不同的文檔需要對其進行分類收集和整理，并對其進行編碼和分類.對于檔案的內容以及格式，各個部門需要對其進行嚴格的把關，這是影響檔案管理質量的重要因素.對于收集的第一手檔案資料，收集人員需要對檔案文件進行把關工作，認真檢查檔案的文本格式以及原始記錄等是否符合標準，然后親筆簽字，在驗收的過程中，驗收人員需要對第一手資料進行標準化和規范化的檢查確認，保證收集到的第一手檔案資料符合規范化和標準化要求，方便后續對檔案的整理和分類.
3.3紙質文件和電子文件共存
信息化時代的到來，使得電子文件越來越受到人們的歡迎，加上其存儲和攜帶較為便捷，人們在進行信息的收集時往往更加傾向于電子文檔.高校檔案管理工作，其需要對電子文檔進行認真的鑒定，并根據鑒定結果對文件檔案進行分類和整理.而對于電子文件的區分工作，其是電子文件歸檔的重要內容，在當前的高校檔案管理中，大部分的院校僅僅將對學生和教師等有參考意義的文檔才會進行保存，而對于應用意義不大的文檔，大部分都會對其進行刪除.為了保證電子文件的真實性，在進行文檔存儲的過程中需要同步將對應的紙質檔進行存儲管理，通過對兩種文件進行區分和復制，保證文檔的真實性和準確性.另外，對于電子文檔，其在制定完成之后，需要將原紙質檔文檔歸還，作為后續電子文檔保存的依據和憑證.
3.4提高案卷質量，推動檔案工作規范化和標準化
信息時代的到來，使得檔案工作的規范化和標準化逐漸成為其發展的重點，在開展硬件建設的同時，高校檔案管理部門還需要對檔案的卷宗質量等進行提高，這是檔案管理的基礎性工作.對于高校檔案管理中的文書和檔案，兩者之間看似是相互獨立的，但兩者在文檔工作流程之中具有非常緊密的聯系，文書是檔案的來源，而檔案則是文書的最終歸宿.通過對文書進行標準化和規范化的管理，才能夠更好地實現檔案的規范化和標準化管理.首先，充滿高度的責任心，這是實現檔案工作規范化和標準化的關鍵環節，對于檔案管理工作中最難以區分的則是檔案的無序性以及相近材料，為此，檔案管理人員需要在工作的過程中保持高度的責任心，通過對所有的環節進行認真的整理，使得檔案工作管理標準化和規范化.對于高校檔案管理工作，其在實際工作開展中需要以本為單位進行文件的整理，同時結合高校檔案管理的相關規定對各種材料進行合理分類，同時對檔案的時效性進行重點監控，保證現行檔案具有其參考價值和意義，這種檔案才能夠進行立卷或者歸檔.此外，對于立卷歸檔，其在高校檔案管理中是非常重要的內容，通過合理的分工能夠在進行整理歸檔時結合檔案的內容以及檔案形式對其進行差別，通過認真的分析對其進行篩選，這樣為后續檔案的規范化和標準化管理奠定了良好的基礎.為了提高高校檔案工作的規范化和標準化，提高案卷質量是基礎性的內容.根據大量的時間工作得知，案卷的材料收集對檔案工作具有較大的影響，當檔案的完整性較低時，其本身的價值也會大大降低，這種檔案的收集對檔案本身的價值具有與較大的影響，此外，檔案本身的外觀樁底和整潔等對其規范化和標準化的實際操作性同樣具有非常重要的意義.為了能夠更好地提高檔案本身的價值，需要在進行檔案收集時保證檔案本身的價值，采用科學的收集方法.此外，還需要做好檔案的分類和檢索工作，方便后續對檔案的使用，保證檔案裝訂的外觀效果，這對提高檔案本身的價值具有非常重要的意義.
4總結
伴隨著時代的快速發展，高校檔案管理工作提出了新的要求，傳統的檔案管理工作模式已經不在適用于當前的檔案使用價值.為了能夠更好地適應社會發展需求，高校在進行檔案工作管理的過程中，需要加強對檔案的標準化和規范化管理，認識到檔案本身的價值和意義，這樣才能更好的推動高校檔案管理工作的開展.此外，對于高校檔案工作管理，工作人員需要加強對自身責任的認識，對于檔案管理中存在的各種問題，需要采取有效的措施對其進行改善，提高自身的政治素養和業務素養等，同時對于檔案的加工和組合，需要通過專門的培養，提高其工作質量.
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作者:田萌 單位:赤峰學院
