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隨著科技的進步與社會的發展，傳統的手寫檔案已遠遠不能適應時代的需求，傳統檔案以紙質文書為主，而在計算機網絡技術不斷發展更新的現代社會，許多醫院，尤其是一些集醫療、教學和科研為一體的綜合性三級甲等醫院，因為其病人數目較多，傳統文檔較難進行檔案管理，因此電子文件逐漸地取代了以往的文字材料[1]。傳統的文檔管理工作一般為一年一次，按照工作流程進行文件歸檔立卷，而電子文件是由擬稿者直接在磁盤上撰寫并修改，隨時產生并可以隨時更改，對計算機有很強的依賴性。此外，電子文件還可以通過計算機系統進行迅速、有效和多角度地排序，不再需要對其進行手工分類整理。
二、新時期醫院檔案管理存在的問題
1.對檔案管理工作重視度不夠
各級醫院在管理中均為本院量身定做了一系列適合自己的、較為健全的醫療、人事、行政與后勤管理制度，而專門涉及其檔案管理的制度卻較少[2]。許多醫院的檔案管理辦公室附設在行政辦公室的綜合檔案室內，讓普通檔案個醫療文書檔案擺置一起，沒有進行有效的劃分。同時，醫院“重經營、輕檔案”的意識還很強，認識不到檔案工作在醫院管理中的重要性和必要性。由于對檔案重視程度不夠，檔案信息資源開發不足，造成檔案利用率不高。
2.沒有很好的利用電子檔案管理
目前很多醫院的檔案管理還停留在人工手寫和抄錄的水平上。檔案管理的工作繁瑣復雜，采用人工抄錄的方式，錯誤遺漏的現象時有發生。僅靠人的記憶查找翻閱檔案，信息量太少。管理思想陳舊，沒有吸納新型的檔案管理模式，因此，檔案管理水平一直止步不前，沒有新突破。
3.檔案管理人員的素質有待于提高
當前我國醫院檔案管理專業人員在專業素質、理論水平及文化程度上均參差不齊，與當前飛速發展的社會需求相差甚遠[3]。一些醫院中從事檔案工作的多數為兼職人員，年老者多于年輕者，人員流動多固定少，導致檔案從業人員素質較低。其次，多數管理人員并未經過檔案學或醫學方面的系統培訓和學習，缺乏以電子信息技術對檔案進行管理的相關經驗。
三、不斷提升醫院檔案管理現代化，促進醫院管理新發展
1.醫院檔案管理系統創新
（1）健全檔案管理制度
建立科學的檔案管理體系，健全檔案管理制度，成立專門的檔案管理科，將其從原來所附屬的行政辦公室中游離出來，并明確其職能，將醫院各科各部門的不同的檔案分門別類進行統一綜合管理、統一考核，使檔案管理與醫療同步發展，綜合管理能充分發揮檔案的整合效能。此外，領導的重視和支持是健全檔案管理制度的關鍵。
（2）加強檔案網絡化管理
檔案管理人員應深入臨床一線或各職能部門調查了解醫療、科研、教學工作對檔案信息的需求，提高對醫院檔案數據的敏感性，對科研管理和臨床實踐過程所形成的有參考價值的文件材料進行重點管理，不斷地有針對性地為醫療、科研和教學工作提供信息。檔案員需變被動為主動，充分認識到醫院檔案的價值所在，轉變工作觀念，以“上門服務”的方式對檔案進行整理與收集。
（3）加強檔案硬件系統建設
電子化的檔案管理需要現代化的檔案硬件設備，根據醫院檔案室建設標準，配置相應檔案管理所需硬件，如計算機、裝具、檔案密集架、復印機等；同時還需要加強清潔衛生管理，注意防火，設置安全監控，以現代化裝備更好的服務檔案工作。
2.檔案管理服務方式創新
（1）檔案信息加工服務
檔案工作者可以根據利用者的不同需求，以自身所具有的檔案資源優勢，快速進行檔案信息加工，有目的、計劃對檔案進行整理、分類、組合，以網絡信息技術為利用者提供便捷服務。
（2）檔案咨詢服務
檔案部門建立的多種形式的“檔案咨詢服務中心”、“檔案事務所”等均屬于檔案咨詢服務的范疇。以網絡化的技術手段支持檔案咨詢服務、提升檔案咨詢服務的水平將是未來的發展方向。
（2）其他檔案服務
此外，檔案網絡服務、檔案展覽服務、檔案文化休閑服務等服務方式正在不斷涌現。醫院檔案部門也可在一定范圍內采取有效的措施挖掘檔案信息資源為全院各項工作主動提供信息服務。
四、結語
綜上所述，新時期醫院檔案管理工作有其特有的特點，同時亦存在許多不足之處。醫院檔案管理需不斷地制度化、規范化和科學化，領導人員需充分認識清醫院檔案管理工作的重要性，重視管理人員綜合素質的培養，使醫院檔案室走向可持續發展的道路，充分發揮其職能，創造更多的經濟效益與社會效益。
作者：王丹 單位：舟山市普濟醫院
