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摘要：為了幫助石油企業的領導進行工作，辦公室秘書的職業素養就應當得到提高。本文為此提出身為秘書應當明確自身的工作職責不能做出逾越舉動，企業應當對其進行思想政治宣傳教育，加強石油企業辦公室制度建設來管理其行為，以此提高秘書的業務能力與個人素養。希望本文可以為讀者起到參考作用。
關鍵詞：石油企業；辦公室秘書；數字化審計
1引言
在企業發展的同時，各個企業對于秘書的要求也越來越高，石油企業作為我國重要的能源企業更是如此。企業應當注重培養辦公室秘書的素質，使其可以發揮自己的職能，幫助領導解決工作中的問題，從而對領導的工作起到輔助作用，保證工作的開展，提高企業的經濟效益。
2明確工作職責
在我國正式步入信息時代之后，就進入了飛速發展的時期，因此在這個過程中，企業的業務發展，規模的擴大，組織結構的拓展都隨之變化，企業的管理也越來越復雜，因此，辦公室秘書作為企業領導與下屬員工之間的連接者就變得格外重要，所以，秘書應當處理好自己的工作。辦公室秘書的工作主要包括：第一，在辦公室領導的管理下做好自己的日常行政事務和秘書工作。第二，秘書應當負責文件的起草、裝訂、派發、傳遞工作，要及時處理領導下發文件的簽收與催辦，之后再進行文件的回收、清退與銷毀工作，文秘的工作涉及企業很多知識，因此秘書必須要做好保密工作。第三，做好會議記錄工作。身為秘書應當緊跟領導的腳步，在領導開會時，秘書要在身邊做好筆記，從而保證領導所說的重點可以真正得到落實。第四，做好來訪的接待工作。在領導有事外出而出現來訪者時，秘書必須要做好來訪接待工作，對來訪者時刻保持禮貌，讓其等待領導的回歸，或將來訪的重點記錄，等到領導回歸時再對領導進行匯報。
3秘書崗位宣傳教育
身為石油企業的秘書，企業的人力資源部門應當在秘書上任之前就對其進行培訓，要根據當下的時代特點，將現代觀念與傳統思想加以融合，對其灌輸石油企業的大慶精神與鐵人精神，讓秘書理解企業的核心思想，使其以身為一名石油企業從業人員而感到榮譽，在其心中營造出一種使命感與責任感，更好的為企業工作。企業在對秘書進行培訓時，要結合崗位的實際情況并結合具體事例來對秘書進行教育，使其明白工作的重要性，并教導其深入研究黨的路線，明確黨的方針、遵守黨的策略，徹底了解石油企業工作的內涵，掌握內在精神，從而擁有正確的思想理論基礎并合理站位。
4提高辦公室秘書業務能力
身為秘書，為了保證工作的順利進行就要有足夠的業務能力，辦公室秘書應當成為領導安排工作的推動者，其要能時刻理解領導的工作意圖，做好信息的收集工作，及時給領導提供信息，從而更好的幫助領導進行信息的處理，以推動企業的發展。企業還應當讓秘書充分了解國家的各種政策和石油行業經濟狀況以及科學技術的發展方向，從而使其可以把握企業的狀態。企業應當使辦公室包括秘書在內的所有員工積極參與到工作中去，落實企業工作，提高管理水平。企業要不定期的組織人員展開業務能力培訓，在培訓的過程中注重辦公室秘書的工作業務能力，觀察秘書是否可以將理論應用于實際實踐當中，從而提高辦公室秘書的業務能力。例如，從2018年開始，安徽石油就舉辦了辦公室文秘培訓班，在每年的9月4~6日對員工進行培訓，現今，下屬各個公司各個部門的辦公室主任、文秘等40余人已經參加參加了培訓，通過特聘專職秘書與資深記者的定向授課，使參與人員掌握了行文規則以及公文種類、擬制、寫作、格式、辦理和管理等知識，并共同探討了當前文秘工作的新理念、新技能與新方向，從而有效提升了辦公室秘書的工作能力與工作效率。
5加強石油企業辦公室制度建設
石油企業辦公室的工作頗為繁雜，因此辦公室秘書的工作事項也十分繁瑣，所以企業應當制定一套完善的石油辦公室制度來進行管理。企業應當加強制度的建設，并嚴格落實制度的執行工作，否則秘書的工作就會變得雜亂無序。企業在制定制度時要有一定的法律基礎，并且制度要獲得員工的認同，從而使辦公室管理機制更加健全，辦公室秘書的工作更加的規范化、科學化、標準化，以此提升石油企業的經濟效益。同時，企業還要建立一個科學的獎懲機制，用獎勵和處罰的方法恩威并施的使員工產生競爭，以此激發員工的積極性，使秘書可以充分認識工作的責任，從而有效的推進秘書工作。
6培養秘書的個人素養
秘書是一項非常復雜的工作，因此這種工作對個人素養的要求很高。首先，秘書應當具備豐富的專業知識，從而可以應對各種工作當中出現的問題。其次，秘書還要具備優秀的品德，身為領導身邊最近的人，秘書必須要做到對人真誠、守口如瓶、實事求是、踏實肯干的品格，從而使領導可以放心的將工作交給他。最后，秘書要有良好的智商與情商，秘書的工作一直是在各種人員之間充當“中間人”的作用，因此，這項工作需要秘書具有良好的交際能力，其要懂得如何與人拉近關系，如何建立豐厚的友誼，從而便于領導開展工作。
7結束語
綜上所述，石油企業應當不斷提高對辦公室秘書的要求。經上文可知，在工作中，辦公室秘書只有充分發揮自身的職能，才能保證領導的工作順利開展，確保信息的傳達與落實，使整個企業上下級之間緊密聯系，從而提升企業的工作效率，提高企業的經濟收益，為推動企業發展做出應有的貢獻。
參考文獻
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[2]和麗清，柳欣圓.秘書綜合素質培養的探討[J].辦公室業務，2017（10）：58.
作者:于伽 單位:中國石化集團國際石油勘探開發有限公司
