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摘要：工程施工成本中，物資采購費用占比最重，做好物資采購的統籌工作，從源頭上有效防范物資管理的法律風險，對于保證工程項目正常施工、降低工程施工成本意義非凡。本文將從物資采購合同簽訂、合同條款設計及合同履行三個環節闡述項目物資管理過程中的法律風險并提出相應的防范措施。
關鍵詞：建筑工程；物資管理；法律風險
1物資采購合同簽訂階段風險及防范
物資采購合同簽訂前，特別需要審查供應商的主體資格、履約能力等一系列潛在風險。
1.1合同相對方主體資格風險。合同主體是否具備簽訂及履行合同的合法資格，是合同審查的首要問題。主體資格存在法律缺陷，將導致合同無效或可撤銷。工程項目物資采購只有零星的發生在與自然人之間，而更多地發生在與法人或其他組織之間，法人或其他組織的主體資格風險主要有：（1）簽約的相對方為法人內部部門；（2）對方營業執照造假或已被吊銷營業執照；（3）對方超越經營范圍。針對合同相對方的主體資格風險，工程項目管理人員在簽署合同前應對相對方的市場法律地位、經營業務的有效范圍、資產信用狀況以及近期的經營業績、商業信譽進行必要的考察。
1.2合同相對方的履約能力風險。物資合同的相對方如果根本不具有履行合同的能力，或者陷于經濟困難無力履行合同義務，又或者已經進入企業破產清算程序，簽訂合同后可能面臨著無法保證物資的如期供應。為了防范合同相對方的履約能力風險，在合同簽訂前，項目管理人員應通過網上查詢、實地考察等方式對供應商的一系列背景情況進行調查，如調查該企業的行業地位，商業信譽、市場份額，企業的曾經的履約記錄、企業財務報表的相關數據、是否受到過行政處罰或者被列入法院的強制執行名單。對于金額大的合同，最好要求供應商提供履約擔保，防止供應商簽約后不能履行合同而給企業帶來損失。
1.3人權瑕疵風險。在物資合同的簽訂中，在非法定代表人簽署合同時，若人沒有權、超越權或權授權期限屆滿后所訂立的合同，未經被合同相對方（也即供應商）追認，會被視為無權，不能向供應商要求履行。合同簽署前，先行了解對方簽字的人員信息，對于由對方管理人員代表企業訂立合同的，應要求合同相對方提供相應的授權委托書，在授權委托書中明確授權的具體范圍以及授權的行使期限。
2物資采購合同條款風險及防范
風險點：合同條款風險主要是因條款不完善、約定有歧義或約定不合理所引發法律風險。為防止合同條款的風險，簽訂物資合同時，項目管理人員要字斟句酌，文字邏輯清晰、準確，避免使用容易引起歧義的詞語，應注意合同條款的全面性、系統性、整體性，主要條款清晰，雙方權責明確。（1）合同當事人名稱或姓名一定要寫全稱，個人姓名應與身份證一致，單位名稱要與營業執照名稱一致，住所要具體。（2）合同標的要清晰，應注明標的物的具體名稱、商標、型號、規格、品種、等級、生產廠家等。（3）確定標的數量，應予以明確并要注明具體數量、計量單位和計量方法。項目工程物資采購的數量事先具有不確定性，此類采購合同一般采用暫定量形式簽訂；但暫定量對雙方的約束力相較固定數量弱，為了保障項目后續物資的有效供應，在約定暫定量基礎上，還需增加“采購方有權根據實際需要調整供貨數量，供應商無條件予以認可，并不得依此要求調整單價或增加費用”的約定。（4）明確產品質量標準。首先，質量要求一般按照國家標準和行業標準，沒有國家標準和行業標準的，按照通常標準或符合合同目的的特定標準。其次，合同中要明確約定貨物的檢驗標準、驗收方法、驗收項目、時間和地點等。涉及供應海外項目的采購，通常在國內收貨時并未進行實質性的驗收，故合同驗收條款應分為國內初步驗收和國外現場最終驗收兩個環節，并且以國外現場檢驗通過視為驗收合格。第三，要防止檢驗期過短，導致產品收到后，購買方根本沒時間檢驗而被視為驗收合格。參考《合同法》第一百五十八條規定“當事人約定檢驗期間的，買受人應當在檢驗期間內將標的物的數量或者質量不符合約定的情形通知出賣人。買受人怠于通知的，視為標的物的數量或者質量符合約定”。最后，要明確規定保修期、賣方保修責任范圍以及保修期內出現質量問題的解決方式。（5）合同價款的約定。在該條款中應明確規定標的的單價和總價，以及由于履行合同所產生的其他費用（如包裝費、運費等）的承擔主體。（6）明確合同的履行時限、交付方式。特別注意大宗物資采購，應避免一次性付款，根據交付時間、驗收時間、保修期等時間節點，按比例支付價款。另外，如貨物交付時間跨度比較長時，應約定采用分批次交貨的方式，且約定以己方提前通知的具體供貨日期和供貨數量為準。（7）明確貨物運輸途中/交付前風險分擔。貨物風險在何時由賣方轉移給買方，直接關系到雙方的利益平衡。貨物風險的轉移，原則上約定以交付時間作為風險轉移時間點，即交付后貨物毀損、滅失的風險轉移給買方。在途貨物買賣的風險轉移比較特殊，原則上是從采購合同成立時轉移，但供應商故意不告知買受人貨物已經毀損、滅失的除外（8）違約責任條款，違約責任是指合同當事人不履行或不適當履行合同規定的義務時，根據法律規定或合同約定應承擔的法律責任。違約責任分為法定違約責任和約定違約責任：法定違約責任如《合同法》一百零七條“當事人一方不履行合同義務或者履行義務不符合約定的，應當承擔繼續履行、采取補救措施或者賠償損失等違約責任”；約定違約責任對于雙方履行出現問題時，可避免訴訟帶來時間和精力的無謂投入，所以約定違約責任務必要謹慎，違約金計算方法要公平合理，盡可能對對方產生約束作用。（9）雙方聯系人、通訊方式條款。要求將雙方的聯系人、聯系方式明確在合同內，特別是己方的收貨人，應明確貨物只能經己方指定收貨人簽收方視為賣方交付。另外，合同中也寫明雙方的聯系地址或工作郵箱，以便雙方往來函件的送達。（10）爭議解決條款，買賣合同雙方的爭議既可以約定向仲裁機構提起仲裁，也可以約定向有管轄權的法院提起訴訟，但只能擇其一。要注意的是，選擇采用仲裁的方式解決爭議時，應明確具體的仲裁委員會。另外，如果選擇訴訟的方式解決爭議時還可以約定管轄法院，如合同簽約地法院、雙方住所地法院、合同履行地法院，約定管轄時盡量選擇對己方最有利的管轄法院，以高效解決糾紛、節省訴訟差旅費成本。
3物資采購合同履行法律風險
選擇合同相對方、簽訂一份完善的合同只是物資法律風險管理的開端，合同的過程履行才是重要的環節。合同簽署前，雙方必然希望能達到各自目的，但在履約過程中，難免會出險各種原因使得當事人一方或雙方的合同利益不能完全實現或不能實現。防范物資合同履行風險，做好法律風險的事中控制是企業法律風險防范與管理工作的關鍵因素。
3.1驗收風險。驗收風險主要是在物資合同履行過程中，由于物資管理人員不重視對入庫物資的驗收管理，無法固定物資入庫時的狀態，導致后期發生糾紛時，購買方主張權利面臨障礙。比如筆者處理的某項目采購了一批刀具，驗收時未檢驗尺寸就予以簽收確認，檢驗期滿后再向對方主張尺寸不符要求退換貨協商不成，起訴至法院也未得到支持。針對驗收管理的風險，物資管理人員應根據物資采購合同以及采購的詳細計劃，對進入施工現場的材料及設備的數量、質量及附屬資料等進行驗收，并保存驗證記錄；對不符合合同要求的物資或設備拒絕簽字驗收收；另外，對有實驗性要求物資的檢驗，應及時進行現場抽樣送檢，并保留相關的實驗結果。
3.2質量問題風險。合同履行過程中，供應商交付的標的物質量存在問題，可能會影響己方合同目的的實現，影響工程施工。在合同只約定了檢驗期未在檢驗期內向供應商提出異議，或者未約定檢驗期只約定了保修期卻未在保修期內向供應商提出貨物質量問題，后期再向供應商主張質量瑕疵責任也難得到法院的支持。像筆者曾處理過的一案，某項目在購買了一批支座之后，在保修期即將屆滿時發現存在質量問題，項目部因還有部分貨款未支付給供應商，便自行委托第三方進行修復，在保修期滿一年后方函告供應商支座存在質量問題要求以未付貨款抵扣修復費用，供應商提出異議但雙方未能協商一致，后供應商起訴至法院要求支付貨款，該案法院最終判決因項目部未在保修期內向供應商提出修復責任，供應商不承擔任何質量修復費用。因而對于質量瑕疵的風險，物資管理人員應熟悉合同條款對于驗收期、質保期（保修期）的規定，發現貨物質量問題，及時在合同約定時間向賣方提出書面異議要求對方按照合同條款進行處理質量問題。只有在采取上述措施無效的情況下，方能自行修復，再向對方進行索賠。
3.3向合同對方送達不規范。未采用書面形式有效地向對方送達文件（如向對方送達質量異議的函件），或者送達的函件內容不清晰，導致發生糾紛時面臨舉證障礙。如向供應商提出貨物質量異議，若只是口頭通知或者以書面形式通知但未保留送達的證據，后期糾紛舉證時將難以證明曾通知對方。防范送達風險應注意履行過程中的重要事宜，確保以書面形式向對方送達，送達方式包括以下幾點。（1）當面送交給對方有相應權限的人簽收。（2）將文件郵寄至對方法定地址或合同約定地址。（3）向合同約定的電子郵箱發送電子郵件；法律上數據電文形式包括電報、電傳、傳真、電子數據交換和電子郵件等形式。但主要推薦使用電子郵件的方式送達，因電報、電傳操作不方便，傳真件容易被復制，而采用電子郵件向約定的電子郵箱地址送達既快捷又方便，還容易保存。另外，在合同約定己方電子郵箱地址的情況下，己方管理人員也要注意隨時查收郵箱信息，避免收件不及時導致延誤。（4）公正送達，即申請公證機關對我方送達文書給對方當事人的一種證明活動。無論采取上述哪種送達方式，送達的函件標題均務必一目了然，函件內容表述清晰準確，而且要保留送達的證據，包括但不限于簽收單、快遞單、電子郵件發送記錄、公證書等。
3.4合同履行資料不全。合同履行過程中，項目相關管理人員法律意識薄弱，不注重合同臺賬的動態管理和合同資料的保管，沒有及時收集合同履行的相關資料，日后發生糾紛時，將難以提供足夠的證據、維護自身合法權益。重視保存合同履行的資料，對于合同履行過程中貨物驗收單、往來函件、補充協議、會議紀要、郵件、微信記錄等均要進行有效管理。一旦發生糾紛，這些資料都可發揮重要的證據效力。
4結語
物資法律風險管理是建設工程項目全面法律風險管理的重要環節，施工企業在工程建設和管理中，運用法律進行風險控制是大勢所趨。正確運用法律手段進行物資風險管理，將促進物資管理工作制度化、規范化、科學化，確保施工生產的正常進行，減少法律糾紛，維護企業合法權益。
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作者:曾宇 單位:中交四航局第一工程有限公司
