法院檔案管理范例

作者：王聰 陳民 單位：宿遷學院 宿遷市宿城區人民法院

司法機關卷宗檔案保存現狀及問題

1.司法機關卷宗檔案保存制度現狀。依照《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實施細則》、《機關檔案工作條例》以及《人民法院檔案管理辦法》，各級人民法院設立專門對檔案進行管理的檔案機構，由檔案機構負責集中統一管理本院的包括各種門類和載體的全部檔案。人民法院的檔案機構應當認真負責，積極提供利用，切實為審判工作和其他相關工作服務。對于人民法院各級領導和全體工作人員來說，確保檔案的完整與安全，是他們的共同任務。在監管和指導方面，地方各級人民法院從事檔案工作的檔案機構及其人員，接受上級人民法院檔案機構以及同級檔案行政管理部門的監督和指導。在管理內容上，司法機關的檔案部門負責檔案的接收和整理、檔案的利用、檔案的鑒定和移交以及檔案的保護和防護。

2.司法機關卷宗檔案保存存在的問題。

首先，司法機關由于工作的特殊性，機關的業務工作人員大部分都是國家公務員，從事檔案管理的人員有些是書記員或者法官助理兼任，有些是專門聘用的專業技術人員，這兩部分群體共同構成了目前法院案卷檔案的保存人員。案卷檔案在內容上是案卷，所以在案卷整理上要符合案件進程的法律程序，這樣才能夠更加有序地存檔，為以后的查詢和利用提供方便。同時，案卷檔案形式復雜多樣，不僅有大量的紙質檔案，還有一部分數字形式存在的檔案，這樣對檔案的計算機技術有著一定的要求，在當前無紙化辦公的要求下，很多地區都在進行紙質檔案掃描存檔的信息化建設，這一建設對信息管理的技術要求又更加嚴格了。當然，案卷檔案保存作為一種基本的檔案管理內容，對檔案管理的管理知識也是有著一定要求的。而在當下，司法機關當中從事檔案管理的人群很難能夠同時具備這三方面的要求，即如果由書記員或者法官助理兼任的檔案管理人員，在法律知識方面不缺乏，但是信息管理技術方面就有所欠缺；法院招聘的專業技術人員在信息管理技術方面有特長，但是檔案管理知識和法律知識也是軟肋；對于檔案學專業畢業后經招聘進入司法機關的人員來說，法律知識也有一定的欠缺。因此，就司法機關的檔案管理人員的總和素質上來說，還不能夠滿足當前案卷檔案保存的要求[2]。

其次，司法機關案卷檔案的保存與利用沒有很好的接軌。司法機關案卷檔案的保存與利用是司法機關檔案管理的兩個最為重要的內容，而在當前的檔案管理制度之下，這兩個方面并沒有很好地接軌。法院的案卷調取基本都是臨時緊急性質的調卷，因此存在實體操作先進性，后續再將借卷、歸檔信息輸入信息系統的現象。這種現象就是案卷檔案的保存與利用沒有接軌的表現。之所以會產生這種現象，問題在兩個方面。一方面，在當前的法院檔案保存制度之下，仍然按照傳統的檔案保存方式和保存方法，沒有根據檔案信息化發展需求建立起檔案資源共享電子平臺，缺乏檔案保存與利用的反饋信息平臺，這樣檔案的利用信息和保存信息就不能很快地反映出來，即可能會造成檔案利用上的不便捷，也造成了檔案管理上的不透明；另外一方面，檔案管理人員的服務理念和重視程度不夠。檔案管理部門是非常重要的部門，但是在功能上來說還是一個服務部門而非管理部門，其作用就是既要發揮案卷檔案的社會功用，又要保證檔案的完整和安全。由于檔案管理工作的枯燥和繁瑣，很多檔案管理人員工作態度和工作熱情比較低，這一點就嚴重影響了案卷檔案的利用，是造成案卷檔案的保存與利用的不接軌的原因之一。

最后，目前司法機關案卷檔案的保存模式和管理理念上也存在著一些問題，主要表現在重內不重外，缺乏大局觀。司法機關的案卷檔案形成于審判業務部門的審判業務工作過程當中，但是對案卷檔案的利用卻不局限于審判業務部門，本院的執行部門和其他部門也可能需要利用這些檔案；除此之外，其他法院或者上級法院也經常會因為案件的關聯性或者審判監督作用的發揮等原因，以及監獄管理部門對在押犯人的減刑假釋等處理、檢察機關在偵查或者起訴過程中對案件當事人情況進行確認等等情況也可能需要利用這些檔案。而在當前的案卷檔案保存模式之下，各級法院各自管理本院自身形成的訴訟檔案，在管理上只重層級，不重集中統一。由于大多數基層法院的人、財、物力量有限，實踐中訴訟檔案庫房嚴重不足、檔案人員匱乏成為普遍現象。同時，由于各自為政，不同法院的規定不盡相同，加之實體卷宗使用不便、借閱環節上的安全無法充分保障等特點，導致跨院、跨省借閱訴訟檔案時難度較大，法院之間、檢法之間因此產生的矛盾日益凸顯。這些原因都導致了案卷檔案保存但無法很好地發揮社會效用[3]。

摘要：闡述不動產檔案管理系統以及計算機通信技術的概念，深入分析不動產檔案管理系統應用計算機通信技術的重要性，利用計算機通信技術提高不動產檔案管理系統的工作效率、工作質量、數據一致性和高可靠性，逐漸發展并成為加強公共事業管理水平與提高管理質量的有效手段，計算機通信技術在不動產檔案管理系統中的應用中起到十分關鍵的作用。

關鍵詞：不動產檔案管理系統;計算機通信技術

1不動產檔案管理系統及計算機通信技術概述

1.1不動產檔案管理系統

不動產登記是《中華人民共和國物權法》確立的一項物權制度，是指經權利人或利害關系人申請，由國家專職部門將有關不動產物權及其變更事項記載于不動產登記薄的事實。不動產檔案管理系統是依托計算機通信技術，對不動產登記的結果和過程進行詳細記錄的系統，為不動產登記中心提供數據管理、數據查詢基礎服務，為其它政府部門和相關企事業單位提供不動產數據查詢依據，是新時代的必然產物，同時不動產檔案管理系統為公眾提供合理合法的查詢服務。

1.2計算機通信技術

計算機通信技術，是以計算機終端為信息數據傳輸基礎單元，以現代化通訊技術為手段，從而實現對信息數據進行高效精準傳輸，確保計算機與終端設備之間、計算機終端與服務器（應用服務器/數據服務器）之間信息數據傳輸的時效性、一致性和安全性。成熟的計算機通信技術和全面的網絡協議為終端間數據傳輸提供了高效、易用、安全、實時的數據傳輸方法和錯誤處理機制，確保數據傳輸的正確性，同時通信結構以及通信協議使通信雙方存在互相影響和重要聯系，在對計算機通信技術進行分析研究的過程中將二者看成共同整體。隨著現代化信息技術的快速發展，計算機通信技術已發展成為集合光纖通信技術以及電力載波通信等現代化通信技術，逐步向衛星通信技術、5G通信技術以及超光速通信技術發展。

摘要：以比特幣（Bitcoin）為代表的數字貨幣的崛起，其底層支撐架構——區塊鏈（Blockchain）憑借去中心化信用、數據不可篡改等特點，吸引了世界許多國家政府部門、金融機構及互聯網巨頭公司的廣泛關注，已經成為當前學術界和產業界的熱點課題。區塊鏈是分布式數據存儲、點對點傳輸、共識機制、加密算法等計算機技術在互聯網時代的創新應用模式。區塊鏈技術被認為是繼大型機、個人電腦、互聯網之后計算模式的顛覆式創新。目前，區塊鏈的應用已延伸到物聯網、智能制造、供應鏈管理、數字資產交易等多個領域。

關鍵詞：區塊鏈；技術；管理

1國內區塊鏈技術發展

隨著對區塊鏈技術的深入了解，我國超前布局前沿陣地，積極探索基于區塊鏈的行業應用。2016年12月在《國務院關于印發“十三五”國家信息化規劃的通知》中將區塊鏈寫入“十三五”國家信息化規劃，將區塊鏈列為重點加強的戰略性前沿技術。區塊鏈現已經成為國家信息化戰略的重要組成部分[1-2]。2018年5月28日，在兩院院士大會上的講話中指出，“以人工智能、量子信息、移動通信、物聯網、區塊鏈為代表的新一代信息技術加速突破應用。”2018年6月，工信部印發《工業互聯網發展行動計劃（2018~2020年）》，區塊鏈白皮書（2018年）中國信息通信研究院&可信區塊鏈推進計劃鼓勵推進邊緣計算、深度學習、區塊鏈等新興前沿技術在工業互聯網的應用研究。在2018年9月更是在《最高人民法院關于互聯網法院審理案件若干問題的規定》中提到了當事人可利用電子簽名、可信時間戳、哈希值校驗、區塊鏈等證據收集、固定和防篡改的技術手段進行證據收集[3-4]。2019年10月24日，在中央政治局第十八次集體學習時強調，要把區塊鏈作為核心技術自主創新的重要突破口，明確主攻方向，加大投入力度，著力攻克一批關鍵核心技術，加快推動區塊鏈技術和產業創新發展。用五個“要”，為區塊鏈如何服務社會指明了方向。這五個“要”概括起來分別是：要推動“區塊鏈+實體經濟”、要探索“區塊鏈+”在民生領域的運用、要推動“區塊鏈+智慧城市”、要探索“區塊鏈+政務服務”、要促進“區塊鏈+互聯互通”[5-6]。總書記指出的5個領域，都有了部分項目的落地，各方均進行了有益的探索，但客觀情況是，這些僅僅是零星的局部的嘗試，無論是廣度和深度都還不夠，實際推廣中存在落地難問題?？倳浿赋觯プ^塊鏈技術融合、功能拓展、產業細分的契機，發揮區塊鏈在促進數據共享、優化業務流程、降低運營成本、提升協同效率、建設可信體系等方面的作用。以上數據共享、流程優化、協同效率等恰恰都是跨部門、跨組織、跨信任域的數據交換。如何打破信息孤島、實現利益共享、合作共贏的區塊鏈頂層設計和解決方案變得至關重要。目前區塊鏈技術已經在司法、交通、金融等行業有了較多的落地案例。

2中國石化電子文件發展現狀

近年來，中國石化結合自身實際，大力推動“兩化”深度融合，努力實現傳統國企向現代企業的轉型。形成了全方位應用、全過程管理、全業務支撐的“兩化”融合模式，越來越多的生產數據由傳統的手工記錄形式轉變為業務系統中電子數據形式存在，公文、合同、會計、招投標、工程項目等管理業務逐漸在線上運行，形成大量電子文件，歸檔需求迫切。因此，檔案單套制管理正被逐步認可并逐步成為檔案業務發展的新趨勢。在推進檔案單套制管理過程中遇到了諸多問題，主要有以下幾方面：首先，人工方式管理電子文件耗費大量人力且效果不佳；目前，由于不具備可信的電子文件真實性驗證手段，電子文件歸檔檢查工作采用人工方式，對比以往紙質文件歸檔工作，耗費大量人力。且人工方式無法檢查電子文件內容在歸檔過程中是否被篡改。此外，電子檔案保管過程中，對其進行修改成本較低，難以追溯，管理風險較大。其次，工程項目檔案紙質歸檔及驗收管理成本較高；工程項目檔案目前采用紙質檔案移交歸檔，由于參建方眾多，無法均采用中國石化統一的安全認證手段保證設計圖紙、施工文件等電子文件實現歸檔，因此均需將電子文件打印為紙質文件歸檔移交，檢查驗收工作采用監理、項目管理、質量監督、檔案人員各層級人員多級審核，費時費力，對參建企業及檔案管理部門均帶來了大量工作，耗費大量紙張、造成了人工成本的浪費，同時占用大量檔案庫房空間。第三，生產數據系統產生的數據無法驗證歸檔，存在安全風險；燕山石化應用的各類生產數據業務系統每年產生百萬量級數據，由于目前不具備完善的技術保障這些數據在歸檔過程及保存過程的真實性，目前此類數據均保存在業務系統中，存在長期保管安全風險。同時，大量數據留存在業務系統中對業務系統的正常運轉也造成負擔。第四，相關管理類文件采用雙套制歸檔浪費紙張及人工成本。公文、合同、招投標等業務均已逐步開展電子化處理運行，以往的紙質業務文檔轉變為電子文件形式存在，由于無法驗證歸檔電子文件的真實性，不能采用單套制歸檔，目前只能采用由業務部門將電子文件打印出紙質版同時下載電子版一并歸檔，給業務人員及檔案人員均帶來了大量重復工作，耗費業務人員及檔案人員大量精力，造成了紙張、打印耗材的浪費，不符合“綠色辦公”的理念，同時造成了人工成本的浪費。

3區塊鏈在電子文件管理方面應用情況

摘要：本文分析了信息開放制度下的電子檔案數字化管理中的問題，包括節點留存、集成整合、可持續發展等8個方面。

關鍵詞：電子檔案；檔案數字化；可持續發展

國家檔案局在《企業電子檔案和電子檔案管理指南》中指出，電子檔案是具有登記憑證、查考和保存價值并歸檔保存的電子文件。如何管理這些新型的信息記錄呢？美國聯邦政府社交媒體檔案管理指南要求對于這一類新型的信息記錄，要有多類人員來共同承擔和管理的責任。面對這樣一種新的技術環境，電子檔案成為傳統檔案的補充和檔案管理體系的重要組成。由此，檔案管理體系由純粹的內部檔案管理，轉變成在信息系統當中形成并傳遞，因為檔案同時在不同部門、不同領域中形成，大量的辦文是通過計算機操作；而業務流程更需要和各級部門負責人、業務人員進行密切的交流、溝通、合作；依法行政、依法辦文需要和法律審計等專業工作者交叉協作；開發檔案文化產品和保障檔案管理的安全等是要和很多領域的職能人員緊密協作、共同打造的檔案數字化管理體系。

1節點留存

檔案為了長久保存，特別是電子檔案，需要在每個階段辦理的每一步都要留下原始數據，而數據的捕獲留存有些是系統自動完成的，有些就需要經辦者在每個階段把相關信息捕捉下來。具有保存價值的歷史記錄和作為法律依據的電子信息，必須能夠具備檔案的屬性，是直接形成的歷史記錄，且須具有文件原始記錄性和具有歷史再現性。2018年，英國司法部下屬的英國法院和法庭服務（HMCTS）和英國內閣辦公室開放創新小組聯合會議在區塊鏈平臺上開展電子證據的存儲試點項目。聯合國檔案館將由國家數字化管理聯盟（NDSA）創建的數字保存成熟度模型作為數字館藏保存水平的標準并測試了一組開源工具應用于數字館藏的長期保存。

2集成整合

檔案職能的拓展和檔案管理體系的擴大，信息和檔案成正比海量累積，信息冗余也隨之產生，解決這個問題需要進行電子檔案信息平臺的功能整合。現在很多社交媒體、信息平臺已形成交叉、共享的模式，產生了一些跨資源、跨領域的專題資源庫、文件數據庫、專題檔案館等，需要多方合作的健全的檔案管理框架，共同開發，共享信息，開展培訓，支持電子文件管理的工具等，甚至包括國家層面的信息合作共享。目前許多單位電子辦公OA系統，大量的功能嵌入在辦公系統中來自動對接，在文件處理的同時完成長期保存功能。例如，社?？ňW上信息采集、辦卡、查詢、繳費等功能集成一體，最終形成個人社保賬戶資料。

摘要：本文針對強化檔案意識，推進檔案管理工作改革和檔案信息化建設，以檔案工作的發展助力事業單位管理的高效化和規范化展開討論并提出相應的思路和對策。

關鍵詞：新時代；檔案管理；檔案信息化；事業單位；標準規范

隨著信息化及大數據時代的到來，檔案管理工作勢必面臨著前所未有的變革與挑戰。如何避免在數字化時代不被邊緣化，是每個檔案工作者不得不正視的問題。

1信息化時代事業單位檔案管理面臨的機遇

事業單位是指國家為了社會公益目的，由國家機關舉辦或者其他組織利用國有資產舉辦的社會服務組織，其功能是向社會提供公共服務，且具有社會公益性和非營利性特點，其檔案管理存在專業化、從屬性、公益性的特點。筆者認為信息化時代給事業單位的檔案管理帶來了前所未有的機遇。

1.1檔案易存儲。信息化的發展，檔案形成方式發生了很大變化。這些檔案的管理和利用方式與紙質檔案截然不同，它具有便于復制的特性，加上電子文件的載體存儲完全有別于紙質檔案，從而給檔案保管工作提出了新的要求。因此只有保存電子文件才能全面地、完整地、準確地將單位檔案數據保存下來。

1.2管理更有效。在信息化時代，館藏檔案載體形式具有數字化趨勢，更有利于檔案的網絡化利用和服務。

一、企業海外工程業務多元化經營的特點

我國在海外開展工程承包業務的主體大多為國內企業，但在這一前提下又包含著多種業務開展方式。主要有：以國內企業為主體、在國外成立分支公司并申請當地企業資質開展業務（這也是目前最主要的一種方式），以技術合作形式開展業務、以項目組為主體單獨開展業務、與當地企業或者外企合作開展業務、以勞務公司國際勞務大分包的形式以及與國內在海外開展其他國際業務的公司合作等。

二、多元化經營條件下海外工程檔案管理面臨的挑戰

在多元格局背景下，由于工程特點、業主情況、當地政策法規等不盡相同，其對檔案管理工作的要求也不一樣，海外工程檔案管理遇到了前所未有的新情況、新問題。

1．多元化特點要求對原有檔案管理方法必須進行相應調整

多元背景下不同類型的工程對檔案管理工作的要求各不相同。比如經濟援助工程、使領館工程的檔案管理不僅要符合一般工程檔案管理的特點，同時還要符合我國商務部、外交部門對工程檔案管理的特殊要求。再如，工業建筑及安裝、道路橋梁等不同類型的工程在檔案的管理方面都有著各自的特殊要求。另外，在國際工程承包檔案管理中，不同的國家和地區執行的工程技術標準及檔案留存的種類和標準也不一樣。比如，執行FIDIC合同的國家要求FIDIC系列合同文件都要作為合同檔案妥善保存，而援外項目和使領館項目則以國內工程承包合同為基礎依據。凡此種種，無不提出對原來檔案管理方法進行相應調整的迫切需求。

2．多元化特點要求對原有檔案管理制度必須進行改革完善

1醫療糾紛檔案的管理

1.1醫療糾紛檔案的立卷

收齊檔案材料后，應遵循檔案管理的指導思想，及時整理。以醫療糾紛案件為單元進行組卷，一宗醫療糾紛從開始到結案所形成的全部有保存價值的文書應放在一起立卷。醫療糾紛檔案的立卷實行一案一卷、一卷一號的原則。按照發生醫療糾紛的年度、糾紛事由、涉案科室、涉案患者姓名進行分類組卷。同一案件以同一案由經過多級法院審理的應合并立卷，在訴訟過程中進行反訴的也可合并立卷。醫療糾紛檔案應長期保管，按照一案一號的原則單獨立卷，分別裝訂成冊。

1.2醫療糾紛檔案的推薦排列順序

醫療糾紛檔案文書材料的排列順序是：（1）卷宗封面；（2）目錄；（3）判決書、調解書、裁定書、協議書；(4）患者身份證明或人身份證明（包括授權委托書）；（5）患方投訴材料（進入訴訟程序的起訴書）；（6）科室對醫療爭議事件的說明及初步處理意見（進入訴訟程序的醫院答辯狀）；（7）病案資料；（8）鑒定材料；（9）醫療機構處理意見（包括對爭議事件的討論、總結，對責任部門、責任人績效考評的情況）；（10）責任醫師執業證書；（11）賠償明細清單；（12）結算發票及患方收條；（13）卷底。以上材料均可為復印件。

1.3醫療糾紛檔案的編號管理

檔案的編號要遵循檢索方便、易于保管的原則進行，用糾紛發生年度+科室簡稱+患者姓名依次連接進行編號，如2013普外趙某某。

摘要：監察檔案材料是我國政法系統各項工作的見證，這些材料實現規范化管理有助于社會各界增強對監察檔案材料標準化管理的認知、有助于促進工作人員學習跟標準化管理相關的理論知識、有助于提升監察檔案材料管理的創新力度，相關工作人員就應加強對監察檔案材料標準化管理理論知識的學習，按照標準化規范來開展監察檔案材料的整理工作，提升監察檔案材料的利用價值。

關鍵詞：監察檔案材料;標準化管理;實施現狀;現實意義

我國各級法院、檢察機關、政法系統、紀檢委、監察委等機構在日常工作與相互往來中，產生了大量的文字材料，如合同文本、判決書、會議紀要、人事通知、往來公文、調研報告等，這些材料就是我國政法系統各項工作的見證，形成了跟監察工作相關的檔案材料，這些監察檔案材料如何實現規范化管理，確保監察檔案材料管理的科學性、嚴肅性與嚴謹性，就需要進一步研究。

1我國監察檔案標準化管理的實施現狀

在國際范圍內，跟立法、司法、執法、普法相關的監察工作，每個國家都高度重視這項工作，重視這類檔案材料的收集、整理與管理，一些國家都制定了專門的標準化管理規范，確保監察檔案材料的科學管理，已被查閱、查詢與再利用。例如，美國從20世紀80年代開始就重視監察檔案標準化管理工作，隨著信息技術的發展、電子檔案的普及應用，對監察檔案材料的著錄、收集、整理與保存，制定了嚴格的規范。1984年美國國會圖書館按照MARC標準，出版了《美國馬克檔案手稿控制格式》（USMARCAMCF），1985年這個標準又得以升級為ANSIZ39.2-1985，即美國國家標準學會的書目情報交換標準，來專門指導電子檔案材料的整理與保存工作。這項規范促進了美國各類檔案文件材料尤其是監察檔案的標準化發展速度，統一、整齊、有序、精確的檔案材料包括電子檔案材料供相關人員自由查閱。我國監察檔案材料的標準化管理也開始于20世紀70年代末80年代初，改革開放初期，我國社會各界爆發出了久違的發展活力，監察工作更是千頭萬緒，產生了大量的原始檔案材料，如何對這些材料進行有效整理，就引起了相關部門的高度重視。在1979年全國文獻檢索標準化工作會議上，相關專家就提出了加強各類檔案材料包括檢查檔案材料標準化管理的建議。1982年，我國檔案工作會議成功召開，這次會議首次提出在全國范圍內建立統一的檔案管理規范與標準的建議，隨后相關專門走訪全國各地，進行了長時間的走訪，開展了大量調研，1985年我國正式頒布了《檔案著錄規則》，這是第一部中國人民共和國國家檔案工作標準，為檔案管理標準化發展提供了指南。隨著互聯網技術的發展，電子檔案越來越受歡迎，我國檔案著錄規則也不斷完善，建立了完善的檔案管理標準化體系，涵蓋60個大類檔案材料的著錄國家標準，其中第一類就是針對電子檔案的管理，編號為GB/T18894-2016，這就通過國家標準促進了電子檔案的標準化發展。

2監察檔案材料標準化管理的現實意義

2.1有助于社會各界增強對監察檔案材料標準化管理的認知