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目前，隨著社會信息技術的不斷發展與進步，各種網絡技術已開始慢慢滲透到了高校檔案部門的管理中，使得電子檔案成為高校檔案管理中的重要組成部分。由于電子檔案存在著載體的特殊性，給高校的檔案管理方法和技術提出了更高的要求。因此，如何加強電子文件的歸檔工作及其應用，是擺在高校檔案管理部門面前的一項重要工作。 一、高校電子檔案的涵義 所謂高校電子檔案，是指學校從事教學、科研、黨政管理等活動中形成多種類型的，具有保存價值的已歸檔的電子文件及相應的支持軟件和其他相關數據。它主要包括電子文書、電子信件、電子報表、電子圖紙、電子聲像等等。 二、電子檔案和紙質檔案的區別 （一）鑒定方法的不同 對這兩種檔案的鑒定是對其保存價值的判斷和預測，所不同的是判斷過程要對文件的內容和形式特征進行充分分析，并要進行必要的技術分析。 一般，電子檔案的鑒定須在文件形成前就開始，且其完整性、可讀性和可行性要在鑒定工作中全面體現，鑒定方法分為內容鑒定和技術鑒定。而紙質檔案的鑒定分為資格審查（歸檔前的鑒定）、確定生存期和價值復審（文件或檔案形成后的鑒定）三個階段。 （二）庫房管理方法的不同 電子檔案以軟盤、磁帶、光盤等為存儲介質，占用空間很小，受外部溫度、濕度及微生物環境影響小，但對防灰塵、防磁性、防紫外線和有害氣體、防機械震動、防高度磁場和電場的設施要求高，且還須嚴格防范計算機病毒，須定期對電子檔案載體進行檢測和拷貝，以保證電子檔案信息的可靠性。而紙質檔案是以紙張、磁帶或膠卷為存儲介質，占用空間大，對外部溫度、濕度及微生物環境要求較高，要求溫度在14-20度左右，相對濕度在50%-60%左右，還要防水、防火、防潮和防霉等。 （三）編目與檢索方法不同 電子檔案中的軟盤、磁帶和光盤等均要按庫房排列順序編號，并增加盤帶目錄，須標明貯存的內容和年代跨度，且可通過計算機實現全文自動檢索。而紙質檔案是按年代和分類號對案卷進行卷內文件目錄謄寫，再寫案卷目錄，然后形成全引目錄，且是以手工查閱為檢索手段。 （四）利用方法的不同 電子檔案可通過計算機和網絡為利用者實時提供服務，通過網絡可直接滿足利用者對電子文件信息的使用需求，同時還可根據其要求進行分類、統計、匯總、打印和復制等功能。而紙質檔案主要是以紙張作為介質，其是通過閱覽服務、外界服務、展覽與陳列服務等方式，為利用者提供檔案原件、檔案副本或是復印件等。 （五）技術壽命的不同 電子檔案是通過計算機將信息與載體結合在一起而形成的，依賴于計算機來識讀，一旦技術過時，或者是網絡設備無法找到相匹配的設備，就會導致電子文件信息無法讀取。而紙質檔案是以紙張為主，一旦形成就將紙張、字跡材料、字跡三者永久結合了，其壽命與其內部諸因素和保護環境條件有關。 （六）信息保護的不同 電子檔案中，信息與載體是可分離的，其易受電腦病毒的侵害，因此一般是采用防火墻技術、存取權限控制、數據加密法、數字水印法、數字時間印章法等方法來實現信息保護。且對于長期保存的電子檔案，應每兩年抽檢一次，抽檢率不低于10%；磁性載體上的歸檔文件，每4年要復制轉存一次；在保管上，至少每5年轉存或遷移一次，原載體同時保留時間不少于2年。而紙質檔案是以紙張為介質，只要保住紙質文件的形體，以文字記錄的信息就得以保存。 三、電子檔案在現代檔案管理中的優越性 （一）高效、快捷的歸檔速度 使用電子檔案，運用相應的信息化技術，可減少傳統紙質檔案歸檔的繁瑣程序，同時可進行歸檔的相關工作，如文件資料收集、儲存、分類、統計和查閱等，大大提高了檔案的歸檔速度，并在一定程度上減少了檔案管理人員的勞動強度。 （二）方便快捷的實現資源共享 使用電子檔案，利用信息化手段，可很好地實現檔案的體系管理，實現充分的資源共享，使索引、查找等更加快速便捷。同時，由于采用了信息、網絡傳輸等技術，使得電子檔案能根據不同要求實現分類、搜索、排序、過濾等操作，更加有利于檔案的管理和調度，極大發揮了占用空間小、儲存信息量大、應用能力強、傳輸速度快等特點。 （三）存儲更為穩定 與傳統的紙質檔案相比，電子檔案可采用DVD光碟、閃存U盤、硬盤、存儲卡等載體進行存儲，其受外部溫度、濕度及微生物環境影響小，且儲存時間長和信息存儲量大大超過了其他介質，具有很強的穩定性。 四、加強電子檔案管理在高校檔案管理中應用的相關對策 （一）加強電子檔案存儲設備以及網絡的安全性 由于電子檔案存在著一定的安全風險性，因此在加強其應用時，應加強電子檔案存儲設備的安全，即定時進行軟硬件更新升級，定期對設備、網絡服務器進行管理維護，設立檔案網絡安全員，定期對存檔文件更新備份存儲等，同時還可通過網絡防火墻、身份驗證、數字簽名、病毒預防、防寫技術、網絡監控技術和訪問權限控制技術等來加強設備的安全性，以確保電子檔案在存儲、運輸、運用操作的過程中的安全、保密性和可讀性。另外，電子檔案在使用時，須進行嚴格要求，規定在利用的過程中只能查閱，不能修改或下載，以預防電子文件被其他用戶非法訪問和隨意刪改、篡改，從而確保其安全。 （二）完善各項規章制度，規范操作流程#p#分頁標題#e# 首先，應加強人員的職業道德意識和安全操作規范培訓，使檔案管理員具備較高的有關檔案管理的理論知識和職業操守，能懂得檔案管理的規范、要求，且應具備熟練的電子檔案應用操作技能（包括傳輸技術、多媒體技術、數據庫技術、網絡技術和管理技術等），能熟練的使用計算機接收和管理電子檔案，以推動高校電子檔案管理的現代化進程。其次，在實行具體的電子檔案管理的過程中，應制定科學完善、符合實際需要的規章制度，如歸檔制度、文件保密制度、數字檔案鑒定制度、數字檔案備份制度、網上利用者身份確認制度、網絡安全管理制度等，以確保電子檔案信息化建設安全有序的開展。第三，當檔案管理人員在管理電子檔案時，應制定一個規范的管理制度和操作標準，盡量統一各單位檔案存儲的格式、處理軟件，規范電子檔案的收集、保管、利用等各個環節的標準，以防止文檔在格式轉換或者由于軟件兼容性問題被損壞，以杜絕在人員操作的過程中存在的漏洞，同時確保文件制作和編制檢索工作等檔案管理工作步驟同步。 （三）優化服務方式，拓寬服務功能 一是高校檔案管理工作人員應盡可能地挖掘豐富的館藏資源，并對其進行加工、處理，然后通過多媒體技術、網絡化技術、人工智能技術、光盤技術等技術，快速便捷地為需求者提供個性化服務，使電子資源能通過網絡等介質實現最大程度地資源共享。二是可將電子文件的信息用ZIP保存，或是采用VCD、DVD或光盤來存儲，以便于電子檔案的內部公開利用。三是可開放高校檔案館（室）內展覽廳，實行上機具體操作，檔案管理工作人員實時為需求者提供服務，以真正實現“以人為本”的服務方式。四是創造條件開展在線服務，為電子檔案需求者提供咨詢和資訊服務。如可通過匯編專題、提供數據庫查詢、電子信箱等服務方式，讓電子檔案需求者與檔案管理人員能通過網絡實現快速通信、信息交流，從而能第一時間為需求者提供所需的有關電子檔案的信息。 五、結束語 總之，目前電子檔案已成為高校檔案管理中的重要組成部分，因此，為了加強其在檔案管理中的應用，我們應加強電子檔案存儲設備以及網絡的安全性、完善各項規章制度和規范操作流程、優化服務方式等。只有這樣，才能快速地推動高校檔案管理現代化的進程，使高校的檔案管理更健全、更高效，以期其在高校的教學管理中發揮應用的作用，從而促進高校教育能創造出更多的無形價值。
