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摘要:改革開放以來，我國科技事業取得快速發展，國家逐年加大對科研機構的經費投入。伴隨著經費來源多元化、經濟業務復雜化以及《政府會計制度》落地實施和《事業單位財務規則》重新修訂，給科學事業單位財務管理帶來新的機遇和挑戰。本文介紹科學事業單位財務報銷模式的演變，分析不同階段財務報銷模式的優勢與不足，提出了在“智能化財務”視角下，通過運用“大智移云物區”等數字化會計新技術，探索優化財務網上報銷，推動科研單位業務與財務深度融合。
0引言
科技是一國強盛的根基。隨著我國建設世界科技強國戰略目標的提出，以及國家科教興國和人才強國戰略的深入貫徹實施，我國科技事業發展邁入到新階段。伴隨著科技經費總投入不斷增加，2020年政府屬研究機構經費總投入3408.8億元，比上年增長10.6%?；诖?，伴隨著科研經費收支多元化、預算管理要求全面性，科學事業單位(以下簡稱單位)財務管理面臨新的機遇和挑戰。而財務報銷是單位財務管理中最基礎和最重要的工作環節之一，針對科研人員突出反映的“報銷難”“報銷繁”問題，長期以來困擾著廣大財務人員。隨著“互聯網+”、云計算、區塊鏈等新興信息技術的快速發展，以及國家“十四五”時期實現信息化對單位經濟業務活動和會計核算全覆蓋，推動財務工作數字化轉型新要求?？茖W事業單位財務報銷管理應借此契機，向“智能化財務”平臺邁進，提升單位財務綜合治理能力。
1科學事業單位傳統財務報銷模式分析
1.1傳統線下報銷模式的概念與業務流程
傳統的線下報銷模式通常是指報銷經辦人手工填寫紙質報銷單并粘貼好發票、合同等原始憑證線下完成審批，現場到財務部門辦理報銷，財務人員現場審核與復核后完成付款并手工填制記賬憑證的報銷形式以及在會計電算化初期通過財務軟件代替手工記賬的電算化報銷形式。在該模式下，其主要業務流程如圖1所示，報銷人員依據本單位發布的政策文件履行相關事前、事中、事后審批手續，在日常經濟業務(如差旅費、會議費、材料或設備采購、基礎建設等)發生后，整理相關原始憑證(如出差申請報告、發票、合同、采購申請、驗收直發單等)填寫對應的紙質報銷單，依據課題經費支出性質，金額大小聯系不同級別領導線下完成簽字，簽批后將單據送至財務現場辦理報銷業務。財務人員在收到相應單據后現場審核報銷材料的真實性、完整性和合規性，經審核復核無誤后傳遞出納辦理資金結算，最后再將單據傳遞至記賬人員手工登記記賬憑證、會計賬簿和編制財務報表，純手工模式較為原始且工作效率不高。隨著會計電算化的發展和興起，通過電算化軟件代替原始純手工記賬形式在科學事業單位較為流行，其通過相應的會計核算系統錄入會計信息的記賬模式，工作效率有所提升。但是該模式下僅是通過計算機來代替人工完成填制會計憑證，本質上只是將手工記賬搬遷到PC端去實現，并未對傳統模式下業務流程帶來實質變革。隨著科學事業單位經費體量的增長，報銷業務量也隨之不斷增加，會計電算化記賬模式的低效率也逐漸凸顯出來。
1.2傳統線下報銷模式的優勢與不足
通過現場面對面的財務報銷辦理模式簡單直觀、易于理解，便于對科研管理報銷政策的直接宣貫，辦理過程中遇到單據問題能夠及時溝通處理解決，如當場可以改正直接現場補充完整即可，需要退回補充材料或完善簽字的當場退回并一次性告知更正辦法，避免科研人員同一報銷多次跑腿。但是，隨著國家對科研經費的大量投入，在傳統報銷模式下“報銷難”“報銷繁”問題日益凸顯，主要不足體現在以下幾方面:首先，現場報銷“排隊難”問題無法得到有效解決。報銷人在辦理每一筆經濟業務報銷時需在現場經歷單據審核全過程，如果遇到課題經費結題時點或年末，大量人員擁涌至財務排隊辦理報銷，隊伍后面的報銷人還需經歷前面所有經辦人的業務處理過程，耗時耗力造成巨大時間浪費。其次，財務人員工作自主性弱，承受較大壓力。只要有人排隊報銷，財務審核就需要按照排隊順序被動依次“接待”處理業務單據，而無法根據報銷業務繁簡靈活選擇，為報銷人節約時間成本，工作自主安排靈活性差。長期嘈雜的辦公環境與報銷旺季不斷的報銷隊伍，高強度、機械化和緊張化的工作氛圍使得財會人員面臨較大壓力，有害于身心健康。最后，財務核算質量和效率難以提高。會計業務核算的數量取決于當期有多少經濟業務報銷，傳統模式下財務部門無法控制會計核算主動權，難以均衡安排每日工作量。尤其年底，報銷單數量成倍增加，財務人員核算工作量巨大，等待時間的變長也容易激化報銷雙方的矛盾，導致核算效率不高。隨著國家不斷推進科技領域“放管服”改革，盡最大可能為科研人員簡除煩苛、松綁減負，著力破解科研經費“報銷繁”，不斷提高經費管理服務水平，傳統的線下報銷模式已經不在適應當下環境，逐漸退出歷史舞臺。
2科學事業單位新型財務網上報銷模式現狀
2.1新型財務網上報銷模式的概念與業務流程
目前，隨著我國社會信息化的快速進步，依托互聯網信息技術實現互聯網與會計領域的聯合，構建一體化“互聯網+財務”大平臺，實現業務與財務相融合，推動傳統財務管理優化升級，邁向財務數字化和智能化。在此背景下，科學事業單位財務網上報銷系統應運而生。這種“全新的、無接觸、零等候”的報銷模式，集成了當下較為主流的財務管理信息化功能，是對傳統會計管理方式的一大突破，也是構建“互聯網+財務”一體化的有機融合。其主要流程如圖2所示，在該模式下，財務報銷系統通過互聯網技術完成課題項目經費管理事前授權，報銷人在經濟業務發生并取得相關票據后，可隨時隨地登錄系統填寫報銷信息，整理上傳相關附件材料，提交業務審核環節，線上逐級審批至財務審核環節后打印報銷單，連同原始票據投遞憑證柜中。財務人員線上完成審核與記賬后出納付款，整個過程申請人可以通過網上系統查詢。
2.2新型財務網上報銷模式的優勢
2.2.1加強經費預算管理，加大內部控制力度
傳統的報銷體系中，單位財務對于科研項目經費可用余額是否超支，不同項目費用列支是否違規，往往只能在審核單據和登記經費指標時才發現問題。課題項目經費的報銷權限包含哪些成員，只有通過與課題負責人溝通核對。對于項目經費的內部控制管理更多是人工識別和事后控制。而新的網上報銷系統通過建立科研項目模塊設置經費認領、項目信息管理、核算賬號及預算編制等功能，把內部控制嵌入到各節點中，根據項目任務書預設經費支出科目額度，開啟核算賬號使用人權限，報銷人只有在獲得課題負責人授權后才能使用，如超出核算賬號可用資金額度系統將無法提交報銷操作，這種事前預算控制能夠加強項目經費預算管理，同時也有助于財務人員及時掌握各科研團隊項目預算執行情況，提高經費執行率。
2.2.2有效解決“排隊難”，提高會計核算效率
通過重新梳理單位經濟業務內容，新型網上報銷建立系統綜合財務模塊對報銷業務劃分九大類型，報銷界面簡潔明了，操作方便。報銷人員不在受傳統模式時間與空間的限制，可以隨時隨地登錄電腦上傳票據、合同等附件填寫報銷單，審批完成后打印報銷單并完成附件粘貼，就近投遞無需現場等候，有效緩解傳統“排隊難”的困境。財務部門每天根據投遞單據量均衡分配任務量，避免“多勞吃虧”現象，減少部門內部矛盾。出納從系統中提取轉賬信息與紙質材料核對無誤后，批量導入網銀客戶端完成支付，減少手工錄入縮短支付時間，提高資金結算效率。會計記賬憑證在完成資金支付后系統自動生成，財務核算效率得到很大提高。
2.2.3規范標準化報銷，實現財務核算自動化
通過信息化技術手段，重新梳理單位經濟業務報銷事項，在網上報銷模式中實現經濟業務全覆蓋和報銷單類型模板固定化。新模式不僅把政府會計制度中“雙基礎、雙功能、雙報告”會計核算要求規則轉變為信息化規則，而且還優化系統填報界面，嵌入領導線上審批環節，實現一定程度上的會計核算自動化。系統在不同報銷單類型下規范費用類別和業務事項標準化映射，報銷人在網上填寫對應類型報銷單的過程，與之相匹配的財務會計或預算會計科目及明細已自動生成，財務人員在完成審核與付款后，根據報銷事由自動生成憑證摘要，根據內置的記賬規則自動生成會計分錄，基本實現財務核算自動化。
2.3新型財務網上報銷模式存在的問題
雖然新型財務網上報銷模式相比較于傳統的報銷方式有著較多優點，但由于不同科研單位的差異性和經費收支的多元化，隨著經濟業務報銷的多樣性，新的報銷模式也開始凸顯出一些問題，主要體現為以下方面。
2.3.1投遞單據返工率較高，溝通時間成本加大
網上報銷模式作為會計信息化產物下的一種新興形態，在推行初期，財務部門已針對報銷系統不同模塊進行集中培訓，并編制財務報銷手冊發放宣貫。但在實際操作中，仍會存在因系統操作不熟練、報銷流程不熟悉等原因，導致選錯報銷類型、填錯模塊產生退單返工修改。與此同時，網上報銷改變了傳統的面對面辦理模式，對單據的填報質量要求有所提高，由于報銷人的財務專業知識參差不齊，加上對報銷制度的理解誤差，實務中經常會出現發票不合規、報銷附件不齊全等問題，財務人員審核不通過，單據的退單率高。通過企業微信、電話等途徑通知經手人完善補充材料或退單，有時隨著報銷人的遺忘或不及時回復需要多次溝通催報，也使得財務人員溝通時間成本不斷增加，影響工作效率的同時也易造成報銷人員不滿情緒激增。
2.3.2簽字審批流程較復雜，化繁為簡待優化
雖然新的網上報銷模式根據單位科研管理制度要求已經內嵌線上審批流程，但目前諸多報銷事項業務事前審批環節還是采用線下手工簽字審批形式，諸如出差申請報告單、招待費審批單、會議預算表等，涉及不同的經費來源經濟業務合同需要相對應的歸口部門簽字審核。由于不同性質的項目經費經濟業務報銷涉及的簽字審批人并不完全一致，報銷人因漏簽、錯簽時有發生。另外，如果遇到審批人全部外出出差，無法完成線下簽字容易造成報銷進度受限，耗時耗力。“簽字難”問題已成為科研報銷人員的新的堵點和痛點。與此同時，線下簽字易發生事后補簽情況，導致事前控制失效。因此，優化報銷審批流程，減少不必要的審批環節，真正踐行“讓數據多跑腿，讓科研人員少跑路”迫在眉睫，提高科研人員認同感。
2.3.3紙質材料管理效率低，傳遞中有遺失風險
伴隨著《會計檔案管理辦法》的修訂以及電子會計憑證報銷入賬歸檔相關規定的出臺，會計資料無紙化的政策障礙已消除。但是，由于單位管理制度的滯后性和不完善，目前電子票據仍需打印成紙質發票，各平臺模塊產生審核結果也都需轉為紙質，最后網上報銷生成的記賬憑證也需打印，連同報銷所附相關原始憑證裝訂成冊完成紙質會計檔案歸檔。報銷單所附的各種原始票據包含著眾多經濟信息，是支撐報銷數字的佐證依據，如在單據投遞分發或保管過程中不慎損毀遺失，則將對財務工作帶來惡劣影響。與此同時，隨著科研經費審計力度的不斷加大以及系統內部各種巡視檢查，因還未實現會計電子檔案化管理，大量的現場查詢并復印加大了會計檔案人員的工作量也使得檔案管理工作效率不高。
3科學事業單位財務智能化網上報銷優化建議
3.1推動業務流程再造，優化內部審批流程
梳理單位財務網上報銷業務流程中的“堵點”“痛點”問題，推動財務報銷業務流程再造，打造數字化和在線化流程。如把財務審核環節分流為初審和終審，初審環節前置于業務審批節點前，報銷單據提交后。財務初審主要判斷已提交的業務能否報銷并對上傳附件信息進行形式審查。初審環節通過后，再流轉至業務環節完成網上審批。針對單位線下審批材料，結合國家出臺的財經制度和單位內部控制要求前提下，對科研管理做“減法”，進一步簡化內部報銷手續，同時可以在網上報銷系統增加事前申請事項(如出差申請、會議費申請等)內嵌審批人環節，實現全過程無紙化審批，減少報銷紙質材料。不僅如此，針對外部簽名問題拓展網上報銷電子簽名功能，實現線上簽名，有效避免漏簽代簽情況。
3.2嵌入智能化技術，打造報銷結算智能化
依托移動互聯網技術開發移動手機端APP，連同網上報銷平臺，實現經費授權、票據上傳、線上簽批等功能。借助OCR識別、高拍儀等技術和工具，方便科研和報銷人員高效率將紙質文件轉化為電子影像材料，將數據信息結構化，提升外部信息錄入速度。隨著國內電子票據的普及，系統引入發票自動驗真和查重功能，如遇同一張發票號重復提交，系統會自動預警并提示，最終單據無法保存。針對單位差旅費業務量巨大的特點，打造智能公務之家系統實現從手機端完成出差申請、票據購買、住宿預訂等功能，出差結束后生成相關電子票據信息自動傳入報銷系統，無需提供紙質票據，智能化填寫差旅報銷單，省時省力。對接銀行開通銀企互聯功能，實現出納結算的便捷化、高效化和智能化。
3.3打通“信息孤島”壁壘，實現數字共享共用
科研經費的管理使用和報銷是一種基于鏈條式的管理模式，各職能部門管理體系可能存在著一個或多個業務管理系統，各部門的業務系統較多存在數據不互通、不共享等天然的壁壘。隨著數字化、智能化時代的來臨，通過建立大數據網絡平臺在保證數據安全的前提下，打通網上報銷與各部門業務系統的業財融合，實現系統的相互銜接，數據的“互融、共認、共享”，落實科研管理材料數據“一次提交、互通互用”機制，真正打通各部門之間“信息孤島”，提高單位管理服務水平，加強單位內部控制。
4結束語
伴隨著數字化時代的來臨，以大數據、人工智能等為代表的新一代信息技術在會計工作領域的應用，推進了會計報銷模式向數字化、智能化的轉型。探索智能化財務報銷，也是深入貫徹落實科研領域“放管服”政策，落實科研管理改革不能只“加”不“減”，要讓科研人員從無用的體制機制中走出來，實現專業人做專業事。智能化財務優化是一個系統工程并非一蹴而就，需要數據安全保駕護航，需要單位各部門間協同配合，需要科研助理真正發揮其“樞紐”作用。期望上述的介紹，能為科學事業單位財務智能化報銷模式提供參考借鑒。
作者：鄧珌龍 單位：中國科學院合肥物質科學研究院
