金融檔案管理范例

隨著我國新金融產業組織結構的建立以及國內金融企業新一輪的改革，金融企業檔案的內容、數量和結構較以往發生了顯著的改變。金融企業檔案管理工作也會不斷面臨新問題，這就需要我們不斷采取新舉措。   一、金融企業檔案的種類和特點   金融企業檔案是指金融企業在各項工作活動中直接形成的，具有保存查考價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。其基本涵義包括四個方面:①其形成者是各類金融企業，如商業銀行、信托投資公司、證券公司、保險公司、信用合作社、其它非銀行金融機構等。②形成的檔案是金融企業在經營和管理中，以及面向客戶開展的各項專業金融業務和服務活動中直接產生的。③企業保存備查的各種文字、圖表、聲像檔案，是企業各項工作活動的真實記錄和原始憑證。④是企業資產的重要組成部分。   1、金融企業檔案的種類:經過十多年發展，我國各類金融企業群體逐步壯大，經營管理活動日益精細化，各項金融業務活動涉及的對象也越來越社會化，以客戶為中心的現代化服務體系初步建成，使得金融企業檔案產生的領域和來源更加廣泛，呈現出其獨特的發展特點和規律。從金融企業檔案所反映的活動性質和內容看，金融企業檔案包括兩方面的內容:一是與企業的管理和經營活動密切相關的檔案，包括文書檔案、審計檔案、信訪檔案、法律事務檔案、科技檔案(基建、設備和信息技術檔案等)、人事檔案、財務會計檔案等;二是與客戶密切相關的金融業務檔案，包括信貸檔案、中間業務檔案(信用卡業務、電子銀行業務等)、金融會計檔案、保險業務檔案、證券業務檔案、金融業務客戶檔案等。   2、金融企業檔案的特點:(l)內容的復雜性和專業性。金融企業檔案內容上的復雜性，表現在金融企業產生的檔案既包括傳統的檔案內容，又包括豐富的金融業務檔案內容。而每一大類金融業務又可分解為數種至幾十種，從而使金融企業檔案內容更加復雜。   金融企業檔案內容的專業性，表現在其內容反映了貨幣和信用的密切關聯性，這是其與其它企業檔案內容最大的差別。   (2)數量的龐大性。金融企業檔案內容的復雜性和載體的多樣性決定了企業檔案數量的龐大。   本市區級綜合性檔案館的館藏一般為10一20多萬卷，而據不完全統計，至2004年底某國有商業銀行上海分行各類檔案總量已超過400萬卷。   二、金融企業檔案的管理現狀及改革   金融企業深化改革、加大創新、強化內控，既提高了對金融企業檔案工作的總體要求，又為檔案工作提供了廣闊舞臺。   l、金觸企業檔案傳統管理體制引發的弊端以國有商業銀行為例，傳統的檔案管理體制遵循“統一領導、分級管理”的體制，其管理模式沿襲了機關檔案工作的管理模式。這就造成了企業檔案工作“三重三輕”的狀況:第一，各級立檔單位均較重視文書檔案的管理，而輕視了金融業務檔案管理;第二，重視行政管理方面檔案的建立，而輕視了企業經營管理和科技檔案的建檔;第三，重視檔案實體的整理質量，而輕視了對檔案信息資源的整合和開發利用。   而今，金融企業在建立現代企業制度的過程中，實行怎樣的檔案管理體制和模式，實際上決定著金融企業檔案工作今后的健康發展之路。筆者認為，在遵循法定、求實、效益等基本原則上，今后金融企業的檔案工作管理體制將出現多種類型，并逐漸向多元化、專業化和法制化等方向發展。金融企業檔案的管理，也將實現由原來的以文書檔案管理、行政檔案管理為主，向以金融業務檔案管理、經營管理檔案為重心的轉變。   2、依法管理金融企業檔案工作面臨的新問題   目前，國內金融企業檔案工作依法管理面臨一些新問題，例如部分企業檔案工作的開展經常依賴于有關領導的重視而非相關的法規制度，而企業管理層和員工檔案法制意識較淡薄、檔案行政管理部門對金融企業檔案工作的依法管理體制不完善等，也造成了金融企業檔案工作中目前存在著一些無法可依、有規難依、執法不嚴、監督乏力的現象。   因此，要實施對金融企業檔案工作有效的宏觀管理。首先，要逐步健全金融企業檔案工作管理的規范體系，使金融企業檔案工作有法可依、有章可循，從而實現各類金融企業檔案管理的規范性和穩定性。其次，要深人開展檔案普法教育。檔案普法的對象不能僅限于檔案工作人員，還應包括金融企業的董事、監事、法定代表人、中高層管理人員和各類專業人員。   最后，要加大檔案執法力度，加強對金融企業檔案工作的依法監督。針對目前企業檔案工作等級管理已被取消的情況，檔案行政管理部門應更多地轉向法治手段，通過行政執法檢查的法治手段來監管金融企業的檔案工作，確保金融企業改制、改組、改革過程中企業檔案工作的健康、穩步發展，尤其要推動金融企業建立適合現代企業制度的檔案管理體制。   3、金融企業檔案基礎工作的新變革   隨著我國金融企業檔案的種類逐步增加、檔案的內容更趨復雜、檔案的載體更趨多樣、檔案的數量急劇增長等的變化，金融企業的檔案基礎工作必須進行新的變革。   (l)強化檔案收集工作，提高收集的齊全完整   對金融企業而言，企業檔案種類的增加、內容的復雜和載體的多樣，必定會給檔案收集工作增加不少壓力，對此可采取以下改進措施:①轉變收集重點。從內容方面看，收集范圍的重點由以黨政工團為主轉向以經營管理和業務開展為主。從形式上看，重點由以紙質文件為主轉向以紙質文件與電子文件并重。②完善收集制度。要及時制定和細化檔案收集歸檔范圍，要履行嚴格的歸檔材料交接手續，控制好交接環節上存在的隱患與風險。   (2)規范檔案分類規則，科學確定保管期限，簡化立卷整理方法#p#分頁標題#e#   在檔案鑒定分類和立卷整理過程中，大部分金融企業尚缺乏行業內或系統內統一規范的檔案分類體系、檔號編制規則和保管期限表體系，不利于今后檔案垂直化、集約化、專業化和信息一體化管理;同時還存在檔案分類中人為主觀性較強、立卷整理方法繁瑣、重復建檔現象較嚴重等問題。因此，可考慮采取以下措施加以改進:   ①建立健全統一規范的檔案分類體系、檔號編制規則和保管期限表體系。對于金融企業總公司(行)而言，要根據行業特點確定一個系統內至上而下、統一明確的檔案分類方案和檔號編制方案，解決以往各級分支機構因缺乏橫向和上下級間的聯系溝通而自定一套分類方案的問題。另一方面，為適應企業檔案工作發展特點，應盡快對各類檔案保管期限表和各級單位的保管期限表實施統一規劃和修訂，由小到大、由下至上地建立同一企業、同一行業和整個金融行業的保管期限表體系，使同一級別、同一類檔案保管期限表保持一致，不同級別、不同種類的保管期限表不應重復，從整體上實施檔案鑒定的標準化管理。   ②適時調整檔案實體的分類和立卷整理方法。對于企業的文書檔案，在運用了辦公自動化管理系統后，同一年度的電子歸檔文件所對應的紙質文件分類就可采用“機構(問題)—責任者—形成時間順序”的分類法，從而減輕在文件材料分類方面的人為主觀性和不確定性;同時某些短期保管的電子文件不必還原為紙質文件，而直接進行電子文件邏輯歸檔即可。對于金融業務檔案，按單筆業務項目結合辦理順序立卷是傳統的整理方法，隨著金融業務期限的拉長、以客戶為中心的服務理念以及服務手段的現代化，按客戶分類立卷逐漸成為較合理的方法。對于會計檔案，鑒于越來越多的金融企業(主要是銀行)采用綜合柜員制，可按“經辦部門(網點)—會計檔案形式(憑證、帳冊、報表、其它)”來作為分類整理的方法。   檔案信息實現數字化管理的基礎上，檔案立卷工作將趨向簡單化、規范化和自動化。簡單化即指推廣單份文件立卷形式，除文書檔案外，對于金融業務檔案也可視其產生的應歸檔材料的多少，來靈活確定立卷形式。對于已實施了縮微掃描處理的會計憑證，則可運用真空包裝、加貼條形碼的現代化手段。規范化是指檔案材料卷內目錄、檢索工具的編制、打印等皆可由檔案信息管理系統按預先設置的統一的樣式、規格來完成，不再受到人工操作因素的影響，并可實現一次錄人多次利用。自動化即指電子檔案文件材料的排序編號工作可由檔案信息管理系統自動完成，而后再將相關檔號編制到對應的紙質文件材料上。   (3)優化檔案庫藏結構，提高保管效益和水平基于金融企業檔案的發展趨勢，金融企業檔案的庫藏結構也應發生一定的變化。   ①妥善解決“鑒而不銷”的問題   “鑒而不銷”的現象在金融企業普遍存在，但隨著個人金融業務、中間業務迅速增長等因素，金融業務檔案數量猛增，給庫房容量帶來不小壓力。而讓過期可銷毀檔案占據著檔案庫房空間，就是對庫房資源的最大浪費。因此.開展檔案鑒定銷毀工作，解決“鑒而不銷”的問題是每個金融企業都須抓緊進行的工作，這也是優化檔案庫存結構、提高檔案保管效益的有效途徑。   ②提高檔案保管效益和水平   根據金融企業檔案管理體制、企業檔案產生狀況以及檔案管理信息化水平的不同，可分別采取不同的檔案實體保管措施，達到以最小的成本實現檔案實體安全、完整保管的效益目標。   首先，進一步細化檔案的保管期限，對不同保管期限的檔案可實施不同的科學保管方法，以降低檔案的保管成本。對于其基層單位、營業網點產生的短期檔案，其保管條件和要求可適當放低，其庫房建設投人僅需滿足短期保管需求(巧年以下)即可。同樣對于將中長期保管的檔案委托給社會中介機構實施專業化檔案保管的企業來說，對由其自身保管的短期檔案材料，保存在標準辦公樓的改造庫房內即可。其次，加強大規模檔案庫房的專業化管理。檔案行政管理部門和企業總公司(行)的檔案部門應加強對集約化檔案保管工作方面的監督指導與執法檢查，實施檔案托管的企業應加強對社會中介機構的檢查監督。同時，可考慮采用現代化技術輔助檔案保管工作，如采用條形碼技術來實施對檔案實體接收、出人庫和利用等工作的輔助管理，積極采用庫房溫濕度控制自動化系統等來實現對保管條件的自動控制等。

第一篇：企業檔案管理發展趨勢思考

一、國內企業檔案管理的現狀

(一)檔案管理人員的水平不高

我國企業的檔案管理工作對檔案管理人員的業務水平要求較高，需要檔案管理人員具備基礎的理論知識，這樣管理人員才能在工作中完全發揮出自己的作用。然而在實際工作中，檔案管理工作人員雖然建立了一支穩定發展的隊伍，但這支隊伍的專業水平與文化知識并沒有達到新時期檔案管理工作的要求，與檔案管理工作的具體目標差距還很遠。因此，就在客觀上導致檔案管理工作長期處于停滯不前的狀況，在某種程度上十分不利于檔案管理工作的開展。

(二)檔案管理工作缺乏規范性

許多企業在進行檔案管理工作的過程中，存在著管理不夠規范的情況。這類情況分別體現在幾個方面：檔案編號編排不合理，檔案標題書寫不規范，檔案開頭沒有目錄等。因此，檔案管理存在嚴重混亂的現象。導致管理人員在開展檔案管理工作時，管理不規范，造成企業無法正常發揮出其應有的作用。

(三)檔案內容的質量低下

【摘要】當前，隨著信息技術的高速發展，高校檔案管理工作在高校信息決策中的作用日趨凸顯。如何發揮檔案管理工作在辦學發展中的作用，是當前高校面臨的突出問題。因此，高校必須充分認識提高檔案管理人員職業素質的必要性，準確把握高校檔案管理人員在職業素質方面存在的問題，探索出優化檔案管理人員職業素質的策略，使高校真正建好檔案、管好檔案、用好檔案。

【關鍵詞】高校；檔案管理；職業素質；提升策略

一、提高高校檔案管理人員職業素質的必要性

首先，提高高校檔案管理人員的職業素質，是高校職業道德建設的組成部分。高校職業道德建設是高校辦學發展的重要任務，高校職業道德建設狀況關系到學校整體風氣和教學質量的好壞。因此，高校要從整體上提高教職人員的職業道德水平，使全體教職人員做到愛崗敬業、誠實守信、辦事公道、服務學生、奉獻社會。隨著信息技術的發展，高校檔案管理工作在高校信息決策中的作用日益凸顯，高校檔案管理人員的職業素質不僅關系到檔案工作的質量，而且關系到高校信息決策的水平。因此，提高檔案管理人員的職業素質，對于推進高校職業道德建設是非常必要的。其次，提高高校檔案管理人員的職業素質，是高校健康發展的客觀要求。隨著事業單位改革的深入推進，使高校內部收入差距日趨明顯。這就導致了檔案管理人員在思想意識和行為上存在的問題日趨突出。比如，在觀念上強調個人意識，追求個人利益和重視個人價值；在行為上，以自我為中心，用金錢來衡量自己工作的價值，把名和利作為工作的出發點；在思想上，缺乏敬業精神和無私奉獻的高尚品德，對自己的得與失斤斤計較；在業務上，缺乏鉆研業務的干勁，不思進取，等等。這些現象和問題的存在，嚴重阻礙了高校辦學質量的進一步提升。因此，提高高校檔案管理人員的職業素質，不僅能夠使之確立愛崗敬業、誠實守信、不斷進取、服務學校、奉獻社會的基本行為準則，而且有利于部門形象的提升，使檔案管理在辦學發展中的作用更為有效地發揮出來。再次，提高高校檔案管理人員的職業素質，是檔案管理技術進步的客觀要求。信息時代，檔案的載體形式、種類、數量、用途和管理方式都會發生很大的變化，以互聯網、計算機為代表的新的“書寫”技術、存貯技術和信息傳輸手段，在行政管理中將發揮越來越大的作用。這表明檔案文件的數量在日益增多，檔案載體正在從傳統的紙質檔案和少量的聲像檔案向紙質檔案與電子檔案并存的方向發展。隨著時間的推移，電子檔案所占的比例會越來越多，這些都是傳統的檔案管理工作中所不曾遇到的問題。特別是進入新世紀后，檔案的用途范圍也在不斷擴大。信息時代為高校檔案管理工作帶來的機遇和挑戰，歸根結底是需要有能力、有知識來解決這些新問題、面對這些新挑戰、抓住這些新機遇的專業人才，因此，高校必須培養一支具有較高職業素質的檔案管理人才隊伍。

二、高校檔案管理人員職業素質現狀

首先，高校檔案管理人員的文化水平偏低。以北華大學為例，雖然檔案管理人員不少，但是科班出身的高學歷人員不多，鮮有精通檔案管理業務者。就檔案管理人員的學歷構成來看，其中研究生學歷占24.1％，本科學歷占40.7％，大專學歷占39.4％，大專以下占6.8％。這說明，高校檔案管理人員整體文化水平較低，表現為缺乏創新意識，理論水平不高、學術意識不強，很多高技術和現代化工具使用率不高，無法適應信息化時代檔案管理工作的需要。檔案管理人員素質低下的問題在民辦高校表現得更為突出。在長春大學旅游學院只有專職檔案管理人員兩人（資產管理處一人、校長辦公室一人），其中一人只經過簡短的培訓即上崗，另一人自上崗至今未曾經過任何培訓，僅僅通過師徒式的傳授就上崗了。在其他高校專職檔案管理人員當中，未受過專業培訓的占40%，接受過基礎培訓的占50%，畢業于檔案管理專業、受過系統教育的不足10%，即絕大多數檔案管理人員都是“半路出家”，這就導致了高校檔案人員的職業素質不是短期內能夠得到迅速提升的。其次，高校檔案管理人員的外語知識水平普遍較低，多數檔案管理人員缺乏基本的外語讀寫能力，因此涉及外文檔案的時候，或者手足無措，或者需要借助翻譯來進行，使學校的很多外文檔案無法得到有效利用。特別是一些涉密檔案，由于檔案管理人員的職業素質不高，使泄密風險大增。隨著信息化時代的到來，互聯網改變了檔案的存儲和讀寫方式，這就要求檔案管理者必須不斷提高信息化技能。但是以北華大學為代表的地方高校，由于檔案管理者知識結構老化，導致檔案管理工作長期處于低水平徘徊狀態。由此可見，高校必須下大力氣提高檔案管理者的職業素質。

三、提高高校檔案管理人員職業素質的思路

摘要：區塊鏈技術最先興起于金融領域，是金融創新的一個重要方向，已經在實際應用中取得了一定的成績，在很大程度上改變了社會的前進發展。區塊鏈技術不僅適用于金融領域，在檔案管理領域也有很大的發揮空間。本文主要立足于區塊鏈的特點與在檔案管理系統中應用區塊鏈思維的意義，分析了區塊鏈思維在檔案管理系統中的具體應用與應對策略。

關鍵詞：檔案管理；區塊鏈思維；應用

隨著集團性企業檔案利用需求的不斷增加，集團總部與各所屬公司之間跨公司、跨地區檔案互借的現象越來越頻繁。傳統的跨地域辦理借閱手續不僅耗時長，異地檔案原件郵寄也成為企業管理費用的一項重要負擔。為提高工作效率，降低企業管理費用成本，檔案信息化建設勢在必行。國際檔案理事會已經在號召各國檔案管理領域充分抓住數字技術發展的機遇，進一步推動檔案利用，為數字時代的發展作出應有的貢獻。區塊鏈思維正是當前信息社會開展檔案管理信息化建設的一大創新點。

一、區塊鏈技術特點及區塊鏈檔案系統的意義 

區塊鏈是以多個節點的形式參與進來的一種分布式數據庫系統，節點由區塊以時間戳作為紐帶連接在一起，每一個區塊都是一個數據結構，詳細記錄了相關信息，是構成區塊鏈的最基本的單元。區塊鏈的運行基礎是復雜的算法技術，管理學思維革新導向時期基礎，與傳統通過升級硬件的模式來提升系統管理能力的形式相比有著很大的區別，它主要是通過對運行軟件的計算方法進行革新來驅動管理思維的發展，雖然依托于一定的硬件條件發展，但是卻不依托其硬件技術來實行更新換代。根據區塊鏈的鏈結構以及具體的應用范圍，區塊鏈可以細分為公有區塊鏈、行業區塊鏈與私有區塊鏈三大類，其中特點最為突出的是共有區塊鏈，不僅具有中立、開放與去中心化的特點，還不能更改撤銷，具有抗審查性，而在傳統檔案管理過程中，需要耗費大量的人力物力開展檔案備份，并且對備份的過程有復雜的技術要求，雖然有很多企業借助租用或者購買服務器的方式進行客戶文件儲存，但本質上依然還是中心化的管理模式，共有塊鏈有效彌補了這一弱點。私有區塊鏈也有很明顯的特點，由于能夠比較容易的修改規則，在數據管理上所需要耗費的成本比較低廉，能夠限制讀取權限。比較而言，二者所表現出的特點具有明顯的互補性，應用優勢明顯，有著廣泛的應用空間，在檔案管理領域也能得到很好的利用。進行區塊鏈設計的目的就在于跨組織搭建相似的業務網絡，實現行業內部機構數據共享，打破小圈子思維，在提前制定規則的基礎上保障各個區塊規范行事。傳統檔案管理過程中為了保證檔案的真實性，需要在數字簽名、數字水印等技術與管理層面進行加強，而無論是向國外證書服務商申請數字簽名還是制度本身的合理性，都會影響到文件檔案的真實性與完整性。在區塊鏈機制下，錯誤或者存在潛在欺詐性的操作都能夠被刪除，但是每一次操作都會留下記錄，這與檔案管理存在很多相似之處，意味著二者能如果能夠有機結合起來，那么區塊鏈也能成為檔案管理更好的載體，不僅具備有開放、共享的優勢，還能用作儲存，不需要進行異地備份，而且能夠在多個節點進行自動備份，實現檔案管理的低成本高效率，并提升檔案利用率。

二、區塊鏈思維的檔案管理系統建設與分析 

（一）區塊鏈思維在檔案管理系統的適用性。隨著大數據技術的不斷發展，區塊鏈技術已經成為數據管理與網絡應用領域的主要陣地，并在多個領域已經取得了一定的應用效果，并已成為檔案管理領域發展的新趨勢。根據區塊鏈思維邏輯，檔案管理系統的構建從下而上也需要全面包含數據層、網絡層、共識層、激勵層、合約層和應用層五個板塊。區塊鏈的應用基于IT技術，而經過多年的發展IT技術已經相當成熟，因此主要需要關注網絡層、共識層、激勵層。網絡層主要包括操作系統、算法以及主要針對虛擬基礎設施提供服務的云服務系統等內容，而共識層則主要是對多個網絡節點的共識機制算法的封裝，激勵層的內部關系與經濟關系非常相似，要想推動區塊鏈更好的發展，就需要處理好激勵層關系，這是決定發展與否必不可少的內部要素。雖然從概念上來說區塊鏈思維是新事物，但是對從檔案管理人員來說并不需要對區塊鏈技術有多深入的了解，也不需要關系底層技術的實現情況，只需在充分了解區塊鏈思維特點的基礎上開展數據建設工作。合約層則是在充分滿足檔案管理內在邏輯需求的基礎上組建的系統簇，而應用層則只需具備滿足檔案管理需求的應用系統。從現階段區塊鏈技術儲備以及檔案管理發展趨勢來分析，區塊鏈思維在檔案管理系統中的應用并不是將所有的檔案都上網上鏈，而是選擇內容合適、使用頻率高、能夠滿足更多人的應用需求并且需要高成本維護的數字化檔案信息上傳到行業領域區塊鏈上，區塊鏈上各個節點在自動驗證用戶信息技術上能夠有效應用所需要的信息。在此過程中區塊鏈上所有的設備與網絡都進行共享，需要對合約層、數據層以及應用層做好行業規范，形成行業特色。

摘要：財政監督檔案管理首先是為了監督我國行政機關、各企事業單位、以及其他社會組織在運營中執行財稅法律法規和政府政策的具體情況，其次是為了對各企事業單位中涉及到財政收支、會計資料和國有資金進行監督，財政監督檔案管理工作依法對財政工作進行監督和檢查，這可以間接提高財政檔案的質量，可以有效保證財政檔案的完整性很安全性，能在企事業單位進行決策制定時提供財政方面最準確有效的依據，本文聯系工作實際情況，針對現階段財政監督檔案管理工作中需要注意的事項進行分析。

關鍵詞：現階段；財政監督；檔案管理工作；注意事項

財政檔案管理工作在業務上是根據檔案局的指導工作，主要是對企事業單位內部的有關財政的數據、信息、文書、以及科技進行收集和歸納整理，財政檔案管理既可以保證財政數據的安全，也可以保證財政信息的完整，整理好的財政信息可以更好的服務于財政有關的工作，在單位決策時提供有效的財政依據，因此為了保證各企事業單位決策的有效性，必須堅持做好財政檔案管理工作。做好財政檔案管理工作可以幫助檔案管理工作更加規范，對企事業單位的發展有深遠意義，也是我國社會實現可持續發展的重要條件。

1現階段財政監督檔案管理工作的注意事項

1.1保證檔案資源的全面性和系統性

財政監督檔案管理不同于一般的檔案管理，涉及的內容繁多，不僅有財政收支管理，也有會計監督工作；不僅有金融市場管理，也有國有資產監督，這些工作不僅包括行政方面的管理也包含黨建方面的管理，這些各個領域的不同工作加在一起組成了財務監督檔案管理的系統，財政監督檔案是以財政檔案為基礎而存在的，因此財政監督檔案理應服務于財政管理檔案，同時也應該體現出監督管理的特點，圍繞財務、會計管理和金融等工作建立起詳細健全的管理檔案，努力形成一個真實科學、全面系統的財政監督檔案管理體系。

1.2將信息技術在財政監督檔案方面帶來的利益最大化實現

摘要：銀行的授信檔案區別于一般檔案，有產生機構的復雜性、存在狀態的動態性、載體形式的多樣性三個方面的特點，因此在授信檔案的管理中存在著收集難度大、保管方式陳舊、信息化程度不高的問題，通過在實際工作中的研究和總結，提出采取加強整體規劃、制定標準規范、構建信息化平臺三個方面的對策來解決授信檔案管理中的問題。

關鍵詞：授信；檔案；管理

1授信檔案的特點

授信檔案是銀行在對各類企業或個人客戶授信活動中形成的，反映信貸業務工作情況并具有保存價值的文件資料的總稱，一般包括受理、調查、審查、審議、審批、放款、授信后管理資料。它是銀行與企業（個人）雙（多）方債權、債務關系的原始憑證及銀行依法催收的重要法律依據，是銀行核心業務檔案之一。授信檔案不僅具有一般檔案所具備的屬性，同時還具備“產生機構的復雜性、存在狀態的動態性、載體形式的多樣性”等特點，特點的分析是我們解決問題的立足點。

1.1產生機構的復雜性。授信檔案，不同于一般檔案的重要特點就是產生機構的復雜性。授信檔案，顧名思義，是在授信業務過程中產生的文件資料，授信業務從貸款受理直到授信后管理，需要調查、審查、審批、放款等多個步驟才能完成。根據授信工作“審貸分離”的原則，一定是由多個部門共同完成的，而且根據不同種類的授信業務，產生的部門也不盡相同。授信檔案的產生，要涉及公司業務部、個人業務部、授信審批部、授信管理部、風險合規部等部門，因此，銀行授信檔案的來源是復雜多樣的。

1.2存在狀態的動態性。授信業務的流程較為繁雜，其授信工作也是一項漫長且不斷完善的過程。授信業務在貸款受理、調查、審查、審批之后，客戶部門還會定期召開授信后工作例會，信管部門還會開展風險預警、風險分類、放款審核等工作，仍然產生大量應歸檔的文件資料。有些貸款雖然已還清歸檔，但由于后期該項貸款做了“倒貸”的處理，仍然還會認定不良貸款，那么還會產生應歸檔資料，因此授信檔案從形成之始到歸檔保存均處在動態變化中。

1.3載體形式的多樣性。隨著銀行風險把控越來越嚴格，對于授信業務的擔保管理也越加重視，擔保人或客戶可以通過提供抵質押物品，來獲得銀行較高的授信額度，銀行也因暫時獲得抵質押物品的所有權而降低自身風險。因此在授信業務中，除了文件資料以外，還有各種載體形式的抵質押物的證明資料需歸檔保存。如各種房屋產權證、保險憑證單、有價值的實物等。

摘要：本文給出了利用這些新興技術解決銀行檔案管理的現實問題的方法：采用區塊鏈技術，保障了電子檔案的安全可信性；采用智能OCR技術和知識圖譜技術，實現了高級檢索功能并充分挖掘了檔案內蘊藏的價值，為客戶營銷和可疑用戶分析提供了幫助和支撐。

關鍵詞：會計檔案；電子檔案；可信度；區塊鏈；人工智能本文側重研究銀行進行電子檔案管理的方法以及面臨的挑戰和對策。

1銀行電子檔案管理功能框架

電子檔案管理功能框架包括檔案分類、實物檔案管理、電子檔案管理、系統管理四大部分。其中，實物檔案管理包括庫房管理、檔案入庫、檔案出庫、檔案借閱、檔案鑒定、檔案銷毀等功能。電子檔案管理部分包括電子檔案采集、檔案檢索、檔案調閱、電子文件存儲、電子檔案內容提取、檔案數據挖掘和知識圖譜分析、電子檔案信息安全可信管理等功能。本文所述的電子檔案系統所存儲的電子文件包括業務歸檔時的實物憑證電子影像，也包括業務辦理過程中的業務相關電子文件。相比常見電子檔案管理功能，該功能架構增加了安全可信管理、檔案內容提取、檔案數據挖掘和知識圖譜分析功能，以解決前述的檔案可信度低及檔案利用率低的問題；將在下面的章節中做詳細闡述。

2利用區塊鏈構建可信電子檔案

2.1區塊鏈與檔案管理。傳統的真實性認證方法采取基于非對稱密碼學的技術，通過公鑰基礎設施（PublicKeyInfrastructure，PKI）的方式對文檔的數字簽名等信息加以認證。[1]這種操作離不開可信賴的第三方機構，即認證中心（CertificateAuthority，CA）的支持。認證中心是一個高度集中化的管理機構，它通過對申請者進行全面驗證之后為其提供數字證書，從而將其納入中心的認證范圍。多年以來，PKI/CA的解決方案已發展得較為成熟，也為檔案的真實可信提供了一定的保障，然而其過度依賴于第三方機構，并且缺乏統一性標準等問題尚需解決。在電子檔案管理方面，區塊鏈得到了一定的關注和研究，[2][3]區塊鏈技術中固有的可溯源、難以篡改等特性，使得其中的文件本身具有很高的安全保證和可信任度，不用再依賴于外部的認證機構，也無需考慮認證標準的具體細節。另外，區塊鏈可以將多份文檔的真實性進行關聯，對任何一個的修改都會影響到其后續的文檔，使得篡改難度大大增加。

2.2區塊鏈技術平臺。目前區塊鏈企業級應用主流平臺朝著聯盟鏈的方向發展，支持智能合約和多種共識算法。國內對區塊鏈技術平臺的研究尚處于起步階段，已有平臺大多集中在金融行業領域。區塊鏈技術本身也存在一些應用挑戰。其一，數據冗余問題。在利用去中心化特性的場景中，區塊鏈技術提高了數據的并發查詢訪問效率，但存在數據冗余的問題，需要根據具體應用進行冗余調整。其二，共識效率不高。在利用不易篡改特性的場景中，區塊鏈技術可以在去中心化的基礎上提升數據安全級別，但存在共識過程計算量大引起的效率不高等問題，需要尋求安全和效率的最佳折中點。

摘要：大數據時代背景下，以信息技術為代表的前沿科技取得突出成就，信息化為經濟社會發展注入強大動力，給人類生產生活方式帶來深刻變革。在信息技術的帶動下，檔案信息化建設步伐加快，檔案數字化掃描工作、數字檔案館建設開展如火如荼，檔案信息化是社會信息化背景下檔案管理工作發展的必然趨勢。本文以檔案信息化建設為中心，闡明了檔案信息化的重要意義和優勢，分析了目前檔案信息化存在的問題，提出了行之有效的策略建議，并以青島市不動產登記中心為例，闡述不動產登記檔案信息化建設工作的實踐與探索，進一步提升不動產登記檔案工作的整合、共享和利用。

關鍵詞：信息化；檔案；不動產登記；策略建議；實踐探索

引言

檔案信息化是指在國家檔案建設管理部門的統一規劃和組織下，在檔案管理活動中全面應用現代信息技術，對檔案信息資源進行數字化管理和提供利用。檔案工作的根本目的是為了利用，檔案利用是檔案管理工作人員通過檔案工作系統查找、利用檔案信息，滿足其利用需求的行為過程，也是檔案信息資源潛在的利用價值得以實現的過程，是檔案為社會發展、國家建設和人民群眾的根本利益服務的有效途徑。開發現有檔案信息資源，切實實現檔案管理信息化，使之更好地服務于國家、地方經濟建設和社會發展，已成為檔案管理部門工作的重中之重。檔案信息化改變傳統檔案的歸檔、管理、存儲、利用方式，既方便了檔案工作者管理，保護原始檔案材料，又可以打破時空限制，使利用者方便快捷地享用自己所要查詢的檔案信息。檔案信息化是社會信息化背景下檔案管理工作發展的必然趨勢，只有實現檔案信息化、檔案利用便捷化、檔案隊伍專業化，才能更好地服務于國家、地方經濟建設和廣大社會群體。

一、信息化檔案管理的重要意義

1.信息化檔案管理是大數據時代的必然要求。我們生活在一個信息化時代，大數據時代的到來，隨著各種新興場景的出現，也對檔案信息化提出了新的要求，這就要求檔案工作在收集、保管、歸檔和利用等方面與時俱進，更好地適應社會發展的需要和滿足人民生活的需求。

2.信息化檔案管理是滿足利用者需求的重要舉措。人民日益增長的美好生活需要和不平衡、不充分的發展之間的矛盾已經成為我國當前社會的主要矛盾，21世紀是信息化、數字化時代，檔案管理也是信息時代的重要組成部分，無論是公共服務機構還是廣大社會群體對檔案信息化的呼聲越來越高，對數字化檔案要求越來越強烈，對于時間以及效率的要求也不斷促使其加快檔案信息化進程，充分發揮檔案資料的最大化社會價值。