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縣檔案局三年工作計劃范文1
近年，紹興市檔案局(館)在市委、市政府的支持下，創造性地實施“市級數字檔案館室一體化及安全管理”建設項目(以下簡稱“數字檔案館室一體化”項目)，即以紹興市檔案局(館)為主體，統籌協調，將市檔案館館藏檔案和對國家、社會具有保存價值的市級機關、企事業單位室藏檔案集中進行數字化處理，并將數字檔案進行館室交換、登記備份等安全管理的一項基礎性信息化建設項目。
一、實施“數字檔案館室一體化”項目的基本背景
(一)加強軟硬件建設，全面落實設施和人才保障
1.主動爭取政府支持，共創數字檔案室建設優良的軟硬件環境。一直以來，紹興市檔案局積極爭取將檔案信息化建設納入政府電子政務和信息化建設規劃，并統一實施。隨著信息化建設的全面推進，市政府投入大量資金，建設了較為完備的網絡設備、服務器、信息化加工等硬件設備和配套設施等，創造了較好的網絡環境，為檔案信息化提供了較好的硬件保障。為使數字檔案室建設有一個統一可靠的檔案管理系統，早在2004年，紹興市檔案局主動與市政府信息中心密切協作，共同開發了作為市政府統一的辦公自動化系統―_紹興市協同辦公系統組成部分的檔案管理系統，并不斷完善升級。此系統可以實現市級部門單位產生的電子文件從產生、交換、歸檔、整理、移交到數據中心存儲、利用、進館的網絡化集成化管理。2006年年底，該系統通過國家檔案局組織的科研項目驗收，目前已在市級機關72家部門(單位)使用。
2.加強培訓，全面提升檔案隊伍信息化素質。多年來，紹興市檔案局將提高檔案人員的信息化水平作為加強檔案信息化建設的基礎性內容，每年有計劃、有步驟地組織各類檔案信息化業務培訓。特別是2005年以來，全面實施檔案網上年檢，主動加壓，不斷創造檔案人員信息化工作的實踐鍛煉機會。通過網上年檢，有效地實施了檔案工作行政監管，提升了機關企事業單位檔案人員信息化技能，加強了機關企事業單位檔案信息化建設。
(二)以標準規范和典型引路，全面務實數字檔案室建設業務基礎
1.開拓創新，形成統一的業務標準規范。紹興市檔案局(館)在調研的基礎上，先后制定了《紹興市市直機關、企事業單位檔案室電子目錄數據庫結構與交換格式》、《紹興市數碼照片檔案管理暫行辦法》、《紹興市市直機關單位檔案網上年檢辦法(試行)》等一批檔案信息化建設規范，建立了一套較為完善的信息化操作流程以及信息數據格式、存儲、保管、利用等技術性標準。2009年5月，在全省率先出臺《紹興市直機關、企事業單位數字檔案室建設標準》，對管理體制、設備設施、數據管理、檔案數字化、開發利用以及數字檔案登記備份做出了全面的具體規定，可操作性強，從而使數字檔案室建設走上科學規范、有章可循的軌道。
2.精心指導，成功創建一批可供示范的數字檔案室。數字檔案室建設基礎性的工作內容，主要包括檔案目錄數據庫建設、傳統檔案數字化和電子文件檔案化三個方面。檔案目錄數據庫建設是指建成室藏各類檔案的案卷級和文件級目錄數據庫，傳統檔案數字化主要是將傳統的紙質檔案、音像檔案、照片檔案轉換為數字檔案，電子文件檔案化是將本單位在辦公自動化系統上運行的電子文件導人到檔案管理系統進行歸檔，實現規范化管理。紹興市數字檔案室建設起步于2002年，并在2005年前后基本完成市直機關、企事業單位檔案目錄數據庫建設任務。近年來，紹興市檔案局在試點的基礎上，成功創建了一批示范數字檔案室。鑒于數字檔案室建設的復雜性，紹興市檔案局在工作中對照標準，穩扎穩打，力求管理體制、設備設施、數據管理、檔案數字化、開發利用等業務全面推進，成熟一個驗收一個。2008－2010年連續三年，在紹興市委、市政府組織召開的全市檔案工作會議上，每年都確定一家先進單位介紹數字檔案室建設的經驗。
(三)勇于探索創新，高標準推進數字檔案館建設
1.加強檔案館基礎平臺建設，創造良好的服務環境。2008年7月，占地43.5畝，建筑面積21477平方米，總投資1.0562億元的市檔案館新館勝利竣工。搬入新館以后，作為國家檔案局確定的地(市)級數字檔案館建設試點單位，紹興市檔案館按照國家檔案局的指導意見，對業已建成的數字檔案館進行系統分析，查找薄弱環節，合力組織攻關，以檔案全文數據庫建設為重點，全面推進目錄數據庫、全文數據庫、照片檔案數據庫和多媒體檔案數據庫建設，聯合開發檔案館綜合業務管理系統軟件。這是一個集檔案收集、整理、鑒定、統計、保管、利用、編研為一體的檔案館綜合業務管理系統。系統應用兩年來，檔案館綜合業務做到了流程化、規范化管理，極大地提高了局(館)機關的運行效率，初步實現了局(館)綜合業務運行規范化、管理科學化、服務利用現代化。2009年11月份該項目通過了國家檔案局技術部組織的驗收。
2.加快數字化步伐，優化完善數字檔案館建設。紹興市數字檔案館建設起步較早。搬入新館后，紹興市檔案館依托綜合業務管理系統，優化了儲存和利用服務功能，加快了館藏檔案的數字化步伐。目前，市檔案館已建成目錄數據共306萬條，全文掃描共141萬件781萬頁，專題數據庫共10個。形成了一整套數字檔案館工作規范。2009年12月，在國家檔案局召開“全國數字檔案館建設方案制定及應用推廣”項目驗收會上，紹興市檔案局(館)作了經驗介紹。
二、“數字檔案館室一體化”的初步實踐
2009年上半年，紹興市檔案局在全面調查的基礎上，形成了翔實的調研報告(以下簡稱報告)。報告建議市級各部門(單位)的檔案數字化工作，原則上由市檔案局集中統一安排，所需經費由市財政統一解決，各相關部門(單位)不再自行承擔檔案數字化工作。報告提出，集中開展市級部門(單位)檔案數字化工作，有利于加快推進數字檔案室建設步伐，有利于確保數字化工作質量以及安全管理，有利于實現檔案數字化設備設施的整合，有利于集約使用財政資金。
報告在報送市委、市政府有關領導后，引起重視。2010年2月，紹興市
發改委批復，同意以市檔案局(館)為主體，實施“數字檔案館室一體化及安全管理”建設項目，項目總投資1685萬元，建設資金由市財政安排。實施期限為2010－2012年。主要建設內容包括：1.數字檔案館室一體化建設；2.檔案館館藏檔案數字化處理；3.館、室藏數字化數據容災備份系統建設；4.網建設；5.電子數據登記備份建設。
與此同時，配合“數字檔案館室一體化”項目的實施，紹興市委、市政府“兩辦”轉發市檔案局關于《紹興市直部門、單位2010－2012年數字檔案室建設工作計劃》，對市直133個機關部門(單位)的數字檔案室建設做出具體安排，其中2010年列入計劃的有33個單位。為確保計劃完成，市委、市政府還將數字檔案室建設及登記備份工作列入今年對市級機關部門崗位目標責任制的考核內容，首批10多個部門(單位)檔案的集中數字化工作已經開展。
在數字化工作過程中，紹興市檔案局(館)特別注重加工質量，明確要求數字化成果既要符合機關企事業單位檔案業務要求，也要符合檔案館業務標準，以實現館室之間的有效銜接與共享。為此，市檔案局定期召開局(館)監督指導處、技術處和保管利用處相關人員以及項目經理參加的工作例會，及時研究、統一有關業務要求與標準，制定了一整套有效的工作流程和規章制度，從而形成齊抓共管的工作機制，確保了項目的順利進展。預計整個項目完成后，不僅市級部門(單位)的數字檔案室全面推進，紹興市數字檔案館建設水平也將大大得到提升，其中全文數據庫總量將會達到4500~頁?？梢赃@樣說，實施“數字檔案館室一體化”項目，是紹興市檔案信息化建設推進中的工作機制創新，也是構建區域性公共檔案信息資源管理和服務總平臺的有效路徑。
三、實施“數宇檔案館室一體化”項目的認識與思考
以實施“數字檔案館室一體化”項目為重要載體，紹興市確定全市“十二五”檔案信息化建設的總體目標是，市直133個部門(單位)以及檔案工作目標管理已通過省級認定的市直企事業單位，在2012年底前全面完成數字檔案室建設任務；縣(市、區)80％以上的機關、鄉鎮(街道)和國有企事業單位在“十二五”末完成數字檔案室建設任務。與數字檔案室建設同步，全面實施電子文件與數字檔案登記備份。市、縣兩級檔案館在2012年前全面建成數字檔案館，實現數字檔案遠程服務功能，并根據國家容災要求，建立館際間異地備份庫。通過三年時間努力，紹興市檔案館真正建成紹興市級電子文件和數字檔案的安全保管、交換共享和登記備份中心。
筆者認為，這是一個積極又穩妥的目標，經過努力是能夠實現的。尤其是“數字檔案館室一體化”項目的實施，為數字檔案館建設水平的進一步提高和市級部門(單位)數字檔案室建設的全面完成提供了保障。
(一)全面實現館室數字檔案業務銜接，為檔案館室建設奠定業務和技術基礎
據初步統計，市直部門、單位僅需要掃描的紙質檔案就達到3721萬頁。此外，還有32312張照片、3110盒錄像(音)帶需要數字化。這些部門與單位絕大多數屬于進館單位，室藏檔案遲早都要接收進市檔案館。如何避免檔案數字化工作“兩張皮”，既達到市級部門(單位)數字檔案室自身建設的要求，同時又滿足數字檔案館建設的各項業務需求，以避免重復勞動，這是一個新課題。因此，解決館室有關業務問題的銜接，特別是解決檔號對接、案卷級和文件級條目的完善、案卷質量的統一等業務問題成為實施數字檔案館室一體化項目的重要內容，或者說是數字檔案館、室建設共同面I臨的任務。當然，引導和規范檔案數字化工作并有序管理，確保數字檔案的完整、系統、安全、真實、有效，更是實施館室一體化項目的應有之義。檔案數字化工作的成果――數字檔案，既是數字檔案室的主體，也將直接成為數字檔案館的主要源頭。自2010年起，各機關單位向紹興市檔案館移交實體檔案，原則上同時移交對應的電子文件與數字檔案。這將從根本上解決實體檔案接收――檔案數字化，再接收――再數字化這樣一種傳統數字檔案館建設的模式，從而促使數字檔案館建設走上可持續的良性發展軌道。
(二)加快推進數字檔案室建設步伐，為全面實施檔案登記備份奠定物質基礎
縣級以上檔案行政管理部門和同級國家綜合檔案館對本行政區域內具有重要保存價值的電子文件和數字檔案進行登記認證和數據備份，是新形勢下浙江省確保檔案安全與整合檔案信息資源的創新之舉。筆者認為，數字檔案室建設與檔案登記備份工作關系緊密，數字檔案室建設為檔案登記備份提供物質基礎，檔案登記備份工作又反過來促進數字檔案室建設。數字檔案即檔案數字化成果，是檔案登記備份的主要數據形式之一。紹興市出臺的數字檔案室建設業務標準規定，數字檔案室建成后，目錄數據庫、檔案數字化成果應制作三套備份，其中兩套在本單位保存(一套聯機，一套脫機)，一套在市檔案局(館)登記備份。現已有一批機關單位的數字檔案實施登記備份。目前，結合“數字檔案館室一體化”項目，市檔案登記備份中心建設所需的各種軟硬件設備設施正在陸續到位，下一步擬爭取科技立項，研制登記備份中心平臺建設所需要的系統軟件，同時，爭取市政府信息中心支持，對數字檔案管理系統升級完善，實現市級各部門(單位)電子文件和數字檔案向市檔案館的在線實時傳輸。
顯然，隨著“數字檔案館室一體化”項目的成功實施和數字檔案室建設任務的全面完成，電子文件與數字檔案登記備份工作也將在紹興得到全面推進。
(三)實施雙向備份，共創雙贏格局，為實現檔案信息資源整合與共享開辟新的有效途徑
紹興市委、市政府要求，各部門、單位數字檔案室建成后，其電子文件和數字檔案及時在市檔案局(館)登記備份，同時市檔案館提供館藏對應全宗數據庫一套給所在單位，以方便利用。這樣做，必將進一步調動機關、企事業單位數字檔案室建設以及檔案進館的積極性，更好地實現檔案信息資源共建共享、互聯互通。無論是市級部門、單位將數字化成果向市檔案局(館)進行移交和備份，還是市檔案館將館藏數字檔案復制對應進館單位，都將使對方極大地擁有館(或室)藏檔案的電子數據。由于這種整合不是類似接收實物檔案那種占有式的整合，而是合作式的、以資源共享為目的的整合，既不是你吃掉我，也不是我吃掉你，從而實現真正意義上的雙贏或共贏。通過增加檔案信息資源，在更大范圍提供利用，極大地方便相關單位乃至全社會檔案信息資源的利用。同時，登記備份的主要目的之一是，確保數字檔案數據的安全。這也是確保數字檔案絕對安全的最后一道屏障。應當說，這是一件利國利民的好事情，必將得到大多數單位的理解和支持。