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畢業生檔案管理制度范文1
引言
檔案管理不僅能夠起到保護檔案的作用，更能夠延長檔案的使用壽命，進而使檔案存在價值得到發揮。檔案管理工作中需要進行分類、編號，以便于管理和使用。高校畢業生檔案是國家人事檔案的重要組成部分，是記錄高等人才信息的第一手資料。新時代背景下人才已成為最為寶貴的資源，人才能夠為企業創造更多利潤和財富，是企業持續發展的源動力，畢業生檔案是人才選用的重要參考。但隨著近些年我國高校擴招政策的實施，高校畢業生人數越來越多，畢業生檔案數量和信息量越來越大，高校畢業生檔案管理、轉遞工作面臨挑戰。當前我國高校畢業生檔案管理、轉遞工作現狀并不理想，各方面都有待完善。
一、高校畢業生檔案管理、轉送工作的意義
高校畢業生檔案屬于既要文件，記錄了學生主要經歷、政治面貌、社會關系、學歷職稱、個人信息、工作履歷表等信息，具有法律效益，是畢業生社會活動的重要依據。畢業生檔案由學籍檔案轉換而來，由學校交轉遞畢業生就業單位或人才交流機構管理，若無就業單位則由學校免費保存兩年。畢業生檔案轉遞需要按照《就業協議書》簽發《報到證》，完成轉遞檔案[1]。若就業單位是國有企業或企業事業單位那么檔案轉遞到工作單位。如果是非公有企業，那么檔案轉遞到人才交流機構。若離校未就業，則轉遞到戶籍所在地。對于高校畢業生來說不論考研、出國、就業都需要用到檔案，如檔案丟失便無法辦理相關證明。對于企業來說，通過畢業生檔案，用人單位可以對學生基本情況有一個初步了解，是用人的重要依據。可見做好高校畢業生檔案管理、轉遞工作的重要性和必要性。
二、當前高校畢業生檔案管理、轉遞工作存在的問題
（一）缺乏對高校畢業檔案特殊性的重視
高校畢業生檔案與其他檔案不同具有一定特殊性，有著流轉速度快、流動性強等特點，管理復雜性要遠遠大于傳統檔案。通常情況下畢業生檔案多保存在生源地、用人單位或人才交流中心。但近些年，我國畢業生跳槽率明顯增大，檔案管理、轉遞工作面臨著新問題、新情況[2]。但當前我國在高校畢業生檔案管理方面并沒有正確認識到畢業生檔案的特殊性，工作開中存在著不重視、敷衍應付等現象，管理方式粗放，一些時候甚至不能保障畢業生檔案完整性。
（二）不規范
雖然我國已了《高等學校檔案管理辦法》，但仍沒有具體且具有可操作性的高校畢業生檔案管理規定，當前我國在高校畢業生檔案管理、轉遞工作方面，管理體制十分混亂，并且缺少專職檔案管理人員，管理人員多沒有接受過專業檔案管理的系統培訓，并不具備專業檔案管理技能和知識，這嚴重影響了檔案管理、轉遞工作效率和質量，在檔案收集、整理、歸檔等工作中時常造成學生檔案的遺失、損壞。
（三）管理方式落后
隨著我國高等教育招生范圍的不斷擴大，高校畢業生數量大幅度增加，檔案信息量越來越大，檔案管理、轉遞工作復雜性也隨之提高。但當前大多機構在高校畢業生管理中仍停留在老模式、老思路當中。當前不僅學生檔案信息化程度不高，且管理中也缺乏對信息技術的運用[3]。傳統人工管理模式已無法適應新形勢下日益復雜的檔案管理工作需求，傳統人工管理方式不僅效率低下，也較容易出現紕漏。
三、高校畢業生檔案管理、轉遞工作改進思路
（一）正確認識高校畢業生檔案管理、轉遞工作
想要提高我國高校畢業生檔案管理、轉遞工作質量，就必須正確認識高校畢業生檔案管理、轉遞工作的特殊性，提高對畢業生檔案管理、轉遞工作的重視，積極改革畢業生檔案管理、轉遞工作，為其開展創造有利條件，加大投資力度強化對信息技術的應用，構建現代化管理工作模式，從而實現高校畢業生檔案信息化。信息化管理不僅管理效率更高、速度更快，且更加方便、可備份，不易丟失。
（二）健全管理制度
高校畢業生檔案管理體制混亂，檔案管理、轉遞工作有效性差和缺乏必要的管理制度有著直接關系。想要提高高校畢業生檔案管理、轉遞工作水平，就是建立起科學、合理、規范，符合畢業生檔案管理特征的管理制度，通過制度保障畢業生檔案管理、轉遞工作的順利展開，利用制度增強工作人員責任心，提高工作有效性。制度不僅能夠為畢業生檔案管理、轉遞工作開展提供依據，更能夠有效協調各相關部門工作，使畢業生檔案管理、轉遞工作有條不紊的開展。
（三）提高管理工作人員綜合素質
檔案管理人員是畢業生檔案管理、轉遞工作開展的核心力量和前提基礎。如果管理人員自身不具備過硬的專業知識，便很難保證工作的順利開展。提高高校畢業生檔案管理、轉遞工作質量，必須要從工作人員抓起，工作人員素質直接決定管理效果和管理有效性。所以必須要先提高工作人員自身素質，通過多種學習方式，使其熟練掌握畢業生檔案管理技能和知識，保障畢業生檔案管理、轉遞工作的有效落實。
畢業生檔案管理制度范文2
針對目前高職高專畢業生人事檔案管理的現狀，我們提出有效的解決措施，具體從以下幾個方面進行。
1.加強人事檔案重要性的宣傳與教育作為高職高專院校和人才服務機構，應該向畢業學生大力宣傳人事檔案的重要性，提升他們對人事檔案的認知度，在畢業之后充分做好相關的檔案轉接工作，掌握檔案的所在地;及時與人才服務機構保持長期的聯系，進而有效地降低檔案的遺失和銷毀率。
2.做好充分的聯絡，保證人事檔案的完整性人才服務機構要強化責任意識，對人事檔案進行規范化管理，對來了解檔案去向的學生，要細心地服務，并做好檔案的調取工作。對已報到的學生，應做好相關的手續辦理登記工作，并與學生之間取得長期的聯系。對不能及時將畢業生檔案轉出的，應與用人單位和學生本人保持聯系，以便后期將檔案轉入。一旦畢業生的信息發生改變，應與人才服務機構及時取得聯系，并且需將畢業之后的各項信息也納入到人事檔案，保證人事檔案的完整性，并提升它的利用價值。
3.提升人事檔案的轉接質量造成檔案遺失的主要原因是人檔分離，而根本原因就是辦理檔案轉移的程序繁瑣，浪費經歷和時間。因此人才服務機構在人事檔案的轉移辦理方面要及時，或實行遠程辦理服務，通過郵寄來完成相關的辦理，進而提升學生的檔案管理意識。
4.完善人事檔案管理制度人事服務機構是在滿足社會發展需求的基礎上誕生的，它也可以視為一種社會流動人才管理部門。而人事檔案就是實施管理的重要依據。因此，必須完善人事檔案管理制度，使人事服務機構、畢業生以及高職高專院校之間保持聯系，完善人事的內容，對人事檔案的管理與轉移進行全方位，有效提升人力資源利用率。
5.改進檔案管理部門的服務質量與服務內容一般情況下，高職高專畢業生的人事檔案主要由人才服務機構代為保管。因此，人才服務機構必須掌握社會對人事檔案內容和信息的需求，及時和學校溝通，并填充內容，使其信息具有完整性，進而提升檔案的價值。在服務的內容和機制上，使其更加全面和完善，如參加各類考試資格審核、黨團組織關系管理、轉正定級、養老保險以及聘用合同簽證等，這樣才能體現出檔案的真正價值，使學生紛紛加入到存檔的隊伍之中來。
6.用人單位應重視檔案的建設與延續企事業單位應將高職高專畢業生在各個階段的個人信息及時記錄進去，包含的內容主要為業績、綜合素質與能力、評價、工作中的表現、經權威部門認定的業績考核信息以及工作的變更等。使個人的信息能夠完全被社會最大化地掌握，并使檔案的內容一直處于動態和不斷豐富的過程，提升它的實用價值。
二、結語
畢業生檔案管理制度范文3
關鍵詞：高職院校；學生檔案；管理
1對高職院校學生檔案的正確認識
第一，學生檔案是學院檔案的組成部分，也是國家人事檔案的重要組成部分。需要加強管理，完善檔案管理制度，提高檔案的研究和應用價值。第二，隨著高職院校建校規模的擴大，招生人數增加，在教育體制改革的大背景下，學生應征入伍、出國留學、考公務員及就業渠道的多樣化，檔案的作用也越來越大。學校管理好學生檔案，能為用人單位人力資源管理提供便捷。第三，檔案管理也反映了高職院校的管理水平，對深化教學改革，提高教學質量和教學管理水平，以及對高職教育質量和學生素質的提升，都有著重要的意義。第四，高職院校學生檔案是高職院校評估的一項重要內容。尤其是在高職院校評估和升本過程中，檔案直接記載學校教學歷史，反映學校教學工作全貌，記錄學校人才培養的全過程，在人才培養水平評估工作中具有重要的作用。第五，高職院校學生檔案中記載著學生在各個時期的學籍卡、成績單、獎懲證明等，主要用于畢業生的轉正定級、工齡計算、社保福利、因公出國政審等。因此，建設、管理、使用好學生檔案是高職院校應盡的義務。
2高職院校學生檔案管理存在的問題
當前，很多高職院校往往把主要精力投入到教學管理以及招生就業上。在學生檔案管理方面還存在管理不夠嚴格、程序不夠規范、制度不夠完善等問題。
2.1檔案管理意識不強。高職院校的人才培養方式與高校有著一定的區別，往往注重學生技能的培養和實踐能力的提高，對學生的檔案管理不重視甚至是忽略。很多學校對檔案管理不重視，檔案管理部門對檔案材料的收集和整理不及時，通常是在學生畢業時才完善歸檔材料，出現問題存在互相推諉的現象。大多數畢業生對畢業離校后的個人檔案流向、人事托管等事項缺乏了解，可能影響到畢業生的戶籍去留，更直接影響他們上崗后的社會福利待遇、職稱評定等問題。加上社會造假成風，很多學生為提升自己的就業競爭力，篡改成績、私自填寫評語、夸大事實。
2.2檔案材料內容不齊全。學生檔案歸檔材料應包含：學生登記表、學籍登記表、獎勵處分材料、軍訓成績、入黨和入團相關材料、學年評語表、計劃內學生高考成績單、家庭情況調查表、體檢表及相關材料。多數高職院校在學生檔案材料的歸檔方面，對歸檔的范圍沒有明確的要求，已歸檔的材料達不到真實、完整、規范的要求，全面反映學生素質的客觀材料不完善，多主觀評價的內容，反映學生成長軌跡的客觀材料不足，對學生所做的操行評語過于簡單。特別是個人素質、組織能力、團隊協作能力及誠信等方面的信息材料過于粗略甚至是缺失，而這些往往是用人單位在選用人才時最為關注的信息。
2.3檔案管理部門檔案管理的手段落后。高職院校大多不設專門的檔案管理人員，且檔案管理的方法較為落后，沒有科學的檔案管理規章制度，致使學生檔案材料雜亂或缺失。
3加強高職院校檔案管理的措施
3.1建立健全規章制度。為加強和規范檔案管理工作，各院校應根據自身實際制訂出可行的管理制度和管理細則，保證檔案工作規范化、標準化、制度化。設置專職檔案管理人員，實行崗位負責制，使管理人員在工作中有章可循。提升檔案管理工作地位，加強檔案重要性的宣傳力度，創造出“人人參與、人人重視”的工作氛圍，使學校的工作人員都具有檔案管理很重要的意識。要使學生檔案管理工作規范化、制度化，學院應當設立專門的學生檔案管理部門，制定相應的管理規章制度和崗位職責制度，且要把這種規章制度和崗位責任制推行到各系（部），使各系（部）的教師及工作人員都重視學生檔案的管理工作。各系（部）都應至少有一個專門負責學生檔案的收集和整理工作的人員，讓其配合學院檔案管理部門的檔案管理工作，以保障學生檔案的完整性。
3.2增強檔案意識，宣傳引導畢業生保管好個人檔案。一方面，提高教職工的檔案意識，通過對檔案的合理利用，促進其檔案意識的提高。另一方面，增強學生對檔案工作重要性的認識，使學生能積極主動參與檔案的管理和維護。讓學生認識到個人檔案的重要性，因此，自覺重視檔案材料的填寫，能如實填寫檔案內容，且書寫清楚、格式規范，檔案制成材料符合要求。引導畢業生重視自己的檔案，減少或杜絕“死檔”的發生。另外，對于高職畢業生的檔案，高職院校要做好檔案轉遞工作，人力資源市場和公共就業服務機構需要加大對高職畢業生的服務力度，為畢業生提供檔案托管、人事、社會保險辦理和接續、職稱評定等服務，其中對未就業高校畢業生，可以適當減、免收檔案托管等費用。
參考文獻：
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畢業生檔案管理制度范文4
【關鍵詞】高校；學籍檔案管理
高校學籍檔案是指學生在校學習期間成績、思想表現、評價等一系列真實記錄，檔案通常由學校教務處或者學生處保管，學生畢業后由所在單位人事部門或者人才交流中心保管。內容主要包括學生報名注冊登記表、個人基本情況表、學習的課程、考試成績以及學籍異動情況記錄等。學籍檔案會作為各級教育行政主管部門以及學校檢查、審核畢業資格的重要依據。俗語說得好：自己的歷史自己寫！正是學籍檔案最真實的寫照。對于做好高校學生學籍檔案管理工作，我主要有以下幾個方面體會：
一、健全學籍檔案管理制度
戰國·鄒·孟軻《孟子·離婁上》：“離婁之明，公輸子之巧，不以規矩，不成方圓?！皼]有規矩不能成方圓”是句俗語，常強調做任何事都要有一定的規矩、規則、做法、否則無法成功。但普遍高校各系院都沒有完整的建立學籍檔案管理制度，有的是制定的標準有所不同，缺乏專業的學籍檔案的管理標準和規范。這就導致人員以及部門之間在收集整理數據時相互推諉，特別是出現問題時，更是相互指責。因此健全學籍檔案管理制度、劃分責權就顯得非常重要。
二、必要的專業檔案管理崗前培訓
高校的學籍檔案管理人員大多數人員都身兼數職，普遍缺乏檔案管理的專業知識，管理水平較低，僅靠自身的實踐學習難以迅速達到目前學籍檔案管理標準，對上崗之前管理人員進行專業的扎實的培訓是非常有必要的，如今計算機被廣泛應用到學籍管理中，計算機新技術掌握就顯得非常重要。因此對學籍檔案管理人員進行專業的培訓是非常有必要的。
三、管理工作人員應提高對學籍檔案管理的認識
學籍檔案管理工作人員應該高度重視這項檔案管理工作，必須要及時學習新的檔案管理知識更新檔案管理的新觀念，提倡改革學籍檔案管理模式，在新形勢下充分重視計算機技術在檔案管理中的應用，主動增強各部門之間的溝通合作。此外，領導也應對學籍檔案保存形成規范性的意識，有效的管理機制、人員培養及激勵機制等相關體系，激發學籍檔案管理人員工作積極性。還應利用各種渠道以及各種途徑大力宣傳高校學籍檔案工作的重要性，廣泛提高高校學籍檔案的意識。
四、及時做好學籍檔案管理人員流動時的檔案交接工作
隨著崗位聘任或者自身的發展，檔案管理工作者也會出現人員流動，并且人員流動情況比較復雜。如果沒有及時做好檔案管理的交接工作，這樣就很容易導致學籍檔案出現偏差或者信息不完整、不準確，有的甚至導致檔案信息丟失。所以及時做好學籍檔案管理人員流動時的檔案交接工作顯得尤為重要。要想做好這項工作，必須要有領導牽頭做好檔案交接工作，工作人員寫好交接清單，交接人、接收人以及監收人當場清點數量，核對清楚后交接人、接收人以及監收人應在交接清單上簽字，交接清單一式兩份雙方各執一份。這樣及時的做好學籍檔案的交接工作，就能確保不因人員崗位的流動變化而影響學生的學籍檔案丟失缺檔。
五、遵循學籍檔案的真實性、精準性以及完整性
學生的學籍檔案的形成需要一個漫長的過程。內容必須真實，不能造假。例如：學生的成績單，成績就絕對不能隨意去更改，確實因為某種原因造化成績錯誤而需要修改成績的，一定要履行成績變更手續，要讓出現錯誤成績的科任老師在成績變更表中說明出錯的原因并且附帶上原始的成績冊證明成績的真實性，并且簽上他的名字。管理工作者絕對不能私自更改學籍檔案里面的任何東西。真實性是第一要素。
精準性，管理學籍需要準確，更深層次的來說需要的是精準，不能出一點錯，所謂差之毫厘謬以千里！例如新生的報到注冊工作.根據教育部出臺的文件，要求各高校必須嚴格按照國家招生規定對錄取的新生進行學籍電子注冊，即當年錄取結束后，教育部在網上公布各大高校經省招辦錄取的新生名單，高校組織新生上網核對名單，網上有的學生進行注冊取得學籍，網上沒有的要及時與學生來源省級招辦復核更正。這就需要學籍檔案管理的工作人員核對清楚學生人數，必須做到精準無誤，否則待學生畢業后數據錯誤將會直接導致學生發不了畢業證書。由此給學生以及學校帶來一系列不良的后果。
完整性，高校學生的學籍檔案主要包括下面幾個內容：學生報名注冊登記表、注冊學習專業、學習的課程、考試的成績記錄表以及學籍異動的情況等。學籍檔案作為學校以及各部門查詢、檢查、以及學生畢業資格審核的標準。畢業生畢業后，在其學籍檔案內放入畢業生的報到證，師范的學生取得教師資格證的放入審批成功后的教師資格申請表。畢業生進入單位后學籍檔案轉變為人事檔案。因此學生的學籍檔案管理必須要完成，每一個學生一袋，必須完整。
隨著社會的進步，高校學籍檔案管理工作在社會中的地位顯得越來越重要，高校的學籍檔案管理工作是一項涉及學生切身利益的工作，學生的就業、提干、學歷的認證等都離不開學籍檔案。對于管理檔案的工作人員來說合理的運用現代管理技術、遵循檔案管理的規律，健全高校學籍檔案管理制度，管理人員擁有更專業的檔案管理知識。真實、準確、完整的收集整理好學生的學籍檔案資料才能使學籍檔案管理工作適應學校教學發展以及社會發展的需要。
參考文獻
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畢業生檔案管理制度范文5
1 高職院校學生檔案管理中的不足。存在以下幾方面：檔案日常管理制度亟待完善；檔案管理無序，缺乏專業人員；檔案材料模式化，不全面；檔案材料質量差，不規范，檔案管理模式和技術陳舊落后。
2 高職院校學生檔案管理工作對策探討
2.1 宣傳學習檔案管理知識，增強師生的檔案意識。應該在全體師生員工中大力宣傳大學生檔案以及檔案管理工作的重要性，組織好《檔案法》學習與宣傳活動，提高對大學生檔案工作的認識，增強師生的檔案意識。調動院系工作人員自覺、主動、及時送交檔案材料的積極性，形成人人關心大學生檔案工作的良好局面。實現檔案管理工作規范化、科學化、制度化，為安全保管和有效利用檔案創造良好條件，確保學生檔案材料歸檔及時完整。同時結合就業指導工作，從思想上提高大學生對自身檔案價值和重要性的認識。把認真、準確、完整、規范填寫個人檔案作為檔案管理的重要環節。學生檔案管理者要根據大學生檔案材料形成的規律，從源頭著手，保證檔案管理各環節的有序性，從而提高學生檔案管理工作質量。
2.2 建立相關制度，規范檔案管理。大學生檔案屬于人事檔案，具有一定的保密性。在國家沒有統一的管理制度的情況下，各高職院校應根據學校的實際情況，制定學生檔案管理辦法，提出學生檔案收集、整理、移交的規范標準，明確檔案材料的查閱范圍和程序。建立專門的檔案管理室，配備專職的管理人員，院系要落實專門的檔案管理負責人，配合學校做好日常性的工作，院系不能存放學生檔案，有關材料要定期定時歸檔。學生檔案應按材料形成的時間順序排列，便于今后查閱和使用。檔案材料的收集時間以一學期或一學年為單位，由各有關部門定期向專用檔案室移交學生檔案材料，檔案室也應建立索要制度，定期或不定期地索要應歸檔的學生檔案材料。為保證歸檔材料的準確規范，檔案室必須按照一定的原則，對收集起來的檔案材料進行審查，甄別其真偽，判斷其有無保存價值，確定其是否歸入本人檔案。
大學生檔案轉入時要查對入學材料是否吻合一致，完整齊全，核對無誤后按照“一人一袋”的原則裝入檔案袋立卷，并填寫收文登記表。學生畢業離校時要“檔隨人走”，轉出時一定要有轉出憑證，并在轉出材料登記中注明轉出時間、材料名稱、數量、去向和發文號。
2.3 明確歸檔材料范圍，充實檔案內容。在全面深化高等教育改革和就業機制不斷完善的新形勢下，健全大學生檔案信息資料勢在必行。現有高職院校學生檔案材料包括高中階段材料：學籍材料、高考報名表、登記表、志愿表、體檢表、高考成績單等；大學期間材料：入學登記表、獎懲材料、黨團組織材料、實訓實習鑒定表、考試成績單、畢業生鑒定表等。這些材料對用人單位來講還顯不足，體現不了大學生個性特點和全面發展狀況。這就要對原有歸檔材料進行調整擴充，如可增加學生在校期間所考取的各類職業資格證書復印件、寫實性的學年綜合素質測評登記表、社會實踐活動材料等，這些材料的形成過程能促使學生在校期間不斷調整努力方向，為就業增加實力。
2.4 實現學生檔案管理的信息化、現代化。隨著我國高校畢業生就業制度的改革和畢業生人數的擴大，大部分畢業生通過人才市場就業，要使大學生檔案在其就業競爭中發揮出應有的作用，就要徹底改變目前大學生檔案管理嚴重滯后、利用率低和發揮作用小的狀況，實現大學生檔案的信息化管理。
畢業生檔案管理制度范文6
關鍵詞：高校；學生類檔案；檔案管理
2008年，教育部與國家檔案局聯合制定了《高等學校檔案管理辦法》（教育部第27號令），與1989年頒布的《高等學校檔案管理辦法》相比，在文件材料的歸檔范圍內增設了“學生類”檔案，這一變化強調了“學生”這一主體，充分體現了“以人為本”的理念和與時俱進的原則。在社會環境十分復雜、就業壓力越來越大的今天，做好學生類檔案管理和利用工作對促進大學生就業顯得尤為重要。然而，目前高校學生類檔案的管理和利用存在不少問題，需要我們認真思考并加以解決，以適應社會發展的需要。
一、高校學生類檔案的管理和利用存在的問題
1.檔案材料不完整、不規范。學生檔案材料的形成、收集、歸檔涉及很多部門的領導和廣大師生，覆蓋面廣，材料多。而大部分高校都沒有一個嚴格的監管制度，致使材料歸檔不及時、不完整。那么多學生的檔案材料最后都集中交給輔導員整理，時間短、任務重，輔導員怎么辦呢？只有請學生幫忙。由于學生檔案意識薄弱，又缺乏檔案專業知識和基本技能，致使錯放、漏放、丟失、篡改、抽調處分材料等現象時有發生，嚴重影響了檔案的完整性，從而影響了檔案信息資源的開發利用。另外，由于檔案意識薄弱，學生沒有認識到自己檔案的重要性，在填寫各種材料時隨意性太強，致使檔案材料很不規范。
2.信息含量不足，無法滿足社會需要。高校學生檔案原有的功能是在計劃經濟體制下設置的，內容包括高校招生錄取材料、大學生入學登記表、學籍成績表、入黨入團材料、體檢表、畢業登記表等，其中許多內容現在已失去意義，而用人單位需要全面了解的大學生的成長經歷、個性特征、實踐動手能力、創新能力、誠實守信、心理健康等方面的材料少之又少。加上學生檔案形成者包括學生本人、輔導員、班主任及檔案管理人員檔案意識薄弱、責任心不強，致使學生檔案內容單一、空洞，政治術語多，呈公式化、口號化特征，無法滿足信息時代用人單位的信息需求。
3.信息可信度不高，失去了檔案的參考作用。自1999年高校擴招以來，大學生就業壓力越來越大。有些學生為了謀求一份好的職業不惜弄虛作假；有些高校目光短淺，為使自己的畢業生順利就業，以贏得“生源素質好，就業率高”的口碑，普遍提高學生專業成績，擴大學生干部的比例及獲獎比例，降低考評標準，撤銷處分材料；班主任給學生寫評語也是報喜不報憂。這樣，學生檔案的真實性大打折扣，嚴重干擾了畢業生就業市場的公平競爭，而且不利于用人單位選拔和甄別人才，也不利于學生自身今后的發展。
4.歸檔滯后，影響了檔案信息的利用。學生檔案材料生成的管理部門較多，平時各職能部門對學生檔案材料實行分散管理，學生畢業前才交由輔導員集中整理，最后交學校學生檔案管理部門統一密封并轉遞。而大多數高校都要在每年春季舉辦人才招聘會，而此時學生檔案仍處于分散狀態，無法為用人單位選拔人才提供信息服務，影響了畢業生就業。
5.管理手段落后，不能為學生就業服務。目前許多高校學生檔案仍是紙質檔案，沒將學生檔案進行數字化處理，查閱檔案仍是手工操作，查閱速度慢，費時費力，不利于用人單位快速準確查閱畢業生信息。
二、加強學生類檔案的管理和利用工作建設，為促進學生就業服務
1.增強學校領導的檔案管理意識，嚴格檔案管理制度。教育部第27號令的頒布實施，已經將學生檔案管理納入高校檔案管理的重要組成部分。因此，每一位教育管理工作者都要認識到學生檔案是關系到學校加強學生素質教育以及學生順利就業的大事，學校應提高學生檔案管理工作的地位，將學生檔案管理納入學校的綜合管理，制定和完善檔案管理工作的相關制度；對檔案管理人員提出明確的、具體的工作要求，進一步明確檔案管理工作責任，使之按照檔案管理規范進行檔案的收集和管理，以保證學生檔案材料的完整性和規范性；制定相應的監督和激勵機制。這樣，才能保證學生檔案管理工作正常、有序、可持續發展。
2.加強檔案意識教育，豐富學生檔案內容。第一，培養學生的檔案意識，引導學生關注自己的檔案。新生入學后，學校就要對學生進行檔案宣傳，讓學生認識到檔案的重要性。在學生移交高中檔案及填寫各類有保存價值的材料時，要求學生按檔案整理保管要求認真規范填寫。同時告訴學生大學四年的學習生活期間哪些材料需要裝進檔案袋及其作用。學生了解了檔案的重要性，就會在學習和生活中規范自己的行為，約束自己，努力學習，積極表現，為自己留下閃光的檔案。第二，強化輔導員的檔案意識，增強其責任感和服務意識，認真做好學生評語工作。
3.擴大歸檔范圍，滿足用人單位的需求。一方面，隨著社會的發展，用人單位對人才素質的要求越來越高，不僅注重知識技能，更關注其思想品德和心理健康。因此，除傳統的檔案材料外，還應擴大歸檔范圍，增加一些能反映學生綜合素質的內容，如人際交往能力、社會實踐能力、組織管理能力、誠信和心理健康等，尤其是誠信和心理健康，更受用人單位重視。另一方面，由于社會環境復雜，就業壓力越來越大，學生心理疾病日漸凸顯。因此，建立學生心理健康檔案，關注學生的心理健康，及時給予引導和干預，促進學生健康發展，是廣大教育工作者應承擔的責任。近年，“富士康職工跳樓”事件對企業界影響很大，企業在招聘人才時更加注重學生的心理健康問題。因此，把能反映學生誠信品質和心理健康的材料納入學生檔案歸檔范圍，不僅有利于促進學生健康成長，為國家培養合格人才，也有利于用人單位選拔、甄別人才，從而促進學生就業。
4.及時收集、整理學生檔案材料，提升檔案的就業服務功能。有些學校在舉辦人才招聘會時，畢業生檔案仍然分散在各職能部門，沒有集中統一整理，無法為用人單位選拔人才和學生就業提供幫助。因此，學校要從大學生進校起就做好建檔工作，并根據其專業、班組群體性，隨時按照新的歸檔范圍和要求，及時收集、整理有關材料，保證學生各個階段的各種檔案材料及時歸檔，以避免學生畢業時突擊整理造成的錯裝、漏裝、檔案轉遞不準確等人為錯誤，提升學生檔案的就業服務功能，促進學生就業。
5.加快檔案信息化建設，為促進學生就業服務。當今社會已進入信息化時代，傳統的紙質檔案已經不能適應高效管理和為學生就業服務的需要。電子檔案管理以其檢索速度快、存儲量大、壽命長、成本低等優勢成為現代檔案管理的新趨勢。學生檔案電子化管理一是減輕了管理人員的勞動強度；二是有利于用人單位快速、準確地查找畢業生信息，為選拔任用人才提供依據，進而增加畢業生就業的機會；三是可以充分利用電子檔案管理系統跟蹤畢業生就業信息，通過對畢業生就業狀況進行分析，了解市場對人才的需求狀況，進而改進人才培養模式，及時調整教學計劃，更好地為學生就業服務。
總之，高校學生檔案管理是高校的一項重要工作，學生檔案是學?；蛴萌藛挝慌囵B人、使用人的可靠憑證，有著不可替代的作用。為使學生檔案管理跟上時代的步伐，必須進一步改革學生檔案管理制度，使學生檔案更有利于學生就業，更有利于學生今后的發展，更好地發揮其服務社會、服務人才的作用。
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