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摘要：在《干部人事檔案工作條例》出臺后，為推進干部人事檔案管理制度化、規范化和信息化建設，更好地為領導決策服務，四川農業大學檔案館對當前干部人事檔案數字化工作建設現狀進行客觀分析提出問題、分析問題，并提出的解決措施，以保證干部人事檔案數字化工作質量，建立健全人事檔案科學利用機制，推動檔案事業高質量發展。
關鍵詞：干部人事檔案;檔案數字化
0背景
干部人事檔案數字化是為深入貫徹新時代中國特色社會主義思想和黨的十九大精神、落實從嚴管理干部的要求，充分發揮干部人事檔案在建設高素質專業化干部隊伍中的重要作用，推動干部人事檔案工作科學化、制度化、規范化。黨的十九大將新時代中國特色社會主義思想確立為全黨的指導思想，全國組織工作會議明確了新時代黨的組織路線，對落實好干部標準和建設高素質專業化干部隊伍做出部署，這都需在干部人事檔案工作中全面貫徹落實，從制度層面做出系統謀劃、全面部署。應當看到，創建于延安時期的干部人事檔案，蘊藏著大量珍貴史料，凝聚著黨的光榮傳統，在不同歷史時期為貫徹執行黨的干部路線、方針和政策，在教育培養、選拔任用、從嚴管理監督干部等方面發揮重要的作用。近年發現的干部人事檔案涂改、造假等問題，嚴重損害檔案的權威性和公信力，迫切需要從制度建設入手研究解決，扎緊“籬笆”、筑牢“堤壩”，從根本上鏟除干部人事檔案造假等問題存在的土壤和條件。黨的十八大以來，各級組織人事部門在嚴把選人、用人檔案關、開發檔案信息資源應用、推動干部人事檔案信息化建設等方面積累了一些好經驗、好做法，也需以制度的形式加以明確，使之堅持下來，并以制度創新推動干部人事檔案工作各項改革措施真正落到實處、見到實效?？梢哉f，《干部人事檔案工作條例》（以下簡稱《條例》）的出臺，為今后一個時期全國各級、各類干部人事檔案工作提供基本的遵循，必將有力解決干部人事檔案工作中存在的突出問題，有力促進營造風清氣正的選人、用人環境[1]。為貫徹《條例》，四川農業大學檔案館在院校領導的全力支持下聯合人事、組織部門于2019年9月底開始啟動干部人事檔案數字化工作，在一年多的時間內完成全校1800多卷干部人事檔案的數字化工作，經過不斷摸索、學習總結出一些經驗教訓，以供同行們借鑒、參考。
1干部人事檔案數字化管理是社會發展的必然趨勢
1.1人事檔案數字化是現代組織人事工作的必然要求
隨著信息技術的迅猛發展，傳統的人事管理已不適應經濟的高速發展，需要用新型的數字化手段做好新時期的組織人事工作。而作為人事管理中一項非常重要的內容，干部人事檔案管理也面臨著挑戰。開展干部人事檔案數字化建設，是將人事檔案信息轉化為電子檔案，成為提高工作效率、保護紙質檔案、保障檔案信息安全、準確，進一步加強和改進干部人事檔案工作的必然選擇。
1.2人事檔案數字化是干部信息規范化的必然要求
在日常的干部人事管理工作中，傳統的管理模式造成了信息的分散、信息形成流程的不科學，信息內容的不全面，不能滿足現今單位、部門對個體宏觀管理的實際需要。
1.3人事檔案數字化是新時期組織人事工作的必然要求
對提高干部隊伍素質，增強組織人事部門創新能力，更好地服務于人事工作具有積極的促進作用。
1.3.1有利于干部人事數據的數據分析
當前的干部人事檔案管理主要是收集、整理、歸檔、利用，工作周期長、檢索查詢慢，缺乏對整體檔案數據的系統化分析。人事檔案數字化管理后，可處理大量數據信息，更好地提供干部人事管理過程中全方位的信息。對組織人事部門改進工作方式，提高工作水平、整合人才資源有重要的意義；
1.3.2有利于提高檔案利用率
檔案傳統的管理方式都以館藏的形式存在，在查閱利用時，需找柜子，翻盒子，不僅效率低，而且會造成原始檔案資料的折舊、破損、涂改，甚至丟失。檔案數字化管理可實現即時查詢，避免人事檔案在查閱、轉遞過程中出現的一系列問題。把原先復雜的工作簡化。數字化不僅能實現資源共享，還具有便捷靈活性，既可有效提高檔案資源的利用率，還可提高工作效率；
1.3.3實現紙質檔案的“零接觸”
紙張檔案有易腐蝕、易損害的特點，是原始的證據材料。干部人事檔案所記載的內容是和干部個人成長發展息息相關的各種信息，在職稱評審、選拔任用、工資晉升、公正等方面都有重要的憑證作用。長期頻繁翻閱，會增加對紙質檔案的損害，數字化管理可使紙質檔案保存得更為完整，充分發揮檔案數據共享性、重復利用性、查找便利性等特點，從而減少紙質檔案材料的翻閱次數，節省查找時間，消除檔案篡改等情況，利于人事檔案的長久保存和利用。
2干部人事檔案數字化工作中存在的問題
現今是電子信息化時代，基礎檔案已基本實現數字信息化，干部人事檔案也必然納入數字化管理[2]。數字化管理能將最新的干部個人經歷、政治思想、業務能力、工作表現和工作業績等內容進行動態管理。這有利于組織人事部門準確、及時地了解、掌握干部人事最新信息，又最大限度地保護紙質檔案。也為組織人事部門在培養、選拔、調配和任用干部工作中，起到直觀、高效和便捷的作用，大大提高干部管理工作的運轉速度。干部人事檔案數字化建設是信息化時代的必經之路。但現實工作中仍存在不少問題：
2.1檔案意識不強
當前，從領導到普通人員普遍存在檔案意識不強的現象，認為檔案離自己很遠，可有可無，從沒見過自己檔案，更不清楚里面的內容，即使有缺失也應是組織人事檔案部門內部協調處理，與己無關。而干部人事檔案數字化前期工作就是查漏補缺，補檔是數字化工作的關鍵環節，這種意識不強的觀念將成為數字化工作過程中最大的阻礙；
2.2干部人事檔案的開發利用率不高
傳統的紙質檔案查詢，費時、費力，管理員無法獲得成就感，加之職稱提拔困難，從而形成一個被動服務的局面，無法實現主動服務。雖然數字化管理能快速、精確地找出所需的人事檔案信息，但是，由于目前人事檔案開發、利用不夠，資源未完全地開發出來，許多利用空間值得挖掘，這在一定程度上對人事檔案的開發、利用帶來阻礙。因此在保證信息的安全的前提下，需加強對干部人事檔案的開發力度和深度，最大程度上利用數字化管理，將干部人事檔案管理的數字化功能發揮到最大限度；
2.3缺乏復合型檔案專業人才
因人事檔案政治性、專業性、保密性對工作人員要求較高，現實中既具備檔案專業知識、專業素養，又精通計算機管理，并且政治素養高，同時還要兼具較豐富的人事、組織管理能力的復合型檔案專業人才比較稀缺，這成為人事檔案數字化建設過程中的另一大限制因素；同時由于歷史原因，當前干部人事檔案管理部門多是兼職人員，缺乏檔案專業知識的系統培訓，嚴重影響檔案管理人員的業務水平和檔案的利用率。擁有復合型檔案專業管理人才，是實現干部人事檔案數字化管理的根本保障；
2.4檔案管理有待科學化、規范化、信息化
傳統的人事檔案管理方式大多還處于手工操作狀態，隨著國家對檔案工作的重視，檔案與日常生活聯系越來越密切，隨著形勢的發展和人事工作對干部檔案管理工作要求的變化，實現檔案管理的科學化、規范化、信息化、數字化成為檔案館發展的必然趨勢。而在實際的管理過程中，存在檔案信息錄入的不準確、更新的不及時等情況，導致檔案信息數據庫內的質量不高，從而降低干部人事檔案管理數字化的使用效率，難以滿足檔案數字化管理的需要，致使檔案管理數字化程度較低，無法滿足社會發展的需求；
2.5缺乏經費與領導支持
在高校，檔案館屬于服務部門而非職能部門，在院校的影響力有限，院校經費劃撥也偏重于學院，硬件、軟件更無法與學院相比。而干部人事檔案數字化必須要有足夠的經費支撐，整個過程要求全員參與，涉及每個部門每一個人，因此強有力的領導支持是開展工作的基本保障；
2.6數字化工作場所、庫房設置不規范
依據干部人事檔案保密特性，專項審核小組工作區應與數字化公司工作區分開，并安裝監控攝像，移交完工檔案轉入專門人事檔案庫房，庫房設置也應嚴格遵照國家“八防”規定，但現實是因院校辦公場所有限，無法完全做到數字化公司工作區、專項審核小組工作區、庫房、查檔區“四分開”。
3改進措施
3.1迅速成立干部人事檔案專項審核及數字化工作領導小組
管理工作是做好干部工作的基本條件之一，干部人事檔案管理工作的好壞直接影響干部工作的效率和質量，涉及每個干部的切身利益。為切實做好干部人事檔案專項審核和數字化工作，四川農業大學檔案館在院校領導的支持下迅速召開專題會議，成立干部人事檔案專項審核和數字化工作領導小組，并迅速下發文件，明確領導小組的工作職責、人員構成。選培“三強”（政治素質強、業務能力強、責任心強）工作人員組建干部人事檔案數字化工作小組。堅持一切從實際出發，明確分級管理責任，安排專人負責此項工作，并定期匯報工作進展情況，切實解決工作中遇到的實際問題。干部人事檔案數字化工作領導小組成員應充分認識此次檔案數字化工作的重要性，切實增強做好檔案工作的使命感和責任感，確保干部人事檔案數字化工作順利和深入的開展。
3.2增強檔案意識-宣講先行
我館在開展工作以前由組織、人事、檔案三方聯合發文并轉發中組部《干部人事檔案工作條例》等相關文件，組織召開全院干部人事檔案工作宣講大會、發放宣傳冊，制作PPT，安排一個月時間由檔案工作人員到各個學院巡講；同時PPT上傳到檔案館主頁通知各中層單位組織觀看，從領導到普通工作人員全面普及檔案對社會、對個人的重要性、必要性，增強對人事檔案相關法律、法規條例等認識。線上、線下同步開展全員檔案意識培訓，為干部人事檔案數字化工作開展鋪平道路；
3.3工作人員的組織構成
由于干部人事檔案的真實性、完整性、動態性、保密性對工作人員的要求較高。我院的干部人事檔案數字化工作小組主要人員構成以在職檔案、人事、組織、院行政四類人員為主，以返聘有經驗檔案、人事、組織退休人員為輔；
3.4加強數字化基礎設施建設、制訂工作條例、規范工作場所
加強數字化建設基礎設施建設作為組織人事部門的重要任務，及時購買專用掃描設備，配置專用電腦、硬盤、服務器等硬件設施。實現干部檔案管理工作由傳統管理模式向數字化管理的轉變；同時著眼于云計算、大數據等前沿技術的使用，為人事檔案管理工作提供技術支持；同時，對接前期中標的數字化公司，并按照數字化檔案規范要求，制訂干部人事檔案相關工作條例制度。分管校領導、基建、檔案館三方現場辦公協調工作場所，確保干部檔案數字化工作高起點啟動、高效率推進、高質量完成；
3.5制訂嚴謹的干部人事檔案專項審核流程
3.5.1按照檔案數字化新要求重新審查干部人事檔案
干部人事檔案工作小組以此次數字化工作為契機，重新逐項審核每一卷檔案，及時將干部職務變動登記表、工資變動登記表、任免職文件等新增材料存入人事檔案，更清楚、直觀地反映個人信息，規范檔案管理工作；同時，按干部人事檔案數字化的新要求對檔案進行重新分類、歸檔，重點將檔案的4類、9類分小項歸檔，確保分類準確，符合此次檔案數字化的總體要求；
3.5.2審核登記
根據此次干部檔案數字化工作的內容和要求，工作小組迅速采取多種形式，加大工作力度，按照最新干部履歷表（2019版）上的信息，由檔案初審人員對干部的“三齡二歷一身份”等信息進行重新審核、認定。發現問題及時在電腦和紙質備考流程表上審核登記原因并簽名確認；
3.5.3資料補充
干部檔案數字化專項審核初審結束后，數字化小組專人對干部檔案中缺失的資料進行統一匯總，由小組分屬各院同志將本院人員所缺材料逐項進行登記并督促補充，對收集歸檔的材料認真、細致地進行鑒別，剔除不應歸檔的材料，使歸檔材料真實可靠、文字清楚、手續完善。對確需存入檔案但檔案中沒有相應資料的提供證明材料并存入檔案第5類；
3.5.4組織認定
根據此次干部人事檔案數字化工作開展情況，相關人員對本人的《干部任免審批表》、《干部人事檔案專項審核認定表》進行確認并交由本人簽字，加蓋組織、人事公章將《干部任免審批表》存入干部人事檔案第5類中，以備檢查；
3.5.5處理問題、完善檔案
調查核實后，對此次審核過程中發現的問題，進行妥善處理，將審核過程中補充收集的資料、個人說明材料、組織認定和處理材料及時歸檔，確保檔案完善。這個過程需要每位工作人員必須具備“三心”即耐心、恒心、愛心，對補檔者咨詢多點耐心，工作枯燥、繁瑣需保持恒心，接待補檔者多換位思考，笑臉相迎多點愛心；
3.5.6數字化
補檔完成后移交由數字化公司對審核、歸檔完的干部檔案進行分類排列、修補、編號、數字化掃描，按照目錄錄入、逐一掃描、逐一修圖、存儲備份、后期處理、上傳前檢測、修改完善、最終上傳、裝盒等步驟，確保檔案內的每一頁資料均符合專審要求[4]。為確保檔案準確、完整、可用，每一冊檔案掃描完成后還安排專人進行檢查復核，確保上傳系統的檔案順利通過檢測，對檢測不通過的檔案逐項進行反查，并及時進行整改，確保上傳的每一份資料均準確無誤，并把情況記入流程備考表；
3.5.7過程質量控制
干部檔案數字化工作人員應完全遵照干部人事檔案管理的新要求、新標準對數字化過程進行的事前、事中、事后的質量控制，與數字化公司、人事、組織溝通協調共同組成質量檢查小組對整個流程做到環環相扣、層層監督、交叉檢查、問題有登記、整改有記錄[3]；
3.5.8安全管理
信息化時代如何保障干部人事檔案的信息安全是一個大問題。首先，從數據安全考慮，相較于紙質檔案的不可分離性，數字檔案易于被更改、復制、遷移；其次，從存儲安全考慮，數字檔案過于集中在電腦的硬盤或其它可移動的存儲設備，而電子設備出現損壞、丟失等意外情況概率相較于紙質檔案更大[5]。因此，異地、異質備份成為關鍵；最后，從保密安全考慮，干部人事檔案具有隱私性，是黨和國家的機密，但數據化檔案存儲空間小，便于被拷貝攜帶，易于網絡傳播，嚴重影響干部人事檔案的保密性。因此，工作場地的保密措施，監控記錄的保存、保密制度以及工作人員的保密意識是干部人事檔案安全管理的重要保障。
4結語
綜上所述，干部人事檔案數字化建設的質量將決定組織人事選拔、任用干部的質量，是建立健全人事檔案科學利用機制，為組織人事提供精準、高效的服務的重要保證。也是檔案人不忘“服務大局”的初心，牢記“為黨管檔、為國守史”的使命，推動檔案事業高質量發展，實現檔案人價值的重要體現。
作者：盧秀英 楊海濤 單位：四川農業大學
