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摘要：科學技術推廣、研究及應用主要通過科技檔案實際記錄情況反映相關內容，科技檔案記錄是開展科研活動的重要性條件，為一項非常重要的科研信息資料。油氣科研檔案中包含眾多油氣科研項目成果性資料數據及信息，主要記錄了油氣科學研究活動項目中各個環節及最終科研成果，為油氣科研資料相關信息儲存提供基礎。
2014年，國家頒布《關于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》，這份文件中對企業單位、事業單位、黨政機關要將檔案信息融入單位建設規劃中的相關事項提出了新要求，將檔案工作管理進行統一部署、共同實施，加強傳統檔案管理數字化管理目標。計劃在2020年，相關單位需要實現檔案管理的信息化及現代化，全面加大檔案資源儲存量，讓檔案管理利用電子化及網絡化進行管理。
一、科研單位進行數字化檔案管理的重要性
（一）利用更加方便，提高服務效率
數字化檔案管理的加強，能夠將不同載體的科研檔案資源變為數字化檔案信息，檔案資源利用網絡技術進行連接，促進檔案數據庫的形成，這樣則會將科研單位檔案管理基本水平提高，也會節省成本，將檔案管理中所需要花費的人力資源成本投入及資金成本投入降低，實現檔案資源的共享及傳承。科研單位檔案管理數字化的不斷建立，尤其是館藏類檔案檢索工具的數字化，能夠幫助科研單位相關工作人員進行高效的檔案查看及借閱工作。數字化背景下的檔案管理，能夠將檔案查詢時間縮短，除此之外，還能夠將查詢準確率及全面性提高。無論檔案查詢規模大小及綜合復雜程度，數字化查詢都能全面解決，這樣更能體現數字化檔案管理優勢。
（二）加強電子數據對“孤本”檔案的保護
我國科研單位檔案保存工作開始時間較早，檔案室內具有儲存時間較長的檔案，檔案紙張字跡及紙張質量早已發生改變，況且檔案在借閱過程中會對檔案造成損壞。但是，電子數據可以被復制，并可以進行重復性利用。所以，科研單位檔案數字化管理的發展，能夠將傳統檔案轉換為電子檔案進行保存，并加強對傳統檔案的實際利用率，避免檔案原件因無限制的借閱使其受到損害，對科研單位存在的“孤本”檔案進行了保護。
（三）建設科研成果展示平臺
我國各個科研單位檔案室內都儲存有豐富的信息及數據，是大量信息的提供者及擁有者，利用數字化科學技術將檔案信息轉換為電子形式，將檔案信息及數據上傳于網絡，將會促進中文信息資源的豐富程度，彰顯科研工作成效，進一步提高國家地位。
二、檔案管理工作問題分析
（一）對科研檔案工作基本認識存在誤區
技術創新及科研工作管理的主要承擔主體為科研單位，主要業務有基礎研究、技術研究、新技術推廣、新技術應用等。所以，科研單位檔案室內儲存的檔案資料主要以科研類為主，與此同時，還涵蓋有新設備科技檔案。但目前我國很多科研單位工作人員數量較少，科研場地面較小，科研單位涉及知識較為專業，很少專門設計科研單位檔案管理部門?？蒲袉挝豢蒲泄ぷ髂軌蛑苯赢a生經濟利益，但檔案管理工作并不能產生直接經濟利益，導致科研單位相關領導人員不重視檔案管理工作在科研工作中的重要性，缺乏對檔案管理工作的有效認識，使得檔案管理工作效果難以發揮實際作用。我國很多科研單位都非常重視科研工作任務，并不重視行政管理相關工作，導致管理人員帶頭不重視檔案管理工作，科研單位檔案管理工作一般都會掛靠于非業務科室，例如科研單位的綜合辦公室，位于科研單位管理工作的邊緣。這樣的管理現狀會使得檔案工作人員不能發揮其工作責任心，不清楚檔案管理工作的重要性意義，放松對檔案管理工作的學習，不具備檔案管理基礎知識及理論依據，對科研單位內部所涉及到的相關專業知識也未充分認識。與此同時，科研工作一般會分組完成，科研工作進行中會對科室工作人員進行調動，使得兼職檔案工作人員不能長期性從事檔案管理工作，不清楚科研檔案收集及管理職責等相關工作，與此同時，科研單位檔案管理領導人員也未對其進行專業化培訓及考核。
（二）科技類檔案歸檔資料不夠完善
科技檔案是檔案管理工作中的重要組成部分，檔案收集會影響檔案分類、整理、編研、保管、檢索等一系列工作。一般情況下，一個完整的科研項目需要從初期調研到后期驗收、鑒定成果，需要花費幾年時間?？萍碱悪n案在檔案管理工作中應重視收集，時間跨度較大，或文件資料不齊全，又或者保管不當，容易丟失等都是科技檔案管理中經常出現的問題。因為科技檔案日常管理及科技項目存在脫節現象，檔案管理工作人員僅將關鍵的技術型材料保管好，并不會對科研中期相關資料收集引起重視，但這些資料往往會對科研項目有較大的幫助。除此之外，工作人員缺乏科研相關內容認識，對檔案資料進行收集時，經常出現檔案數量多且質量較低的問題，收集資料只是表面上存在是，但關鍵性技術及原始資料記錄較為缺乏，甚至會將不屬于科技類檔案管理范圍的資料放于其中，導致檔案在后期查閱及參考難度較大。
（三）缺乏先進的檔案管理手段
科研單位檔案數量較少，檔案管理基本采用傳統檔案保存辦法。隨著我國計算機技術及網絡技術的不斷普及，無紙化辦公模式逐漸被各行各業所接受，不管是普通文件還是公文，會直接運用計算機進行應用，文件傳輸也在電腦系統上完成。當前檔案管理實際應用中，計算機技術僅僅只對檔案文件進行簡單的查閱及檢索，其余計算機功能使用相對較少?？萍紮n案管理較為落后的重要原因在于人為，工作人員年齡較大，沒有熟練的計算機應用能力。
三、科研檔案工作管理思考及解決對策
（一）提高檔案數字化重視程度
科研單位需要加強對檔案信息化管理的正確認識，將檔案信息化管理作為科研單位事業中的一項重要工作任務管理，對檔案管理工作進行規劃。為了保證信息化檔案管理工作能夠做到位，單位需要將信息化檔案管理目標納入單位建設規劃中，將這項工作任務與績效聯系，建立獎懲責任制度，提高工作效率及服務質量。只有單位領導加強對信息化檔案管理工作的重視程度，員工才能做好檔案管理。
（二）將檔案管理工作人員綜合素質提升
檔案管理工作人員需將自身能力提升，不僅需要具備政治理論，還需具備專業知識及創新能力。讓其成為一個熟悉檔案工作有具備專業知識的復合型檔案管理人員。檔案管理工作人員需加強對檔案歸檔及館藏檔案數字化管理方式的學習，將信息化檔案管理質量提升，促進檔案管理信息化發展，提高檔案管理能力，加強信息化程度。
（三）將歸檔資料收集及整理工作做好
科研項目在發展初期需要將檔案管理人員落實，從項目開始到結束進行全面跟蹤，對項目中所產生的所有文件進行收集。若文件丟失或存在不完整情況，需要進行第一時間補救?？蒲谢顒涌赡軙纬芍芷谳^短、時效性較強的文件，需要工作人員進行及時收集，避免造成文件缺失現象的出現，影響整個檔案材料收集質量。項目發展過程中，周期性較長的材料需根據項目規定節點對收集時間進行規劃，保證材料完整。
（四）促進檔案的現代化管理
現代化檔案管理過程中，需加強管理信息化建設，加強對計算機軟件的更新及使用，將檔案以數字化形式進行儲存，并進行實際處理，檔案管理需依靠網絡化方式進行統一化管理。與此同時，還需加強制度建設，將檔案收集、整理、信息化建設等工作全面落實，并根據實際情況制定安全管理應急預案，加強對實體檔案及檔案信息的保管，做好檔案備份及數據存儲工作，保證檔案安全性。
四、結束語
檔案部門若想加強檔案管理工作，就需要加強檔案管理信息化建設，當然，也是一項比較系統且復雜的工作。數字化檔案管理工作需要科研單位加強資金投入，將單位基礎建設不斷完善，定期為檔案管理工作人員進行培訓，提高科研單位內部檔案工作人員自身綜合能力，為用戶提供更加優質的服務，將檔案管理效率提升，讓檔案數據及信息更好的服務科研單位所進行的科研項目。
參考文獻
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作者:王倩 劉曉華 單位:國土資源部油氣資源戰略研究中心a