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摘要:計劃管理是為確保項目達到既定目標所必須的一系列管理過程與活動,計劃管理作為項目管理的核心內容,貫穿于項目的整個生命周期。科研項目同工程類項目相比,有著創新性強、不確定因素多、研發周期長、課題范圍廣、項目風險高等自身特點,本文以某科研專項工程為例,針對項目特點,結合實踐做法,闡述了科研項目計劃管理方法及建議。
關鍵詞:科研項目;進度計劃;控制
1項目計劃管理
項目計劃管理是項目管理重要組成部分,在整個項目目標控制中起著承上啟下的作用,計劃管理有系統性和動態性的特點。系統性??蒲许椖坑芍T多子項目組成,各個子項目之間、子項目內部之間存在著復雜的關系,相互影響,須利用系統的計劃管理進行整合。動態性。項目的環境和條件常處于變化之中,使計劃的實施偏離項目基準,因此計劃要隨環境和條件變化不斷調整修改,以保證項目目標完成,這要求計劃管理必須具有動態性。
2某科研項目特點
某科研項目有著創新性強、課題范圍廣、參與單位多、研發周期長、影響因素多等特點,需利用現代管理方法和思路進行科學有效的管理。
2.1創新性強
某科研項目是在引進消化國外先進技術的基礎上,依托項目建設,研究開發具有我國自主知識產權的產品,并建成示范工程,是一個“從無到有”的高科技、高創新性的項目。
2.2課題范圍廣
此科研項目課題包含了引進技術消化吸收、新型技術研發、關鍵設備/材料研究、條件保障等課題,涉及設備制造、設計、建設、原材料、試驗驗證、安全等領域,范圍廣泛。
2.3參與單位多
有幾十家單位承擔了相關課題研究,參與單位更是多達上百家,作為牽頭實施單位,在科研管理方面要承擔任務量巨大的協調管理工作,包括政府部門、技術授讓方、課題承擔單位、協作單位等。
2.4項目周期長
項目實施周期長達十幾年時間。在這期間,項目環境處于變化之中,這就要求項目計劃要有動態性,以適應不斷變化的環境。
2.5影響因素多
此項目一方面由政府主導、企業牽頭實施,受政策影響較大;另一方面,安全問題關注和重視度高。項目的實施還受技術轉讓、設備研制、技術攻關、合作單位能力等諸多因素影響。
3.1某科研項目進度計劃管理
科研進度計劃管理是一項基礎管理工作,針對項目復雜、系統性、動態性強等特點,運用項目管理、目標管理和節點管理思想,借助項目管理工具和方法,形成科研項目計劃管理體系。
3.1.1形成科研進度計劃分級管理體系
根據實施方案,總體實施單位編制一級進度計劃,包含了各課題的總體目標,各實施單位編制了二級進度計劃,各課題牽頭單位編制三級進度計劃,課題三級進度計劃由課題責任單位、控制。
3.1.2建立了科研二級進度計劃評估預警機制
根據二級進度計劃,借助項目管理軟件,每月統計計劃和實際的對比情況,并進行分析、評估,對關鍵路徑上進度滯后的課題進行預警。
3.1.3通過年度計劃進行年度工作總體安排
年度科研計劃是對年度工作的總體安排。年度計劃必須符合二級進度計劃的控制節點要求。我們引入目標管理的思想,將年度計劃的主要內容分解成“年度關鍵節點”,要求各課題單位使用結果性的句式,確保關鍵節點的具體、明確、可檢查、可評估。
3.1.4通過課題任務書/年度課題目標責任書落實任務、明確責任
課題任務書由牽頭單位與課題承擔單位簽訂,主要目的是為了落實課題全周期的任務和責任。年度課題目標責任書由公司主管領導與課題負責人簽訂,主要目的是為了進一步落實研發責任,明確研發任務和進度目標要求,保障年度主要研發目標的完成。
3.1.5建立月度協調會機制
月度協調會是科研進度計劃管理工作的重要推手。月度協調會積極落實各項工作要求,協調解決影響項目實施的問題。在月度協調會上,各課題承擔單位圍繞行動項落實情況、計劃總體完成情況評估分析、存在的問題及意見、工作安排、專項管理經驗等內容展開。月度協調會解決了實施中的重大問題,理順了各項工作之間的接口關系,加強了對關鍵節點的控制,提高了工作效率。
3.1.6建立了科研進度計劃的定期檢查評估機制
為掌握科研進度計劃執行情況,及時發現、解決重大專項實施工作的困難、問題,確保重點工作年度關鍵節點目標的實現,建立了重大專項課題計劃執行情況的檢查評估及課題月度報告機制。通過檢查評估及課題月度報告,不斷督促課題任務承擔單位改進工作,提高計劃完成率。
3.1.7以年度科研主要業務目標及課題年度目標責任書進行考核
每年一季度組織編制、審查、簽訂年度科研主要業務目標及課題年度目標責任書。每年年底,根據年度任務完成情況,開展年度科研主要業務目標、課題年度目標責任書的考核工作。
3.2科研進度計劃管理體會及建議
3.2.1加強進度計劃編制的準確性、系統性
(1)進度計劃編制是計劃管理中的首要工作,計劃編制質量高,切實可行,才能作為計劃管理和控制的依據。計劃編制必須有一線科研人員和生產人員的參與,因為一線的科研人員和生產人員,最了解具體科研項目的研究內容和工藝流程,由他們參與編制的計劃才具有可實施性,而計劃管理人員由于整體計劃包含的課題眾多,往往并不了解具體課題研究內容和工藝流程,由他們編制出來的計劃并不是最準確的,他們的作用更主要是把計劃正式化,并在以后的管理過程中進行統計、分析、控制等工作。(2)科研項目的整體性和系統性強,但是可能一個科研課題的各子課題之間,或者兩個科研課題之間邏輯關系不強,這也是科研項目的一個特點。科研項目不同類型的課題往往由不同牽頭單位承擔,這兩個課題相互之間可能沒有必然的聯系,是相互獨立的。雖然課題之間似乎沒有相互關系,但是在整個項目的研發過程中,他們是處在其中的某一個階段某個環節,如果他們沒有在既定的時間段給出既定的研究成果,可能會影響下一階段相應課題工作的開展,進而影響后面更多的課題進展,這樣通過重大專項總體計劃系統性的管理,會加給他們一個約束條件,各個課題之間就間接地建立了邏輯關系。
3.2.2提升進度計劃管理的全面性和精細化
進度計劃管理涉及各種管理要素,計劃管理的全面性,包含進度、經費、質量、技術、風險、資源等,把他們融合到計劃管理中,能更有效的對項目的實施進行控制。作為牽頭實施單位對各課題的綜合掌控較為重要,在時間進度的基礎上,必須結合費用、質量、風險和資源等進行綜合管理,做到進度和經費的匹配,保證質量,控制風險。作為牽頭單位,面臨眾多課題的管理,眾多的承擔單位,在人力資源有限的前提下,可采取節點管理的思想,在進度計劃中預先選定對應的進度節點、費用執行點、質量檢查點、風險控制點等進行綜合控制。對具體的課題承擔單位而言,要加強對課題的精細化管理和過程控制,建立任務層層分解、制定計劃、分配資源、落實責任、執行分析、考核反饋的循環體系,加強計劃的嚴肅性,對課題進展進行有效的過程控制。在可行的前提下任務分解的越精細,越容易對進度、資源、費用、質量、風險等進行最有效的控制,只有步步實現才能保證總體目標的實現。另一方面要加強計劃的控制,在重大專項科研計劃管理過程中,由于課題實施單位地域范圍廣,不能及時到現場了解到課題的最新進展信息,這就要求利用P6軟件等先進的信息化系統進行課題進展信息統計反饋。
3.2.3注重經驗反饋
科研項目管理過程包括立項管理、過程管理、驗收管理和項目后評價等階段,每一階段都包含若干管理內容,需要重視經驗反饋,計劃管理亦是如此,因為各項目標是否完全實現,在項目驗收時往往難以得到充分而又客觀的評價,在經過一段時間的實踐檢驗后,通過經驗反饋,可以發現重大專項計劃目標本身以及在立項、實施、驗收等各個時期存在的問題或者更好的做法,從而在新的項目中進行完善和改進。
3.2.4加強科研計劃和工程計劃的有效銜接
科研成果最終要通過工程實施來實現,科研工作和工程實施是密不可分的,是工程實施的前提和保證,只有把科研工作和工程實施密切結合,最終建成示范工程,才能實現最終目標。
4總結
在科研進度計劃管理過程中,針對項目特點和組織情況,要積極利用組織管理、團隊管理、項目管理和目標管理的思想、方法,制定可行的計劃,組織有序執行,并在過程中間進行檢查評估,建立協調機制,及時進行考核和評估,積蓄力量,培養人才,才能保證項目的順利實施和最終目標的實現。
參考文獻
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[2][美]項目管理協會.項目管理知識體系指南(第四版)[M].北京:電子工業出版社,2009.103-126.
作者:王友旺 單位:國核工程有限公司