系統思維下后勤精細化管理模式分析

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系統思維下后勤精細化管理模式分析

[摘要]黨的十九屆五中全會的召開,對我國教育事業的發展與改革進行了戰略部署。全面貫徹黨的教育方針,落實立德樹人根本任務,堅持以高質量發展加快構建高質量教育體系的要求,也為高校后勤系統的改革和發展提供了道路遵循和理論指導。面對復雜而又龐大的高校后勤管理系統,要堅持會用、善用、活用系統思維,堅持系統性、整體性、協同性的統籌工作原則,做實做深、做精做細后勤深化改革和育人實踐的探索工作。

[關鍵詞]高校;后勤;系統思維;精細化

一、概念導入

(一)系統思維與后勤系統思維

1.系統思維的內涵

系統思維是把客觀問題當作一個整體加以思考加工的思維方式。與傳統的局部、片面等一般性思考方式和思維方式不同,系統思維要求從整體出發。系統性、整體性、綜合性和定量精確化是其主要特征。系統思維可以從物質系統內部的諸要素中辨別出相互聯系和相互作用的因子,從而準確把握問題的整體結構和切入點,進而認識復雜的問題系統。系統思維作為一種最高級思維模式,極大地簡化了人們對客觀物質的認知,對客觀世界帶來整體的觀念認知。[1]

2.后勤工作的系統思維

高校后勤作為高校教育事業的重要組成部分,在工作職能、機構數量、人員構成等方面都呈現出一個龐大和復雜的綜合體。后勤的文化、服務、保障和育人等職能組成了一個多元的管理系統。北京林業大學后勤系統包含了基建、后勤、總務、資產等8個子系統,包含了公司、處室、中心、小學和醫院等5個不同建制部門。在面對高等教育“雙一流”建設的時代需求下,后勤系統需要基于“大系統”的“大思維”進行策略引領和系統創新,以統籌協同推進“大后勤”探索。

(二)精細化管理模式構建

1.精細化管理的本質

精細化管理是一種理念性的現代管理理論,是通過制度化、程序化、標準化、細致化和數據化等手段,使組織管理的各單元精確、高效、協同和持續運行,其強調數據化和精確性,并注重以人為核心,突出創新的持續性,是對一般管理思維的精確控制,是一種強調全員參與、整體調控、全程監督的管理體系。精細化管理的本質是基于管理對象的一種戰略決策,是目標任務分解、細化和推進的過程,它能使每一個管理環節都充分發揮人的主觀能動作用,從而在整體上提升工作精準度和精細度。

2.后勤工作的精細化管理

高校后勤的精細化管理,是后勤適應學校發展,符合社會要求的必然選擇。同其他普通高校一樣,北京林業大學后勤部門統籌負責13176畝的校園環境建設,日常落實26000余師生的校園服務,開展54萬平方米的建筑維護,各項工作均呈現盤子大、需求多、任務重的特點。伴隨著我國十四五時期教育事業發展新要求,高校后勤要自覺順應時代,就必須針對自身的多服務系統、多保障體系、多育人職能,進行客觀的摸底,系統的研究,借助現代科學管理技術和手段,進行工作標準優化、精細能效提升,從而實現后勤整體上的提質增效。

二、后勤系統思維與精細化管理的客觀性

(一)二者辯證統一關系的理論契合適配

教育改革是一項復雜的系統工程,在推進高校后勤治理體系和治理能力現代化的建設方面,需要掌握扎根中國辦好社會主義特色大學的先進理論,需要以科學的思維方法保證各項教育改革順利推進。北京林業大學后勤系統作為服務學校全面貫徹黨的教育方針,堅實助力開啟學校崛起新征程的保障組成,系統思維和精細化管理的有機配合形成了發現問題、解決問題的世界觀和方法論,為研究和探索后勤系統化建設提供了有機的理論參考。

(二)解決客觀問題提升治理能力的需要

從學術研究的觀點來看,我國高等教育大致分為6個階段,其中高校后勤的發展主要分為4個階段。[2]自2012年教育部印發《關于深化高校后勤社會化改革的若干意見》之后,全國高校都圍繞高效率后勤運行模式、解決后勤運行困難上進行了積極的探索,實踐中,在后勤管理服務引入社會化市場化機制、充分激活后勤管理活力的同時,也出現了一定的效率問題。[3]以北京林業大學引入社會物業公司承擔學校物業服務為例,在提升物業服務專業性的同時,也出現了外包服務責任心不強、企業管理波動性大、人員體系龐大效率較低等問題。因為問題積累周期較長,涉及管理范圍較多,要解決系統難題就需要系統思維,同時找準改革路徑,進行高質量精準變革。

三、系統思維下的精細化管理原則

(一)注重全系統和全要素的把控

應用系統思維提升后勤管理精細化問題,首先應聚焦一個共性問題:基于整體性、全員性和全過程的視角開展問題思考。必須要樹立全局意識和協同意識,要首先在“摸清家底”上下功夫,以“抽絲剝縷”的態度梳理清楚各系統的關聯性,以專業化、制度化的標準深入研究各領域的工作關聯性和各項改革舉措的耦合性。因各高校發展情況的差異,后勤系統建設情況都不盡相同,以北京林業大學后勤系統為例,要重點在系統構架、各機構職能、人員管理體系、部門發展水平差異等方面著手開展研究。

(二)注重層次區分和分類推進并舉

系統思維有助于頂層設計的謀劃和總體目標的制定,精細化管理為總體控制提供了解決路徑,精細化的實施要做到具體任務具體分解,具體問題具體分析,拿出具象的理論依據、程序化的解決辦法,做到“立治有體、施治有序”,避免統籌規劃一盤棋,分類實施一刀切。以飲食服務系統和物業管理系統為例,各自發展情況不同,解決路徑不一,但又互相聯系和影響,在開展質量提升上,在注重目標協同的情況下具體問題具體施策。

(三)注重過程控制和全程監督

精細化管理的過程是一個人本管理的全過程,每一個過程和環節都需要系統思維的介入去保障和解決,二者形成了一個從現狀到提升再到革新的質變過程。要實現精細化的最終結果,就需要在推進過程中把握好節點與節奏。重點加強不同環節的監督和銜接,防止避重就輕、顧此失彼、漸進失效等現象。以后勤深化育人功能為例,需要整體統一定調的各部門不能各自為戰,該分職責推進的不能像“蜻蜓點水”似的拖沓,該精細化深入研究的不能急于鋪開而又停留在面上。要以結果為導向,落實在全員全過程上。

四、精細化管理實踐探索

(一)統籌規劃,深化細化后勤制度改革

在需要統籌規劃的全局工作中,北京林業大學的后勤在立足整體變革的改革中,將系統的制度建設分為4類,即基于物業改革的模式轉型制度、基于公司化服務的管理體系提升型制度、基于從無到有的內涵式發展制度和持續發力的強化安全保障制度。各項制度的改革實施,堅持一條心、一盤棋、一站式。例如物業服務結束甲乙契約的管理模式,通過成立物業中心,制定更新“一樓一策一方案”等197項管理制度;餐飲板塊完成ISO9001質量管理體系監督審核和標準化創建;生活區板塊打造完成“3E+”服務區建設制度,維護保障板塊不斷優化形成了“一人多崗、一崗多職”的安全管理機制。

(二)聚焦育人,多維提升后勤樹人內涵

在聚焦“以人為核”打造精細的“育人為本”工作上,后勤育人以搭建平臺、豐富職能、創新模式為主要實踐思路,通過著力用好現有資源,通力打造需求環境為兩個抓手,來實現后勤育人的影響力提升,現有模式上,通過飲食、服務區等現有平臺,廣泛開展“舌尖上的北林”“北林十大菜肴”“甜林入心”等接地氣、影響力廣的育人項目。在建設高質量新平臺上,后勤充分調動各方資源和力量,集中統籌和規劃打造了近1.2萬平米的“林之心”景觀教育綜合體,精細化地豐富了“國慶彩車”景觀區等育人節點。切實讓育人走入后勤,走入師生。

(三)緊跟時代,聚力創建智慧后勤體系

現代后勤的發展,互聯網技術及智慧管理系統的建設逐漸成為重要的衡量標準之一。智慧化的后勤建設,全國各個高校都在進行實際研究和系統探索,并形成了多個高校數字治理的典范和模板。在這一點上,以“智慧后勤”的品牌體系分步驟、分階段建立起來,以一個“智慧后勤”為中心點,北京林業大學后勤信息化建設分階段匯集了12個服務管理項目的“智慧總務”服務平臺、9個智慧化的校園景觀“智慧互動”管理平臺、2個智能餐飲平臺、3個對外宣傳和展示平臺。以全面、細致和高質量為特色,逐步形成了涵蓋校園各個需求的智慧體系框架建設。

(四)強化內核,系統開展后勤隊伍建設

在學校后勤高素質管理隊伍和人員綜合能力素質提升上,以思想建設和能力提升兩個要素為出發點,在政治上,以持續開展的“不忘初心、牢記使命”主題教育為契機,不斷給各系統隊伍上緊思想發條,提高理論認知。從黨支部、黨支部書記、黨員、支部特色品牌、服務榜樣多個角度打造優秀集體、錘煉先進典范,帶動和提振后勤隊伍士氣。在業務能力的轉變和提升上,不斷配齊和完善管理隊伍,通過增設造價部門、調整服務單位等方式,強化內部風險把控和持續增強服務人員競爭意識,逐步打造出符合現代高校后勤要求的結構化高素質后勤隊伍。

五、總結

在廣泛開展立德樹人教育精品化和“雙一流”建設高質量的高校事業發展新時期,高校后勤的建設發展也被賦予了更多的責任和使命,作為配合高校樹人育人發展的支撐和保障,高校后勤的發展質量和速度也要及時跟進和不斷加速,基于這種新時代的背景,系統思維的精細化管理,可以為高校后勤的發展提供有效的理論借鑒和方法參考,也可以為高校后勤的理論研究提供豐富的素材和案例參考。

作者:劉雄軍 單位:鄭州大學

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