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摘要：對人事檔案進行一定的風險評估，并根據評估結果進行適當的管理，更有利于成功管理人事檔案。本次主要是探討了幾點風險識別法，像是常見的典型案例識別法等方式來評估在干部人事檔案中存在的一些風險，并根據這些風險因素來制定出積極有效的應對策略，并建立起風險監控模式，這能為未來發展干部人事檔案時可能存在的一些問題提供一些有效的解決措施。
引言
人事檔案體現的是個人的經歷、工作業績表現、個人能力或者是政治面貌等方面，也是人事部門配置資源的重要依據[1-2]。人力資源在進行管理的時候，必不可少的一大部分就是人事檔案，而且其所占地位十分重要[3]。我國在人事檔案的管理上，制定了一系列完善的法律法規，旨在管理檔案能夠更加規范。但是隨著近幾年市場經濟的迅速發展，人事檔案中存在的一些弊端開始逐漸顯露出來，在管理的時候所面臨的風險也不斷在增加，這些問題對人事檔案的健康管理和發展產生了不良影響，所以識別并防范風險管理至關重要[4]。所以要想改善上述問題，就必須加強干部人事檔案中的風險管理[5]。本次主要是分析了干部人事檔案中的風險管理，并進行了一定探討，目的是為了提高人事檔案的管理效率。
1關于風險識別工作的分類
1.1收集檔案中的風險識別
人事檔案是需要收集的，因此在收集人事檔案的過程中便不可避免的存在風險，像是泄露個人資料等。在人事檔案中通常會有個人的政治面貌、品行等代表每個人各方面能力的隱私信息，一旦在收集這些人事檔案的過程里發生了虛假信息或者泄露等情況，將直接對后期使用檔案造成影響。此外，很多人事檔案在歸類的時候，是沒有按照一個標準化的格式來進行的，這就會讓收集起來的檔案十分雜亂無章，也不利于后期整理檔案的工作，甚至還可能出現檔案的遺失。以上就是在收集人事檔案中可能存在的一些風險因素，而對于管理干部人事檔案的人員要求則要更為嚴格，但實際上卻是，管理人員在收集資料的時候并沒有保持嚴謹、細致的態度，所以在出現突發狀況時就不會很好地應對。只有管理人員本身具有強大的應對問題的能力和嚴謹的敬業態度，才能真正完美而精準地完成檔案的收集工作，并抓住重點所在。這樣一來，上級組織部門在篩選人員的時候，便可以更有依據，讓最終的結果更加真實可靠[6]。干部人事檔案是可以反映出該干部的工作能力的，所以收集此類檔案要更為規范，只有這樣才能真正降低風險發生的幾率，確保最終收集到的資料質量過關。
1.2鑒別檔案中的風險識別
干部人事檔案代表的是這個人的品德和工作作風等方面，所以這份人事檔案的真實性十分重要。在資料收集完畢后，后期也要做好鑒別工作，這也是風險管理中的重要一環。鑒別工作做得好，干部在單位中便能更好地發揮作用。這就要求鑒別人事檔案的有關人員在鑒別的時候保持嚴格的態度，在選擇工作素養高的人員的同時，也要確保該人的工作態度端正，只有對待工作有著實事求是的態度，方可算合格。在按照有關規定鑒別完人事檔案以后，及時拿出不符合要求的檔案，并交由有關部門進行后續的處理[7]。
1.3整理檔案中的風險識別
一般來說，整理人事檔案的工作比較復雜，首先的考驗就是對整理檔案的有關人員的耐心、細心[8]。整理檔案的工作內容主要是分類檔案，并進行序列編排，裝訂、驗收檔案[9]。在這整個的整理過程中，很多風險因素都存在，而且這些風險會直接影響到后期的檔案使用，所以對整理檔案的有關人員能力要求極高，同時還要求保持細致的工作態度。
1.4后期檔案中的風險識別
一個人身份的象征之一就是人事檔案，所以在后期管理檔案的時候必須嚴格按照法律法規，遵循基本原則，在轉移檔案的時候盡量不要發生檔案的遺失。使用檔案的時候，必須要進行查閱，這就表示檔案存在一定的遺失風險，而且在排序的時候，也容易出現歸類歸檔方面的錯誤[10]。在排序人事檔案的時候，千萬不可出現雜亂無章的情況，這會對干部人事檔案的管理效率產生不良影響。在進入另一個事業單位時候，需要轉遞檔案，而在轉遞過程中會發生檔案的缺失，所以接受單位在收到不完整的檔案時往往會拒收。
2干部人事檔案管理風險的評估
2.1前期評估原則
在評估干部人事檔案的時候，必須要遵循科學性原則、有效性原則、全民和重點相結合原則、可操作性原則等四大原則[11]。通過這四大原則可以劃分檔案的評估層次，從而使檔案變得更安全，也可以全面性分析檔案中可能存在的一些風險，找出輕重點，從而及時制定解決措施，規避風險發生。
2.2檔案管理的風險評估
干部人事檔案的風險主要是發生在收集資料、鑒別、整理以及后期的轉遞過程中[12]。在評估風險之前要先大體地了解到關于干部人事檔案的收集范圍，并根據這一范圍的好壞程度來判斷收集到的檔案風險性，若范圍合理，則檔案的風險性會較低。通常將風險等級劃分為高、較高、中、較低、低。此外，團隊組織素質的好壞也將直接影響到干部人事檔案的風險管理，如果組織人員的能力較好，則后期的管理檔案與發展檔案都會比較順利。
3檔案的風險管理應對措施
3.1風險管理的防范措施
要想控制干部人事檔案中的風險，就必須要做好干部人事檔案的管理工作，強化管理部門關于風險的管理意識。首先要做到的就是普及風險管理知識，樹立風險意識。檔案管理部門可以大力普及關于風險管理方面的知識，這樣利于管理人員樹立起風險意識，從而將這種風險意識帶入到管理檔案的工作當中，達到規避風險的效果。再次就是可以加強關于風險管理的培訓。檔案管理人員的業務能力將直接影響到檔案的安全性，所以培訓檔案管理人員的業務能力十分重要，可以通過聘請專家來進行講座的方式，或者是通過知識競賽的方式來豐富檔案管理人員的知識儲備，這樣能夠達到強化風險意識、提高管理水平的效果。
3.2風險管理的監控工作
在制定防范風險措施的同時，也要做好風險的監控工作。在實施風險的監控工作以后，管理人員對風險方面的意識會加大，所以更能根據檔案管理的具體情況來制定應對措施。應對措施則可以借助檔案管理輔助軟件，一般是將風險監控模型分成三大部分，輸入、監控和輸出。輸入是指在前期管理檔案的時候預測或評估可能出現的風險，監控則是用信息技術來監控項目的數據，輸出就是整個風險管理的最終結果。監控人事檔案的整個過程，規避風險，將風險發生程度降到最低，這樣可以保證干部人事檔案的完整性與安全性。在監控風險的時候，以管理干部人事檔案作為切入點，并嚴格進行管理，加強監督的力度，并建立起一個比較全面的風險管理體系。只有干部人事檔案的風險管理規范且系統以后，才能保證用戶信息保持完全。
4展望
我國經濟水平在提升，很多機關事業單位也開始進入新的歷史階段，因此對所需人員的要求也在提高，而人事檔案是最能夠準確反映個人的政治面貌、工作能力與作風的，同時這也是挑選人員的一大依據。而干部人事檔案則更為重要，本次從多個角度分析了干部人事檔案中可能存在的風險，并根據這些風險進行了詳細的分析，并且根據實際情況制定了應對措施，這樣更能保證干部人事檔案的安全性。
作者:吳瀟勇 單位:宜興市衛生健康委員會
