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摘 要：目前我國的社會保險業務已經大規模普及，但是相關的管理工作卻沒有跟上社會保險業務的進程，為了解決社會保險管理工作中存在的問題，相關工作人員積極吸取了其他行業信息化轉型的經驗，分析了現存的亟待解決的問題。本文將對社會保險業務檔案管理信息化措施和途徑進行全面探討。
關鍵詞：社會保險業務；檔案管理；信息化；措施和途徑
個人的社會保險檔案可以最直接地體現出工作經歷和工作能力。隨著信息化技術的快速發展，我國的社會保險業務檔案管理工作也要逐漸向信息化和現代化進行轉變。社會保險業務檔案管理工作的信息化實施，可以大幅度提高社會保險管理人員的工作效率，為社會保險的管理工作提供相應的執行標準。通過這些年社會保險的大范圍普及，我國的社會保險檔案管理業務也有了更廣泛的意義和作用。
一、實現社會保險業務檔案管理信息化的必要性
提高社會保險業務的工作效率和質量水平都離不開計算機網絡技術的應用。我國傳統的社會保險檔案管理工作的管理效率、信息利用率較低，不能發揮出社會保險檔案管理業務的實際作用。我國人口基數大，社會保險業務檔案數量日益增多，開發新的途徑和方法都需要借助現代信息化技術。信息化技術的應用不僅可以提高管理人員的工作效率，還為人民群眾處理自己的社會保險檔案信息提供便捷的途徑，減少大量的重復性工作，使人民群眾可以更加直觀地了解業務辦理進程。社會保險檔案信息化管理可以實現“三大轉變”，即將人工統計轉變為信息化統計，將手動編檔分類轉變為自動編制目錄，將人工檢索轉變為電子檢索，這樣就大大節省了工作人員查詢社會保險檔案信息的時間，進一步加快社會保險檔案管理工作的信息化進程，實現社會保險檔案管理的全面信息化，提升社會保險檔案管理服務的社會效益。
二、社會保險業務檔案管理工作中存在的問題
（一）社會保險業務中檔案管理模式存在的問題
當前社會背景下，仍有很多社會保險檔案管理的工作人員認為社會保險檔案管理僅僅是對參保人的信息進行抄寫和保管，并沒有實際的社會效益和經濟效益，在整個社會保險體系中處于較低的地位，并不屬于社會保險業務體系中的主要工作。因此很多工作人員對社會保險檔案信息的態度是：不丟失、不泄漏，需要時可以及時調檔，就算是完成了社會保險管理工作的工作內容，足以保證工作檢查的順利通過。這樣的工作理念在很大程度上影響了管理人員的工作態度和積極性，導致社會保險業務的管理工作難以與當前信息化快速發展的社會背景相適應。
（二）社會保險業務中環境與基礎設施存在的問題
基礎設施的建設是社會保險業務管理工作順利進行的物質保障。目前我國社會保險業務管理的工作環境卻沒有得到相應改善，部分社會保險管理部門仍然沒有專用的檔案室，還有部分管理部門雖然準備了檔案室但是面積狹小，檔案分類不清晰，檔案管理整體較為混亂。由于檔案數量不斷增加，混亂的管理環境、檔案的防潮防火等設備欠缺，社會保險檔案很容易出現蟲蛀、受潮、霉變等狀況，損害了檔案信息的完整性，更不能保證社會保險檔案外觀的整潔完整。甚至有些社會保險檔案管理部門并沒有準備統一的檔案夾和檔案袋，檔案管理沒有統一標準，缺乏合理性和科學性。
（三）社會保險業務管理工作的管理水平問題
當前我國大部分的社會保險檔案管理部門都面臨著管理手段滯后、管理水平不足、管理力量較弱等情況，造成這些情況的主要原因是社會保險檔案管理人員的專業知識技能和工作能力不足。很多檔案管理人員上崗時并沒有經過系統的專業知識培訓，對于檔案管理工作的具體內容了解并不透徹，只能完成較為淺顯的工作，缺乏創新性。由于社會保險檔案管理人員對檔案管理工作的重要性、工作要求、收集、整理、裝訂都沒有正確的認識，導致管理人員檔案整理的意識較弱，沒有真正投入到檔案管理工作中。還有部分單位由于沒有專門的檔案管理人員，要求其他部門的工作人員兼職進行檔案管理工作，工作人員并不重視檔案管理工作的完成情況，只是將檔案收納到檔案盒中，沒有進行及時整理，嚴重阻礙了社會保險檔案管理工作的發展。由于紙質材料信息更新較慢，很多檔案信息的準確性和真實性得不到保障，已經不能適應當今時代快速發展的需求。社會保險檔案業務管理信息化已經是社會保險檔案管理工作未來發展的必然趨勢。
三、實現社會保險業務檔案管理信息化的具體途徑
（一）加強基礎設施建設，提高社會保險業務檔案管理工作的技術水平
要促進社會保險業務管理工作的現代化快速發展，首先要保證社會保險管理部門擁有相應的現代化設施，現代化基礎設施的硬件設備和軟件設備都是保證社會保險檔案管理工作順利開展的基礎。要提高業務水平和工作效率，要對社會保險檔案的分類和管理制定統一的執行標準，管理部門應該購買相同規格的檔案夾和檔案袋，配備好整理檔案信息的必備工具，如切紙刀等。為了適應社會保險檔案管理的現代化需要，除了要建立相應的信息管理體系外，還應該積極與更高級的社會保險檔案管理部門進行溝通，早日實現全省檔案信息的聯網，為后期的社會保險檔案調轉提供更加便捷的方式，通過檔案信息的集中化管理實現更大范圍內社會保險檔案信息的共享。
（二）加強領導，提高社會保險業務檔案管理人員的信息化意識
加快社會保險業務的信息化建設離不開檔案管理人員工作意識的提升，領導人員要重視管理人員工作知識結構的培養。檔案管理工作的信息化需要領導的推動與支持，大力扶持檔案管理工作的創新，提高社會保險管理工作的業務水平和信息利用率，使檔案管理的工作模式盡快與快速發展的社會化服務進程相適應。上級政府也要提供適當的支持，將社會保險管理工作的業務轉型作為政務建設的重要內容之一，積極促進各地社會保險檔案信息平臺的建立，促進社會保險管理工作整體業務水平的提升，提高工作人員的工作效率和服務質量。
（三）提高檔案管理人員的綜合素質
檔案管理人員的工作能力和業務水平是社會保險管理工作服務質量的重要影響因素。為了促進業務水平的提高，相關部門要對工作人員進行專業的技能培訓，為其普及社會保險管理工作有關法律法規，使檔案管理工作人員具有一定的法律意識，按照法律規定開展工作。同時通過技能培訓增強工作人員的責任意識，提高工作人員對檔案管理工作的重視程度。相關部門應該定期對工作人員進行業務學習培訓，使檔案管理人員可以時刻跟隨社會發展的腳步，及時改進自己的工作方式。社會保險檔案管理工作人員要對社會保險業務有一定的熟練度，并不是僅僅按照相關的步驟執行，而是要體現出檔案管理工作的科學化、規范化和靈活性。管理人員要重視計算機技術的學習和相關軟件的熟練應用，有效地提高自己的工作能力，相關部門也要根據目前的發展形勢，對社會保險檔案信息管理系統進行及時更新，招聘相應的程序開發人才維護社會保險檔案管理系統。
（四）重視細化社會保險檔案管理工作的內容和職責
社會保險檔案管理工作業務較為繁雜，保證每個部門都有明確的工作任務和工作職責，是推動社會保險檔案管理工作信息化的重要動力。社會保險檔案管理工作主要包括檔案的存放管理、組織結構的確立、相關工作人員的配置以及辦公設備的應用等等。在辦理相關社會保險業務過程中，會產生一些相關的業務資料，例如企業所要提供的資質證明、參保人員的個人資料、業務辦理所需要簽訂的協議以及相關的法律法規等，這些都需要收集歸檔備查。其次，工作人員要對社會保險機構參與社會保險活動的相關資料進行收集和整理，作為歷史備份，在日后需要查詢的時候為其提供相應的檔案信息。工作人員在進行資料處理時，一定要保證資料歸檔立卷工作的快速和及時。在完成相關工作后，要立即進行歸檔任務，避免資料過于混雜，后期查詢時出現問題。最后，還要對檔案管理資料進行公開透明化的處理，對于已經整理過的社會保險檔案資料要通過一定的渠道進行公布，讓人民群眾可以隨時查詢相關信息，實現社會保險業務的社會價值，為人民群眾提供更好的服務。
（五）積極引進和培養檔案管理復合型人才
檔案管理工作中復合型人才的應用是社會保險業務檔案管理工作走向信息化的根本保證。相關部門只有擁有了專業的檔案管理人才，才能加快社會保險檔案管理工作的信息化進程，使相關改革真正走向成功。目前我國很多大型企業已經針對社會保險提供了便捷的查詢平臺，例如阿里巴巴和騰訊等龍頭企業已經為社會保險業務開辟了單獨的板塊。社會保險檔案部門自身的信息化水平也要得到一定的提高，這樣才能與相關企業所提供的第三方服務進行良好的銜接。同時，社會保險檔案管理部門還要做好社會保險檔案技術安全和病毒維護等方面的工作，保證檔案信息的完整性和安全性。由于社會保險檔案管理體系的建立需要多層次的網絡技術人才，因此各部門應該對相關專業工作人員進行現代化培訓，加強工作中研討和學術交流，提升工作團隊整體水平。由于我國的信息化進程還處于快速發展中，相關工作人員一定要及時更新自己的知識結構和當前的市場信息，針對市場的發展趨勢進行相應的變革，不斷克服社會保險檔案管理信息化過程中的困難和瓶頸，使社會保險檔案管理工作可以更好地為社會服務。
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[1]李圖海.社會保險檔案管理信息化建設存在的問題及對策[J].辦公室業務,2020(08).
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作者：張慧珍 單位：山東省菏澤市社會保險事業服務中心
