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[摘要]
數據化管理是指將業務工作通過完善的基礎統計報表體系、數據分析體系進行明確計量、科學分析、精準定性，以數據報表的形式進行記錄、查詢、匯報、公示及存儲的過程。其目標在于為管理者提供真實有效的科學決策依據，促進企業管理可持續發展，對業務發展狀況進行監控，并指導管理工作的開展。在項目的成本管理過程中，執行數據化管理可及時提供一定的數據指標，為管理者科學決策提供依據，有效規避一定的風險，節約成本。
[關鍵詞]
數據化管理；成本管理；數據收集
在項目建設過程中，“質量、安全、進度、成本”是項目建設方需要關注的四大控制，其中成本控制的主要任務是在保證工程安全、質量和進度的前提下，以降低工程成本為出發點，按照批準的項目投資，建立有效的費用控制、跟蹤、分析系統，使項目組全體工作人員提高費用控制的意識，從項目開始到建成投產的每一個環節都各負其職，嚴格把關，優質、高效、經濟地建成項目。在工程項目建設過程中，成本控制的目標是確保項目成本控制在批準的項目建設投資概算范圍內。數據化管理是實現項目成本目標的一個有效手段。通過數據化管理、精細化管理的方式建立科學的成本管理體系，以經過量化的數據統計分析，為各項決策提供準確的數據支持，確保項目的良好開展，最終達到成本控制的最終目標：即在保障質量、安全、進度的前提下，浪費最少、資源最省、成本最低。
1項目不同階段的數據化管理
1.1投資決策階段
成本管理的好壞是考核一個項目建設的好壞因素之一，成本管理貫穿整個項目生命周期內，即項目的啟動、規劃、執行、監控及收尾等各個階段都需要全過程跟蹤、控制好項目成本，成本管理在整個項目管理過程中起著舉足輕重的作用。據前人經驗統計證明，項目投資決策階段對項目成本的影響在30%左右，對整個項目成本影響較大，故而在項目投資決策階段就應該對成本管理工作做出合理規劃，搭建好項目建設過程中的成本管理基本框架，以確保從源頭起做好成本控制。但此時通常項目人員較少，或項目成員經驗不夠豐富，單憑項目自身人員無法較好的完成成本管理的基本框架構件，此時就體現了項目數據化管理的好處之一，就是我們可以參考同類項目的數據信息，通過對已建成的同類項目的成本管理數據分析、總結借鑒，結合自身項目的特點，進而規劃搭建好相對較為合理的成本管理基本框架。因為數據化管理就是指將業務工作通過量化來體現工作的成果，是一個對工作進行明確計量、科學分析總結、以數據報表的形式對工作成果進行記錄的過程。故而，在投資決策階段，不能忽視自身項目過程中的基礎數據的收集、整理，尤其是可行性研究報告成果數據的收集、整理，正式項目過程中項目是否出現超成本管理的一個嚴格標桿。
1.2規劃設計階段
在項目立項后，影響項目成本的關鍵環節就是規劃設計階段，雖然這一階段的支出在工程總投資中所占比例不大，該階段對項目總成本的影響起著決定性的作用。在該階段控制成本的方法通常有限額設計、設計方案優化、設計概算審查等。在此環節過程中，我們需要按已批準的可行性研究報告、項目建設內容對投資總額進行合理的分配，要求設計單位按分配數額進行限額設計；在設計單位設計過程中，項目建設單位要收集行業或地方的概算指標、材料價格信息、同類項目的成本指標等，以便能夠在初步設計審查中看出設計問題所在，提出中肯的意見和建議，確保初步設計概算低于投資額；在設計方案優化過程中，要首先明確工程技術目標和成本目標，然后通過不斷的對設計材料、設備等數量的測算、成本測算比對來對設計成果不斷的修改、優化，最終達到在滿足功能需求的情況下盡可能的節約成本；同時還應及時統計好設計工程量，一旦出現設計變更及時統計變更量、測算相關費用，及時替換原數據，隨時監控成本的變化。
1.3項目實施階段
在項目實施階段項目對成本進行控制，數據化管理顯得尤為重要。首先，數據化管理可以較大程度地提高員工的工作效率，保障領導得到的信息的準確性，可以為領導正確決策提供重要依據，較大程度地避免領導的決策失誤。首先，重視工程量清單的編制。因為工程量清單是招標文件的重要組成部分，是投標人報價的重要依據，可以直接影響工程合同價格的高低。在成本管理過程中，清單編制人員不能閉門造車，必須盡可能地與合同工程師、設計工程師、工程部人員進行信息溝通，掌握必要的信息后再進行編制清單，方能保證清單數據的準確性、完整性，才有可能保證清單的科學合理、內容明確。其次，重視合同數據的整理。合同條款是雙方共同執行的標準，合同價格則是建設單位成本控制的直接依據，只有在保證合同價格不抄預算，才有可能保證項目最終成本不會出現超概現象。再次，在進度款支付過程中，要做好數據的統計分析工作，尤其是工程量較多的情況下，一定要注意前后多次進度款內容的對比、與圖紙工程量的對比、與合同清單價格的比較等工作，以防出現重復計算、統計錯誤、價格高套等，從而導致工程款錯付、超付的現象。對于進度款支付管理，筆者所在項目所采取的方法比較可行，截止目前未發生任何工程款錯付、超付的事件。該項目主要由控制部負責工程施工合同進度款費用審核，審核過程中嚴格依據合同規定，根據項目形象進度并參考進度檢測數據，在監理、工程部審核的基礎上，計劃組對工程進度進行復核，預算組對報送費用進行核實，費控組依據合同約定核實當月實際應付金額后部門經理、項目組領導審核。通過多層把關，嚴格審核，確保了費用與進度統一，同時也降低了錯誤發生的概率。同時，項目建設過程中要隨時注意隱蔽工程數據、涉及簽證變更的數據的收集，便于在后期結算時的審核對接，減少不必要的扯皮發生，盡可能多的減少成本的支出。
2數據化管理過程中的要點及建議
(1)雖然數據化管理的基礎是在整個項目建設生命周期內發生的基礎數據，如果沒有它們，巧婦也難為無米之炊，數據化管理只能流于空談，化為空中樓閣。但是，并不是收集了所有的基礎數據就是萬事大吉，就能為領導作出準確的決策提供依據，必須要保證收集的數據是準確的、可靠的。
(2)要有效的完成成本控制，就要合理的分解投資，做好分階段投資計劃，然后通過以月保季、以季報年的方式逐步完成投資計劃。筆者所在項目就比較重視投資計劃管理，每年組織各部門編制進度計劃，然后根據會議討論確定的進度計劃百分比，結合項目實際測算投資計劃。預測后的資金計劃最終再經由項目項目領導、各職能部門參會討論確定，由此確定的項目投資計劃，與進度計劃銜接合理、科學可行。同時配合三個月資金滾動計劃及相應考核，較好的完成了每年的投資計劃，為項目最終能夠做好成本管理打下良好的基礎。
(3)收集數據的同時必須做到跟蹤檢測、及時預警，方能起到數據化管理的作用，做到事前計劃控制、事中過程跟蹤、事后及時糾偏控制，形成動態的反饋，良性循環，做到投資費用與項目進度的統一。為此，一個較好的辦法就是借助軟件管理平臺，軟件平臺溝通信息，可以避免因信息不暢造成時間的延誤、各方決策不統一等現象，提高工作效率。筆者所在項目采取的方式是多種軟件交叉預留接口，避免了數據的重復輸入導致的錯誤發生可能性增加，也節約了勞動力，節省了成本。該項目借助計劃管理軟件，根據贏得值原理，按照一定規則逐級計算和分配作業的工時權重，對工程進度進行檢測，達到對進度的量化，準確分析和全方面掌握項目計劃的執行情況，為及時、準確決策提供依據。根據計劃進度曲線，預測施工強度，提前做好人、機、料準備；根據進度檢測差值，預測進度滯后對總工期以及投資的影響；同時，本項目組通過預留接口方式實現采辦管理軟件、財務管理軟件與費用管理軟件之間的信息共享，隨時進行批復投資概算、合同價格、進度款支付、結算價格之間的差額比較，運用對比分析、結構分析、因素分析、綜合評價分析等多種分析方法，定量與定性分析結合，提高分析質量，確保統計分析結果科學性，并以定期報表為基礎，結合項目實際進展情況，發現偏差或影響進度的關鍵問題及時通過OA、電子郵件等平臺預警，同時跟蹤問題解決情況，及時采取糾偏措施促進了計劃按期完成、達到成本控制目標。
(4)項目結束后，要重視已建成項目的數據統計分析，已建成項目的數據將是后期項目的重要經驗參考數據，有著無可替代的作用。
3結語
數據化管理在成本控制過程中有著不可替代的作用，雖然需要收集的基礎數據量大、種類繁多，但通過信息化的手段可以實現一個數據的高效處理平臺，實現信息共享、節約人力、資源、實現高效控制成本的目標。
作者：謝曉恩 馬黎 孟秋華 單位：中海油氣(泰州)石化有限公司
參考文獻
[1]周雪軍，王繼平．試論工程項目成本控制的方法[J]．山西建筑，2011(17)．
[2]項目管理協會，項目管理知識體系指南[M]．電子工業出版社，2013．
本文文獻格式：
謝曉恩，馬黎，孟秋華．數據化管理在項目成本管理過程中的應用與探索[J]．廣東化工，2016，43(3)：68-69
