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摘要:
針對海外大型火力發電廠項目物資管理的問題，以管理需求為導向進行流程信息化分析。首先，從外部接口管理的分析到物資管理系統的接口需求，進而從采購內部管理流程中各環節信息化應包含的功能，最后闡述了物資編碼在信息化建設的要點。
關鍵詞:
在海外火力發電總承包項目中，隨著競爭的加劇、項目利潤的減少，項目需要走向精細化管理的方向。物資管理的水平和信息化程度在項目執行階段直接關系到項目能否順利實施、剩余物資是否造成浪費等問題。因此總包方在采購管理過程中，需要監控好物資動態變化，保證設備材料的及時性、可用性、齊套性和冗余量。國外大型總包項目較成熟的使用SAP、IBM、Oracle等基于ERP的管理系統。在國內，石化行業總包業務較早采用了SPM(SmartPlantmanagement)系統。為了拓展總包業務的管理深度，我國的火電總包單位也在積極革新企業的管理流程，努力發展適合自己的信息化管理系統。目前行業內也較多應用SAP、Poweron等信息系統進行項目管理［1］。項目管理軟件的實施狀態依賴于總包單位進行有效的流程梳理和標準化，明確的各責任部門的工作界面，規范數據接口和物資材料編碼系統。首先，采購物資管理應明確對外接口需要的業主需求，明確信息化輸入和輸出要點。
1物資管理系統接口管理
要做好物資流程梳理和信息化接口管理，首先需明確與接口單位或個人的輸入輸出數據。為此物資系統對于外部不同接口需進行模塊化管理。
1．1設計接口管理
海外火力發電建設項目總包方面對設計單位的接口，有大量的技術資料、廠家資料等文件需要交互性的文件傳送和審批管理。對于正式提交審批的文件主要有:技術規范書和設計圖紙以及隨之產生的設備材料清冊［2］。設計接口的管理需要實現設計圖紙號碼、設備名稱、設備的物資編碼查洵以及分類統計功能。
1．2費控接口管理
費控接口管理主要關注兩方面:一方面是設備材料的采購費控目標需分解到采購包，另一方面是向業主收入合同的收款項目與采購合同價格項的匹配和收款進度跟蹤。設備材料費控目標的下達通常到采購包級別的設備編碼，實現項目整體費用控制可監控可衡量，另外采購合同與收入合同在收款項目上需要一一匹配。尤其在海外項目實施過程中，需涉及到設備報關、退稅的一系列監管。因此，在收入合同價格項目或出口免稅表格價格項目不詳細的情況下，需要對采購包級別甚至是設備部件級別的編碼與收入合同收款項進行匹配。物資信息系統除了實現采購合同與收入合同在設備材料編碼下的動態查詢，還可全面監控收入合同向分包合同的向下分解狀態。避免發貨無收款項目、有收款項目無貨可發、發貨收款不匹配的情況發生。
1．3計劃接口管理
采購物資管理系統需要項目依據整體的進度計劃，分解到設備材料的采購和供貨進度計劃。進一步分解為采買進度計劃、催交進度計劃、運輸進度計劃、支付進度計劃等。項目計劃管理與各個環節的執行實際時間需要做到動態更新，能根據實際的執行情況在進度監控過程中根據狀態采取相應的管理措施。因此，采購進度監控需要添加預警信息。
1．4財務接口管理
財務接口管理主要針對各個采購合同的支付計劃、增值稅票的管理、出口退稅的管理、合同下保函的管理等方面。信息化系統需要實現采購合同在系統內部的支付流轉和分類統計，實現交貨設備與增值稅票或其他發票的比對檢查;實現各個合同下保函及有效期的監控和管理;實現對出口退稅需要的單據和數據進行自動索引和歸檔統計。
1．5施工接口管理
施工接口管理主要是針對設備材料清冊的完整性和進度確認。設備材料清冊得復核需要現場施工進行二次施工圖設計和現場工勘情況調整的材料，應作為采買模塊的輸入;項目施工現場的進度或者施工工序的調整可能帶來設備材料進度需求計劃的調整，采購管理應針對性的進行調整以滿足項目整體進度要求。物資管理系統需要支持物資需求計劃的更新及對設備物資清冊的校審，能通過批準的物資需求計劃調整設備材料要求到現場的時間，精細化采購的設備材料管理深度和進度
1．6質量接口管理
質量管理在物資管理系統中強調設備監造管理和質量文件管理。在采購過程中，通常收入合同明確部分重要設備詳細的ITP文件要求，而采購合同也會相應依據收入合同、國家或者行業標準等對設備提出監造要求等質量監管。在監造執行過程中，系統會輸出整套的質量文件，如設備的材料證明、生產檢驗證明、試驗合格證明、合格證明等制造文件、設備發運中隨貨帶的圖紙、說明書、安裝運行維護手冊等供項目查詢使用。在采購管理過程中，隨著監造計劃細分到具體設備，調用標準的監造項目衡量設備或者材料的質量情況，并對質量整改項目進行跟蹤，對質量文件進行分類歸檔管理成為總包方質量體系建設的重要一環。
1．7安全接口管理
安全管理在采購過程中主要針對運輸的安全管理、倉儲的安全管理兩個部分。在運輸的安全管理過程中，特別關注重大件運輸和危險品運輸的安全管理;在倉儲過程中，特別強調危險品貨物的倉儲管理。系統需要在前段信息維護加入對危險源的識別工作，在設備材料清冊的重量尺寸和貨物危險品屬性的維護中，需要清晰標注潛在危險屬性，在執行過程中進行分類分級管理。
1．8外單位接口管理
在物資管理中，主要的外單位接口管理是針對信息交互的需求。如資料提交和確認過程，與分包商或者業主的信息交互主要通過文檔系統的控制進行文檔信息的傳遞和審核確認過程，并在文件流轉中控制版本的自動更新。總包方能與授權供應商進行系統線上的圖紙資料提交審核和確認過程;能讓其線上提交裝箱清單、質量文件等需要向總包方提交的電子文件并有效進行審核和版本控制。
2采購管理內部流程梳理
在理清與外部的接口后，采購管理內部也需要分模塊進行操作，做好物資管理信息化，需要采購內部各崗位之間能進行有效流程銜接和界面劃分。
2．1采買及合同管理
在采買管理模塊中，信息系統需要解決基本的招投標流程文件的流轉和審批，進而解決設計圖紙關聯的設備材料清冊，并在清冊中實現物資編碼系統的協調和統一［3］。在合同管理中，系統除了實現合同的線上管理和支付的在線管理，更需要合同下的設備材料清單對應編碼，對應合同價格、技術要求和供應商等多屬性信息。
2．2催交管理
合同催交管理分為資料催交和設備材料催交兩個方面。資料催交需要支撐版本控制流程審批等功能;設備材料催交更注重設備和材料的生產進度與整體的設備物資計劃之間的匹配程度，并相應產生延遲預警信息。
2．3監造管理
監造單位需要依據分包合同、收入合同和相應的標準編制監造大綱和監造計劃、檢查核實設備的質量情況。各企業可根據設備逐漸積累設備的工廠試驗計劃并形成相應的衡量標準量表。通過廠家的監造管理，有利于總包方形成自身的質量體系標準或公司標準，增加市場競爭力。
2．4物流管理
在與物流單位簽訂物流合同后，物流管理需要從原始的設備材料清冊開始匹配到設備裝箱清單，再依據合同價格信息、貨物信息等形成報關單、發票、裝箱單等信息，進而實現物流環節的信息流轉自動化，也方便依據單個設備信息編碼對物流流轉狀態的查詢。
2．5倉儲管理
在采購管理過程中，倉儲管理直接面對設備材料需求方，根據設計圖紙信息把設備材料分發到各個施工方手上。因此，倉儲信息系統應支持設備編碼對于設計圖號的匹配和查詢。根據設計要求進行材料配發，在多系統、多項目情況下，實現材料之間互相流轉，并根據需求預測信息盤點庫存和需求差距，形成庫存預警信息。采購管理分模塊進行流程梳理和優化，匹配與流程相適應的信息系統，能有效減少信息溝通的難度，實現異地辦公的有效銜接，加強項目采購部分的文檔建設和信息查詢水平。
3物資管理系統的編碼
良好的編碼形式是業務部門系統使用效率和效果的保障［4］。信息化和編碼體系需總包方與其分包方形成統一標準。在設備材料清冊和信息匯總和分類中，編碼是每個系統中不可或缺的因素。控制成套分包商的編碼與總包方一致，將大大減少后續的轉換工作量。在信息系統組建設備材料清冊并建立編碼系統時需注意以下幾點:1)項目級編碼、企業級編碼、行業級編碼需有機結合，促進行業、企業和項目之間信息接口的標準化。2)編碼需規范、有效，能對專業、材料種類等信息進行有效區分并保證單個材料物資編碼唯一性。3)編碼需具有擴展性和兼容性，能與其他分包商、業主單位的編碼結合使用。編碼后續的更新發展需要有可持續發展的保障。
4結論
海外大型火力發電廠建設項目總包方物資管理水平的提高需要其管理流程與信息系統相適應。物資系統建設需要根據總包方流程對已有軟件系統進行二次開發，同時也需要總包方根據信息化流程要求改革自身的流程和制度以滿足信息化發展的要求。因此在系統選用和二次開發時需要充分考慮對外接口崗位或單位的系統需求、采購內部管理流程、人員分工設置、集團或行業物資編碼體系等以打造適應企業的信息系統。總包方引入合適的采購管理信息系統，利用細化設計圖紙和材料清冊相對應的設備編碼，對項目的物資分層次、分類別進行跟蹤、統計、查詢，將參建各方協調在同一平臺上共享信息，分工協作，能在大型復雜的項目管理中，有效減少管理成本和信息缺失給項目的執行帶來的執行風險。
作者：于海波 單位：中國能源建設集團廣東省電力設計研究院有限公司
參考文獻:
［1］熊偉．電力工程EPC總承包項目信息化管理研究［D］．北京:北京郵電大學，2014．
［2］于海波．淺析海外發電廠物資材料清冊管理［J］．東方企業文化，2015(21):336．
［3］孔慶偉．面向電力行業物資詢價采購信息平臺的建模與設計［D］．濟南:山東大學，2006．
［4］申亮．華北電網公司一體化物資管理信息系統的研究與設計［D］．北京:華北電力大學，2009．