工商檔案管理范例

【摘要】伴隨著我國經濟發展的腳步，每個單位都在為了提高人力資源管理水平、順應社會需求做努力。在企事業單位中，人事檔案對于人事管理發揮著重要的參考作用，它記載了個人信息資源，是選取人才、熟悉人才的可靠依據。隨著我國人事制度改革的推進，未來將全面覆蓋傳統的管理制度。本文針對現下人事檔案管理現狀，提出了一些創新的參考措施。

【關鍵詞】人事檔案；管理；創新研究

前言

現如今，我國的人事檔案管理高度已經適應不了當今社會發展的需求。因此，探索人事檔案管理新思路是當前第一重任。回顧以往，我國傳統的人事檔案管理在各領域都發揮了重要作用?，F在人才資源的比較越來越透明，作為承載人力信息資源的龐大系統，人事檔案管理工作正呈開放式管理方向發展。

一、人事檔案管理現狀

（一）檔案管理規范

就目前的一個大形勢來看，單位管理層對人事檔案管理這項工作不夠重視，覺得人事檔案管理工作跟生產運營沒有切實的關系，這樣的附屬性工作只要做好表面功夫就好了。殊不知，在這種錯誤意識下，會間接導致檔案管理工作效率不溫不熱。從事檔案管理工作的人員大多數都沒有經過專業培訓，從嚴格意義上講，這部分人是不符合這項工作的崗位要求的。

摘要：檔案管理是企業管理的重要內容，影響企業的長遠發展。本文以交通運輸企業為核心，首先指出檔案管理存在的問題，然后提出幾點改進措施，以供參考。

關鍵詞：交通運輸；檔案管理；問題；改進措施

經濟新常態下，交通運輸行業發展迅猛，做好檔案管理工作，能收集到原始資料，為企業的決策和管理提供科學依據，一方面節約原材料和運維費用，另一方面可以促進人員綜合素質的提升。以下結合實踐，探討了新形勢下交通運輸行業檔案管理工作的開展。

一、交通運輸企業檔案管理存在的問題

（一）管理意識薄弱

交通運輸企業自主經營、自負盈虧，管理工作的目標是降本增效[1]。檔案管理帶來的利益比較隱蔽，而且難以量化，因此不少企業領導沒有認識到檔案管理的重要性，甚至將管理活動拋之腦后。如此帶來的結果，是管理制度不完善，管理操作不規范，管理執行流于形式。

（二）管理方法滯后

摘要：德國哲學家耶士培(KarlJaspers)在《大學的理念》(TheIdeaoftheUniversity)一書中提出：真正的大學必須要有三個組成，一是學術性的教學，二是科學與學術性的研究，三是創造性的文化生活。三者不可分，分則必歸于衰退。大學校院檔案管理工作也應該遵循這樣的理念，將教學、學術重要文物納入檔案管理范圍。檔案工作是伴隨著學校的誕生和發展逐步完善的，是完整地記錄校史的來源。檔案管理緊密的結合了學術性的教學、科學與學術性的研究，并形成了創造性的文化。相比于行政機關，大學校院檔案管理應用之必要性與可行性更為重要。

關鍵詞：知識管理；學校文化；檔案管理

一、知識管理與檔案管理

檔案是保存歷史真實紀錄的第一手資料，不僅是社會共同擁有的資產，也是學術研究的主要資料來源。當今已經邁入知識管理時代，政府運作思維應當具有建檔、擴散與創新的理念，即由現代化檔案管理與運用，到發揮文件擴散的功能。這樣可使政府與民眾間互動更密切，增進彼此之間的互相信任和依賴，進而發展成為能夠了解民瘼、體恤民意之施政服務。[1]從知識管理核心和組織的核心競爭力來看，筆者認為，知識管理的核心是知識累積、知識擴散與知識創造。知識管理正是為了有效地挖掘和體現知識的價值而發展起來的一種新型管理模式。它是通過對組織知識資源進行開發和有效利用，以提高組織創新能力，進而提高組織的核心競爭能力的一種管理活動。高校大學檔案之知識管理是以知識管理為導向的檔案管理。它是通過檔案知識的積累、組織、評價、服務，滿足用戶對檔案知識的需求，從而發揮知識作為核心資源的作用，推動高校發展戰略的落實。因此，在實施檔案知識管理的過程中，高校檔案管理者需要以知識管理為導向，對檔案業務流程進行再創造，實現從檔案收集到知識累積，從檔案整理到知識組織，從檔案鑒定到知識評價，從檔案服務到知識服務的轉變。

二、學校文化與檔案管理

就教育觀點而論，大學博物館的角色，除了輔助教學和研究與服務之外，最積極的一項功能，就是在于它能成為創造性校園文化情調的一個重要的成份，是一個能提供“博雅教育”和“通識教育”的場所。它有助于培養通達而有修養的文化人。而檔案館所扮演的角色與博物館類似，大學檔案館的成立，亦有助于學校文化的形成。校園文化和高校檔案，彼此在教育目標和對象上，方向是一致的，都是以學校為依托，目的在于傳授學生文化知識、科學知識、社會知識、開發智慧，提高大學生全方位的素質。大學高校檔案管理不僅是校園文化建設的重要組成部分，也是強化校園文化建設的有利管道。高校檔案信息管理是校園文化建設的有利舉措，校園文化與高校檔案密不可分。高校檔案工作是為教學、科研、管理工作服務的，需要學校領導在人力、物力和政策方面的大力支持。首先，高校要強調檔案工作的重要作用，學校領導應當將檔案工作作為學校工作的重點納入到學校發展規劃當中，使之成為領導考核的一個內容；其次，高校要切實提高檔案工作的科學性，使檔案在學校各項工作中真正發揮重要作用，使高校各級領導及個別職能部門意識到檔案管理工作的特殊性。學校文化影響檔案管理，檔案管理亦影響學校文化。檔案管理，包括了檔案的搜集、檔案儲存、檔案應用等。檔案管理除了無形地塑造學校文化以外，還影響到有形校園文化的建設和營造。因而，學校文化與檔案管理間的關系，日顯重要。檔案部門擁有組織中最大部分的顯性知識，而個人知識與經驗的分享是組織中的內隱知識部分，其背后隱喻著強調組織文化的重要性，唯有開放與溝通的環境，顯性與內隱知識才能得以交流、轉化與分享。因此，組織文化是知識管理成功的關鍵因素，同樣地，檔案文化也是影響檔案知識管理成功的關鍵因素之一。

三、知識管理、學校文化與檔案管理

一、高校數字化檔案信息管理的困境

（一）管理體制問題。

在現行的高校管理機構中，檔案管理部門一般處于附屬或從屬地位，有的隸屬于學校辦公室，有的隸屬于圖書館；少數獨立建制的也屬于弱勢部門。在這樣的管理體制下，檔案管理部門行政地位低，話語權不大，難以有效組織協調各部門參與數字化檔案信息的協同管理。而且，各職能部門或學院之間相互獨立、各自為政，即使學校統一使用校園OA系統辦公，數字化檔案信息資源仍然相對獨立，各自封閉，不能實現一體化，給數字化檔案信息網絡化、集成化管理帶來極大的困難和障礙。

（二）隊伍結構問題。

相對而言，高校檔案工作者年齡普遍偏大，成分復雜，且以女性占絕大多數。她們實際檔案管理經驗較為豐富，但專業研究能力不強，對先進的計算機網絡環境比較陌生，更缺乏數字化、信息化等方面的理論知識和實踐經驗。而囿于傳統的檔案管理認知與偏見，高學歷、有活力且對數字化、信息化嫻熟的年輕人一般不愿意到檔案管理部門工作。因此，當前高校檔案工作隊伍在年齡、性別、學歷、知識背景等方面存在著嚴重的結構性問題。

（三）信息標準化問題。

近年來高校數字化檔案信息數據規模急劇增加，且來源于校內各職能部門不同的業務管理系統軟件，運行環境復雜多樣，形式不一，從而導致生成的數字化檔案信息數據格式紛繁多樣，不利于檔案信息數據的收集、整理、存儲和遷移，也不利于后期的數據資源開發和利用。所以，當下高校數字化檔案信息數據的非標準化問題是檔案信息化管理的重點、難點之一。

［摘要］隨著時代的發展以及社會主義市場經濟的不斷進步，企業之間的競爭日趨激烈，有些企業在注重提高產品銷量的同時，還注重企業基本運營成本的降低，企業檔案管理的社會化問題就此被提出。企業檔案管理社會化不僅可以有效降低企業各項成本，還能在一定程度上提升企業的綜合管理水平。因此，有關企業檔案管理的社會化問題的探討，備受社會各界的關注。

［關鍵詞］企業；檔案管理；社會化

市場經濟的不斷發展使企業的各種管理方式與手段，在日益改進與更新，而對于企業來說，檔案管理是一項十分繁瑣且工作量極大的工作，不僅耗時還耗費人力資源，在一定意義上影響了企業的發展與進步，因此，不少企業為了進一步提高管理效率，都盡可能運用合理的手段，實現企業檔案管理的社會化。企業檔案管理社會化實質是，企業檔案的外包服務，將企業的部分或者全部的檔案管理工作，交由專門進行檔案管理的個人或者組織完成，從而節約企業的相關成本，減輕企業的負擔，為企業檔案管理水平的提高及長足發展奠定扎實的基礎。

1企業檔案管理社會化的可行性

1.1企業檔案管理社會化是一種必然的時展趨勢

相對來說，企業的檔案管理并不是表面上看到的簡單與輕松的工作，它比較繁瑣、單調、復雜，需要企業在這方面投入必要的人力、物力，長此以往，必然會耗費企業不少的經營成本，影響企業的可持續發展。而企業檔案管理進行外包可以使企業的檔案管理工作更加專業，節約企業成本，符合時代與社會發展的要求，從而提高企業的核心競爭力，進而為企業的長足發展提供更多的契機。

1.2科學技術的發展使企業檔案管理的社會化有了必要支撐

【摘要】新時期的社會發展進程中，社區起到的作用更加顯著。社區作為政府與群眾聯系的橋梁，在開展基層群眾服務中，發揮著不可替代的作用。社區是居民群眾共同組成的，在社區生活中需要對社區生活進行全面準確的記錄，從而形成大量的社區檔案。社區檔案的管理工作在和諧社區建設中也表現出新的特點，通過對社區檔案管理的研究分析，可以為現代社區建設提供有效助力。

【關鍵詞】和諧社區；社區檔案；社區服務

和諧社區建設是社會進步的重要標志，在國家經濟發展和社會服務中扮演著重要角色。社區建設離不開社區檔案的輔助。社區檔案管理工作中，通過社區檔案的服務性特點、靈活性特點、發展性特點，社區檔案的價值得以有效發揮。社區檔案管理，要始終堅持和諧社區建設的目標，將檔案管理融入社區發展實際當中，從長遠的角度完善和優化社區檔案的管理工作，使社區建設得以有效開展。

一、社區檔案管理概述

社會發展進程中，社區承擔了基層群眾服務和管理工作職能。社區作為與群眾連接的紐帶，需要對群眾的信息有全面的掌握。在和諧社區建設中，社區檔案管理發揮了重要作用。社區檔案是社區開展職能工作的基礎。社區檔案包括了社區居民的個人信息、居住信息、社區活動資料、國家及地方的各項政策文件、社區會議記錄等，可以說，社區檔案就是社區各種事件的全面記錄，是社區工作的縮影。社區檔案資料的來源主要是居民上報、社區收集、政府傳達，社區檔案形式包括傳統的文字資料、圖片資料以及新出現的影音資料、數字信息資料等，這些不同的檔案形式，給社區管理工作奠定了基礎，提高了社區綜合服務能力。二、和諧社區建設中的社區檔案管理特點

（一）社區檔案的服務性特點。社區的最主要職能就是服務于群眾，在和諧社區建設中，強化社區的服務功能、提高社區的服務水平、擴大社區的服務范圍、豐富社區的服務形式成為現代社會構建的核心目標。社區檔案作為社區開展服務的依據和基礎，也必然具有服務性特點。社區檔案的服務性特點，要從社區管理和建設的角度去深入分析。在傳統的社區檔案管理中，由于對檔案服務價值的認知不足，檔案的服務優勢沒有得到有效的體現。在傳統社區檔案管理中，管理工作的重心往往放在了如何全面收集檔案、如何安全保管檔案方面，對檔案的服務應用有所忽視。傳統的社區檔案管理中，雖然檔案中囊括了重要的社區服務信息，但缺乏深入的挖掘，使得檔案的利用效率較低，長時間停留在社區信息的記錄方面，而沒有通過檔案管理強化社區的服務能力、提高社區居民的滿意度。在建設和諧社區的進程中，社區檔案的服務性優勢被更好地認識，并以社區檔案為核心，挖掘社區檔案更大的服務價值。社區檔案的服務要與社區居民切身利益緊密聯系，這樣才能真正深化服務的目的。例如，社區檔案管理中，可以根據社區檔案中的居民信息情況，對孤寡貧困的社區居民有全面了解，這樣可以幫助社區更好地開展幫扶工作。尤其是在國家推進精準化扶貧的過程中，社區建設也要積極落實國家要求，從社區檔案中分析如何更好地開展精準扶貧。對于具備工作能力的貧困社區居民，可以通過提供公益性崗位的方式，解決其生活保障問題，進而實現社區的服務價值。

（二）社區檔案的靈活性特點。和諧社區的建設中，對于社區檔案管理來說，要加強靈活性，以便根據社區建設的實際需要規劃和整合各種檔案信息。社區檔案管理。是以社區為基本要素，通過科學靈活地以檔案為基礎掌握社區情況，在開展社區活動時具有較大的自主性。傳統的社區檔案管理中，由于執行的是集中統一的管理原則，檔案管理的靈活性較為薄弱。這是由行政體制所決定的，當社區檔案管理工作開展時，也遵從國家和地方政府的統一安排，這就造成了社區檔案管理的局限性，無法根據每個社區的實際情況管理和使用檔案資料。另外，在社區檔案的收集和記錄中，由于強調與國家要求的檔案分類或者檔案內容相一致，對于一些特殊性的社區檔案沒有實行區別化管理，這對社區檔案的完整性和實效性造成了不利影響。建設和諧社區的進程中，社區檔案要注重靈活性。國家和地方政府應當給社區檔案管理工作的開展營造更加廣闊和自主的空間，發揮社區的基層管理職能，從每個社區的實際情況出發，高效地管理檔案信息。社區檔案是社區活動的真實記錄，而社區的活動往往具有獨特性，在管理社區檔案時，就要依據情況去細化檔案管理分類和內容，加強檔案管理的自主性。和諧社區的建設，要符合社區的特點，也就是居民為主體的組織形式。在社區檔案的管理上，要發揮社區居民的作用，既要從政府要求入手，又要符合社區居民實際需求。這就需要社區檔案管理結合行政管理和自我管理，使檔案管理模式更為靈活。和諧社區的構建中，社區檔案可以依據實際的社區活動形式，在原有的檔案分類管理上進行精細化管理，使檔案資料可以被更好地運用于社會建設中。例如，當社區中既有居民區又有學校時，社區管理人員就可以結合檔案信息資料，發揮檔案信息的作用，提高學校等公共資源的社會利用率，為居民群眾周末鍛煉和休閑等提供場所。對于這方面的社區活動，可以在傳統的檔案管理分類中細化出一個二級分類，專門用于記錄社區中不同單位和居民的共建和諧社區活動，從而增強社區建設的效果。

本文作者：謝曉琴 單位：興隆縣物業服務中心

企業信用檔案管理的有權對所有企業進行信用數據、檔案、有關文件及資料的調查，企業都必須無條件的配合，必須堅持權威性的原則。每個企業都應該樹立該企業檔案的權威性，讓企業信用檔案發揮其重要的作用，也是企業的信用保障所在。對于各級黨委、政府等來說，企業信用檔案是作為評價企業信用的一種重要的依據，任何部門、單位都不能擅自改動該企業的任何信用資料數據。要堅持開放性的原則。即企業信用檔案應向社會開放，然后為社會所用，是一個全方面開放的系統。必須堅持動態性的原則。企業的信用度的保證是應該隨著社會的發展而保持不變的，就像人不管發生任何事都應該誠實一樣。企業信用檔案的管理機構要對企業的信用檔案進行動態的管理，及時、準確、全面地收集資料，補充該企業最新的信用文件以及信用數據。要堅持實效性的原則。企業信用檔案的數據不僅要全面反映出企業的信用情況，還要做到簡明實用。

目前，我國企業的信用檔案還處于萌芽的階段，這就離不開政府的支持。我國要建立完善的信用檔案，就必須要政府領導、有關部門的大力配合。就物業管理而言，各省、自治區的建設廳，直轄市的建委、房地局等部門是物業管理企業的管理部門，他們負責對物業管理企業的是否具備經營的資質進行審批。物業管理企業與工商、稅務、物價等有關行政部門也有著密切的聯系。就這樣看來物業管理企業在建立信用檔案的過程中是需要與各方面進行充分合作的，這樣才能快速建立起物業管理企業的健全信用檔案系統。

房地產的后期開發與管理工作都屬于物業管理企業，物業管理企業與房地產有著必然的聯系。因此，我們在建立物業管理企業的信用檔案時就必須考慮到和房地產的信用檔案系統的連接，還要體現物業管理企業的重點和特點。據資料顯示，截至到2003年6月，我國的房地產信用檔案系統已全面或者部分開通就有14個地區，還有17個地區也在陸續開通中。我國的31個省(自治區、直轄市)也建立了34個省級的房地產信用檔案。總得來說，物業管理企業在建立該企業的信用檔案時必須要突出自身的優點，還要注意吸取以前的房地產信用檔案系統的經驗以及教訓，然后根據各地區的環境不同建立信用檔案系統，堅決避免重復的建設。

據了解，物業管理企業的信用檔案系統有以下幾個方面：政府的行政機關來收集的物業管理企業的信用信息。比如市工商局的企業的登記注冊檔案、市工商局的企業的日常監督管理的信息。物業管理企業自己在經營業績和歷史記錄兩方面形成的相關的信用記錄，比如物業管理企業的資質的審定狀況，以及企業所管物業項目的獲獎情況，還有業主的投訴和滿意度情況等?？偟脕碚f，各個物業管理企業的自身發展情況，因此就形成種類繁多的信用檔案，只有“苦練內功”即做好基礎工作，才能開展有特的企業信用檔案，這樣既能提高企業的競爭能力，在市場中占有一席之地。物業管理企業信用檔案系統還是一個需要不斷完善的系統，要不斷更新。

據資料統計，我國第一批參與房地產信用系統的物業管理企業在2003年6月就完成了。物業管理企業要進行信用檔案的動態管理，就必須要不斷提高企業自身資質，還要主動配合政府來收集和補充企業的信用數據。企業的信用是社會所有信用體系中組合中一個重要的部分。對于物業管理企業來說，建立信用檔案系統是對社會誠信一種呼喚，當然也是物業管理企業自身發展的需要。企業信用檔案是一種集中體現企業在市場上的行為過程之中的可靠性以及誠實性的綜合的競爭能力，是企業證實自己是否誠實守信、遵紀守法的一種標準，也是企業對有無違法行為、違約行為、欺詐行為、拖欠行為以及逃避債務行為等的一種重要憑證和依據。

對于物業管理企業來說，建立健全的信用檔案系統并不簡單，根據自身的一些抑制因素，還要加強各方面的提高，這樣才能在市場中占有一席之地。其重要性有以下幾點：對業主和使用權人來說，建立企業信用檔案對物業管理企業有加深了解的作用。通過企業信用檔案系統的完整性建立，可以了解物業管理企業業績、歷史等，這樣可以消除市場上的信息不對等，大大保護了業主的權益。對于物業管理企業的自身來說，建立健全的企業信用檔案是可以提高企業的管理水平的，對企業核心競爭力也有提高和培養的作用。對于政府主管部門來說，建立健全的企業信用檔案還有利于物業管理企業的規范化管理。

摘要：在新時代背景下，互聯網技術的發展為學生檔案工作提供了便利，同時也帶來新的挑戰。本文主要從大數據時代高校檔案管理以及面臨的挑戰等幾個方面，分析高校應如何做好學生檔案管理工作。

關鍵詞：大數據；技工院校；檔案管理

數據作為一種重要的社會資源，通過對其不斷的分析和挖掘，從而得到新的知識，為人們創造更大的價值。如何利用好這些數據，是當前各個行業最關注的話題。

一、大數據時代的檔案管理

檔案作為一種寶貴的社會資源，隨著時代的發展，人們越來越認識到檔案的重要性。在大數據時代，技工院校學生檔案管理也要跟隨時展的潮流，運用數據管理，進行數據創新。數據管理在傳統的檔案管理中占據著主要地位，但是在大數據時代數據管理的重要性進一步提高。數據作為一種提升檔案價值的資源，在高校大管理活動過程中，要合理利用這些資源來反映學生的在校情況，并提升學生檔案管理的水平。學校要通過對資源的合理利用，讓信息發揮最大化價值，更好地為學生服務，為學校及社會服務。

二、加強技工院校學生大管理的必要性

（一）提高學生的自我管理意識