畢業檔案管理范例

一、高校畢業生檔案的內容及其管理工作發展歷程

高校學生檔案管理一般是由高校學生工作部門、畢業生就業的相關單位負責管理，與學校檔案管理中心或檔案室的綜合檔案管理各司其職、相互獨立。從90年代末開始，各個高校開始重視檔案管理，陸續建立檔案館，高校畢業生檔案逐步轉入學校檔案部門與社會人事中心進行統一全面管理。進入21世紀，學生檔案管理日益受到重視。2008年8月，國家教育部第27號令，《高等學校檔案管理辦法》9月正式施行。文件擴大了檔案的內容，首次將“學生類”檔案納入高校檔案管理的范圍，明確規定了學生檔案的管理內容、管理方式，標志著對高校學生檔案管理提高到一個新的高度。我國高校檔案工作進入了一個新的發展時期。

二、畢業生檔案管理存在的問題

1.管理主體多元化

（1）高校仍然存留畢業生檔案。畢業生檔案滯留學校，一方面原因是學校沒有統一規范要求，另一方面是學生檔案意識比較淡漠。特別是近年來，中小型民營企業在畢業生就業去向占有相當大比重，而中小企業一般不具備保管人事檔案的資質，也就不要求畢業生轉寄檔案。而畢業生通過網上簽約或書面協議均不能反映出檔案轉遞去向，他們或不知道檔案到底該去什么地方，或認為檔案根本沒有什么用，就會采取不要檔案或者把檔案暫留學校的方式。（2）畢業生存留個人檔案。畢業生檔案應該通過機要部門轉寄。但是個別高校為了節約經費，甚至采取讓學生自帶檔案的方式。畢業生擔心檔案丟失或是不清楚檔案應該存放何處，就會自己處置。畢業后留學或到國外工作的學生，因為不需要將檔案帶到國外，也會私自存留個人檔案。（3）地方人事機構存放畢業生檔案。一是各地方人事機構作為經政府人事部門批準的人才服務機構有償保存未就業生源地學生檔案；二是人事機構與無人事檔案保管職能的民營企業簽訂職工檔案有償保管協議；三是畢業生檔案在人事機構，但是畢業生本人不是生源地學生，也不是代管單位職工。

2.管理流程簡單化

（1）管理模式不完善。目前高校學生檔案管理主要有兩種模式，一種是新生入校后，由學校檔案館（室）統一管理，各院系按期將學生在校期間形成的檔案資料歸檔，由學校統一轉遞畢業生檔案。此模式人檔分離，歸檔、查閱手續煩瑣，不能充分體現學生檔案的服務功能。第二種模式是新生入校后，學生檔案隨學生分散到各院系所，由院系所派專人一般是輔導員負責管理，學院統一轉遞畢業生檔案。這種模式方便歸檔、查閱，便于實施動態管理。但是管理隊伍龐大，管理分散，且缺乏專門的管理場所，檔案的安全性和保密性皆無法保證。（2）檔案內容簡單化。目前的學生檔案在內容上仍存在簡單化、公式化的現象。如學生承擔社會工作，參加科技創新、社會實踐、文體活動、社團活動、志愿服務等的情況不能充分體現在檔案中；學生誠信考試、按期還貸等誠信檔案內容普遍沒有建立；學生心理健康檔案未納入到收集范圍。學生檔案內容簡單，不同個體評價性表達模板化、籠統化，缺乏針對性描述，生動性差。

摘要：大學畢業生人事檔案是人才信息的基本載體，保證畢業生人事檔案的完整準確性，有助于對畢業生真實素質進行反映。本文以大學畢業生人事檔案管理的現實作用分析畢業生人事檔案管理面臨的困境，探討出針對性的破局之法，以期加深對檔案管理知識的理解，鞏固已有學習成果。

關鍵詞:大學畢業生；人事檔案；破局

大學畢業生人事檔案記錄著畢業生在校期間的所有個人信息，既包括學生的個人實踐經歷、政治思想素質、品德作風，又包括學生學習成績、社會實踐能力、個人特長等，能夠反映畢業生的綜合素質，是對大學生從入學直到畢業整個過程中德智體美全面發展的真實記錄。為滿足社會發展對人才的需求，同時為大學生自身發展，做好大學畢業生人事檔案管理工作至關重要。

一、意義追尋：大學畢業生人事檔案管理的現實作用

一方面，大學畢業生人事檔案是對大學生讀書時期學習、生活情況的記錄，體現了大學生的全面素質，是大學生參加社會應聘，進行職稱評定或繳納保險等的重要憑證。可以說，畢業生人事檔案管理水平，對畢業生就業及未來的人生發展能夠產生直接影響。有學者指出科學的檔案管理能夠有效提升大學生的就業水平，最大發揮其就業的自主性。另一方面，科學推進大學畢業生檔案管理工作，能夠充分體現高校對大學生合法權益的尊重與呵護。高校對畢業生檔案管理保存、歸檔等過程中出現問題的識別與解決過程，是對即將進入社會的畢業生提供物質、精神支持的體現，是高校對畢業生的人文情懷的展現。

二、困局初探：大學畢業生人事檔案管理中存在的問題

（一）人事檔案管理制度不規范。高校畢業生檔案管理工作比較隨意，雖設立了專門的檔案管理部門，但并沒有明確的規章制度，收集、利用、保管制度及監督措施缺失，在具體的檔案收集、利用、保管工作中無據可依，加之缺少監督措施，對于檔案收集利用過程中的錯誤之處不能及時發現，致使檔案管理工作陷入困境。一是檔案利用流程不規范。高校檔案管理部門有時會將畢業生檔案隨意提供給他人借閱，不能及時督促他人返還畢業生檔案資料，或是向他人告知畢業生的個人信息數據，這些行為可能會致使畢業生檔案丟失，不利于畢業生個人信息安全，容易給給畢業生造成不必要的困擾。二是檔案保管不規范。大學畢業生人事檔案在編目、排序等工作上，缺乏規范化設定；檔案借閱登記工作履行不力，借閱規定、保密規定均未有明確規定；人事檔案出現損毀后，不能進行及時修補；沒有形成定期跟蹤監測制度，即使制定了相應條款，也只是“落實在墻面上”，并未對實際工作切實發揮導向作用。此外，保管工作多頭管理問題凸出，大學畢業生在校檔案分散在多個機構部門，各部門標準并不統一，這對畢業生人事檔案安全性十分不利，也給檔案借閱工作造成很大不便。

摘要：自從我國在1997年實施大中專畢業生就業政策改革之后，政府包分配制度就產生了變化，傳統就業方式已經不再是畢業生就業主要方式，學生就業形式因此而變得越發的靈活且多樣，在這種情況下，畢業生崗位就業也呈現出了不穩定性，畢業生流動情況呈現出了逐年增加的趨勢，進一步加大了大中專畢業生檔案管理的難度。身處在這種新形勢下大中專畢業生檔案管理創新研究就迫在眉睫，而本文也是基于此進行了研究。

關鍵詞：新形勢；大中專畢業生；檔案管理；創新

引言

隨著我國大中專畢業生就業制度不斷建立、發展與改革的進程，越來越多的大中專畢業生開始步入社會，特別是當前這個信息技術不斷發展的時代背景下，就業方式呈現出多樣化表現形式，畢業生檔案管理工作因此而越發的困難。目前，大中專畢業生檔案仍是學生接受教育的原始記錄及憑證，是學生今后就業、職稱評審、計算工齡和社會保險等多方面的參考依據?，F結合我國大中專畢業生檔案管理現狀來看，還是遠遠無法滿足新形勢發展需求，學生檔案資源未能得到充分利用。為了改善這一現象，筆者從大中專畢業生檔案管理現狀為切入點，有針對性提出具體問題，再基于此提出具體的創新建議，希望能夠有效提升大中專畢業生檔案管理服務水平。

一、新形勢下大中專畢業生檔案管理中存在的問題

1.檔案管理制度有待完善。在大中專畢業生檔案管理過程中，很多檔案管理部門都是按照《干部人事檔案材料收集歸檔規定》、《流動人員人事檔案管理暫行規定》等文件來進行管理，沒有結合自身實際情況進行管理，也沒有制定出具體的管理細則及制度，所以整個大中專畢業生檔案管理工作質量也有待提升。具體而言，在工作過程中缺少制度指導與規范，在歸檔、查檔、調檔等環節上沒有明確的管理制度，或者是管理制度沒有及時更新，尤其是在計算機網絡不斷發展的環境下，更是容易出現丟檔、信息失真、改檔等情況。所以，只有建立嚴格的檔案管理機制，才能更好地保障檔案管理效果。2.檔案整理不夠規范。因大中專畢業生數量逐年增多，不同地區大部分畢業生人事檔案自然也會隨之轉回生源地，當地人才交流機構接收到的畢業生檔案數量也隨之逐年批量增加。在這種大中專畢業生生源檔案數量不斷增加、檔案管理工作人員不足、檔案流動十分頻繁等不利情況下，造成檔案工作人員較為被動應付檔案的歸檔、傳遞、查閱等一系列日常檔案管理工作，檔案管理部門只發揮出“保管員”的角色，對于接收到的畢業生檔案進行存儲時，也只是簡單的按照其畢業學校、時間或者是接收時間的差異性來進行簡單的編號登記，在檔案整理、歸納及收集過程中還是初淺的。在這種檔案管理不夠規范的情況下，畢業生檔案內容也因此出現了管理不夠完善等情況，直接影響了大中專畢業生檔案管理工作的嚴肅性，整個檔案管理工作效率也因此大大降低，更無法為大中專畢業生提供優質服務保障。3.檔案管理方式滯后。在信息技術時代背景下，檔案管理工作也迫切需要進行信息化管理，相形見絀的是，一些大中專畢業生檔案管理方式呆板，檔案管理形式較為落后，依然還存在以手工操作為主，計算機操作為輔的情況，雖然大多數都在使用計算機進行錄入管理，但是在進行實際檔案管理時，也僅僅只是局限于將名字與畢業學校等較為基礎的信息，直接輸入微機中及查詢檔案編號，然后再由檔案管理人員找出畢業生檔案資料等情況。由此可見，計算機現代化管理功效尚未有效發揮，整個檔案現代化管理效率與水平也相對滯后。4.企業對畢業生檔案管理重視不夠。在社會不斷發展過程中，大多數國企都已經進入了改制，多數企業幾乎都是私營企業、民營企業，企業在發展過程中都是企業自己說了算，他們在招錄畢業生時，看重的都是學生的學歷和專業，以及究竟能不能為企業帶來經濟效益，而對于畢業生檔案問題大多重視程度不夠，所以沒有對畢業生檔案進行及時的收集、歸檔與整理，只是在需要使用檔案時，才由畢業生本人直接到人事部門進行檔案查詢。在這種情況下，學生在企業工作以及學習方面的存檔工作自然也就不夠完善，出現了較多的檔案管理問題。5.畢業生本身對檔案管理認知不足?，F在很多大中專畢業生認為，畢業后只需畢業證到手，找到工作崗位即可，而對于人事檔案或有或無都無所謂，用處并不大。在這種態度認知下，大中專畢業生檔案工作常被忽視在所難免。還有部分畢業生在外地工作，沒有及時將人事檔案轉出，對人事檔案不管不問，在這種情況下，一旦需要使用本人人事檔案時，畢業生自然也就無所適從。近年來，政審、調動、調資、職稱晉升等工作都需要以學生人事檔案作為依據，大中專畢業生檔案管理尤為重要，更應引起全社會和大中專畢業生本人，對這種檔案管理認知不足的情況有一個清醒認識，從根本上改變這種人才檔案管理現狀。

二、新形勢下大中專畢業生檔案管理創新舉措和建議

近年來，濰坊市高校畢業生就業創業公共服務機構，始終貫徹以人民為中心的發展思想，堅持守正創新，與時俱進，在高校畢業生(指大學畢業離校前尚未落實就業單位而派遣回生源地的大學畢業生)檔案管理服務方面做了一些有益探索，取得了一定的成績，得到了上級有關部門的充分肯定和社會的廣泛贊譽，具有較強的典型性和示范意義。

一、濰坊市高校畢業生檔案管理服務工作總體情況

濰坊市的高校畢業生就業創業服務工作由濰坊市人力資源和社會保障局統籌負責，由其局屬事業單位濰坊市公共就業和人才服務中心大中專畢業生服務科具體組織實施。大中專畢業生服務科現有工作人員16名，高校畢業生檔案管理服務為該科室的一項重要職責，主要工作包括高校畢業生檔案的接收、整理、入庫、保管、轉遞以及查檔、閱檔、開具相關證明等。截至目前，大中專畢業生服務科檔案數據庫記錄高校畢業生檔案信息41.8萬條，庫存保管高校畢業生檔案0.5萬份。

二、濰坊市高校畢業生檔案管理服務實踐的三個階段

縱觀濰坊市高校畢業生檔案管理服務工作，從檔案管理服務便利化的維度考慮，大致可以劃分為三個階段。

（一）“單機版”階段（2015年以前）

2015年以前濰坊市的高校畢業生檔案管理服務相關工作多以人工為主，檔案管理系統為基于VFP開發的“單機版”數據庫，高校畢業生檔案通過機要、專人送達等方式轉遞到到濰坊后，工作人員需手工拆封高校畢業生的檔案，逐條將高校畢業生的畢業年度、畢業院校、姓名、生源地等信息錄入數據庫，檔案查詢方式也僅限于現場查詢或電話查詢的人工方式。由于濰坊市為山東省傳統生源大市，年均接收高校畢業生檔案3萬份左右，加上高校寄送檔案時間集中在每年的6月至9月，導致此時間段的高校畢業生檔案接收、整理、數據錄入等工作量巨大，有時出現檔案積壓未及時入庫，畢業生查詢不到檔案的情況，引起少數高校畢業生和個別部門單位的不滿，工作人員和高校畢業生就業服務機構壓力很大。

一、民辦高職院校畢業生檔案的歸屬

民辦高職院校畢業生在離校之前沒有落實就業單位的學生，需要將檔案返回生源地由院校就業指導中心派人送至即人才交流中心進行登記編號，畢業生擇業期一年內可以進行免費存放。

二、民辦院校就業檔案服務程序

1.開具證明。擇業期內未落實就業單位并且檔案還存放在市人才交流服務中心的畢業生可以享受一下服務：憑就業報到證開具存放檔案證明、開具未就業證明其他與檔案相關的證明。

2.檔案提取。擇業期（2年）內就業手續辦理完的畢業生，可以憑就業報到證、加蓋公章的就業協議書，到各級人社局進行檔案提取。擇業期內沒有就業畢業生不能進行檔案的提取。

3.對于自謀職業、出國留學、擇業期未滿的畢業生檔案和派遣期內自謀職業或自費出國留學以及擇業期滿后仍未就業的畢業生，可在各地市人才交流服務中心辦理人事檔案保管。

三、民辦高職院校學生“學籍檔案”與“人事檔案”的主要區別

一、高校畢業生人事檔案的重要性

（一）高校畢業生人事檔案管理對國家發展的重要性。

國家競爭的本質在于人才的競爭，高校畢業生作為我國人才隊伍中重要的組成部分，對于推動國家的發展以及綜合國力的提升而言發揮著重要作用，在此過程中，高校畢業生人事檔案由于能夠對畢業生的專業、學歷、品德、才干等作出反應，因此可以作為實施人才競爭戰略工作中的重要依據。同時高校畢業生人事檔案本身就是我國檔案管理事業中不可或缺的內容，因此，做好高校畢業生人事檔案管理工作，無論是對于我國人力資源的發展還是對于我國檔案管理事業的發展都發揮著重要作用。另外，高校畢業生人事檔案可以讓國家對高校畢業生的學習經歷、就業方向以及工作發展做出了解，這對于我國調整人才戰略、教育計劃以及促進就業率的提升等可以發揮出參考作用。

（二）高校畢業生人事檔案管理對社會用人單位的重要性。

高校畢業生人事檔案管理對社會用人單位的重要性體現在兩個方面：一是能夠讓企業更好的對人才做出選拔與分配，并更好的實現人盡其能。通過高校畢業生人事檔案，社會用人單位可以了解高校畢業生的學歷、在校表現、實習經歷以及工作經歷，同時能夠了解學生的思想狀況與道德素質，這些內容能夠作為用人單位開展人才選拔時的依據并提供參考作用；二是能夠讓企業更好的掌握員工信息與狀態，從而為企業人力資源管理工作提供依據。通過高校畢業生人事檔案，社會用人單位能夠在了解員工專業素質與綜合素質的基礎上為員工合理安排工作崗位，并為員工的考核與晉升提供必要依據。同時，根據高校畢業生人事檔案所反映出的各類信息，社會用人單位可以針對崗位需求以及員工能力素質來合理安排員工培訓，從而促進畢業生對自身工作的盡快融入以及職業能力的提升。

（三）高校畢業生人事檔案管理對畢業生自身的重要性。

高校畢業生人事檔案記錄著畢業生的各類信息，并且也能夠對畢業生綜合素質做出反映。一是在畢業生求職過程中，畢業生的人事檔案是社會企業事業單位人才招聘以及公務員考試錄用等方面都需要做出考察的重要內容，在此過程中，畢業生人事檔案發揮著依據作用；二是在畢業生參加工作后的職務晉升、職稱評定、工齡計算以及保險繳納等工作中，仍是檔案都發揮著憑證作用；三是高校畢業生人事檔案記錄著高校畢業生的職務、待遇以及福利等情況，所以可以作為畢業生對自身合法權益做出維護的重要憑證；四是畢業生人事檔案記錄著畢業生在學習以及工作中的各項考核數據，以此為依據，畢業生可以更好的認識到自身的不足，并對自身素質做出有針對性的提升，從而推動自身事業的發展。

摘要：本文基于教育教學全過程質量管理理念，根據當前畢業論文指導環節教學檔案歸檔和利用現狀，提出了教學檔案管理及利用的對策和措施，為發揮高校檔案作用，促進教育教學質量的提高提供思路。

關鍵詞：畢業論文；教學檔案；歸檔管理；過程管理；服務流程

1引言

2018年8月，教育部《關于狠抓新時代全國高等學校本科教育工作會議精神落實的通知》，明確指出要堅持問題導向，切實提高畢業論文（設計）質量，加強對選題、開題、答辯等環節的全過程管理。畢業論文指導環節是運用書本知識和技能進行創新創作的過程，是獨立意義上的承擔科研項目或企業課題的起點，是應用型本科高校人才培養的最后和關鍵一步。[1]在畢業論文指導環節，以需求為導向強化教學檔案的信息化管理和利用，能夠提高畢業論文質量，進一步實現高校檔案教書育人的價值和功能。

2目前高校畢業論文歸檔和利用現狀

2.1非紙質化的分散狀態

目前，畢業論文相關文檔包括題目任務書、開題報告、論文、保證書、質量評價表以及答辯記錄等已經不再是紙質版，而是采用電子版，因沒有統一進行信息化歸檔管理而處于分散狀態。從教師利用的角度看，論文題名的采用專家人工審核方法，不僅工作量大、效率低下，也不準確。從學生利用的角度看，歸檔不完整導致畢業論文低層次重復，難以在原有的基礎上提高。

摘要：學生的個人檔案與他們未來的職業發展有著密切關系，本文基于大學生就業服務，首先分析了高校學生檔案管理的重要作用，并從檔案管理內容不全、檔案管理監管不嚴、檔案管理方式傳統三方面，總結出當前高校學生檔案管理中存在的主要問題。進而分別通過加大宣傳力度、提高學生檔案就業意識，確定歸檔范圍、全面體現學生綜合素質，嚴格監控管理、保障檔案信息的真實性，挖掘信息資源、實施檔案的信息化管理等有效路徑，提出了加強高校學生檔案管理的具體策略。旨在能夠提高學生檔案管理的整個提水平，為大學生就業提供更優質的服務。

關鍵詞：大學生就業服務；學生檔案管理；問題及途徑

當前，高校學生檔案記錄了學生從入學到畢業這一過程中的生活、學習、身體、思想、懲罰、實踐等方面的具體情況。這些信息將直接影響著廣大學生日后的就業情況，與他們個人職業生涯發展有著緊密關系。在當下激烈的就業形勢下，急需加強高校學生檔案管理，使其可以最大限度的發揮在大學生就業服務中的積極作用和能效。

一、大學生就業服務中高校學生檔案管理的重要作用

1、能夠有效提高大學生個人素養

高等教育的主要目標就是培養德智體美勞全面發展的專業人才。學生檔案真實詳細的記錄了每位學生在校期間的學習、生活及實踐情況，不僅能夠體現出學生的成長過程，同時也能反映高校的培養過程，是國家及社會全方位了解、選擇、招聘、考察人才的重要參考依據。檔案管理對專業人才的培養和提高大學生綜合素養及能力有著至關重要的作用。首先，高校教師通常格外重視運用學生檔案對他們進行針對性的教育和培養。其次，健全的學生檔案是畢業生就業過程中關鍵性的背景資料，每個渴望在就業雙向選擇中得到更多機會的畢業生，都會通過自身的不斷努力讓個人檔案變得更加完善，競爭力更強。

2、能夠有效增加大學生就業機會